企業職工檔案管理中存在的問題及優化措施

摘要：職工檔案管理工作是企業工作中重要的組成部分，對于企業的發展有著重要的促進作用。只有對職工的檔案管理進行不斷優化，才能不斷提高企業的競爭力。但是現今的企業的職工檔案管理中還存在一些問題，下面本文將對企業職工檔案管理中存在的問題及優化措施做一個探究。

關鍵詞：職工檔案管理;問題;措施

隨著社會的不斷發展，信息化時代的到來，對于我國的企業職工檔案管理工作帶來了很大的挑戰與機遇。這就需要企業的檔案工作者們利用社會發展的優勢，對職工的檔案管理工作進行不斷優化，不斷強化檔案管理作用，逐漸發展完善檔案管理的功能，從而進一步促進企業的快速發展。

一、職工檔案管理工作中存在的問題

（一）對職工檔案管理不重視，管理方式落后

隨著社會的不斷發展，我國的經濟水平在近些年來有了飛速的提升，使企業的競爭壓力逐漸增加。就導致很多的企業為了提高自身的核心競爭力，將全部的精力都放在了企業的經濟活動中，對于職工的檔案管理工作不予重視。由于相關領導的重視程度嚴重不足，導致在職工檔案管理中，缺乏對于人員的約束，極大地打擊了工作人員的工作熱情，從而導致工作效率嚴重不足。同時由于企業的重視程度嚴重不足，導致職工檔案管理人員數量不足。以及檔案管理的設備落后，很多企業依然采用傳統的檔案管理方式，通過手寫的紙質檔案進行檔案管理工作，這種落后的管理方式會極大地增加管理人員的工作難度以及工作量，而且會經常發生檔案錯誤丟失，以及職工檔案信息泄露等問題，對于企業的發展起到嚴重的阻礙作用。

（二）檔案管理信息化程度偏低，管理效率不足

隨著信息技術的不斷發展，對于企業的職工檔案管理工作造成了極大的挑戰。現今的很多企業的職工檔案管理工作依然是采用手抄的紙質檔案進行管理。由于職工檔案要不斷地更新，在這種傳統的檔案管理過程中，由于需要手動進行檔案的記錄，導致人為問題造成檔案信息錯誤，從而影響了員工在企業內的發展。同時紙質檔案在管理過程中，經常會因為環境因素對檔案造成損壞或者污染等問題，影響到檔案的使用。而且紙質檔案管理的數量過于龐大，就會增加檔案管理工作的存儲難度以及工作強度，同時在進行檔案的更新以及調用過程中，需要在眾多的檔案中尋找到相應的檔案，極大地增加了查閱難度，導致職工的檔案管理工作效率嚴重不足，阻礙了企業的進步與發展。

二、優化企業職工檔案管理的措施

（一）逐漸提高對企業職工檔案管理工作重視

想要對職工檔案管理工作進行不斷優化，就需要提高相關領導的重視程度。只有得到領導的重視才能使得檔案的優化措施得以順利地進行，只有不斷加強領導的重視，才能使領導在企業的管理過程中，不斷加大對于職工檔案管理工作的資金投入，從而不斷購入先進的檔案管理設備，比如計算機設備，以及其他的檔案管理設備等，這是職工檔案管理過程實現信息化管理的基礎。同時加強領導的重視，才能不斷優化檔案工作的人員配置，加大對于檔案管理工作的約束力，從而不斷提高工作人員的責任意識，以及對于檔案管理的重視程度。不斷提高檔案管理效率，實現職工檔案的高效管理，逐漸推動企業的快速發展[1]。

（二）完善企業職工檔案管理機制，注重員工培訓

想要對于企業的職工檔案管理進行優化，需要根據時代的發展，對于原有的檔案管理機制進行不斷的優化與改革。逐漸建立一個完善的企業職工檔案管理機制，從而不斷提高職工檔案管理效率，逐漸提高檔案管理工作人員能力。這就需要對于在職工的檔案管理過程中，對于管理人員實行考核制度，并且對于工作人員責任進行明確劃分，從而逐漸實現責任到人制度，通過管理機制的不斷完善，從而加強對檔案管理人員的約束能力，不斷提高管理人員的責任意識。同時還要對于傳統的管理方式進行優化，對于檔案實現分層分區域管理，從而逐漸提高檔案的管理效率，使檔案的存儲以及查閱工作更加地便捷。同時還要注重對于人員的培訓，隨著社會的發展，信息化檔案管理已經逐漸成為歷史發展的必然趨勢，這就需要對職工檔案管理人員進行培訓，從而不斷提高檔案管理人員的管理能力，以及計算機使用能力，只有這樣才能在職工的檔案管理中，通過高超的計算機能力，從而實現職工檔案的高效管理，從而逐漸推動企業的發展[2]。

（三）充分發揮信息化技術優勢，實現信息化管理

隨著社會的不斷發展，逐漸實現職工檔案的數字化，以及信息化管理，對于職工檔案管理優化有著重要的作用，檔案的信息化管理相比于傳統的檔案事業有著巨大的優勢。傳統的職工檔案管理都是以紙質檔案為主，紙質檔案在使用過程中，極易造成檔案的污損與丟失，同時對于職工檔案的保存與調取工作也有著很大的難度。隨著信息技術的不斷進步，數字化檔案逐漸應用于職工的檔案管理工作中，為優化職工檔案管理工作帶來了契機，數字化檔案通過電腦系統進行檔案的錄入與存儲極大地減少檔案錄入工作出錯的概率。同時對于檔案的錄入工作效率的提高也有著重要的作用。同時通過電腦系統進行職工檔案的保存，極大地節約了檔案管理空間，減少了檔案管理費用，同時對于檔案的調用以及傳遞也有著巨大的優勢，想要實現職工檔案的信息化數字化管理，就需要引進先進的計算機設備，以及完善的職工檔案管理系統，同時不斷提高管理人員能力，只有這樣才能實現職工檔案的信息化管理，同時在檔案管理中要注重對于文件的備份與加密，從而逐漸實現職工檔案的高效安全管理，逐漸推動企業的發展進程[3]。

三、結束語：

隨著社會的不斷發展，職工的檔案管理對于企業的發展愈加重要，所以要不斷對職工檔案管理工作進行優化，逐漸提高職工檔案管理效率。這就需要提高相關領導的重視，加大資金投入，不斷完善職工檔案管理機制，逐漸實現檔案的信息化管理，使得檔案管理工作更加的高效安全，逐漸推動企業的發展。

參考文獻

[1]張國明. 企業職工檔案管理中存在的問題及對策[J]. 區域治理， 2019， No.278（52）：214-216.

[2]付思宙，余耿民. 如何有效提升國有企業職工檔案管理水平[J]. 商業文化， 2020， No.472（19）：72-73.

[3]林桂紅， 丁兆山. 新形勢下做好企業職工人事檔案管理工作的對策[J]. 人才資源開發， 2020， No.417（6）：71-72.

作者簡介：蔣利（1972.2），男，漢族，山東聊城人，大學本科，從事人力資源服務和檔案管理工作。