計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)保檔案管理中的應(yīng)用研究

文/張新燕

（青島市嶗山區(qū)醫(yī)療保障局）

新世紀(jì)下，計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展成熟，并且在日常的生活生產(chǎn)中日益推廣應(yīng)用[1-2]。計(jì)算機(jī)廣泛普及，給整個(gè)社會(huì)都帶來(lái)了很大的便利。通過(guò)引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠大量規(guī)避各種問(wèn)題，全面縮減工作量。

而在現(xiàn)階段的醫(yī)療保險(xiǎn)中，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，則更是能夠明顯改善檔案管理狀況，進(jìn)而全方位加快管理速率，充分踐行科學(xué)化、現(xiàn)代化管理檔案的目標(biāo)。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)在管理醫(yī)保檔案中應(yīng)用的必要性

近些年來(lái)，伴隨各行各業(yè)全面引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案信息管理體系也大量涌現(xiàn)。在現(xiàn)代醫(yī)療保險(xiǎn)單位，日常的檔案工作發(fā)揮著愈發(fā)凸顯的地位及功用，并且也變得更加依賴計(jì)算機(jī)技術(shù)，提出了更高的檔案管理要求。在醫(yī)療保險(xiǎn)事業(yè)蒸蒸日上的環(huán)境下，醫(yī)保領(lǐng)域的工作對(duì)象及服務(wù)內(nèi)容也越來(lái)越豐富多樣，并且形成了不計(jì)其數(shù)的文件檔案資料。

同時(shí)，借閱的頻率也在不斷遞增，所以檔案業(yè)務(wù)員也面臨著更大的工作壓力。而先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)則可以用于有效緩解以上問(wèn)題。這項(xiàng)技術(shù)擁有很強(qiáng)大的存儲(chǔ)體系，并且檢索起來(lái)也相當(dāng)方便，所以，便能夠減輕很多的瑣碎、繁雜工作。這么一來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)便一度成了現(xiàn)代醫(yī)保部門有效管理檔案的一種必然選擇[3-5]。這樣便能夠滿足范圍更廣、容量更大的參保需求和更快捷的工作效率。通過(guò)引進(jìn)電子檔案，除了能夠從某種程度上大幅節(jié)省檔案管理所需經(jīng)費(fèi)外，還能夠幫助工作人員全面梳理檔案管理流程（見圖1），從而極大地優(yōu)化改善了整個(gè)檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，可以促進(jìn)檔案更便捷地完善日常工作的步驟及內(nèi)容。最后，檔案人員還會(huì)省出充裕的時(shí)間，來(lái)深入思考增強(qiáng)自身業(yè)務(wù)能力的新方法，并摸索電子文檔管理的新規(guī)范等。

圖1 計(jì)算機(jī)管理檔案流程圖

二、在管理醫(yī)保檔案中計(jì)算機(jī)的好處

（一）便捷借閱

通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)管理檔案，借閱者僅需從計(jì)算機(jī)上輸入必要詞匯，便能找到資料。從計(jì)算機(jī)上，借閱者便能直觀、全面地了解所需資料信息。若超出借閱時(shí)間，則可通過(guò)檔案管理員直接在計(jì)算機(jī)上輸入信息，便能打印催還單，既節(jié)約了時(shí)間，又加快了工作進(jìn)程。

（二）加快檔案管理效率提升

通過(guò)電腦管理檔案，檔案管理員不僅能檢索詞匯、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，而且還能對(duì)檔案卷宗實(shí)施分類、編制、添目錄、打印等工作。由于檔案管理具有較大工作量，所以通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)有效管理檔案，則可大幅減輕工作強(qiáng)度，加快工作效率提升。

（三）更快檢索

通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索體系，可以更準(zhǔn)確、高效地展開多樣化檢索。在具體檢索文件時(shí)，只需管理檔案員從計(jì)算機(jī)上檢索一定的詞匯，便能迅速找到想要的文件。其中所需時(shí)間很短暫，并且還很便捷。

（四）全面保護(hù)檔案

通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)管理檔案時(shí)，針對(duì)資料查找，能直接從電腦上查找、翻閱。除了縮短查找時(shí)間外，還避免翻閱資料而帶來(lái)的磨損。在原保存件檔案中，通過(guò)減少翻閱，便可以減少磨損，更好地保護(hù)檔案。

（五）更快傳遞檔案

以往在傳遞信息時(shí)，均通過(guò)郵政傳送，所以，傳送時(shí)間較長(zhǎng)，還會(huì)耽擱處理文件的時(shí)間。但通過(guò)計(jì)算機(jī)管理，則能實(shí)時(shí)傳遞各種資料。從網(wǎng)絡(luò)上便可以傳送完信息，極大地提高了傳送速度，令工作更加有效率。例如，在表1中便顯示出了，基于計(jì)算機(jī)管理檔案帶來(lái)的快捷效果。

