加強審計檔案管理 促進審計項目高質量建設

◆張娓娟／湖北省審計廳

審計檔案是考查審計工作成績、借鑒審計成果、研究審計歷史依據，做好審計檔案的搜集、整理和保管工作是各級審計機關的職責之一。目前，檔案管理工作中仍然不同程度的存在“重現場、輕檔案”“重實質、輕形式”“重實操、輕程序”“重效率、輕規范”等現象，影響了審計成果的體現。本文通過分析審計檔案管理發現的問題，歸納審計檔案檢查方法，提出審計檔案整理的建議，希以此推動審計項目高質量建設。

一、審計檔案管理發現的問題

（一）簽批程序不完善。簽批程序不完善是“重實質、輕形式”的表現，審計人員重視了簽批流程，卻不完善簽批手續。如有的取證單簽名不足2人；有的簽名為打印，不是手簽；有的審計工作底稿、業務部門復核意見未簽名，有的審計實施方案未簽批；有的審計通知書送達回證簽收人不是被審計單位法人等。

（二）文件資料時間倒置。文件資料時間倒置是“重實操、輕程序”的表現，審計人員為方便現場實際操作，不注重或者不熟悉法定審計程序。如代擬稿在業務部門復核意見書之后；代擬稿在審計項目審理意見之后；審計組會議紀要晚于征求意見書的時間；審計調查了解在審計通知書發出3天前；調查了解記錄在審計實施方案之后等。

（三）未按審理意見要求整改。未按審理意見要求整改是“重效率、輕規范”的表現，審計人員完成項目審理工作后，為了快速移交檔案，忽略了一些規范性要求，未按審理意見反映的問題及時進行整改。如缺審計取證單及審計證據資料；調查了解記錄、審計實施方案、審計組會議紀要格式不符合規范要求；未對重要事項進行記錄等。

二、審計檔案檢查方法

審計檔案應由審計組業務主管把好材料審核關；審計組負責人把好立卷審核關；在辦公室把好入庫審核關的基礎上，業務部門強化立卷審核檢查，業務部門可以通過“五查五看”的方法加強檔案立卷審查。

（一）查時間邏輯，看檔案資料編寫是否有時間倒置情況。時間邏輯是對于事件先后順序的主觀推理，通過檔案資料編寫時間可以判斷審計程序是否遵循審計流程。檢查時間邏輯時，應該從審計通知書簽發之日起，重點檢查各項審計工作是否按審計流程要求的時間先后順序形成檔案資料，各審計工作的時間先后順序如下：

批復審計通知書→下發審計通知書及簽發送達回證→編制調查了解記錄→編制審計實施方案→被審計單位承諾書→編制審計取證單（必要時形成詢問筆錄）→編制審計工作底稿→編制匯總審計工作底稿→編制審計組會議紀要→編制審計報告征求意見稿及簽發送達回證→編制被審計單位對征求意見稿反饋意見的采納情況說明→編制審計報告代擬稿→業務部門復核意見書→審計項目審理意見書→審理意見采納情況反饋書→編制審計業務會議紀要→審計報告審批文件→出具審計報告及簽發送達回證→被審計單位整改報告→編制備考表。

（二）查文書邏輯，看各文書之間是否能相互印證。審計文書之間有一定的邏輯關系，彼此可以相互印證。比如審計取證單可以印證審計工作底稿是否事實清晰；審計工作底稿可以印證審計工作是否按審計實施方案要求完成；審計報告征求意見稿可以印證審計組是否真實完整地反映了審計工作底稿的內容；審計報告代擬稿可以印證審計組是否充分適當地采納了被審計單位的意見；審計報告可以印證審計組是否充分適當地采納了審理機構的審理意見。

檢查文書邏輯時，重點查看文書填寫是否按要求的規范格式填寫，填寫內容是否真實、完整；審計證據是否充分、相關和有效，其中審計取證單描述的數據文字等是否有基礎資料支撐，是否有被審計單位確認蓋章，編制日期是否在通知書送達3天后實施；對被審計單位反饋意見的采納情況說明反映的內容是否證據充分、相關和有效；對法規處審理發現的問題是否及時修改完善；代擬稿的內容是否在征求意見稿基礎上合理地采納了被審計單位反饋意見；形成代擬稿后是否及時交業務部門復核并送法規處審理；是否填制法規處審理意見反饋書；是否按法規處審理意見進行整改完善。

（三）查審批邏輯，看簽批日期是否符合領導審批流程。審批邏輯反映審批程序流程，審批是貫穿整個業務管理的重要組成部分，比如審計調查了解應該有審計組負責人參加并對編制內容審核把關；審計實施方案由業務處室審批后再由廳分管領導簽批；審計取證單應該由2名以上審計人員共同簽認，其中至少1名具備行政執法資格；審計組業務主管應在審計工作底稿中審批；審計組負責人在審計匯總底稿中審批；審計組負責人召開審計組會議，全體審計人員參加；審計組負責人復核填制審計組復核意見書；業務處組織召開審計業務會議，分管廳領導、業務部門負責人和法規審理人員等參加；業務處復核填制業務處復核意見書。

