國家地下水監(jiān)測工程(水利部分)檔案信息化案例分析與研究

藺悅霞，沈 楠，艾尼瓦爾·達(dá)吾提，鄭 策，文 燕，嚴(yán)宇紅，張永生

(1.新疆水利廳網(wǎng)絡(luò)信息中心，新疆 烏魯木齊 830000；2.北京交通大學(xué)，北京 100044；3.水利部信息中心，北京 100053；4.北京益邦達(dá)科技發(fā)展有限公司，北京 100089；5.新疆水文水資源局，新疆 烏魯木齊 830000；6.黃河水利委員會水文局，河南 鄭州 450004)

1 概況

國家地下水監(jiān)測工程由水利部和自然資源部兩部共同建設(shè)，其中水利部分是水利部信息中心法人負(fù)責(zé)實施。工程建設(shè)涉及7個流域32個省，是唯一由中央統(tǒng)一建設(shè)管理的水利項目。

檔案管理工作是項目建設(shè)管理的重中之重，根據(jù)項目特殊性，專門開發(fā)了國家地下水監(jiān)測工程檔案管理系統(tǒng)(分建設(shè)管理和服務(wù)利用兩個階段)，采用信息化手段進(jìn)行項目全過程檔案管理，有效解決了項目點多面廣及眾多參建單位工程建設(shè)檔案標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一等難題，加強(qiáng)了各單位檔案工作質(zhì)量進(jìn)度控制，確保了項目建設(shè)檔案工作高質(zhì)量高標(biāo)準(zhǔn)高效率完成。

2019年9月，全國40個單項工程完成檔案驗收，優(yōu)良率高達(dá)72%。2020年1月，順利通過水利部組織的整體工程檔案專項驗收，評定優(yōu)良。驗收專家組對檔案信息化建設(shè)管理給予調(diào)度評價，認(rèn)為本項目檔案管理專業(yè)規(guī)范，檔案信息化的全過程開展，實時遠(yuǎn)程檢查與指導(dǎo)、紙質(zhì)檔案同步數(shù)字化，實現(xiàn)了信息服務(wù)主動化、工作手段智能化，有力提升了檔案管理的工作效率和水平，創(chuàng)新了水文基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案管理模式，具有一定的先進(jìn)性。項目檔案信息化獲得水利部首屆智慧水利優(yōu)秀應(yīng)用案例和典型解決方案獎，堪稱水文設(shè)施項目檔案建設(shè)典范。

2 項目分析與關(guān)鍵技術(shù)

檔案信息化項目設(shè)計架構(gòu)在傳統(tǒng)檔案元數(shù)據(jù)管理基礎(chǔ)上拓展，通過獨具特色的業(yè)務(wù)標(biāo)引對檔案進(jìn)行多維度專業(yè)描述，初步形成知識體系自主學(xué)習(xí)模式，使得檔案與業(yè)務(wù)工作更加貼合。同時借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將實體檔案管理納入信息化管理，解決實體檔案管理脫節(jié)和工作效率低等問題。

2.1 元數(shù)據(jù)管理與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)結(jié)合

在通用檔案元數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，分解為業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)及技術(shù)三類元數(shù)據(jù)。分別用于描述電子檔案數(shù)據(jù)含義、規(guī)范檔案數(shù)據(jù)的訪問與使用及控制業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)和功能使用。

建設(shè)期系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案分類、編碼、編目自動化；建立了標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)規(guī)則與審核機(jī)制；大文件傳輸技術(shù)及OA接口實現(xiàn)電子檔案的同步生成。查詢利用階段，專業(yè)知識體系元數(shù)據(jù)結(jié)合數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)實現(xiàn)檔案使用行業(yè)化。

2.2 工作流引擎技術(shù)

工作流引擎技術(shù)來源于OA辦公系統(tǒng)，采用圖形化界面設(shè)定各節(jié)點參與人，結(jié)合元數(shù)據(jù)自動判斷流程走向，在檔案各工作環(huán)節(jié)實現(xiàn)流程電子化，做到過程可追溯。

2.3 系統(tǒng)全方位電子檔案安全保障體系

系統(tǒng)全方位電子檔案安全保障體系，在應(yīng)用層面系統(tǒng)、安全、審計三員分立，基于元數(shù)據(jù)達(dá)到數(shù)據(jù)級權(quán)限控制。在數(shù)據(jù)層面使用動態(tài)加密技術(shù)對題名、原件進(jìn)行混淆加密，電子檔案全程處于加密保護(hù)應(yīng)用狀態(tài)，從源頭控防數(shù)據(jù)越權(quán)使用。

2.4 二維碼RFID標(biāo)簽物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

使用標(biāo)準(zhǔn)化的開放性信息存儲器技術(shù)及無線射頻認(rèn)別技術(shù)，通過標(biāo)簽認(rèn)證打通實體檔案與電子檔案一體化管理，提高精準(zhǔn)管理的水平。

