醫(yī)院文書檔案質量管理PDCA理論應用

左善瑩

摘要：在醫(yī)院經營管理過程中，文書檔案的管理在整個醫(yī)院的運作中發(fā)揮著不可替代的作用，能實現對復雜檔案的人性化管理，采取科學管理方法促進整個醫(yī)院的經營和發(fā)展。醫(yī)院文書檔案具有格式多樣、層面廣、時間跨度大等顯著的特點，如何提高文書檔案管理的規(guī)范化和標準化已成為亟待解決的問題。PDCA循環(huán)作為一種科學的管理過程，已廣泛應用于質量管理的各個領域，并取得了顯著成效。有鑒于此，本文根據PDCA循環(huán)原則，深入挖掘醫(yī)院文書檔案管理面臨的困境，并按照PDCA循環(huán)原則的計劃、執(zhí)行、檢查、行動順序開展文書檔案管理工作，以提高醫(yī)院文書檔案管理水平。

關鍵詞：醫(yī)院文書檔案;PDCA理論;質量管理

PDCA循環(huán)是一系列基于計劃、執(zhí)行、檢查和行動的活動，以具體的質量工作為目標，促進目標任務的準確實施，推動持續(xù)的質量改進。就醫(yī)院文書檔案管理而言，運用PDCA循環(huán)模式可以將過去的舊信息轉化為新信息，處理文書檔案中存在的問題，提高文書檔案管理的質量。PDCA循環(huán)過程也是高效處理信息的重要體現，在這種模式的指導下，醫(yī)院可以構建更加完善的現代化管理模式，促進文書檔案工作的改革發(fā)展。

一、PDCA循環(huán)理論概述

PDCA循環(huán)是由被稱為統(tǒng)計質量控制之父WalterA.Shewhart最先提出，后期被W.Edwards.Deming改進應用于全過程的質量管理[1]。PDCA循環(huán)起初被應用到企業(yè)管理領域，然后被廣泛推廣應用，能夠有效改善管理水平。PDCA循環(huán)質量管理可分為四個階段：第一階段“P”所代表的是“plan（計劃）”，指在重點分析當前形勢的利弊，追根溯源，并結合當前形勢詳細制定目標計劃。第二階段“D”所代表的是“do（執(zhí)行）”，指根據第一階段技術開展各項具體工作。第三階段“C”所代表的是“check（檢查）”，指按原計劃進行管理活動，發(fā)現具體工作存在的問題。這個階段主要是檢查系統(tǒng)運行情況，以確保“P”和“D”階段順利進行，以防出現差異或其他重大問題。第四階段“A”所代表的是“action（行動）”。指分析執(zhí)行過程存在的各種問題，在確保計劃順利實施的基礎上，達到最終的管理目標。PDCA模式不是單一的循環(huán)管理方法，具有連續(xù)循環(huán)的特點，每一個循環(huán)的管理模式，相應的質量管理都會有一定的改進，最終形成一套可以應用于多領域的管理方法。

二、當前醫(yī)院文書檔案管理工作存在的問題分析

大多數醫(yī)院重視醫(yī)療水平的提高，對文書檔案管理工作缺乏重視程度，管理工作體系有待完善。第一，部分醫(yī)務人員對文書檔案管理工作認識片面，文書檔案管理體系建設滯后，缺少基于大數據、云存儲技術的文書檔案管理系統(tǒng)，導致管理工作存在著覆蓋率低的問題[2]。第二，文書檔案管理部門與各科室之間缺乏協(xié)調溝通，大量重要的信息缺失，文書檔案管理質量低下，無法適應醫(yī)院改革發(fā)展的需求。第三，醫(yī)院缺乏專業(yè)的信息技術人才，導致文書檔案信息化建設缺少技術支持，文書檔案管理工作的科學性、嚴謹性不高，無法充分發(fā)揮醫(yī)院文書檔案的實際應用價值。第四，文書檔案人員往往一人多崗，工作量較大，文書檔案管理不能有效實施，無法保障管理工作質量。

