信息化背景下文書(shū)網(wǎng)上檔案數(shù)據(jù)管理工作分析

金晶

摘要：新時(shí)代背景下，逐漸普及的網(wǎng)絡(luò)多媒體技術(shù)，給文書(shū)檔案管理提供了全新方向和更多機(jī)遇，顯出推動(dòng)了檔案管理信息化及數(shù)字化發(fā)展局面逐漸形成。面對(duì)此種情況，要想為社會(huì)各界對(duì)文書(shū)檔案資源的利用提供便利，必須要重視文書(shū)檔案信息化建設(shè)，基于信息化管理模式的應(yīng)用、加之各種安全保障措施的積極制定，為文書(shū)檔案高效、安全利用提供全面保障。

關(guān)鍵詞：信息化;文書(shū)網(wǎng);檔案數(shù)據(jù);管理工作

1文書(shū)紙質(zhì)檔案及電子檔案特征分析

1.1紙質(zhì)檔案

載體以紙張為主的檔案形式之一就是紙質(zhì)檔案，如公文及會(huì)議材料等的保存。具體來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案特征體現(xiàn)在以下方面：穩(wěn)定性，載體以紙為主的紙質(zhì)檔案，往往具有較高穩(wěn)定性，并且也會(huì)存在相對(duì)穩(wěn)定的字跡顏料及染料等，具有較長(zhǎng)使用壽命。值得注意的是，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案也存在較為顯著的缺點(diǎn)，如受環(huán)境及條件等因素影響，保存紙質(zhì)檔案時(shí)需要大量的存儲(chǔ)空間，且具有較高的維護(hù)成本，同時(shí)在查閱過(guò)程也會(huì)耗費(fèi)較多的時(shí)間和人力，而在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存及搬遷環(huán)節(jié)，一些自然災(zāi)害性的潛在風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題較為嚴(yán)峻，如破損及丟失、火災(zāi)等。

1.2電子檔案

在信息化時(shí)代背景下，文書(shū)檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)就是電子檔案，所以必然會(huì)產(chǎn)生以電子為載體的檔案形式，此種檔案的顯著特征體現(xiàn)在以下方面：第一，載體小，卻具有很大的存儲(chǔ)量，如U盤(pán)、硬盤(pán)等，在把資料向電子數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)化的情況下，使得以往以紙為載體的檔案存儲(chǔ)模式開(kāi)始被取代，隨之檔案管理過(guò)程的各種資源也得到了有效節(jié)約。第二，存儲(chǔ)多樣性特征，在新時(shí)期背景下，以往單一且以文字為主要形式的紙質(zhì)檔案開(kāi)始發(fā)生巨大改變，通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠從數(shù)字化角度來(lái)綜合處理文字及音視頻等資料，之后在同一介質(zhì)內(nèi)進(jìn)行存儲(chǔ)，使得傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案僅能對(duì)文字加以存儲(chǔ)的局限性被突破，因而逐漸豐富了文書(shū)檔案資料內(nèi)容。第三，便捷的異地利用和資源共享，在逐漸形成電子檔案的背景下，使得以往檔案信息資源的空間及地域等限制性因素被一一突破，隨之文書(shū)檔案的高效利用目標(biāo)逐漸實(shí)現(xiàn)，加之備份方式的多元化，也限制提升了檔案安全性。

2信息化背景下文書(shū)網(wǎng)上檔案數(shù)據(jù)管理工作的現(xiàn)實(shí)意義

2.1有利于增強(qiáng)管理質(zhì)量，推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的形成

傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理模式中，文書(shū)檔案主要以紙質(zhì)文件的形式呈現(xiàn)，難以實(shí)現(xiàn)一站式處理，進(jìn)而導(dǎo)致系統(tǒng)性、全面性不足。為了降低文書(shū)檔案管理難度、檢索難度和利用難度，增強(qiáng)管理質(zhì)量，必須要將信息技術(shù)應(yīng)用其中。一方面，借助互聯(lián)網(wǎng)或者物聯(lián)網(wǎng)終端的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，可以更為快速便捷地對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行分類(lèi)，直接瀏覽相應(yīng)的文書(shū)檔案目錄，進(jìn)而推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的形成。同時(shí)，從信息化的角度對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，可以提升文書(shū)檔案在編目、鑒定、保管過(guò)程中效率，實(shí)現(xiàn)一站式處理，節(jié)省人力資源成本，降低工作人員的工作壓力?？偠灾?，文書(shū)檔案信息化管理是提升管理、檢索、利用效率的必然要求，是未來(lái)文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展方向。

2.2有利于節(jié)約管理成本，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的目標(biāo)

