計算機技術在醫保檔案管理中的應用研究

文/張新燕

（青島市嶗山區醫療保障局）

新世紀下，計算機技術進一步發展成熟，并且在日常的生活生產中日益推廣應用[1-2]。計算機廣泛普及，給整個社會都帶來了很大的便利。通過引進計算機技術，能夠大量規避各種問題，全面縮減工作量。

而在現階段的醫療保險中，通過計算機技術，則更是能夠明顯改善檔案管理狀況，進而全方位加快管理速率，充分踐行科學化、現代化管理檔案的目標。

一、計算機技術在管理醫保檔案中應用的必要性

近些年來，伴隨各行各業全面引進計算機技術，檔案信息管理體系也大量涌現。在現代醫療保險單位，日常的檔案工作發揮著愈發凸顯的地位及功用，并且也變得更加依賴計算機技術，提出了更高的檔案管理要求。在醫療保險事業蒸蒸日上的環境下，醫保領域的工作對象及服務內容也越來越豐富多樣，并且形成了不計其數的文件檔案資料。

同時，借閱的頻率也在不斷遞增，所以檔案業務員也面臨著更大的工作壓力。而先進的計算機技術則可以用于有效緩解以上問題。這項技術擁有很強大的存儲體系，并且檢索起來也相當方便，所以，便能夠減輕很多的瑣碎、繁雜工作。這么一來，計算機技術便一度成了現代醫保部門有效管理檔案的一種必然選擇[3-5]。這樣便能夠滿足范圍更廣、容量更大的參保需求和更快捷的工作效率。通過引進電子檔案，除了能夠從某種程度上大幅節省檔案管理所需經費外，還能夠幫助工作人員全面梳理檔案管理流程（見圖1），從而極大地優化改善了整個檔案網絡環境，可以促進檔案更便捷地完善日常工作的步驟及內容。最后，檔案人員還會省出充裕的時間，來深入思考增強自身業務能力的新方法，并摸索電子文檔管理的新規范等。

圖1 計算機管理檔案流程圖

二、在管理醫保檔案中計算機的好處

（一）便捷借閱

通過計算機來管理檔案，借閱者僅需從計算機上輸入必要詞匯，便能找到資料。從計算機上，借閱者便能直觀、全面地了解所需資料信息。若超出借閱時間，則可通過檔案管理員直接在計算機上輸入信息，便能打印催還單，既節約了時間，又加快了工作進程。

（二）加快檔案管理效率提升

通過電腦管理檔案，檔案管理員不僅能檢索詞匯、統計數據，而且還能對檔案卷宗實施分類、編制、添目錄、打印等工作。由于檔案管理具有較大工作量，所以通過計算機來有效管理檔案，則可大幅減輕工作強度，加快工作效率提升。

（三）更快檢索

通過計算機檢索體系，可以更準確、高效地展開多樣化檢索。在具體檢索文件時，只需管理檔案員從計算機上檢索一定的詞匯，便能迅速找到想要的文件。其中所需時間很短暫，并且還很便捷。

（四）全面保護檔案

通過計算機來管理檔案時，針對資料查找，能直接從電腦上查找、翻閱。除了縮短查找時間外，還避免翻閱資料而帶來的磨損。在原保存件檔案中，通過減少翻閱，便可以減少磨損，更好地保護檔案。

（五）更快傳遞檔案

以往在傳遞信息時，均通過郵政傳送，所以，傳送時間較長，還會耽擱處理文件的時間。但通過計算機管理，則能實時傳遞各種資料。從網絡上便可以傳送完信息，極大地提高了傳送速度，令工作更加有效率。例如，在表1中便顯示出了，基于計算機管理檔案帶來的快捷效果。

表1 比較應用計算機技術前后的醫保查詢業務辦理

三、在管理醫保檔案中具體應用計算機技術的舉措

（一）做好醫保檔案信息安全管理

通過計算機技術來全面管理醫保檔案時，應高度重視信息安全問題。因為互聯網相對隱蔽，通過計算機技術來管理檔案時，在互聯網下的管理系統，極有可能會遭受安全威脅。所以，通過計算機技術來有效管理醫保檔案時，便應做好對信息安全性的管理，以充分規避醫保檔案出現泄露的情況。這樣便需要醫保檔案管理者擁有足夠強的安全保密意識，然后在工作中認真規范操作，并防止泄露信息情況出現。同時，針對信息系統，還應做好安全防護，來充分保障檔案信息處于安全狀態，所以醫保檔案管理者便應定期維護好系統。此外，醫保檔案管理者還應備份重要信息，以防種種突發狀況而丟失檔案信息。基于以上方式，便可保障醫保檔案切實完整，并保護好有關人員的切身利益。

