探究檔案信息化管理中紙質檔案的重要性

張瑞君

摘 要：適當的管理檔案信息的方法可以提供有效的參考，以強調紙質文件的重要作用。紙質文件是傳統的文件載體，該文件載體主要以紙和筆的形式顯示，主要目的是相應地記錄人類活動。現有文件的某些內容以圖形格式顯示，盡管電子文件在信息開發過程中變得越來越普遍，但紙質文件仍在文件管理過程中發揮著重要作用。本文分析了紙質檔案在檔案信息管理中的重要性，為相關研究提供參考。

關鍵詞：紙質檔案;檔案信息化;管理;重要作用

引言

我國的計算機水平正在不斷提高。隨著計算機水平的不斷提高，檔案信息管理已成為檔案管理的重點，但是紙質檔案的重要性在檔案信息管理過程中不容忽視，紙質文件在文件管理中也是非常重要的內容。在文件管理過程中，需要澄清的是文件信息管理不能完全替代紙質文件。

一、紙質檔案綜述

1.紙質檔案的概念和特征

紙質檔案顧名思義指的是將所有的信息記錄在紙上，例如信件，電報，家庭賬戶，書籍，合同，重要的信息等等，這種記錄方式可以將所需要的信息完整地保留下來，以供將來需要時進行參考。但是紙質檔案記錄信息的時間較長，使用起來特別方便。

2.紙質檔案的好處

自創建以來，紙質檔案館已有約2000年的歷史。具有如此長的歷史壽命的原因具有電子檔案無法替換的優勢。首先，檔案中的信息和載體是密不可分的，這種不可分割性也稱為依賴性。因為記錄在紙質檔案中的信息非常穩定，可以長時間的保存，并且一旦封存不容易被更改，或者被銷毀，并且紙質檔案可以反映信息的獨創性，但是在計算機系統上記錄的資料有可能出現丟失、毀壞的情況，造成的后果也是不可想象的。紙質文件是用筆記下來所有的歷史事件，文本和圖表可以清晰地表示了時間和事件的基本背景，對公認具有很強的說服力，并且易于接受。此外，紙質檔案館是高度安全的，并由專業檔案工作人員保存，紙質檔案需要長期存放并具有專業的保管權，因此通常不容易損壞。當然，紙質檔案在保存過程中會遭受氧化和水解，但是通過謹慎有效的針對性措施，可以有效避免此類問題，并可以保存紙質檔案較長的時間。在保存紙質檔案的過程中，檔案的載體和信息是統一的，因此可以完全保證整個紙質檔案信息的獨創性，并且在使用過程中不容易篡改紙質檔案信息，滿足了一些可靠性的要求。而且，由于紙質檔案信息和載體是緊密相關的，并且在變更過程中非常困難，因此應確保紙質檔案內容的穩定性，并充分利用載體和信息。此外，紙質存檔持久耐用的原因是在申請紙質檔案過程中，只需要獲取圖表和文本就可以，而無須經過更多復雜的步驟。而且紙質檔案持久耐用的另一原因是因為在使用過程中具有較長的保質期，在存儲期間不會受到損壞。而且，在紙質檔案的存儲過程中，如果存儲不當，則會發生氧化和水解，但是可以通過降低化學反應條件來解決問題，最大限度地延長檔案的使用時間，提高紙質檔案的價值。

3.紙質檔案的缺點

紙質檔案需要大量搜索并且效率低下，這可能會浪費資源。首先，紙質文件是排他性的，只能由一個人讀取，這使得多個人難以同時共享。其次，獲取紙質文件需要進行大量工作，獲取文件所需的信息也很困難，從而降低了效率。

同時，紙質檔案在記錄、歸檔、裝盒的過程中需要很多人的協同配合，而且在這些過程中還會由于工作人員的粗心而出現錯誤，為了盡可能地避免錯誤，還需要有專門的審核校對人員，只有嚴格地完成了這一系列的程序，才能保證整理好的檔案有更大的實際價值。由此可見，紙質檔案十分消耗人力資源。

紙質檔案的管理與電子檔案的管理相比也比較落后，電子檔案是通過計算機來進行管理的，管理的各個程序在計算機上已經設計好了，基本不需要人力來負責，而且像檔案丟失、檔案出錯、檔案受潮等基礎錯誤都不會發生，而紙質檔案必須派專人來管理，同時，還要經常整理，檢查某些檔案是否丟了或者有破損的情況，如果發生了這樣的情況，管理員們要及時補救，同時，管理員還必須認真記牢各個紙質檔案的位置，以免需要查找資料時找不到。

所以說，紙質檔案的管理一方面會消耗大量的人力物力，另一方面也不利于多人同時共享，導致了傳播信息的速度變慢。

二、檔案信息化管理背景下紙質檔案的重要性

紙質檔案是我國使用最早的檔案形式，它在我國有著悠久的歷史，紙質檔案在我國存在了那么長時間而沒有被淘汰，那它必然有著在檔案信息化背景下出現的電子檔案所不可替代的重要性，下面，我們就來認真分析一下紙質檔案在檔案信息化背景下存在的重要意義。

1.紙質物理文件具有更高的可靠性和更強的生命力

在數據管理時代，紙質檔案比電子檔案更加可靠，在文件信息管理的背景下，文件材料的詳細開發和廣泛使用已使其在紙質檔案中可以有效保存和發揮原始文件的作用。

2.紙質物理文件具有更高的穩定性和安全性

在電子檔案信息存儲過程中，電子檔案的安全性受到計算機的限制，其中，電子信息的安全性由于系統的不穩定性及其易受病毒和黑客的攻擊影響，如果受到病毒的入侵，文件數據很可能丟失。而紙質文件本身非常穩定，并具有良好的安全性。

3.紙質物理文件可以保證文件的可靠性

檔案館的最基本作用在于保存檔案的原始證據和法律證據。在存檔的情況下，全面實現數字化。但是需要解決兩個問題：電子存檔的可靠性和法律效力。紙質檔案的良好管理絕對可以保證其可靠性，而且紙質文件的信譽和法律效力遠高于電子文件。在管理文件信息的過程中，很難判斷電子文件的真實性，因此在這些更重要的文件中，為了使電子文件具有真實性和法律效力，還需要保存原始紙質文件。

4.紙質物理文件具有更高的穩定性和安全性

在計算機軟件存儲信息文件有時是不安全的，因為計算機軟件可能會受到病毒和黑客的攻擊，造成信息文件的丟失，以至于造成不必要的損失，由此可見，電子信息存儲的安全性較差。而紙質檔案是在紙上記錄下來的，如果管理的比較嚴格，不會有丟失、損壞的現象發生。與紙質文件相比，計算機相關的軟件及其信息在保存時有一些缺點，電子文件在傳輸和使用方面利用率較低，因此需要采取相應的保護措施。如今，網絡黑客和病毒嚴重威脅了計算機網絡系統和電子信息的安全，計算機網絡防火墻的建立以及病毒檢測和查殺系統可以在安全保護方面發揮重要的作用，但是隨著黑客和病毒修復工作的不斷完善，電子檔案信息中可以依賴的安全保護技術和方法很難再提供安全保護。因此，需要保存紙質檔案，現如今紙質檔案的安全管理模型和經驗已經非常成熟，為了確保信息環境中電子檔案的安全性和可靠性，不僅要不斷創新和開發、應用各種類型的信息安全技術手段，以保證紙質檔案的安全性。