文書(shū)檔案管理的最終目標(biāo)是服務(wù)于單位決策，切實(shí)滿(mǎn)足不同主體的信息查閱需求。文書(shū)檔案信息化管理，可以有效節(jié)約管理成本，縮短工作流程以及工作時(shí)間。例如，從互聯(lián)網(wǎng)終端對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，可以有效避免占用檔案室過(guò)多的物理空間，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理在檔案保管、檔案環(huán)境維護(hù)領(lǐng)域的問(wèn)題。除此之外，文書(shū)檔案信息化使得文書(shū)檔案能夠在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中進(jìn)行傳輸，打破時(shí)間、空間層面的傳輸壁壘的同時(shí)，留存相應(yīng)的記錄，提升安全管理的實(shí)效。

3信息化背景下文書(shū)網(wǎng)上檔案數(shù)據(jù)管理工作的有效對(duì)策

3.1深入推進(jìn)文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)一步減少紙質(zhì)檔案

未來(lái)，隨著信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，文書(shū)檔案勢(shì)必會(huì)朝著全面數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。為此，單位必須要深入推進(jìn)文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)，為后續(xù)的管理和利用提供條件。一是要配備和更新可供利用的高效設(shè)備和軟件，優(yōu)化管理環(huán)境。具體而言，可以結(jié)合單位文書(shū)檔案管理難度、管理量以及管理需求來(lái)采購(gòu)相應(yīng)大型掃描儀器、文件格式轉(zhuǎn)化軟件以及檔案管理軟件，科學(xué)高效地對(duì)紙質(zhì)類(lèi)文書(shū)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。二是可以通過(guò)招聘專(zhuān)業(yè)兼職人員來(lái)緩解文書(shū)檔案管理壓力，推進(jìn)文書(shū)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作的進(jìn)程。同時(shí)，單位也可以探索通過(guò)業(yè)務(wù)外包的方式，進(jìn)一步集中對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)資源高效調(diào)配與利用。

3.2完善文書(shū)檔案信息化管理體系，理清工作思路

思路和方法是文書(shū)檔案信息化管理的“橋”和“船”，思路對(duì)事半功倍，思路不對(duì)則事半功倍。單位要善于抓住文書(shū)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵問(wèn)點(diǎn)，細(xì)化工作流程、工作內(nèi)容，明確權(quán)責(zé)，避免文書(shū)檔案信息化建設(shè)出現(xiàn)無(wú)序化管理的問(wèn)題。一是要強(qiáng)化制度建設(shè)。一方面，要根據(jù)檔案管理法規(guī)以及其他規(guī)范性文件的要求，立足于單位實(shí)際，制定或者修訂文書(shū)檔案管理制度。制度應(yīng)當(dāng)包含多方面的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)能夠有效指導(dǎo)文書(shū)檔案管理人員的工作。另一方面，要抓住制度建設(shè)中的重點(diǎn)。首先，要推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)工作，明確圖片、影像、聲像等不同類(lèi)型文書(shū)檔案的格式。

3.3嚴(yán)格文書(shū)檔案立卷歸檔工作，確保文書(shū)檔案歸檔及時(shí)

要保障文書(shū)檔案的價(jià)值，提升管理時(shí)效，就必須要抓好立卷歸檔工作，一是要進(jìn)一步對(duì)散亂的信息資源進(jìn)行整合，充實(shí)文書(shū)檔案的內(nèi)容。單位可以通過(guò)技術(shù)手段關(guān)聯(lián)OA辦公系統(tǒng)、公文處理系統(tǒng)與文書(shū)檔案系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的生成與同步，提升整理加工效率和質(zhì)量。二是要增強(qiáng)文書(shū)檔案歸檔意識(shí)，確保信息資料能夠及時(shí)歸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)局，確保文書(shū)檔案全面性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、完整性以及真實(shí)性。為此，單位可以明確各個(gè)環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)時(shí)限以及歸檔時(shí)限，避免信息資料長(zhǎng)時(shí)間堆積，提升歸檔效率和質(zhì)量。

4結(jié)語(yǔ)

文書(shū)檔案主要產(chǎn)生于單位工作以及政策研究中，能夠全面準(zhǔn)確地反映各項(xiàng)工作的進(jìn)程和狀況。近年來(lái)，信息化技術(shù)的快速發(fā)展與創(chuàng)新與文書(shū)檔案網(wǎng)上管理創(chuàng)造了便利條件，推動(dòng)著文書(shū)檔案管理工作模式的變革?；诖耍髌笫聵I(yè)單位進(jìn)行文檔管理工作時(shí)，應(yīng)跟隨著信息化時(shí)代發(fā)展步伐加強(qiáng)信息化建設(shè)力度，借此保障文書(shū)檔案安全性的同時(shí)，促使文書(shū)檔案利用率顯著提高。

參考文獻(xiàn)

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