新時期企業辦公室管理的創新與實踐

文｜吳東澤

近年來，我國市場經濟的提升速度日漸增快，企業在得到良好發展的同時，也遇到了很多競爭問題。在新時期背景下，企業若想在市場環境中嶄露頭角，占據主要地位，就應該擁有推陳出新的意識，重視本企業的辦公室管理工作，并且盡可能地做好全部的辦公室管理工作，增強企業的總體實力，提升企業在行業內的競爭地位。對于企業而言，辦公室是一個不可缺少的職能部門。辦公室管理管理好壞，會直接關系到企業的整體經營效益，因而需要企業加大辦公室管理力度，提升辦公室管理人員的專業技能素養水平，推進企業的進步，擴增企業的資金收益、社會效益。由此可見，對于如何提升企業辦公室管理有效性，展開研究很有必要。

一、企業辦公室工作概述

辦公室在企業中一直都扮演著“中轉樞紐”的角色，它主要發揮著“參謀、協調、服務”的職能，實現了企業信息的上傳下達效能，其存在也能夠代表企業的對外形象。企業辦公室想要順利發揮工作職能，就必須要對企業整體的發展情況有細致的了解，不但要掌握企業近期的工作重點，還要依托于企業的特點制定出未來的發展規劃，使工作具有預見性和創造性，實現企業的長足發展。與此同時，辦公室作為企業對外的窗口，代表著企業的形象和能力，除了要協調企業內部的運轉工作，還要對外搞好對接工作，使企業文化和企業思想更廣泛的傳播，提升企業的社會形象。隨著新時期市場經濟的蓬勃發展，面對著更多的機會和挑戰，結合當前的時代背景和企業自身的特點，辦公室需要對管理工作進行創新，不但要牢固樹立“大局觀”，做到為大局服務，還要懂得把握機遇，在挑戰中不斷成長，使企業辦公室的整體管理能力上升到一個新的臺階。

二、新時期企業辦公室管理中存在的不足

（一）缺乏明確有效的管理目標

對于企業來說，管理目標越明確，其管理的導向性作用發揮就越徹底。當前，企業對辦公室工作實施精細化管理的認知還停留在淺層次階段，這也導致其精細化管理目標不明確，使得精細化管理的貫徹阻力重重。主要表現為各項管理內容模糊，管理實效發揮不足，管理方式轉變不到位，管理監管缺失等。很多辦公室工作人員雖然認可精細化管理，卻仍習慣于傳統的工作模式，思想與行動不匹配，導致精細化管理難以切實落實下去，更無法依據精細化管理理念將辦公室工作內容做到精細化的梳理與分解。

（二）辦公室管理人員的專業素養水平較低

從目前情況來看，很多企業會沒有專門對辦公室管理人員開展培訓，致使辦公室管理人員的專業素養水平比較低，從而很難自覺認識到辦公室管理工作對于企業和個人發展的關鍵作用，欠缺創新意識，影響到辦公室管理工作效果。

（三）缺乏完善的精細化管理制度

制度是精細化管理落地的保障，而制度的缺失或者不健全又是企業辦公室工作開展中存在的主要問題。辦公室本身就對應復雜的行政工作，工作交叉，內容多元，這更需要制度的保障與約束。建立完善的精細化管理制度，才能有效解決辦公室工作人員責任心不強、工作效率不高、個人意識較為渙散等問題。以制度為導向、為保障、為約束，防止有些工作人員責任推諉，工作怠慢，以完善的制度讓精細化管理更富動力。

三、提升企業辦公室管理有效性的策略總結

（一）建章立制，硬化管理

從人治到法治是管理的根本變革。在實際工作中，管理狀態的形成可能有著許多人為因素，這使得我們的工作趨于人性化、情緒化和隨意性。要逐步消除管理上的不良慣性，建立和完善制度化的管理模式。實行制度化管理的目的是增強工作透明度，體現公開、公正、公平的社會規范，營造健康、有序、穩定的管理環境。事業單位后勤管理的基礎工作就是資金和物資的管理。除崗位職責外，還要制定科學、規范、具體、可行的管理程序和辦法。比如財政預決算制度、財務審批制度、基礎設施維護管理制度、物資采購制度、公共財產保管制度、獎勵績效分配制度等，嚴格按照規章制度辦事，制度面前人人平等。同時，要以上級規章制度為基礎，制定一系列針對性強的管理辦法和規定，使機關職工守法、關注活動、滲透管理。要善于通過活動推動常規后勤管理的實施。通過活動，充分調動后勤人員參與后勤管理的積極性，使后勤管理充滿活力。

（二）績效考評

企業辦公室工作內容涉及方面較多，應用精細化管理模式需要對績效考評環節進行優化完善。首先，對不同崗位的工作內容、工作難度等方面予以了解評估。其次，結合相關要求標準和工作人員的實際情況建立對應的績效考評制度。在規則制度制定后需提高執行效果，能夠在日常管理過程中實時監管各部門及工作人員的工作情況，并借助獎懲制度對違規現象進行批評和懲治，對突出表現進行表揚。最后，在對工作人員進行定期績效考核過程中，還應采取完善的激勵機制，以物質結合精神激勵的方式對工作人員的工作予以肯定，體現工作人員的個人價值，進而更好地提高各部門及工作人員的工作效率。

（三）協調好各部門之間關系，使辦公室工作發揮最大作用

協調是辦公室職能的重點工作內容，辦公室協調工作完成效果，會直接影響到企業各部門間的正常運轉。部分企業由于部門較多、工作內容復雜，辦公室工作人員可能對許多部門的主要工作內容和人員配置并不熟悉，這就影響了協調工作的落實效果。想要提升辦公室對各部門間的協調工作效率，企業可以定期組織部門與辦公室之間開展會議和聯歡等活動，讓部門負責人介紹本部門的工作內容，并與辦公室工作者建立更密切的工作聯系，從而使得辦公室的協調工作得以更加順利開展。與此同時，還可以組織各部門工作人員來體驗辦公室的工作日常，體會到部門的配合對辦公室工作的幫助作用，在此基礎上，形成辦公室與部門間的雙向協調配合，使企業得以更加高效率的運轉。

（四）構建良好的企業文化，提升員工素質

企業文化是企業價值觀的呈現，而良好的企業文化能傳遞正確的價值觀念，使得企業內部充滿正能量。精細化管理理念本身就是正向的企業文化和價值觀，其與文化建設同行，在企業內部形成提效率、重質量的良好風氣，也讓精細化管理更好地實施。辦公室的精細化管理推行與企業文化緊密結合，打造精細化的特色企業文化，讓辦公室員工樹立精細化管理意識，創新精細化工作思維，自覺主動地用精細化的管理方法帶來工作實效的提升。當員工處于精細化的工作文化氛圍中，其也會自覺地審視自身工作的不足，自覺地學先進、爭先進。文化建設的核心是技能交流和素質培養。技能側重能力，而素質側重工作責任心，這些都是辦公室精細化管理實施的基礎。企業應盡可能地為員工創設交流分享的機會，實現高效工作思路、技巧的共享。

總而言之，企業應正視辦公室管理工作的關鍵性，選用針對性強的策略提升企業辦公室管理工作的有效性，將辦公室管理工作的效用全部體現出來，為企業領導者的各項決策做出正確的指引，擴增企業的各方面效益，使其得到永續發展。