大數據背景下做好企業檔案管理的研究與探討

賀璐倩 王元浩

（1.臨沂市陽光熱力有限公司，山東 臨沂 276000；2.臨沂國際商品交易中心有限公司，山東 臨沂 276000）

從企業戰略發展角度分析，通過對企業數據資產的深度挖掘與剖析，形成的高度可利用價值的數據能為企業的市場競爭帶來多方優勢。早些年，這些海量信息還無法被及時看見，而現在，企業既可以看到，還可以借助先進的技術對這些無形資產進行管理與開發，如此便打破了傳統的市場發展格局，世界迎來數據至上的時代。檔案管理作為數據的龐大集合體，大數據對檔案管理的影響必將突破傳統檔案管理低效、繁雜、維護成本高的困局。面對檔案數據量的劇增，研究大數據背景下的企業檔案管理具有充足的價值。

1 大數據對企業檔案管理的影響

1.1 大數據對檔案信息來源的影響

企業規模的擴張帶來了檔案信息的指數級增長，為檔案信息管理帶來了巨大的挑戰。常見的檔案信息類型分為如下幾種：1）紙質檔案。紙質檔案是傳統檔案的代表。目前，雖然電子檔案成為主流的發展趨勢，但紙質檔案依舊大量留存。一些無法轉制成電子檔案的文檔以紙質的形式存在，這類檔案往往具有十分重要的作用。所以，企業檔案管理應注重收集多種檔案來源。2）信息系統。信息系統是檔案無紙化的有力印證。信息系統對檔案信息的收集、匯總、整理、查閱及調取提供了便利，同時保證了數據信息的安全性和可靠性。檔案需求者可以通過信息系統檢索的方式調取自己需要的數據信息。3）e-mail檔案。郵件傳遞方式為企業部門溝通提供了便利。比如Out Look 郵件可讓用戶單次傳送100M文件信息，同時也支持共享文件夾。郵件高效率與高安全性的優勢為企業的穩定運營奠定了基礎。4）影像檔案。部分企業的業務多通過圖片和音頻的方式傳遞檔案信息。比如聲紋檔案、指紋檔案、頭像檔案等。影像檔案需占據大量空間，劣勢是管理成本高。但影像檔案有其他類別檔案無法取替的優勢，比如多格式圖片存儲、多類別音頻存儲等。伴隨著企業規模的持續擴張，影像檔案將得到進一步發展。

1.2 大數據對檔案結構的影響

大數據儲存方法較多，但都依靠硬件的支持，借助可擴展的、并行的處理技術，依托非關系模型模式存儲處理非結構化、半結構化的數據，同時對大數據進行高級分析和數據可視化處置。常見的檔案數據分析方式有兩種，一種是依靠企業數據庫構建，常用架構為HADOOP+HIVE企業級數據倉庫。該架構分為ODS層（存放原始數據，部分數據會經過基礎的文檔格式轉換、編碼格式轉換、單位換算）、DW層（存放所有來源基礎數據，DW數據屬于永久性存儲，當數據災害發生時，DW層數據是主要的備份數據來源）、DWS（經過字段表命名標準化處理。第二種是“云計算”。相對中小型企業，上云可節省企業運維成本，提升檔案管理效率。云計算分為公有云平臺、私有云平臺、混合云平臺。云計算的出現讓檔案信息化管理面臨更高層次的改革。云儲存解決了企業檔案的大數據存儲，降低了企業主機的數據存儲壓力，同時提高了檔案信息訪問速度。在5G的逐步普及下，云平臺的檔案信息結構方式將成為主流方式。

1.3 大數據對服務方式的影響

大數據背景下的企業檔案管理服務是集網絡技術、數據挖掘技術、智能技術為一體的服務模式。相比于傳統服務模式，大數據支持的服務模式可讓客戶在線咨詢，通過網絡檢索的方式獲取所需信息，僅需要一臺電腦就可以完成所有需求。一方面降低了檔案管理者管理強度，另一方面節省了檔案館信息查閱的時間，提高了資料復用的效率。

2 大數據背景下做好企業檔案管理的對策

2.1 標準與制度的重構

電子檔案的愈加普及很可能衍生出單套的管理制度，企業應做好前瞻性準備。“十三五”規劃綱要提出了“全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化”的檔案管理信息化思路，這代表著各類檔案將以電子版的形成存儲于計算機系統中，通過檢索以供需要者利用。檔案管理信息化最大的限制因素就是電子檔案并未形成單套的管理制度。現階段，電子檔案多采取備份的手段，而今后的發展方向是弱化紙質檔案的管理，注重數字化管理模式。由于很多檔案管理標準主要針對紙質檔案，企業檔案管理人員不得不將自身精力投入在歸類紙質檔案上。即便已經存在檔子檔案管理，但雙套制檔案管理無疑為工作者帶來了巨大的負擔。介此，實現電子檔案管理制度單套制是實現無紙化檔案管理的必經之路。

