新發展理念下企業檔案工作績效生態建設

岳振興 萬小燕

黨的十九屆五中全會精神提出了“科學把握新發展階段，深入貫徹新發展理念，加快構建新發展格局”明確要求，企業檔案工作是國家治理、項目建設、生產經營活動中的重要組成部分。筆者以核電企業檔案治理生態建設、檔案工作績效提升實踐為例，探索在新發展階段檔案工作如何貫徹新發展理念，建設檔案工作績效生態，全面推進檔案治理體系建設，提出了利用對標管理、關鍵績效指標、時鐘管理、同行評估等績效工具結合檔案工作特點進行創新和發展，形成檔案工作特殊績效工具。

一、對標管理工具，學習先進，高起點建設檔案治理體系

對標在項目管理學中稱為“標桿管理”，就是將本企業各項活動與從事該項活動最佳者進行比較，從而提出行動方法，以彌補自身的不足。本質上是不斷尋找最佳實踐，以此為基準不斷地“測量分析與持續改進”。它是實現管理創新并獲得競爭優勢的最佳工具。

一個完整的對標過程通常分為五個階段：計劃/識別階段、分析階段、整合階段、執行階段、完成/持續改進階段。計劃/識別階段主要工作有組建項目小組、明確對標目標、選擇標桿伙伴、制定方案、收集資料等;分析階段主要工作為分析差距、擬訂績效目標;整合階段要結合第二階段工作，對方案進行改善，在企業內部獲得認同;執行階段要確認正確的糾正性行動方案，制定詳細實施計劃，在組織內部實施最佳實踐，并不斷監控和評估，及時調整，以最終達到增強企業競爭優勢的目的。完成/持續改進階段，應制定和實施持續的績效改進計劃，以不斷學習和提高。

三門核電2010年決定以美國某電力集團旗下運行業績突出的電站為對象開展全面對標。計劃/識別階段召開了對標專題會議，確定對標專項計劃、領導機構，明確對標方向，并發布《對標專項工作方案》。檔案管理作為16個關鍵領域之一，也安排了對標負責人、制定了對標目標和對標方案。

在分析和整合階段，各領域對雙方程序進行了分析，檔案領域從文件、記錄的形成要求、電子文件制作規范、檢查處理流程、分發標準及方式、存檔時限及流程、保管要求等各個環節進行了深入研究和對比，并結合WANO組織及核安全導則等法規的管理要求，發現自身薄弱環節，建立、完善程序制度。

在執行階段，根據對標電廠的做法，公司制定了程序開發、流程調整等行動項，責任到人，利用一年的時間調整、完善了檔案管理相關程序。同時對標領導機構多次召開專項會議，就對標方案的細節、對標計劃、對標發現的問題等等進行協調、優化，將對標電廠的良好實踐完善到公司相應程序和流程，對不適用的管理方法和流程進行甄別，作為保留項提交更高層次進行討論。期間還多次安排人員赴對標電廠進行實踐學習和調研，將程序、制度對標過程中發現的困難和問題，通過與對標電廠實際操作和相應人員交流的方式，逐一解決和消化。

在完成/持續改進階段，專門召開了生產體系對標研討會，由總工程師主持，各領域負責人參加，采用頭腦風暴法，對對標的程序和流程進一步查缺補漏，形成糾正行動并由對標小組進行跟蹤，以持續改進和提高。

經過全面對標，生產各領域的制度、流程、工作方法已經基本符合標桿電廠的最佳實踐，各領域之間工作規范、要求、配置管理相互匹配、協調，達到了高起點建設檔案管理體系的效果。

由此，對標可以作為檔案領域建設和提高績效的高效方法和途徑，筆者建議可由行業協會牽頭，成立工作組，并結合同行評估等工具，定期確定對標方向和標桿單位，號召各單位開展對標工作。如可以設置某一年度對標方向為聲像檔案收集管理，找出行業內或行業外的標桿企業，按照對標流程和企業實際情況開展對標工作。

二、關鍵績效指標工具，分解核心目標，高性能地提升檔案管理績效

1.標建立起制度和流程。如何保證高質量的執行，能否真正提升業績，就需要建立關鍵績效指標，對目標進行分解，層層落實。關鍵績效指標（以下稱KPI）是通過對組織內部流程的輸入端、輸出端的關鍵參數進行設置、取樣、計算、分析，衡量流程績效的一種目標式量化管理指標，是把戰略目標分解為可操作的工作目標的工具，是企業績效管理的基礎。建立KPI指標要遵守目標導向原則、SMART原則和執行原，KPI體系構建包括：確定工作產出、建立考核指標、設定考核標準和審核KPI指標4個流程。

