中小民營企業存貨管理存在的問題及改進

張宓

存貨是能給企業帶來利潤的重要資源，是生產經營中必不可少的資產，對企業正常運營具有重要意義。在經濟飛速發展的情況下，企業之間的競爭越來越激烈，每個企業都想要企業利潤最大化，其對存貨管理的水平也就顯得尤為重要。但是當前，有些規模不大的民營企業對存貨管理重視不足、制度缺失，導致管理不到位。本文通過對中小民營企業存貨管理中存在的問題進行分析，并提出針對性對策，希望對中小型民營企業健康發展有所幫助。

一、中小民營企業加強存貨管理的重要性

1.存貨管理的概念。存貨是指企業在正常生產經營過程中持有以備出售的產成品或商品，或仍然處于生產過程中的產品，以及在生產過程或提供勞務過程中將要消耗的材料、物料等，是企業的重要資產。存貨管理包括了存貨的采購、儲存、銷售、盤存等環節的管理。

2.中小民營企業加強存貨管理的意義。存貨管理就是在平衡生產、銷售等環節中，保證存貨數量合理、安全、完整，實現存貨成本最優化，這樣既保證生產的順利進行，也保證銷售的流暢性，可以更好地滿足市場需要。中小民營企業通過加強存貨管理，可以降低存貨占用資金，將解放出來的資金有效地投入到企業其他發展項目中去，從而獲取更多收益。同時，加強存貨管理，有助于提高存貨的周轉率，降低企業運營成本，不斷擴大企業的再生產。

二、中小民營企業存貨管理存在的問題

1.沒有健全的管理制度。首先，完善的存貨管理制度對企業是非常重要的，應該從物資運輸、采購、入庫、保存、領用、銷售、盤點等各個環節著手，將責任落實到位。但是，一些中小企業因為規模小，制度上不完善，大多數只是一個框架式文件，沒有具體的管理要求，且內部各部門間缺乏及時有效的溝通，工作人員操作就會隨意性很強。例如：有些中小民營企業由于訂單緊急等原因，存在部分物料實物不經倉庫直接從車間進出，與供應商、客戶交易的情況發生。直到供應商發票開來了，或者客戶需要企業開發票了，財務部門才知道交易的情況，然后再補辦手續，這樣不按流程辦事缺乏復核監督，隨意性太大，可能造成錯誤和舞弊風險，給企業管理帶來風險。其次，內部控制不嚴，對于存貨管理沒有明確的分工，在中小企業里面經常都是一人身兼數職，甚至一個人包攬了存貨的所有環節：入庫、領用到出庫，很容易發生錯誤，甚至是徇私舞弊;管理不嚴格，甚至任由他人進出倉庫，私自拿取存貨，而沒有辦理手續，有可能還有人將公司價值貴重的存貨偷盜，最后造成賬物不符，給公司資產管理帶來不良影響。

2.管理者及倉庫保管人員缺乏應有的重視。首先，企業高層管理者對存貨管理的重要性沒有足夠的認識，他們往往認為只要能把握好市場，產品有銷路就好，卻忽視了企業內部的管理，特別是存貨管理，他們認為存貨管理很簡單，把貨物盤點清楚是特別簡單的事情，而不知道其實存貨管理是在企業供應鏈中十分重要的一環。采購、財務、銷售、生產等部門的管理人員，由于專業知識缺乏，各部門之間沒有良好的溝通，導致存貨儲備低于市場需求或者存儲積壓等問題，這樣會使企業蒙受巨額損失。其次，倉庫保管人員專業水平不高，很多企業對倉庫保管員要求不高，只是在存貨數量上進行驗收，能做好手工賬就好。其實，大多數倉庫保管人員對倉儲流程不懂，存貨保管方面知識欠缺，在貨物的驗收、保管、發出上，經常會出現錯誤，工作效率低下。而且，現在是信息化管理，必須要電腦賬和手工賬相對應，但由于工作人員能力不足，導致存貨數據丟失和傳遞不及時，影響數據匯總和工作進度。

3.保管措施和場地管理不到位。很多中小民營企業，出于滿足生產需要和節約成本的需求，因此在倉庫管理上隨意性比較大，場地劃分很小一塊，導致倉庫貨物到處亂擺放，這樣做的后果就是貨物的遺失，要用的時候往往不知道存放地點;有些企業，存貨管理不到位，采購的貨物沒有人及時接收，供應商隨便堆放，到貨單管理不嚴，貨物并沒有及時由保管員接收，待生產需要時卻找不到，迫不得已就再去采購。上述問題不僅是浪費了企業資金，同時也造成生產上的延遲，導致發貨不及時等一系列問題。

4.缺乏合理的采購計劃。目前很多企業在存貨管理方面忽視了存貨成本和企業資金的占用情況，往往在存貨的采購上是依靠人為主觀經驗的判斷，各部門溝通也不及時，采購人員只是在電腦上看看庫存情況，沒有考慮存貨入賬是否及時，數據是否精確，不跟倉庫管理人員及時溝通，而盲目地下單采購，造成存貨儲備和實際需求是脫節的。長此以往，一方面如果采購過多，造成存貨的積壓，會過多地占用企業資金，給企業資金帶來巨大壓力;另一方面如果存貨過少則會影響企業的正常生產，從而影響到銷售計劃，導致信譽受損，失去很多市場機會，最終影響企業戰略目標的實現。