表1 比較應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)前后的醫(yī)保查詢業(yè)務(wù)辦理

三、在管理醫(yī)保檔案中具體應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的舉措

（一）做好醫(yī)保檔案信息安全管理

通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)全面管理醫(yī)保檔案時(shí)，應(yīng)高度重視信息安全問(wèn)題。因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)相對(duì)隱蔽，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)管理檔案時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)下的管理系統(tǒng)，極有可能會(huì)遭受安全威脅。所以，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)有效管理醫(yī)保檔案時(shí)，便應(yīng)做好對(duì)信息安全性的管理，以充分規(guī)避醫(yī)保檔案出現(xiàn)泄露的情況。這樣便需要醫(yī)保檔案管理者擁有足夠強(qiáng)的安全保密意識(shí)，然后在工作中認(rèn)真規(guī)范操作，并防止泄露信息情況出現(xiàn)。同時(shí)，針對(duì)信息系統(tǒng)，還應(yīng)做好安全防護(hù)，來(lái)充分保障檔案信息處于安全狀態(tài)，所以醫(yī)保檔案管理者便應(yīng)定期維護(hù)好系統(tǒng)。此外，醫(yī)保檔案管理者還應(yīng)備份重要信息，以防種種突發(fā)狀況而丟失檔案信息。基于以上方式，便可保障醫(yī)保檔案切實(shí)完整，并保護(hù)好有關(guān)人員的切身利益。

（二）做好信息化建設(shè)工作

針對(duì)醫(yī)保檔案實(shí)施的信息化建設(shè)既屬于電子化管理實(shí)施的前提條件，又屬于發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)作用來(lái)管理醫(yī)保檔案的主要基礎(chǔ)。這里說(shuō)的信息化建設(shè)，主要就是結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案信息。先直接轉(zhuǎn)換紙質(zhì)檔案為電子檔案，并通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)存儲(chǔ)，再保留紙質(zhì)原始檔案。在檢索、查閱中，僅提供對(duì)應(yīng)的電子檔案，以精簡(jiǎn)業(yè)務(wù)流程，加快信息檢索、使用速率。同時(shí)，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)具體管理醫(yī)保檔案時(shí)，憑借互聯(lián)網(wǎng)來(lái)建立起信息查閱與投入使用間的橋梁，便可在要用信息時(shí)，從互聯(lián)網(wǎng)上找到所需信息。同時(shí)，還應(yīng)創(chuàng)建完善的檔案管理體系，按個(gè)人信息做好分類整理，以便快捷查閱各類信息。

（三）創(chuàng)建信息化管理體系

通過(guò)創(chuàng)建起完善的管理體系后，方才能保障對(duì)醫(yī)保檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，并充分展現(xiàn)檔案管理領(lǐng)域計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要應(yīng)用價(jià)值。所以，各級(jí)醫(yī)院在這個(gè)過(guò)程中便應(yīng)撥發(fā)專項(xiàng)資金，來(lái)搭建整個(gè)系統(tǒng)。在具體創(chuàng)建系統(tǒng)時(shí)，還應(yīng)注意聘請(qǐng)專業(yè)人員，按醫(yī)院情況創(chuàng)建起信息化管理體系，并大力培訓(xùn)管理人員，以便工作人員能夠嫻熟地使用整個(gè)管理系統(tǒng)。在搭建完系統(tǒng)以后，在投入使用中，還應(yīng)及時(shí)找出問(wèn)題，大量累積經(jīng)驗(yàn)。通過(guò)不斷改進(jìn)系統(tǒng)，使其與醫(yī)院整體情況更相符，以便更有效地管理醫(yī)保檔案。此外，還應(yīng)及時(shí)維護(hù)好信息系統(tǒng)，以便檔案管理體系得以穩(wěn)定運(yùn)作。

（四）買入專業(yè)化設(shè)備并強(qiáng)化硬件建設(shè)

通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)管理醫(yī)保檔案時(shí)，還應(yīng)全面布設(shè)好硬件及基礎(chǔ)設(shè)施，方才可以保障檔案管理的效果。所以，醫(yī)院應(yīng)通過(guò)專項(xiàng)資金來(lái)買入必要的專業(yè)化設(shè)備，進(jìn)而布設(shè)好硬件、基礎(chǔ)設(shè)施，以提高管理醫(yī)保檔案整體的質(zhì)量及效率。然后，還應(yīng)定期維護(hù)各種硬件，注意及時(shí)淘汰落后的設(shè)備，以便硬件設(shè)施可以滿足醫(yī)保檔案管理所需，從而全面提升醫(yī)保檔案的整體管理實(shí)效。所以，醫(yī)院為了規(guī)范管理檔案，還應(yīng)注意對(duì)硬件設(shè)施全方位做好維護(hù)工作。