（二）做好信息化建設工作

針對醫保檔案實施的信息化建設既屬于電子化管理實施的前提條件，又屬于發揮計算機技術作用來管理醫保檔案的主要基礎。這里說的信息化建設，主要就是結合計算機技術與檔案信息。先直接轉換紙質檔案為電子檔案，并通過計算機系統來存儲，再保留紙質原始檔案。在檢索、查閱中，僅提供對應的電子檔案，以精簡業務流程，加快信息檢索、使用速率。同時，通過計算機技術來具體管理醫保檔案時，憑借互聯網來建立起信息查閱與投入使用間的橋梁，便可在要用信息時，從互聯網上找到所需信息。同時，還應創建完善的檔案管理體系，按個人信息做好分類整理，以便快捷查閱各類信息。

（三）創建信息化管理體系

通過創建起完善的管理體系后，方才能保障對醫保檔案實現信息化管理，并充分展現檔案管理領域計算機技術的重要應用價值。所以，各級醫院在這個過程中便應撥發專項資金，來搭建整個系統。在具體創建系統時，還應注意聘請專業人員，按醫院情況創建起信息化管理體系，并大力培訓管理人員，以便工作人員能夠嫻熟地使用整個管理系統。在搭建完系統以后，在投入使用中，還應及時找出問題，大量累積經驗。通過不斷改進系統，使其與醫院整體情況更相符，以便更有效地管理醫保檔案。此外，還應及時維護好信息系統，以便檔案管理體系得以穩定運作。

（四）買入專業化設備并強化硬件建設

通過計算機來管理醫保檔案時，還應全面布設好硬件及基礎設施，方才可以保障檔案管理的效果。所以，醫院應通過專項資金來買入必要的專業化設備，進而布設好硬件、基礎設施，以提高管理醫保檔案整體的質量及效率。然后，還應定期維護各種硬件，注意及時淘汰落后的設備，以便硬件設施可以滿足醫保檔案管理所需，從而全面提升醫保檔案的整體管理實效。所以，醫院為了規范管理檔案，還應注意對硬件設施全方位做好維護工作。

（五）全面提升檔案管理員素養

在管理醫保檔案具體用到計算機技術時，是需要依賴檔案管理人才來完成的。與以往的檔案管理員相比，這些人員需要擁有更加高超的專業技術、綜合素質，以便達到醫保檔案管理方面的要求。一方面，應全面提升檔案管理員的整體專業技能。管理醫保檔案的新型人才需要擁有現代化的計算機知識，并熟知管理知識。唯有不斷提高管理員的專業技能，方才能達到新時期提出的醫保檔案管理要求。另一方面，還應增強檔案管理員整體的思想認識。尤其是領導更加需要強化自身的科技、現代化、計算機管理等方面的意識，以便充分發揮計算機技術強大的作用。同時，還應端正檔案管理員日常工作的態度。其實醫保檔案管理并不簡單，需要工作中的人員保持認真、負責、細致。此外，還應職業操守也足夠強，因為檔案資料往往關乎許多用戶的隱私，所以，工作人員便要注意端正工作態度，進而真正勝任工作，在檔案管理行業貢獻應有的力量。

（六）注意事項

與其他工作不同的是，管理檔案按各種情況，往往具有很多類價值。譬如，短期與長遠、經濟社會與政治、顯性與隱性、歷史與現實等方面的價值。其中短期與長遠方面的價值，要求醫保單位工作者認清認真對待檔案的必要性。針對短期價值類型文件，在單位可留存一定時間后便需要銷毀；而針對長期價值的檔案，則要求以更加高級、穩妥的方法加以保護。同時，針對電子檔案，還應注意完善相關管理制度。基于制度讓電子文件從產生至利用中均有章有據。考慮到電子文件普遍易更改，任一環節思慮不周或模糊職責，則均會弱化電子文件的唯一性、真實性。同時，在醫保機構不僅保存著文書、業務類型檔案，而且還會涉及其他類別檔案。所以，應針對各類別檔案，完善預立卷制度以及收集、整理、使用制度等。從全過程來規范管理電子文件，確保產生、采集、整理、鑒定、存儲、檢索均科學規范。然后，讓檔案主管部一起協調，并專門指派人員管理檔案，在不同部門均配備兼職人員，以有序化做好檔案工作。同時，還應嚴格控制、大力保護電子文件儲存載體，確保文件質量。

四、結語

綜上所述，伴隨社會經濟的增長，醫保事業也獲得了長足的發展。其中參保用戶也日益增多，令醫保檔案管理也迎來了很嚴酷的挑戰，所以以往的檔案管理方式現已無法適應新時代下的需求，而計算機技術則呈現出很明顯的應用優勢。除了可以加快醫保檔案管理進程外，還可以實現該領域的標準化、信息化、科學化目標，所以值得加以推廣應用。