民航機場建設項目檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

吳玉婷

摘 要：為推動中國民用運輸機場建設項目檔案管理高質高效開展，為民航十四五規(guī)劃在建項目提供檔案基礎保障服務，筆者根據(jù)國內檔案行業(yè)的新規(guī)范、新技術、新趨勢，總結了民用運輸機場建設項目檔案工作現(xiàn)狀，分析了當前開展檔案工作存在的主要問題及風險，并結合當前檔案技術服務行業(yè)發(fā)展的新態(tài)勢，提出建設項目檔案工作未來發(fā)展的新思路及工作設想。

關鍵詞：

一、建設項目檔案工作現(xiàn)狀

近年來，隨著全國各地民用運輸機場建設項目的迅猛發(fā)展，特別是“十二五”以來，民用運輸機場新建、改建、擴建及技術改造等項目在民航范圍全面實施，形成大量的建設項目檔案。以下將從建設項目檔案機構設置、檔案業(yè)務內容、檔案規(guī)章制度、檔案設備設施等四部分作具體說明。

1.檔案機構設置

成立檔案工作領導小組，負責領導建設項目檔案工作。建立以檔案管理部門為核心，業(yè)務部門檔案員為基礎的檔案工作體系。

檔案管理部門配備檔案管理員，業(yè)務部門配備相應的檔案員。檔案管理員及檔案員應定期接受檔案業(yè)務培訓，人員保持相對穩(wěn)定。

機構和人員發(fā)生變動時，應及時清點交接的文件內容，辦理移交手續(xù)，包括文件移交的內容、數(shù)量等，并有完備的清冊、簽字等交接手續(xù)。

2.檔案業(yè)務內容

建設項目檔案工作主要包括檔案制度建設、檔案業(yè)務指導、檔案質量審核、檔案整理裝訂、工程檔案驗收、檔案信息管理、檔案歸檔接收、檔案對外移交、檔案借查閱管理、檔案庫房管理等10項業(yè)務。具體業(yè)務內容詳見表1。

一 檔案制度建設

1.制定、修訂檔案規(guī)章制度

2.制定檔案技術規(guī)程及技術用表 檔案規(guī)范化管理的基礎，囊括建設全過程產生的各類檔案歸檔要求及管理辦法，需全面掌握行業(yè)規(guī)范，緊密結合工作實際，專業(yè)要求高，修訂階段投入時間多。

二 檔案業(yè)務指導

1.檔案業(yè)務檢查、指導

2.檔案業(yè)務培訓 各分建設項目、工程部門及各參建單位若沒有業(yè)務熟悉的專職檔案資料員，檔案指導及培訓的難度很大，效果不佳。

三 檔案質量審核

1.文書檔案

2.基建檔案：前期、招投標、合同、勘測、設計、施工、監(jiān)理、結算、驗收、建設管理、設備等類別。

3.照片檔案

4.光盤檔案

5.實物檔案 確保檔案真實、準確、完整性的核心工作，工作量巨大。特別是工程檔案質量審核，涉及的專業(yè)廣，要求審核人具備相關專業(yè)知識。

四 檔案整理裝訂

1.檔案信息錄入及編目

2.檔案裝訂整理

3.檔案裝具管理（檔案盒的訂購及使用） 整理工作細致煩瑣，投入的時間多，產出少。

五 工程檔案驗收

1.分部工程、單位工程質量驗收

2.城建檔案驗收

3.行業(yè)驗收

4.重大建設項目檔案專項驗收 工程檔案工作的重中之重，需與各部門、各參建單位密切配合，影響力大。

六 檔案信息管理

1.電子文件在線歸檔管理（建設項目內部各業(yè)務系統(tǒng)及OA形成的電子文件）

2.電子文件離線歸檔管理（委托專業(yè)單位形成的成果文件、圖紙及照片、視頻等聲像資料等）

3.紙質檔案數(shù)字化掃描加工及數(shù)據(jù)掛接檔案系統(tǒng)

4.檔案信息管理系統(tǒng)的運行及維護 檔案工作的新趨勢、新重心，數(shù)據(jù)量大，特別是數(shù)據(jù)對接的工作量巨大。紙質檔案數(shù)字化掃描加工及數(shù)據(jù)掛接檔案系統(tǒng)通常是采用外包形式完成。

七 檔案歸檔接收

1.檔案實體及電子文件歸檔接收前的檢查、核對

2.檔案信息管理系統(tǒng)有關電子文件掛接及條目信息的檢查、核對

3.檔案實體上架 檔案實體上架，體力活又苦又累。檔案數(shù)據(jù)入庫，信息核對的工作量大。

八 檔案對外移交

1.機場工程檔案移交機場公司

2.城建檔案移交地方城建檔案館 移交機場公司的檔案通常是分批移交。城建檔案要求一次性移交，數(shù)量相當大，通常需要請專業(yè)的搬家公司來完成。

九 檔案借查閱

管理 1.借閱檔案實體

2.查閱檔案信息

3.復制檔案（復印紙質檔案及拷貝電子文件） 因保存建設項目二十年工程建設的全部檔案，檔案借查閱的需求量大，每年都以萬件計，投入時間多。特別是專項審計，一次性調閱的檔案量大，時間緊任務重，通常需要短期內投入較多的人力來完成。

十 檔案庫房管理 五個檔案專用庫房管理：

1.檔案實體存放庫位索引

2.檔案進出庫登記管理

3.庫房八防管理（恒溫恒濕、氣體消防、防盜、防水、防蟲等） 維護檔案安全的核心工作，對硬件設施及日常管理都有專業(yè)的要求。檔案庫房空間不足是建設項目檔案工作長期以來面臨的主要問題之一。

3.檔案規(guī)章制度

建設項目檔案規(guī)章制度，內容涉及建設工程檔案的管理、整理、驗收、歸檔、移交、保管及開發(fā)利用等各個環(huán)節(jié)，保障了項目檔案工作依法依規(guī)開展。內容包括建設工程檔案管理辦法、建設工程檔案分類編號方案、建設工程文件歸檔辦法、電子文件歸檔辦法、聲像文件歸檔辦法、檔案庫房管理規(guī)定、檔案借查閱管理規(guī)定等。

近些年由于檔案行業(yè)規(guī)范及相關規(guī)定的不斷更新出臺，再加上建設項目的機構調整比較頻繁，為確保檔案工作合法合規(guī)，檔案工作流程符合建設項目工作實際，檔案管理部門應每年抽出時間對規(guī)章制度及工程流程進行梳理，摒棄不合時宜的做法，做到檔案制度“一年一小變，三年一中變，五年一大變”。

4.檔案設備設施