現代信息技術背景下電力企業檔案管理改革探究

王春慧

摘 要：電力企業檔案是電力企業的重要組成部分，在現代信息技術環境下，對電力企業檔案管理提出新思路有利于全面提高電力企業的檔案管理水平，提高工作效率，服務好企業，為電力企業更好發展提供必要的條件。本文就現代信息技術環境下電力企業檔案管理現狀，提出具體措施。

關鍵詞：現代技術;辦公自動化;檔案管理

一、現代信息技術環境下電力企業檔案管理特征

1.美觀性和易用性

電力企業內部有著各專業管理系統，檔案管理系統作為現代信息環境下檔案管理工作的重要應用系統，不僅檔案管理員要日常使用，企業內部的其他人員也需要檔案信息共享，建設檔案管理系統的好用性和用戶體驗是需考慮的重要原因之一。電力企業檔案管理系統可采用電腦、手機等多種方式登錄，系統用戶界面的設計可根據用戶需求靈活、大方簡潔、美觀，構建起智能化的服務平臺能在企業的各類縱橫交錯的系統中無縫對接，為企業提供服務利用時方便快捷，簡單好用。

2.高效性和便捷性

現代信息技術已覆蓋電力企業在內的各個領域，數字檔案勢在必行。電力企業部門科室多，運營中會產生科技、營銷、技改和文書、會計等大量檔案，傳統的人工檔案管理方式已無法應付如此龐大的工作量，致使提供利用效率低下。電力企業檔案辦公自動化有效將信息分類歸檔，將檔案管理的收集、整理、移交、保管、借閱、利用等傳統人工方式轉變為數字化形式，多元化的檔案信息都可以在網上一鍵完成，提高工作效率、利用起來更便捷。

3.開放性與共享性

現代信息技術環境使得電力企業檔案管理必須與時俱進，可以自成系統，為電力企業提供完整的檔案管理和網絡查詢功能，還能與企業的OA辦公自動化和其他生產管理系統完成必要的關聯性整合，形成更加完善的現代化信息網絡。在大數據和互聯網下的企業檔案管理系統比傳統的紙質文件材料檔案的信息獲取更加方便準確、全面廣泛，且能在無時間、空間限制環境下通過智能檢索共享資源、信息，極大節省了人物力、時間和紙張，為辦公帶來便利，為企業節約成本。

二、現代信息技術環境下電力企業檔案管理存在問題

1.制度建立不健全

檔案信息化建設使當前檔案工作由傳統手工工作向智能化、數字化轉型發展的迫切需要。當前我國信息化建設已經進入快速發展階段，檔案利用方式和范圍不斷快速發展，與之相對應的管理方式也不斷在更新，各方面發展都迫切要求加快檔案管理信息化，這就更需要一個完善的檔案制度來規范檔案管理。

大部分電力企業在內部改革過程中，易忽略檔案制度的制訂，沒有相對完善的制度保障，檔案的收集整理歸檔工作易發生分類混亂、資料應收沒收、不該收的又收、保管期限不合理、遺漏或重復、資料丟失等問題。查閱時無法提供完整的數據，無法發揮檔案的憑證借鑒作用，還會因資料的不齊全貽誤后期的工作，引起工作效率低下。電力企業部室多，文件資源的來源繁雜，沒有相對完整的管理制度，無法對應歸檔文件有效的管理，導致電力企業檔案信息與工作需求逐漸脫節。

檔案管理作為電力企業的一項基礎性工作，見證整個企業的開始和發展，并能為企業在碰到經濟糾紛、技術困難的時候起到挽回損失消除困難的作用，意義非常重要。但由于很多企業對檔案管理的意識不到位，檔案工作沒有制度可依，自上沒有領導層的支持，自下沒有得到員工們的理解，檔案工作無法積極開展，檔案工作做得再好都得不到認可，很大程度上打擊了檔案管理人員的工作積極性。

2.檔案管理基礎差

電力企業檔案主要涉及變電站、線路、文書、會計、科研等 ，很多檔案主要還是以紙質檔案為主 ，雖部分信息已被錄入電腦系統 ，但電力企業網絡信息平臺沒有覆蓋到檔案管理這一方面 ，檔案整理仍沿用傳統的歸檔后由人工手動錄入檔案系統的工作方法 ，源自各部門、各基層的信息共享等功能無法實現。電力企業檔案管理基礎差，信息化建設緩慢 ，檔案查閱手段落后使得檔案信息難以在電力企業資源管理工作中發揮出最主要的應用 ，延長了電力企業制度改革的進程。有些電力企業，人手不足、檔案工作缺乏先進設施設備，甚至最基本的檔案庫房、空調等都無法滿足，有庫房也就一間簡易的辦公室，基本的庫房、辦公室、閱文室“三分開”，也做不到庫房規定的“九防”要求，造成檔案容易受到天氣和保管條件的影響，出現潮濕、蟲蛀、遺失現象，檔案受到不同程度的損壞，有些孤本更是損壞到無法修復，后期無法為企業提供利用，不能彰顯檔案的作用，也更得不到大家對檔案工作的重視。

3.檔案信息利用不足

電力企業檔案信息作為服務電力企業的基礎條件，在現代信息技術環境下，信息化建設非常重要。為了節約工作時間，各部室的工作人員都急需能在辦公平臺一鍵搜索出自己需要的信息。檔案信息分類整理后再次利用不足，沒有整體性和開拓性的思路，僅停留在簡單檢索查閱層面，收集到的資料不齊全、不完整，無法做到對檔案資料的整合分析，做不了深層面、多角度的檔案編研，無法為企業提供優質的檔案信息，檔案的利用率低下。制度不完善，沒有制度的保障，檔案信息工作不被重視，不能充分發揮檔案的核心作用。

4.檔案人員配備不合理

為了適應社會的發展，部分電力企業檔案都已開展檔案數字化處理，積極向著智能化、智慧化的檔案發展，但是檔案管理人員的素質始終占據整個過程的主導作用，其個人的工作能力與檔案工作開展、發展、管理、利用密切相關，不僅要具備先進的檔案管理知識，有整合文件材料進行鑒定編研能力，同時還要具備先進的信息技術處理能力。從當前情況來看，電力企業的檔案管理人員整體素質偏低，多為非檔案專業人員，專業素質與崗位需求不匹配，文化水平低、沒有管理經驗，對檔案的專業知識模糊不清。檔案工作在很多領導眼里一直都處于可有可無，很多檔案管理員還是由即將退休的員工擔任，作為退休前的過渡階段，還未弄清檔案工作該懂的知識就已到退休時間，人員更換頻繁，不利于檔案工作開展 ，即使是有年輕的檔案人員，也是身兼多職，只在面臨檢查的時候才加班加點的突擊去做，浮于表面、應付檢查。