淺議高校新校區建設項目照片檔案的管理

汪敬

照片檔案是高校新校區建設項目檔案的重要組成部分，它不僅生動形象地記錄了新校區建設項目實施前的原始面貌，客觀真實地反映了建設項目的實際情況和學校發展變化的歷程，還能為日后編寫學校年鑒、宣傳校史文化、舉辦校史展覽提供寶貴的信息資源。新時期，隨著數碼相機和科學技術的發展，數碼照片越來越凸顯了其重要的作用，與紙質檔案相比，照片檔案具有形象生動的特點，因此，照片檔案管理工作也越來越得到了重視，本文將結合我院新校區建設項目照片檔案工作的實際，探討高校新校區建設項目照片檔案在收集與管理方面存在的問題以及可采取的措施。

一、高校新校區建設項目照片檔案管理存在的問題

1.照片檔案收集不齊全

由于大家對照片檔案的重要性缺乏足夠的認識以及對照片檔案的歸檔意識不強，照片檔案收集難度大，收集不齊全，主要表現在以下兩方面：一是照片集中分散在拍攝者個人手里，沒有移交給建設項目檔案管理人員，這嚴重影響了照片檔案的完整性。以我院新校區建設項目為例，新校區建設項目的施工照片主要反映的是一些關鍵工序和隱蔽工程，這部分照片主要分散在現場的拍攝者個人手里，不容易收集齊全。二是反映新校區建設原始地形地貌的照片相對缺乏。這主要是因為大家對照片檔案沒有引起足夠的重視，照片檔案的歸檔意識也不強，更沒有指定專人負責拍攝，因此，這部分照片收集難度更大，收集不齊全。

2.照片檔案管理制度不完善

目前，一些高校新校區建設項目檔案管理工作的重心仍是紙質檔案和電子檔案，對照片檔案關注較少，在實際工作中，照片檔案的收集、歸檔、移交、保管和利用等制度還不夠完善，這直接導致了照片檔案的歸檔工作無章可循，無據可依。以我院為例，與新校區建設有關的重大活動的照片一般是由宣傳部門負責拍攝，由于照片檔案歸檔、移交制度欠缺，沒有相關的制度約束以及可操作執行的規范，這些照片仍分散在宣傳部門的相關人員手里，他們并沒有向新校區建設項目檔案管理人員移交，也沒有向學院檔案管理部門移交。因此，這部分照片檔案的移交歸檔工作仍處于空白狀態。

二、規范高校新校區建設項目照片檔案的措施

1.提高思想認識，做好照片檔案的收集工作

高校檔案管理部門必須加強宣傳，轉變大家的思想觀念，增強相關部門及人員對照片檔案重要性的認識，指導相關部門及時將照片檔案進行歸檔。檔案管理部門還應建立健全照片檔案的收集制度，從制度上來約束相關部門對于照片檔案的收集和移交工作，同時，新校區建設指揮部應指定專人負責現場及隱蔽工程的拍攝，或者委托監理負責拍攝，那么，指定的專人就要認真履職，積極主動收集和移交與建設項目相關的照片檔案，確保新校區建設項目照片檔案的完整和齊全。

2.建立健全照片檔案管理制度

針對目前高校新校區建設項目照片檔案管理制度不完善問題，高校檔案管理部門應按照國家《數碼照片歸檔與管理規范》等有關標準，結合新校區建設實際，建立健全新校區建設項目照片檔案管理制度，建立收集、歸檔、移交、借閱、利用制度，建立監督、指導、檢查制度，制定具體切實可行的操作措施。將建設項目照片檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作納入制度規范，列入專兼職檔案人員的職責范圍，集中統一保管，使照片檔案的管理工作逐步走上正規化、制度化道路。

3.積極發揮職能部門的作用

要想做好照片檔案的收集歸檔工作，還應充分發揮職能部門的作用。首先，新校區建設項目照片檔案的收集以基建、宣傳部門為主，基建部門和宣傳部門應指定專人負責，將拍攝到的照片整理好后移交給新校區建設項目部檔案管理人員，新校區建設項目部檔案人員在檔案管理部門的指導下，對建設項目照片檔案進行整理歸檔，待項目竣工驗收后再和項目檔案一起移交給綜合檔案室并留存一份目錄備查。因此，照片檔案的管理人員必須落實到位，明確各自的職能職責，相關部門之間還應多溝通多協調，大家相互配合，共同做好照片檔案的收集和管理工作。

綜上所述，照片檔案豐富了館藏檔案，是高校檔案室（館）不可多得的寶貴資源。新校區建設項目照片檔案形象生動地記錄了基建工程的原始面貌和建設全過程，是可靠的歷史依據和重要的檔案信息資源，它通過真實、客觀的圖像，將新校區建設全過程生動地呈現在人們面前，給人以身臨其境的感覺，更容易讓人產生共鳴，不僅能起到宣傳教育的作用，還具有重要的歷史文獻價值。因此，高校檔案管理部門應提高思想認識，加強新校區建設項目照片檔案的規范化管理，建立健全照片檔案的收集與管理制度，指定專人負責，明確職能職責，切實做好照片檔案的收集與歸檔工作，充分發揮照片檔案在校園文化建設的宣傳和教育作用，增強照片檔案信息資源的開發和利用水平。

參考文獻

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