部分企業已經初步搭建了辦公與檔案管理系統的接口，可讓辦公系統接收到的文檔自動轉化成檔案并存儲于檔案系統。這其中的問題在于，文檔轉化尚未達到實時歸檔的水平，依照文件生命周期理論，文檔和檔案的本質差別在于是否歸檔。檔案管理系統接收到辦公系統的文檔時，文件仍處于無序狀態，需要管理者復核和記錄，但管理者并不清楚文件原件，只能按照接受的文件進行處理。此弊端是：檔案的精準性、完整性、原生性無法保證，有悖于大數據技術的基礎要求。考慮到檔案管理信息化的發展現狀，應實現文檔一體化建設，即將全流程管理滲透到檔案管理工作環節中，以此保證文件符合分類標準。我國部分企業已經推行了文檔一體化建設，并朝向標準化、系統化進軍。打通檔案標準化建設，是實現文件、圖像、音頻等各類檔案合理管理的根基。

表1 內容分析圖表架構

2.2 存量信息資源整合

推動企業檔案數字化管理，應對存量的檔案信息資源進行整合。為健全企業檔案大數據存儲與挖掘結構，應搭建一套標準的整合體系。秉持適用性、可行性原則，嚴格依照國家標準、行業指標、區域性指標，制定出符合企業發展的地域性存量信息資源整合系統。企業在搭建“云平臺”過程中，應兼具計算技術的“整合協議標準”，即軟硬件設施建設標準、利用模式指標、軟件網絡服務協議等。例如，HTTP協議等網絡通信協議、大數據交互組織方式等。基于技術標準體系打造出符合企業自身發展的檔案管理系統，以此更好的構建標準化的資源整合。除此之外，企業內部需注重監管體系的建立，保證各項工作的穩步開展。

2.3 貫穿業務資源，實現多維度對接

檔案管理工作是覆蓋企業各個部門、各項業務的基礎性工作，因此檔案信息資源整合應做好各部門之間的對接，保證各項業務資源檔案能有效查閱和抽調。對接業務前，檔案管理者應對其他部門業務管理者進行指導，由信息技術部門負責提供上門服務，基于既定管理標準及技術標準進行操作。對接過程中，各部門依照既定的技術指標做好自身業務檔案的整理，由企業檔案管理部門統一部署與規整。與此同時，檔案管理部門完成各項業務資源的對接，借助信息系統提供接口，讓各部門的檔案需求者可以直接通過系統查閱到電子檔案。

實現檔案信息系統和其他業務信息的對接是檔案管理數字化的核心環節。企業在運營過程中產生的各項檔案都可以存儲于檔案信息管理系統中。檔案信息資源的整合是實現無紙化檔案管理的必經之路，同時也是加快檔案管理信息化步伐的重要舉措。

2.4 拓展服務功能

目前，大多企業已經實現了檔案的瀏覽、檢索、借閱、權限控制、統計、鑒定、銷毀等功能，但運用大數據后可在優化現有功能的基礎上實現更多的功能。企業檔案管理應發揮大數據技術預測分析的效用，提升檔案管理的前瞻性。這里指代的預測分析是從數據走勢、數據類別、數據容量預測出的長期的客戶行為。首先，對企業成立至今涉及的所有產品的設計生產數據及經營信息進行統籌管理，包含客戶接觸、采購、反饋等行為記錄，并將與客戶行為和企業發展相關的經營信息整理歸檔。隨后借助大數據技術龐大的信息處理能力進行分析預測。最后結合企業的結構與非結構化處理結果，綜合得出客戶長期的行為預測數據，幫助企業開發出更為優質的產品及服務，以此提高檔案管理成效。

大數據技術在檔案管理中應用的另一個功能是拓展企業儀表板。該功能可通過同屏呈現多個分析圖表的方式為管理者決策提供參考。從架構角度分析，該功能包括層面分析、時間序列分析、趨勢分析、偏差分析、雙層分析、連接分析六大模塊（詳見表1）。經過這些分析后，讓復雜的運營信息以簡潔的圖表直觀呈現出來。企業在檔案管理過程中應充分利用此項功能。

2.5 強化企業檔案管理人才配備

如今的企業檔案管理不再是傳統的靜態服務，而是一種動態的、高效的信息綜合性管理工作。所以，企業不僅要配備高新硬件設備、健全管理制度，還需引進與各項對策相匹配的信息管理、系統管理、數據庫管理等一專的復合型人才。1）管理型人才。檔案管理需求的基礎能力就是管理能力。分析國內外信息化建設現狀，檔案管理型人才應和檔案數字化建設和維護過程相匹配，需具備部門進行信息化建設遇到困難時解決問題的能力，并具備一定的預見能力，同時可與其他部門的人員進行溝通。2）研發型人才。大數據背景下的企業檔案管理工作應引進研發型人才。其職責是研究檔案數據管理和信息傳輸的科技問題，同時對大數據檔案管理進行深入研究，最終開發出與企業發展相匹配的高兼容性檔案管理軟件。3）實操型人才。實操型人才是企業發展的源動力。需具備嫻熟的網絡軟件操作能力，可以高效地對電子數據進行分析、整合、存儲、傳遞。通過引進上述三類人才，強化企業檔案管理人才儲備，以此推動企業檔案管理的現代化發展。

3 結束語

大數據環境下，數據量的爆發不同以往，全世界需要消化的數據量呈指數增長。同樣的，企業檔案管理數據的增長速度也是如此，所以大數據背景下的企業檔案管理應朝向數字化轉型，從架構、模式、服務流程、人才配備等角度實現創新與突破。