大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案收集歸檔研究

姚 艷

（湖南省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開(kāi)發(fā)局407隊(duì)，湖南 懷化 418000）

檔案管理工作并不僅僅是指簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)收集和匯總，它與企業(yè)中的每一個(gè)員工和工作的每一環(huán)都緊緊相扣，對(duì)一個(gè)企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)非常的關(guān)鍵。然而在數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，當(dāng)前的檔案管理工作中仍然存在著一定的問(wèn)題，有待進(jìn)一步解決，因此，為了更深層次地推動(dòng)企業(yè)的長(zhǎng)效性發(fā)展，相關(guān)的檔案管理工作人員必須把握住時(shí)代背景下的發(fā)展機(jī)遇，結(jié)合新技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新和突破，從而更好地保存和利用檔案信息，創(chuàng)造出更高的價(jià)值。

1 數(shù)據(jù)技術(shù)給檔案管理工作帶來(lái)的影響

隨著數(shù)據(jù)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作也發(fā)生了一定的變化，它不僅讓檔案管理工作迎來(lái)了新的契機(jī)，也同時(shí)帶來(lái)了一定困難和挑戰(zhàn)。從數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)于檔案管理的機(jī)遇性的角度出發(fā)，一方面，由于信息和數(shù)據(jù)處理的復(fù)雜性，傳統(tǒng)的檔案處理工作需要耗費(fèi)大量的人力和資源，而這些浪費(fèi)勢(shì)必會(huì)對(duì)企業(yè)的資金運(yùn)轉(zhuǎn)造成一定的影響，應(yīng)用先進(jìn)的數(shù)據(jù)技術(shù)，不僅能夠進(jìn)一步提升信息處理的先進(jìn)性，還能夠?qū)崿F(xiàn)管理人員的勞動(dòng)力的解放，從而提升檔案管理工作的實(shí)際效率。另一方面，隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，企業(yè)中的工作信息和人員檔案的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)越來(lái)越多，傳統(tǒng)的人力管理根本不能夠適應(yīng)海量的信息容量，并且，企業(yè)發(fā)展的結(jié)構(gòu)越來(lái)越完善，不同的檔案和資料的加密層數(shù)、保存期限都有不一樣的標(biāo)準(zhǔn)，因而必須應(yīng)用數(shù)據(jù)化處理才能夠進(jìn)一步為提升數(shù)據(jù)處理的精確性提供保證[1]。而從數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)來(lái)看。一方面，就是相關(guān)的基礎(chǔ)性建設(shè)。不論從技術(shù)設(shè)備的革新還是人才資源的引進(jìn)層面出發(fā)，相關(guān)單位都需要進(jìn)一步加強(qiáng)創(chuàng)新性工作的考慮，從而進(jìn)一步為提升檔案管理的精準(zhǔn)性提供支撐；另一方面，數(shù)據(jù)技術(shù)具有互通互聯(lián)的特點(diǎn)，雖然這給檔案處理帶來(lái)了一定的積極影響，但是它也有可能會(huì)導(dǎo)致信息和數(shù)據(jù)的泄漏，進(jìn)一步給企業(yè)和個(gè)人帶來(lái)不可磨滅的危害。同時(shí)，當(dāng)前系統(tǒng)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客等信息攻擊性行為屢見(jiàn)不鮮，這些不同層面的安全性因素造成了數(shù)據(jù)和檔案存儲(chǔ)的危險(xiǎn)。

2 當(dāng)前電子檔案管理工作的現(xiàn)狀和問(wèn)題

隨著對(duì)數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)理解的進(jìn)一步深入，當(dāng)前的檔案數(shù)據(jù)管理工作也有了一定的創(chuàng)新，但是依然存在著一定的問(wèn)題和不足需要得到進(jìn)一步重視。首先，對(duì)當(dāng)前的發(fā)展情況來(lái)說(shuō)，電子化的檔案管理已經(jīng)成為一種必然的趨勢(shì)，而企業(yè)也必須應(yīng)該提高重視，采取相對(duì)應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施和方案，但是實(shí)際的工作中，很多企業(yè)并沒(méi)有關(guān)注到數(shù)據(jù)技術(shù)處理對(duì)檔案管理工作的重要意義，并沒(méi)有制定出相對(duì)應(yīng)的工作方案，也沒(méi)有進(jìn)一步完善工作體系，而依然采用相對(duì)來(lái)講效率更為低下的傳統(tǒng)工作模式，導(dǎo)致實(shí)際的工作效率并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)明顯的提升。其次，很多企業(yè)雖然已經(jīng)關(guān)注到了數(shù)據(jù)管理的重要價(jià)值，但是實(shí)際設(shè)備技術(shù)和人員引進(jìn)上還存在著一定的問(wèn)題，一方面，海量的檔案處理的精密性無(wú)從保證；另一方面，非專業(yè)性人員的操作和處理也不能夠充分發(fā)揮出數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。最后，當(dāng)前的檔案收集和歸檔工作暴露出了很多的風(fēng)險(xiǎn)性因素，很多企業(yè)的檔案工作人員的安全性意識(shí)有待進(jìn)一步地提升[2]。一方面，企業(yè)相關(guān)的工作規(guī)章并沒(méi)有合理完善，檔案管理實(shí)際的制度缺乏科學(xué)性和機(jī)密性，容易造成一定程度的信息泄露風(fēng)險(xiǎn)；另一方面，相關(guān)的技術(shù)處理未健全，很多企業(yè)還不懂得應(yīng)用系統(tǒng)加密、防火墻等信息保護(hù)措施完善檔案管理的安全性。對(duì)當(dāng)前電子檔案管理工作中暴露出的不足和問(wèn)題，相關(guān)單位必須要提高關(guān)注，進(jìn)一步滿足企業(yè)發(fā)展對(duì)檔案和信息處理的需求。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案收集歸檔的創(chuàng)新路徑