3 項目總體設(shè)計思路

檔案信息化項目做為項目建設(shè)管理的手段之一，通過5 a的建設(shè)使用，一方面為國家地下水工程建設(shè)管理工作發(fā)揮了巨大作用，同時也為水利工程檔案信息化積累了許多豐富經(jīng)驗。但由于資金少，工期緊，體量大等因素，項目建設(shè)尚有可完善可拓展空間。為此，筆者在項目竣工驗收后，對檔案信息化項目進(jìn)行了進(jìn)一步思考及分析研究，形成了較為成熟完善設(shè)計思路。

3.1 應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計

3.1.1 體系結(jié)構(gòu)

檔案信息化項目以云平臺和大數(shù)據(jù)平臺為技術(shù)基礎(chǔ)，將數(shù)據(jù)范圍從傳統(tǒng)載體檔案管理擴(kuò)展為電子文件歸檔和電子檔案管理，基于統(tǒng)一的非結(jié)構(gòu)化平臺實現(xiàn)電子文件的存儲與管理，通過改造和利用已有的資源，并引入數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)實現(xiàn)業(yè)務(wù)工作自動化和數(shù)據(jù)服務(wù)智能化，為實現(xiàn)“打造水利記憶，構(gòu)建數(shù)字資源體系”的宏圖打下技術(shù)基礎(chǔ)。總體結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1 應(yīng)用系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)圖

如圖1所示的設(shè)計的檔案管理系統(tǒng)包含：資源利用服務(wù)平臺、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔接口、電子文件管理系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)、統(tǒng)一系統(tǒng)管理平臺和統(tǒng)一非結(jié)構(gòu)化平臺六個子系統(tǒng)，實現(xiàn)了從各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中捕獲所需管理的電子文件，對電子文件進(jìn)行科學(xué)分類管理并通過保障其真實性、完整性、可用性和安全性，實現(xiàn)“單軌制”管理，通過對文件數(shù)據(jù)內(nèi)容的提取實現(xiàn)對其價值的有效挖掘，最終提供各業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用，為各項業(yè)務(wù)服務(wù)。

3.1.2 主要功能簡述

參考國家有關(guān)《數(shù)字檔案館(室)建設(shè)指南》等規(guī)范，建設(shè)滿足“收集、管理、保存、利用”功能的電子檔案管理系統(tǒng)，設(shè)計的主要功能包括：

1)實現(xiàn)檔案收集業(yè)務(wù)

完成業(yè)務(wù)系統(tǒng)中電子文件歸檔通用接口的開發(fā)，實現(xiàn)對電子文件的捕獲登記。主要功能包括：電子文件捕獲、元數(shù)據(jù)捕獲、電子文件封裝、電子文件轉(zhuǎn)版、電子文件推送、“四性”檢測、數(shù)據(jù)校驗、日志及反饋。通用歸檔接口的開發(fā)使得各業(yè)務(wù)系統(tǒng)可以在電子文件產(chǎn)生的環(huán)節(jié)調(diào)用接口服務(wù)，實現(xiàn)電子文件的自動捕獲。

2)實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)

檔案管理系統(tǒng)是依據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理功能的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。主要功能包含：捕獲登記、整理組織、鑒定處置、統(tǒng)計監(jiān)控、查詢利用、系統(tǒng)配置等，其中支持對各類不同格式電子文件管理、通過配置可適應(yīng)不同業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)以樹形層次進(jìn)行靈活地分類組織和管理，并實現(xiàn)“四性”保障和檢測是系統(tǒng)建設(shè)的重點。

電子文件管理系統(tǒng)在保障電子文件“四性”的基礎(chǔ)上，可探索電子檔案“單軌制”、自動化管理(分類、組織、建立索引、提取主題和摘要、建立關(guān)聯(lián)、轉(zhuǎn)版等)模式；也支持將數(shù)據(jù)歸入一期項目已完成的電子檔案管理系統(tǒng)，按傳統(tǒng)載體管理模式進(jìn)行管理，使得系統(tǒng)既支持電子文件歸檔和電子檔案管理，也支持傳統(tǒng)載體檔案的管理。

電子文件管理系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)可采用統(tǒng)一的系統(tǒng)管理模塊實現(xiàn)對統(tǒng)一用戶/機(jī)構(gòu)、權(quán)限和數(shù)據(jù)存儲的管理。

3)按多級管理模式建設(shè)統(tǒng)一的非結(jié)構(gòu)化平臺

非結(jié)構(gòu)化平臺是實現(xiàn)電子文件管理和電子檔案管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺。通過建設(shè)統(tǒng)一的非結(jié)構(gòu)化多級應(yīng)用平臺可解決對海量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲和統(tǒng)一管理的問題，實現(xiàn)各類復(fù)雜管理結(jié)構(gòu)的定義、格式轉(zhuǎn)換、版本管理、檢索服務(wù)、工作流服務(wù)、日志審計和各類安全服務(wù)，提供保障法規(guī)遵從的基礎(chǔ)技術(shù)，可保障電子文件“四性”和長久保存。