2.核電企業根據自身實際情況，會制定不同的戰略目標。對于運行核電廠，其近期目標就是安全可靠經濟運行、提升企業利潤，中長期目標是長期保持世界核電先進行列，建設一流核電品牌。在建立KPI指標時，通常會將主營業務收入、利潤總額、凈資產收益率、成本收入比率、經濟增加值改善值（△EVA）列為關鍵指標。然后根據生產管理領域和具體活動分為一級指標、二級指標和三級指標，并根據公司中長期目標、年度目標以及當前實際并參考同行業良好的業績而制定出考核原則。根據KPI體系原理，筆者對核電檔案管理目標進行了分析、對工作流程進行了分解，嘗試對文件處理環節進行了指標設置，一級指標狀態反映文件管理的宏觀控制狀態，一級指標的狀態由該領域二級指標和三級指標確定。如可在文件控制下設文件接收、文件著錄、文件分發、文件使用/配置、文件回收/處置5個一級指標，每個指標下設置若干個二級、三級指標，三級指標反映文件處理活動的具體狀態，其狀態由實際值同量化目標對比確定。。以文件分發一級指標為例，下分“符合分發矩陣規則”、“24h分發及時性”、“分發完整性”、“分發記錄”等4個部分，每個部分給相應因子分值。通過建立檔案領域KPI指標體系，對檔案管理工作進行目標式量化管理，可以有效保證檔案管理工作質量長期有效、可控，檔案管理與公司考核目標、與公司戰略目標相融合，更好地服務于生產管理活動。而對于檔案具體工作中出現的失誤和問題，筆者建議借鑒事件時鐘管理是一項非常有價值的工具。

三、事件時鐘管理工具，警鐘長鳴，高安全的保障檔案工作質量

1.事件時鐘是一種組織管理工具，它為人員績效管理的效果提供可視化指示。每發生一次事件，事件時鐘將重置。每一次事件時鐘的重置都引發一次事件調查，部門成員從該事件中學習到經驗，預防錯誤重犯。其真正價值在于指出組織學習的必要性。只有幾道防范措施同時失效，才能導致嚴重的錯誤出現，嚴重的事件都是組織上存在某種缺陷，對于引起事件時鐘重置的電廠級事件必須進行徹底調查。檔案領域可以結合工作內容、易錯流程，將部門級事件擴展到檔案管理各個環節，建立檔案管理事件時鐘和時鐘重置標準。

2.事件時鐘應可視化顯示在工作人員辦公區域的宣傳欄，內容重點顯示“無事件時間XX天”和“上次事件情況”等信息。管理人員根據事件時鐘來關注檔案工作績效的趨勢。當平均無事件天數有增長的趨勢時，說明檔案人員績效在持續提高。在設定無人因事件時鐘目標時，應采用不斷增加的平均天數作為目標，盡量避免單純依靠絕對的天數，以對最近一次人因事件時鐘重置到現在的天數與平均天數進行更好的比較。平均無人因事件天數在統計上出現下滑趨勢時，要確保得到關注和分析評估。

檔案領域制定時鐘事件時，可以結合問題的影響程度和解決難易進行分級，如：涉密文件丟失或泄露、商業秘密文件丟失或泄露、檔案庫房安全等為最高級，文件未按程序分發、系統文件版本錯誤等問題則設為普通事件。諸多工作細節問題也可以累積到一定數量作為一次事件，以做到既能防微杜漸又不致工具被濫用的目的。

對于符合公司相關制度上報要求的事件，應及時上報公司有關部門，由管理人員成立調查組進行事件調查，開啟糾正行動和經驗反饋，以保證事件問題得到根本解決，并根據需要組織培訓、學習，形成有效的閉環管理。

四、同行評估工具，揚長補短，高標準完善檔案管理流程

1.同行評估。目的是通過成員單位之間的相互支持、信息交換和良好實踐的效用，通過同行評估、對標和業績提升來最大程度地提高核電廠的安全可靠性。同行評估的標準主要依據核電廠業績目標和評估標準（PO&C）、國際和國內同行的良好實踐及評估隊的經驗。采用現場巡視、活動觀察、訪談和查閱文件等評估方法，主要分為預訪問、現場評估和跟蹤回訪三個階段，全部走完需2年時間。同行評估越來越成為核電廠必做的一項工作。同行評估既可以邀請國內外同行專家，也可以邀請其他處室、公司的專家進行。

2.項目投產前我們嘗試在檔案領域開展了評估工作。首先成立評估工作小組，并邀請了監理和施工單位專家，編制了評估方案，明確評估流程和標準，遵守同行評估的方法，對檔案管理體系進行了全方位的評估，包括程序體系是否健全、完善，程序是否得到嚴格執行，程序是否有不當之處等。通過本次評估，檔案管理領域發現2個良好實踐和3個待改進項，并開啟行動項逐一解決。

通過對標建立的制度和流程，接收同行評估，是建設和完善檔案管理體系和流程的優秀工具，是樹立檔案管理核心目標的有效手段，而如何將檔案管理核心目標、核心價值落實到每一名人員、每一個環節，需要引入關鍵績效指標工具。

五、結論

實踐表明，通過上述績效工具來創新檔案管理，形成檔案工作特色績效管理工具和良好實踐，形成全方位覆蓋體系建立、流程優化、績效制定、風險監控的閉環的系列績效工具，并將其標準化、流程化，有利于在新發展階段全面推動檔案治理體系和檔案績效生態建設和發展，為“十四五”期間企業檔案工作“走向依法管理、走向開放、走向現代化”提供堅實的制度保障。

（作者單位：三門核電有限公司）