民營企業(yè)檔案管理中存在的問題及對策研究

郝國偉

摘要：在檔案管理方面，民營企業(yè)暴露出了不少問題，民營企業(yè)想要繼續(xù)保持自身的優(yōu)勢長期發(fā)展下去，就需要正視自身的檔案管理問題，尋找問題的根源并加以改正。在黨中央十八大上，對民營企業(yè)檔案管理工作提出了具體要求：要從根本上解決民營企業(yè)檔案管理中存在的問題，是民營企業(yè)檔案管理工作能夠適應新形勢下企業(yè)的發(fā)展。

關鍵詞：民營企業(yè)，檔案管理，問題，對策

隨著社會主義市場經濟的建立和發(fā)展，民營企業(yè)成為了重要的一員，并且正在飛速的發(fā)展過程當中。與此同時，在檔案管理方面，民營企業(yè)暴露出了不少問題，民營企業(yè)想要繼續(xù)保持自身的優(yōu)勢長期發(fā)展下去，就需要正視自身的檔案管理問題，尋找問題的根源并加以改正。[1]為了規(guī)范民營企業(yè)的檔案管理，早在2006年國家就下發(fā)了《關于促進民營企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的意見》的通知，要求民營企業(yè)要根據自身的特點，制定相應的檔案管理法規(guī)和制度。在黨中央十八大上，對民營企業(yè)檔案管理工作提出了具體要求：要從根本上解決民營企業(yè)檔案管理中存在的問題，使民營企業(yè)檔案管理工作能夠適應新形勢下企業(yè)的發(fā)展。

1.民營企業(yè)檔案管理概述

檔案是一個企業(yè)生產活動記錄的重要憑證，對于一個工程企業(yè)而言，能夠通過他們的檔案直接體現出整個工程的各個環(huán)節(jié)，能夠為財務的結算提供依據，以及為一些糾紛提供法律證據。民營企業(yè)是法人自主經營的法人個體，具有較強的獨立性和自主選擇權，因此，在企業(yè)檔案管理方面也具有自身的自主權。民營企業(yè)以利潤獲取最大化為目標，檔案管理在機構設置上遵循著低成本、高效益的原則，對于檔案管理并不重視，很多民營企業(yè)的檔案管理工作都是由其他部門兼職。家族式經營模式是眾多民營企業(yè)的主要特點，他們會將檔案管理看作是公司資產的管理，具有較強的“私有”觀念。另外，只注重經濟效益的管理模式，往往會導致檔案管理的疏忽，隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)系列認證、研發(fā)等系統性資料會因為管理不到位而不能夠滿足企業(yè)發(fā)展的需要，最集中的表現就是：工作做了不少，而資料卻很少，導致一些崗位傳承性存在欠缺，在應對上級部門的檢查時，也缺少相應的材料。[2]

2.民營企業(yè)檔案管理存在的問題

2.1檔案管理重視程度上存在的問題

首先，民營企業(yè)在檔案管理方面認識不到位，他們只是看到眼前的利益，并不能夠看到檔案管理在一個民營企業(yè)發(fā)展過程中的重要作用，認為企業(yè)中的檔案管理可有可無。還有些管理者雖然強調檔案管理的重要性，但是卻不能夠將其擺在日程上去操作，什么時候親自體驗到檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要作用時，他們才能夠真正認識到檔案管理的重要性。

其次，由于企業(yè)檔案管理給企業(yè)帶來的效益具有一定的滯后性，受自身觀念的影響，多數企業(yè)管理者不想要在檔案管理方面投放過多的資金，他們更愿意將資金投放到生產和經營上，這就在社會上出現了一些“短命”企業(yè)的一個重要原因。