三、中小民營企業加強存貨管理的對策

1.建立健全的企業存貨內控管理制度。首先，中小企業要充分分析企業自身的存貨管理存在的問題，加強內部控制制度上的完善，制定出完整的內部流程操作手冊，每個部門相關人員明確自身職責。從銷售部門接到訂單，到生產部門按需申請存貨采購請求開始，再到采購部門按需開始采購，重點要求規范其采購人員行為，增加采購透明度。其次，存儲方面，倉庫管理人員不能一人身兼數職，不能同時登記進銷存，不得擔任會計部門關于存貨相關賬物的登記職務等相關崗位，要多增加人手，做到相互牽制，相互監督。同時制訂倉庫重地管理辦法，倉庫重地不得其他不相關人員隨意進出，不得由不相關人員代為收取貨物。再其次，加強財務核算，企業從銷售接到訂單，到生產部申請采購，到實際采購，倉庫的入庫、領用、出庫等等，每一步都要建立手工賬和電子賬并存，便于為最終的詳盡記錄提供原始數據備查，出現問題可以追查到人，財務部門在存貨記錄方面切記要遵循會計相關制度，防止錯記、重記、漏記等現象，做到賬實相符，真實準確的反映存貨的價值，保證財務報表的真實性，為企業決策者提供有效的數據。這樣每個部門齊心協力、充分溝通，形成一個良好的企業內部循環管理，為企業發展壯大奠定一個良好的環境。

2.提高企業高層對存貨管理重要性的認識。企業高層應該有高瞻遠矚的目光，不能只知道沖鋒陷陣爭取產品市場，還要有加強企業內部管理的意識，積極參加企業管理方面的學習，指導企業建立行之有效的存貨管理制度。領導有意識、有魄力，這樣下面管理人員才有動力，有信心去管理好公司的存貨，制定出適合企業自身的存貨管理制度并加以實施。

3.加強管理人員素質和倉庫管理人員業務水平。加強各管理人員的素質，應該對每一個相關人員都要進行崗前培訓，在工作過程中，部門經理、主管要對下屬人員進行作業指導，提高業務水平。加強采購人員業務水平是非常重要的，采購人員的培訓，要讓他們了解企業生產工藝流程，培訓他們的議價能力;質檢人員需要培訓對產品熟悉度，熟悉對產品質量的要求;財務人員要懂存貨管理知識，成本管理等專業知識，為企業的存貨管理保駕護航。同時，加強倉儲人員綜合素質的培養，業務上的操作，職業道德素質的修養都很重要。公司對每一個相關員工都積極培養，讓他們都成為公司的優秀人才，公司還應該采取績效考核的方式，調動每個員工的積極性，為企業的存貨管理貢獻自己的力量。

4.建立行之有效的保管措施。企業應真正重視存貨的管理工作，要從規范存貨驗收程序和方法開始，供應商送來原材料，要根據入庫單及時清點貨物，將貨物分門別類，整齊的放在指定區域的貨架上，不能隨便亂擺放，同時及時做好貨物入庫手續;車間人員根據生產訂單領料，而不是隨意性、一次性大批量的領用，或者沒有任何手續就到倉庫領取物資，甚至在倉庫保管員不在的狀況下私自去領用的現象一定要杜絕。倉庫管理員一定要有認真負責的態度，根據相應制度，必須做到根據入庫單、領料單等及時做好賬，建立備查手冊，銷售出庫單，報廢單等單據都要有，并及時入賬，貨物是有序出庫，而不是雜亂無章隨便領用，方便倉庫管理人員及時掌握存貨的使用情況，方便倉庫管理人員盤查清點。同時為了提高存貨管理效率，企業需要使用ERP系統來進行管理，應該根據企業自身的特點，開發一套適合自己企業需要的庫存管理系統，財務部門就需要及時進行電子賬的處理，做到財務和倉庫同步，同時可以給采購部、銷售部都共享庫存信息。企業還應該建立盤點制度，財務部門牽頭，定期或不定期抽查，年底大盤查，及時發現存貨問題，及時采取措施進行糾正。

5.根據銷售計劃制定相應的采購計劃。存貨的采購應該是建立在銷售計劃基礎上的，必須以銷售訂單為基準，生產部門下采購申請，最后采購部門根據審批單才最終進行采購計劃。存貨過多，占用公司資金，降低資金使用效率;存貨過少，不能滿足日常生產需要，耽誤生產進度，從而影響到銷售發貨，所以各部門應該加強溝通，根據企業的生產和銷售實際情況制定合理的存貨儲備量，制定合理的采購計劃。采購部門需要了解各家供應商的生產能力、信譽和資歷情況，建立供應商檔案，根據市場變化從中擇優選擇適合的供應商，降低采購成本，增強企業抵御市場變化的風險，同時也能避免采購人員與供應商勾結損害公司利益情況的發生。

（作者單位：寧波水表（集團）股份有限公司）