（五）全面提升檔案管理員素養(yǎng)

在管理醫(yī)保檔案具體用到計(jì)算機(jī)技術(shù)時(shí)，是需要依賴檔案管理人才來(lái)完成的。與以往的檔案管理員相比，這些人員需要擁有更加高超的專業(yè)技術(shù)、綜合素質(zhì)，以便達(dá)到醫(yī)保檔案管理方面的要求。一方面，應(yīng)全面提升檔案管理員的整體專業(yè)技能。管理醫(yī)保檔案的新型人才需要擁有現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)知識(shí)，并熟知管理知識(shí)。唯有不斷提高管理員的專業(yè)技能，方才能達(dá)到新時(shí)期提出的醫(yī)保檔案管理要求。另一方面，還應(yīng)增強(qiáng)檔案管理員整體的思想認(rèn)識(shí)。尤其是領(lǐng)導(dǎo)更加需要強(qiáng)化自身的科技、現(xiàn)代化、計(jì)算機(jī)管理等方面的意識(shí)，以便充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)強(qiáng)大的作用。同時(shí)，還應(yīng)端正檔案管理員日常工作的態(tài)度。其實(shí)醫(yī)保檔案管理并不簡(jiǎn)單，需要工作中的人員保持認(rèn)真、負(fù)責(zé)、細(xì)致。此外，還應(yīng)職業(yè)操守也足夠強(qiáng)，因?yàn)闄n案資料往往關(guān)乎許多用戶的隱私，所以，工作人員便要注意端正工作態(tài)度，進(jìn)而真正勝任工作，在檔案管理行業(yè)貢獻(xiàn)應(yīng)有的力量。

（六）注意事項(xiàng)

與其他工作不同的是，管理檔案按各種情況，往往具有很多類價(jià)值。譬如，短期與長(zhǎng)遠(yuǎn)、經(jīng)濟(jì)社會(huì)與政治、顯性與隱性、歷史與現(xiàn)實(shí)等方面的價(jià)值。其中短期與長(zhǎng)遠(yuǎn)方面的價(jià)值，要求醫(yī)保單位工作者認(rèn)清認(rèn)真對(duì)待檔案的必要性。針對(duì)短期價(jià)值類型文件，在單位可留存一定時(shí)間后便需要銷毀；而針對(duì)長(zhǎng)期價(jià)值的檔案，則要求以更加高級(jí)、穩(wěn)妥的方法加以保護(hù)。同時(shí)，針對(duì)電子檔案，還應(yīng)注意完善相關(guān)管理制度。基于制度讓電子文件從產(chǎn)生至利用中均有章有據(jù)。考慮到電子文件普遍易更改，任一環(huán)節(jié)思慮不周或模糊職責(zé)，則均會(huì)弱化電子文件的唯一性、真實(shí)性。同時(shí)，在醫(yī)保機(jī)構(gòu)不僅保存著文書、業(yè)務(wù)類型檔案，而且還會(huì)涉及其他類別檔案。所以，應(yīng)針對(duì)各類別檔案，完善預(yù)立卷制度以及收集、整理、使用制度等。從全過(guò)程來(lái)規(guī)范管理電子文件，確保產(chǎn)生、采集、整理、鑒定、存儲(chǔ)、檢索均科學(xué)規(guī)范。然后，讓檔案主管部一起協(xié)調(diào)，并專門指派人員管理檔案，在不同部門均配備兼職人員，以有序化做好檔案工作。同時(shí)，還應(yīng)嚴(yán)格控制、大力保護(hù)電子文件儲(chǔ)存載體，確保文件質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)，醫(yī)保事業(yè)也獲得了長(zhǎng)足的發(fā)展。其中參保用戶也日益增多，令醫(yī)保檔案管理也迎來(lái)了很嚴(yán)酷的挑戰(zhàn)，所以以往的檔案管理方式現(xiàn)已無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代下的需求，而計(jì)算機(jī)技術(shù)則呈現(xiàn)出很明顯的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。除了可以加快醫(yī)保檔案管理進(jìn)程外，還可以實(shí)現(xiàn)該領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、科學(xué)化目標(biāo)，所以值得加以推廣應(yīng)用。