三、醫(yī)院應用PDCA循環(huán)理論解決文書檔案管理存在問題的具體措施

（一）Plan計劃

針對醫(yī)院文書檔案管理過程中存在的問題，應通過引入PDCA循環(huán)理念，制定計劃階段的應對策略，具體如下：第一，建立文書管理專門工作組，培養(yǎng)優(yōu)秀的管理團隊，通過團隊成員之間的合作，提高文書檔案管理水平。第二，積極完善文書檔案管理制度，定期開展培訓活動和專業(yè)講座，積極構建適合現代化管理模式的制度，以確保計劃順利實施。第三，做好文書檔案年度總結歸檔工作，明確具體分類標準，如醫(yī)院員工合同協(xié)議、聘書、工作計劃、會議總結等[3]。

（二）Do執(zhí)行

第一，設立專門的文書檔案管理辦公室，加快傳統(tǒng)紙質檔案向數字化檔案的轉變升級，提高檔案查詢的便捷性。已納入系統(tǒng)的文書檔案，未經同意不得更改，并按照分類標準歸檔。第二，加強文書檔案管理人員的培訓，打破傳統(tǒng)的管理模式和理念，引導管理人員對文書檔案管理有更全面的認識。第三，為充實醫(yī)院文書檔案管理人員后備力量，醫(yī)院可以通過招聘、培養(yǎng)等方式引進專業(yè)人員，達到“一人一崗”的標準[4]。第四，對醫(yī)院檔案管理現狀進行綜合評價，培訓全體員工以專題形式開展文書檔案規(guī)范化工作，從根本上提高文書檔案的準確性。

（三）Check檢查

C環(huán)節(jié)主要是檢查執(zhí)行環(huán)節(jié)任務的完成情況，將其應用于醫(yī)院文書檔案管理，主要是由相關主管人員對月度或季度文書檔案管理質量進行檢查，并進一步檢查計劃實施進度，如已完成的項目、未完成的項目等。針對執(zhí)行環(huán)節(jié)檢查過程中發(fā)現的各種問題，及時報告上級部門，為醫(yī)院領導層決策提供參考依據，合理避免工作風險。此外，對醫(yī)院文書檔案管理工作實行抽查制度，不定期檢查文書檔案管理計劃完成情況。

（四）Action行動

一方面，醫(yī)院應加大信息化投入力度，增加掃描儀、云儲存、數據庫等設備技術比重，提高醫(yī)院文書檔案信息化建設水平，加強管理工作的安全性[5]。同時，醫(yī)院文書檔案管理需要加強局域網建設，避免外部網絡竊取文件檔案信息，為文書檔案信息安全提供保障。另一方面，鼓勵有關人員在理論知識、法律法規(guī)、專業(yè)技能方面進行學習，提高自身綜合素質，對檔案管理人員專業(yè)技能實施考核，從而提高醫(yī)院文書檔案整體工作質量。

四、結束語

綜上所述，PDCA理論在醫(yī)院文書檔案管理規(guī)范化進程中發(fā)揮了積極作用，這種管理模式不僅促進了文書檔案管理水平的提高，而且在一定程度上有利于醫(yī)院的創(chuàng)新發(fā)展。目前，文書檔案管理工作受到醫(yī)院的廣泛重視，在PDCA理論支持下，應不斷加強設施建設，積極開展人員培訓，逐步完善管理制度，為醫(yī)院文書檔案進一步發(fā)展創(chuàng)造良好環(huán)境。

參考文獻：

[1]郭向.醫(yī)院文書檔案管理中PDCA循環(huán)的應用[J].卷宗，2021，11（5）：35.

[2]鐘心.醫(yī)院文書檔案管理中PDCA循環(huán)的應用[J].城建檔案，2020（1）：79-80.

[3]李曉敏，高寧.淺究醫(yī)院文書檔案中PDCA理論的應用及質量提升[J].企業(yè)文化（中旬刊），2020（3）：268.

[4]馬偉建，徐昊，李磊.醫(yī)院文書檔案管理中PDCA循環(huán)的應用分析[J].中國衛(wèi)生標準管理，2019，10（5）：7-10.

[5]謝虹，李玲.PDCA循環(huán)原理在推動醫(yī)院文書檔案規(guī)范管理中的初步探索運用[J].醫(yī)學美容，2018，27（2）：38-39.

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