2.2檔案收集與管理中存在的問題

在企業(yè)運營與管理中，檔案是企業(yè)活動的必然產物，則檔案收集與管理則是民營企業(yè)檔案工作的一部分。在眾多民營企業(yè)中，檔案收集與管理工作存在不到位的情況。一方面，部分企業(yè)的檔案收集與管理缺乏一個統一的標準，僅僅是掌握在個別人手中，檔案的作用難以發(fā)揮。另一方面，部分民營企業(yè)的檔案管理脫離企業(yè)發(fā)展的時候實際需求。這些情況很大程度上限制了企業(yè)的發(fā)展，使企業(yè)資源得不到充分的利用甚至出現流失現象。

2.3檔案管理人員上存在的問題

民營企業(yè)的一個重要特點就是利益最大化，他們更加愿意以最小的投入換入更多的回報，以此在檔案管理人員的設置上本著“能兼任就不細分”的原則，而這些兼職人員他們也有自己的工作人物，這種情況下難免會出現顧此失彼的情況。另外，專業(yè)的檔案管理需要一定的專業(yè)技術水平，由于兼職人員缺乏相應的技術，在面對檔案管理時就會出現高消耗低效率的情況，外加自身工作的限制，他們工作起來難免會出現力不從心的情況，有時候會出現想怎么干就怎么干，應付了事的情況。

另外，民營企業(yè)不同于單位，他們的人員流動性較大，每年新入職的員工和辭職的員工大有人在，伴隨這些情況出現的就是職工入職離職的檔案轉入與調出，這些工作量相當繁瑣，部分民營企業(yè)并不均被相應地管理人員，有些具備管理人員的也會因為人手短缺不能夠很好的開展，只能夠能做多少就做多少，檔案擠壓無法處理的情況比比皆是。

3.民營企業(yè)檔案管理策略

3.1完善民營企業(yè)規(guī)章制度

首先，各民營企業(yè)檔案行政管理部門要加強學習，及時理解政府相關部門頒布的檔案管理文件內涵與精神。其次，要將部門的新規(guī)定及時地進行宣傳，對于新出臺一些的規(guī)定及時的去解讀。同時，加強對各級檔案管理業(yè)務部門和檔案管理人員的培訓，將新標準的學習納入到年度培訓當中。第三，不斷完善標準，將檔案工作的目標與企業(yè)的根本目的相融合，切實滿足企業(yè)發(fā)展的需要，提升檔案管理工作的服務水平。第四，民營企業(yè)要將自身的規(guī)章制度與國家政策相結合，以國家大環(huán)境為指導，從自身實際情況出發(fā)形成自身的特點。檔案管理行政部門要通過實踐調查，執(zhí)行出符合企業(yè)的管理辦法和相關法規(guī)。

3.2加強民營企業(yè)檔案管理人員職業(yè)技能培訓

檔案管理的專業(yè)化是保障民營企業(yè)長期發(fā)展的基礎，民營企業(yè)檔案管理人員的職業(yè)技能水平則是影響企業(yè)檔案管理水平的重要因素，作為民營企業(yè)檔案管理人員要具備相應的專業(yè)資格，接受過專業(yè)檔案教育。針對目前在職的檔案管理人員，可以積極組織他們參加檔案管理方面的理論學習，提高他們的檔案管理能力，為企業(yè)的發(fā)展奠定基礎。

3.3檔案管理工作納入員工業(yè)績考核

員工的業(yè)績考核直接與員工的經濟收入相關，將檔案管理與員工的業(yè)績考核掛鉤，能夠更好的促使員工做好檔案管理工作。在具體的落實中，檔案管理的職責范圍必須具體到部門員工的崗位責任中，形成以領導層為核心的檔案管理機制，實施“誰主管、誰負責”的原則，將任務落實到各個部門人員當中，一級抓一級，落實檔案管理體系。

參考文獻

[1]李瑋.關于民營企業(yè)檔案工作的思考[J].黑龍江檔案，2013（3）

[2]馮秀臣.我國民營企業(yè)國際化發(fā)展戰(zhàn)略研究[D].哈爾濱工程大學，2012