檢查審批邏輯時，重點查看審計實施方案是否由業務處室簽批后再由廳分管領導簽批；審計組會議是否形成審計組會議紀要，并有審計組負責人簽批，紀要內容是否與征求意見稿內容矛盾；是否按流程召開審計業務會議并形成審計業務會議紀要，廳分管領導是否簽批，紀要內容是否與審計報告內容矛盾。

（四）查擺放邏輯，看檔案歸檔順序是否按立卷細則執行。審計檔案文件擺放有先后邏輯順序，審計檔案立卷按照結論類、證明類、立項類、備查類4個單元進行排列。結論類文件材料采用逆審計程序并結合文件材料的重要程度排序；證明類文件材料按與審計實施方案及調整方案所列審計事項對應的順序排列；立項類文件材料和備查類文件材料，均按形成材料時間結合材料重要程度進行排列。

檢查擺放邏輯，重點查看文件材料是否按規定的逆審計程序擺放；是否有缺件，比如缺審計調查了解記錄、缺審計實施方案、缺審計組會議紀要、缺審計業務會議紀要、缺審計組復核意見書、缺業務處復核意見書、缺審計通知書批件、缺審計報告批件等；審計取證單是否與審計工作底稿相對應。

（五）查紙張邏輯，看頁碼編寫和紙張擺放是否規范。紙張擺放與頁碼編寫之間也有一定的邏輯關系，比如用鉛筆在規定的位置編寫檔案頁碼，編寫頁碼的位置為紙張正面的右上角和紙張反面的左上角，保證有字的頁面均編有頁碼，且編寫連續頁碼。檔案資料不得擺放破損頁，如有破損應重新更換，或用A4紙張進行粘貼修復；檔案資料頁面不得有彩色筆勾畫的情況；檔案的紙張擺放不得倒置，紙張表頭朝里方便翻閱；檔案資料小于A4紙張時應靠左靠下擺放，或粘貼在A4的紙張上。

檢查紙張邏輯時，重點查看是否有重復頁碼和漏編頁碼的情況，發現重復頁碼或漏編頁碼時應用橡皮擦拭后重新編寫，不得在頁碼上直接進行涂改，紙張頁碼編寫完后應檢查是否與目錄內容對應的頁碼一致；檔案整理完后檢查是否還有殘留的金屬件，如訂書釘、回形針等，保證審計報告、審計決定等側面的訂書釘已取出。

三、審計檔案整理的建議

為了提高審計檔案管理質量，應該做好檔案交接工作，同時強化檔案管理學習，細化檔案管理責任，優化檔案管理考核。

（一）強化檔案管理學習。檔案管理看起來是非常簡單的事情，但想要做好，就得需要付出耐心和細心，有的同志認為只要做好現場工作，檔案管理無足輕重，其實從實踐工作中可以知道低質量的現場工作不可能有高質量的檔案資料，但是低質量的檔案資料必然反映出低質量的現場管理水平，因此，只有高質量的檔案管理水平才能體現高質量的現場管理水平。檔案資料的整理一方面體現了工作態度和工作作風，另一方面體現了工作能力和工作水平。因此要強化檔案管理學習，提高檔案管理質量，不能出現邏輯問題和程序問題。

（二）細化檔案管理責任。檔案管理不是某一個人的事，而應該將檔案管理工作落實到每一個人，包括審計組全體成員。從審計取證單的簽字及審計取證單附件的完整性開始，就要將檔案資料的責任落實到位，審計組業務主管和審計組負責人在檔案整理中擔負的檢查和審核責任，對程序的合規性、合法性把關。只有這樣檔案資料時間倒置、未簽字的情況才能避免。同時業務處室也要擔負起檔案管理審核把關的責任，在檔案資料交接過程中做好審核監督工作，對未按審理意見要求整改到位的檔案資料不予接受，對不符合檔案資料歸檔文件要求的不予接受。

（三）優化檔案管理考核。檔案管理考核是提升檔案管理規范化的的動力，目的是強化檔案管理理念，提高檔案管理水平。規范檔案管理可以強化審計人員規范審計流程，完善審計方法，提高現場管理水平。檔案管理和現場管理之間相輔相成，可以起到相互促進、相互提升的效果。優化檔案管理考核制度，查找檔案管理中出現的偏差，分析產生偏差的原因，并持續改進偏差。實行檔案管理年度考核制，明確考核內容和辦法，并對考核情況進行總結歸納，對常見的檔案問題及時向各業務部門給出提醒和整改要求。■

[圖片新聞]

近日，湖北省內部審計師協會第四屆理事會第一次會議在武漢召開。會議審議通過了理事會四屆一次會議工作報告、年度財務收支情況報告、修訂后的協會《財務管理制度》和《會員入會辦法》，改選了副會長、秘書長，增補了理事、常務理事，并對2021年協會重點工作進行研究部署。

（胡棋智 黃杰 攝影報道）