3.1 加強(qiáng)設(shè)備技術(shù)的投入

對(duì)數(shù)據(jù)時(shí)代的信息處理來(lái)說(shuō)，設(shè)備和技術(shù)是最基礎(chǔ)性的支撐，如果實(shí)際的檔案處理工作中不能夠充分應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，那么工作效率和效果很難實(shí)現(xiàn)綜合性的提升。首先，企業(yè)單位的高層和領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加大對(duì)數(shù)據(jù)處理技術(shù)的認(rèn)識(shí)，從而進(jìn)一步提升資金投入的占比，為檔案的處理工作提供更加先進(jìn)和科學(xué)的技術(shù)支持。其次，相關(guān)單位應(yīng)該進(jìn)一步對(duì)數(shù)據(jù)處理技術(shù)進(jìn)行綜合性的對(duì)比和分析，從而選定出更為貼合自身實(shí)際工作環(huán)節(jié)和工作內(nèi)容的方案。對(duì)信息的收集和歸檔工作來(lái)講，不同的工作環(huán)節(jié)中需要應(yīng)用差異性的技術(shù)處理，一是針對(duì)檔案歸檔的工作環(huán)節(jié)而言，一方面可以應(yīng)用實(shí)時(shí)歸檔的技術(shù)，聯(lián)通好各個(gè)環(huán)節(jié)中的文件傳輸和管理端口，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)及時(shí)的數(shù)據(jù)和信息處理，隨時(shí)隨地進(jìn)行歸檔。另一方面是集中式的定時(shí)歸檔，這種方式是利用數(shù)據(jù)平臺(tái)信息處理海量性的特點(diǎn)，在歸檔環(huán)節(jié)先將數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在終端系統(tǒng)中，然后根據(jù)實(shí)際的時(shí)間設(shè)定在后臺(tái)完成不同層次和類別的檔案的劃分。二是對(duì)信息存儲(chǔ)環(huán)節(jié)而言，傳統(tǒng)的檔案處理工作中，很多紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)環(huán)節(jié)中帶有一定的唯一性，如果保護(hù)不佳很容易造成數(shù)據(jù)的缺失，同時(shí)，這樣的方式也不利于后續(xù)資料的查詢和使用，而在大數(shù)據(jù)技術(shù)的影響下，電子備份技術(shù)給了這種情況新的突破，利用文件備份技術(shù)，上傳至云端的檔案信息可以在第一時(shí)間形成后臺(tái)的備份文件，并且備份文件同樣具備一定的可讀性和完整性，這樣能夠完全擺脫傳統(tǒng)管理模式中檔案的唯一性和信息調(diào)取的不便性。最后，企業(yè)也應(yīng)該建立并完善內(nèi)部的檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的一站式處理和統(tǒng)一化管理，并為內(nèi)部的工作人員提供數(shù)據(jù)信息查詢端口，從而保證在工作過(guò)程中，工作人員能夠通過(guò)實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)查詢匹配到自身需要的信息。

3.2 優(yōu)化工作隊(duì)伍的素質(zhì)

