學校資產檔案管理存在的問題及改進措施探析

孫毅

摘 要：資產檔案管理是各學校管理工作的重要組成部分，能夠反映出學校管理工作的質量與水平，對學校發展具有深遠意義。本文分析了學校資產檔案的積極作用，并點明現階段在學校資產檔案管理中存在的問題，繼而有針對性地提出相應的改進措施，以期為學校資產檔案管理工作提供借鑒，提高學校辦學質量，促進教育事業的發展。

關鍵詞：學校;資產檔案;管理;問題;措施

學校資產檔案管理以文字、圖標、聲像等材料作為載體，反映學校資產的來源、使用情況等，是學校檔案管理中不可或缺的內容，對學校資產管理具有重要影響。隨著我國對教育事業關注程度的不斷加大，用于學校建設、教研儀器設備采購、等資金正逐漸增加，資產成了教育事業發展的必要物質保障。隨著學校資產的增加，相應的對資產管理提出了更高的要求。學校資產具有品種多、數量大、使用分散等特點，學校資產檔案管理作為學校資產管理的重要內容，有利于規范學校資產的新增、轉移、報廢、清查等各環節，從而對學校資產實現全面的管理與監督。目前，在學校資產檔案管理中仍存在諸多問題，因此各校應積極探索資產檔案管理工作的新路徑，發揮資產檔案管理的最大效用。

一、學校資產檔案的作用

1.資產檔案是重要的資產監管依據

學校資產檔案的特殊性在于其具有政策性及決策性，能夠影響學校日常資產管理工作。政策性主要體現在國家和各部門制訂的法規、政策，對學校資產管理而言是強有力的法律保障，學校能夠從這些政策文件中獲得資產管理的指導，并同時形成制約。決策性體現在可以從學校資產檔案中獲得有較高利用價值的信息點，為學校及相關部門的決策提供有效參考，從而提高決策的專業性及合理性。

2.資產檔案是學校發展的憑證

學校在資產管理的過程中形成了大量的資產檔案，這些資產檔案包含大量的信息，通過文字、數據、圖表等形式綜合反映出學校資產管理工作的過程及成果。這些資產檔案對于學校的長久發展具有深遠意義，不僅具有極高的利用價值，同時還具備現實的經濟價值。學校在進行相關改革、發展工作時，資產檔案都是學校重要的憑證，能夠在界定學校資產方面發揮關鍵性的作用。

3.資產檔案是學校資產管理的參考

學校資產管理能力的高低對學校的資產安全具有直接影響，資產檔案作為學校資產的真實反映，是學校資產管理工作必要的參考因素。通過參考資產檔案，有利于對資產進行分析與總結，并從中進行預測，從而在資產管理中能夠提高其有效利用率。同時對學校資產檔案進行分析，還有利于制訂出符合學校實際情況的發展規劃及現階段的工作要點，使學校工作有序開展。資產檔案作為學校管理的重要參考內容，能夠為學校提供具有極高利用價值的經驗與成果，從而提高學校資產管理水平。

4.資產檔案是維護學校財產安全的手段

學校資產檔案是學校財產的重要組成部分，同時也是學校維護財產安全所必要的手段。只有管理并利用好學校資產檔案，才能夠真正發揮其重要作用。學校資產管理及檔案部門應積極承擔資產檔案管理的責任，利用資產檔案有效提高學校財產安全。同時，有關部門應確保學校資產檔案的安全性與完整性，使得資產檔案在學校建設發展中發揮其獨特的優勢作用。

二、學校資產檔案管理存在的問題

1.資產檔案管理意識薄弱

現階段，學校的資產主要來源于國家財政資金、撥款、按政策規定收入等形成的資產，以及企業或單位捐贈的資產等。大多數學校的管理部門將工作重點放在了對學校資產的管理上，而忽視了資產檔案管理的重要性。資產檔案管理對管理者的能力要求較高，但目前資產檔案管理意識的欠缺導致對資產檔案有所忽略，管理者的責任意識不明確，使資產檔案利用率降低，甚至出現使用不規范的問題。資產檔案管理人員的職業素養不足也是導致資產檔案管理意識薄弱的主要原因之一。目前，各校的管理規模和組織層級比較大，資產檔案相關工作較多，但是學校具有專業能力的資產檔案管理人員有所不足，一方面資產檔案管理人員的專業性有待加強，另一方面還存在一人身兼數職的現象，再加之學校各部門之間聯系不夠密切，尚未形成協同效應，導致資產檔案管理的效率低下，大大降低了學校資產檔案管理的水平。管理人員的主體責任不明確，分工不合理，專業知識不足，造成資產檔案管理不規范。

2.資產檔案管理制度不健全

學校資產檔案管理意識的不足導致相關的管理制度不健全，尚未建立科學有效的資產檔案管理制度。首先，資產檔案管理與資產管理處于分離的狀態，在學校資產進行計劃、采購、使用的過程中沒有與資產檔案進行關聯，導致了學校資產利用不合理及學校資產檔案缺失的局面。其次，由于缺乏相關管理制度的缺失，導致資產歸檔的工作落實情況不理想。學校在開展某些具體項目時，資產檔案管理人員沒有及時歸檔或僅僅是走個過場。有些管理人員為方便自己工作遲遲不進行歸檔，有些管理人員應付了事，沒有嚴格遵守流程，使資產檔案管理流于形式，相關檔案資料不全。還有些資產檔案的利用價值較低，管理人員將沒有必要歸檔的資料也作為資產檔案，為查找和使用檔案增加了不便，需要花費大量的時間與精力尋找有用的檔案，大大降低了工作效率。此外，資產檔案管理制度不健全導致資產檔案日常管理工作不規范。作為學校資產管理中的重要環節，資產檔案管理必須嚴格遵循規章制度，但目前相關工作仍有諸多不合理與不規范的地方。主要體現在采購招標檔案資料歸檔組卷不規范，資產儀器設備技術資料歸檔不完整，以及資產入庫信息登記不規范幾方面。資產檔案管理不規范使得學校資產在購置、管理與維護過程中形成的相關資料不健全，不能及時組卷與歸檔。在登記相關資產時，應進行全面詳細的記錄，雖然大部分情況下的登記信息是真實準確的，但無法做到規范與完整，如學校對資產的名稱、數量、價值有所記錄，但相關型號、規格、地點等不甚清晰，給資產管理工作增加了難度。

3.基本建設項目檔案材料收集滯后