為了進(jìn)一步發(fā)揮出電子檔案管理工作的實(shí)效性，企業(yè)單位必須要關(guān)注到工作隊(duì)伍整體素質(zhì)的提升，從而提高檔案和管理工作的專業(yè)性。首先，要幫助員工轉(zhuǎn)變實(shí)際的工作思想，應(yīng)該重視到的數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)和必要性，保證他們能夠在實(shí)際的工作中對(duì)數(shù)據(jù)技術(shù)和管理平臺(tái)進(jìn)行充分的應(yīng)用。其次，為了提升員工對(duì)數(shù)據(jù)技術(shù)的電子檔案管理的了解，相關(guān)單位可以組織員工定期參加相關(guān)的工作會(huì)和研討會(huì)，深入了解不同技術(shù)在實(shí)際工作中的應(yīng)用。同時(shí)，也可以充分利用網(wǎng)絡(luò)資源和社交媒體，對(duì)員工的實(shí)際媒介接觸習(xí)慣進(jìn)行調(diào)研和分析，通過(guò)線上學(xué)習(xí)的方式增強(qiáng)員工的學(xué)習(xí)興趣，幫助他們提高綜合性的意識(shí)。最后，要注意相關(guān)技術(shù)人才的引進(jìn)，這樣能夠進(jìn)一步提升檔案管理工作的專業(yè)性，從而進(jìn)行更標(biāo)準(zhǔn)化的信息管理。因此，相關(guān)單位可以和高校建立聯(lián)系，在引進(jìn)專業(yè)人才充實(shí)工作隊(duì)伍的同時(shí)，為優(yōu)秀的檔案管理人才提供適宜的工作崗位，實(shí)現(xiàn)雙贏。

3.3 促進(jìn)操作流程規(guī)范化

為了進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率，應(yīng)該促進(jìn)操作流程的規(guī)范化，首先，應(yīng)該關(guān)注到公司內(nèi)部的管理體系，進(jìn)一步結(jié)合企業(yè)的工作實(shí)際，制定出更貼合于本企業(yè)的管理操作流程。為了避免出現(xiàn)不同部門(mén)的工作各自為伍的情況，應(yīng)該注意促進(jìn)不同部門(mén)和環(huán)節(jié)之間的交流，從而建立更為合理的檔案歸檔機(jī)制。其次，應(yīng)該注意到前端控制工作的重要性，從而更有針對(duì)性地對(duì)信息和檔案的生命周期形成全面的處理和規(guī)劃。最后，應(yīng)該注意應(yīng)用全程管理的策略目標(biāo)，一方面，要注意在信息采集的過(guò)程中使用相應(yīng)的劃分和排序方式針對(duì)不同特點(diǎn)的檔案進(jìn)行分類；另一方面，也要注意在文件歸檔工作結(jié)束后對(duì)文件進(jìn)行完善的處理，進(jìn)一步保證智能化、信息化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用[3]。

3.4 提升管理平臺(tái)安全性

針對(duì)技術(shù)操作和平臺(tái)管理中存在的安全隱患，企業(yè)單位要及時(shí)提高關(guān)注，應(yīng)用不同的管理方法進(jìn)一步提升整體的安全系數(shù)，為檔案和信息安全提供保障。在當(dāng)前的檔案管理工作環(huán)節(jié)中，系統(tǒng)安全受到很多層面的影響，一方面，病毒木馬和非法的侵入有可能會(huì)造成數(shù)據(jù)的丟失，而另一方面，由于操作不規(guī)范而導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的情況也時(shí)有發(fā)生。首先，要加強(qiáng)人員層面的管理，一方面要注意對(duì)檔案管理員工進(jìn)行安全教育，提高他們的信息安全意識(shí)，需要讓其針對(duì)不同層面的信息安全隱患進(jìn)行精準(zhǔn)地識(shí)別，并能夠采取相對(duì)應(yīng)的應(yīng)對(duì)方式。另一方面，也需要進(jìn)一步規(guī)范他們的平臺(tái)操作行為，從而提升數(shù)據(jù)和信息處理的精準(zhǔn)度。其次，要注意應(yīng)用不同的技術(shù)軟件完善檔案管理平臺(tái)的防范系統(tǒng)，例如信息加密、殺毒軟件、電子防火墻等，這樣不僅能夠防止異常侵入的風(fēng)險(xiǎn)，也能夠進(jìn)一步排除失誤操作帶來(lái)的危害。防火墻的具體的系統(tǒng)設(shè)計(jì)如表1所示。

表1 電子檔案防火墻系統(tǒng)構(gòu)成

最后，為了提升數(shù)據(jù)的可再生性，從而保證在信息事故發(fā)生后能夠正常進(jìn)行信息的應(yīng)用，在日常工作中，相關(guān)人員要注意數(shù)據(jù)信息進(jìn)行及時(shí)的備份，并合理處理存儲(chǔ)路徑，進(jìn)一步提高防范力度。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)電子檔案的管理工作需要尋求新的突破，傳統(tǒng)模式下的信息收集和檔案歸檔已經(jīng)不能夠適用于當(dāng)前的檔案管理。因此，針對(duì)目前工作中出現(xiàn)的問(wèn)題和不足相關(guān)企業(yè)應(yīng)該及時(shí)提高關(guān)注，進(jìn)一步加大設(shè)備技術(shù)的投入、優(yōu)化工作隊(duì)伍的素質(zhì)、促進(jìn)操作流程規(guī)范化、促進(jìn)操作流程規(guī)范化、提升管理平臺(tái)安全性，從而進(jìn)一步為企業(yè)的工作和發(fā)展提供更加全面的基礎(chǔ)性保障。