4)實現(xiàn)挖掘服務(wù)，構(gòu)建知識體系

實現(xiàn)挖掘服務(wù)包括：實現(xiàn)電子文件利用和集成數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)提供知識服務(wù)兩部分工作。首先，通過改造已建設(shè)的資源利用服務(wù)平臺，使之不止針對傳統(tǒng)載體檔案，而可以面向歸檔前和歸檔后的各類電子文件實現(xiàn)各類資源利用服務(wù)，建成為各級業(yè)務(wù)部門提供各有側(cè)重的電子文件和電子檔案利用的統(tǒng)一服務(wù)平臺。其次，集成數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，面向試點業(yè)務(wù)提供知識化、智能化的主動資源服務(wù)。

5)檔案保存業(yè)務(wù)

通過電子檔案長久保存系統(tǒng)，確保檔案數(shù)字資源的長期保存與重要檔案數(shù)字資源的永久保存。

6)檔案利用業(yè)務(wù)

通過檔案資源共享利用平臺為檔案利用者提供服務(wù)，通過檔案門戶網(wǎng)站進(jìn)行檔案宣傳，通過大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)進(jìn)行檔案資源開發(fā)、提輔助決策等智慧檔案服務(wù)。

3.1.3 應(yīng)用功能設(shè)計思路

系統(tǒng)功能設(shè)計分三個層次：第一層次主要偏重檔案的實用性，滿足單位現(xiàn)有檔案管理業(yè)務(wù)需要的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)電子檔案單套歸檔制；第二層次在第一層次基礎(chǔ)上提供智慧服務(wù)功能，包括檔案知識庫、智能學(xué)習(xí)分析、RFID檔案管理、檔案云、大數(shù)據(jù)、智能推送方面的功能，實現(xiàn)檔案在水利行業(yè)知識體系下的智能學(xué)習(xí)擴(kuò)展及主動服務(wù)推送功能。第三層次實現(xiàn)檔案的仿真虛擬化功能，提供數(shù)字展館、VR仿真、結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和優(yōu)化調(diào)度實現(xiàn)檔案的更高層次的智慧管理應(yīng)用(見圖2)。

圖2 應(yīng)用功能設(shè)計結(jié)構(gòu)模塊

3.2 數(shù)據(jù)建設(shè)方案

數(shù)據(jù)是智慧檔案館的基礎(chǔ)，以檔案數(shù)字資源為基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)經(jīng)過采集、檢測、傳輸、處理、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化后，裝載到水利部專網(wǎng)、內(nèi)部局域網(wǎng)以及涉密專機(jī)等智慧檔案館業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫及存儲設(shè)備中。數(shù)字檔案資源建設(shè)包含文書、科技、聲像、專業(yè)等各門類電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本和數(shù)字資料等建設(shè)內(nèi)容。數(shù)據(jù)建設(shè)內(nèi)容包括標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、增量電子檔案歸檔、館藏檔案數(shù)字化加工和數(shù)字檔案資源的備份四項工作內(nèi)容。

3.3 保障體系建設(shè)

檔案信息化建設(shè)、運行和維護(hù)是項長期的系統(tǒng)工程，需要建立相應(yīng)的經(jīng)費保證、管理制度、人力資源保證。根據(jù)檔案管理實際，確保各級管理機(jī)構(gòu)均配備相應(yīng)的專兼職檔案管理人員。經(jīng)費保障是開展檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)保障，將檔案信息化建設(shè)費用列入計劃、預(yù)算，保障工作有序開展。

4 項目建設(shè)完善意義

檔案信息化項目建設(shè)與完善設(shè)計是一個多維度開放性系統(tǒng)，將實現(xiàn)從被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，從“幕后”走向“前臺”，從脫離業(yè)務(wù)工作的管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)榕c業(yè)務(wù)工作緊密結(jié)合，提高服務(wù)的質(zhì)量和效率，形成數(shù)據(jù)挖掘、主動服務(wù)的能力。做到標(biāo)準(zhǔn)先行，對水利檔案單軌制進(jìn)行初步探討。提高電子檔案可靠存儲性，同時突出水利專業(yè)性，建立以水利知識庫體系為基礎(chǔ)的檔案索引，利用智能學(xué)習(xí)技術(shù)實現(xiàn)智能分析，自動標(biāo)引，最終為各業(yè)務(wù)口徑提供全面數(shù)據(jù)支撐。

5 結(jié)語

檔案信息化項目建設(shè)與完善設(shè)計依據(jù)“打造水利記憶，構(gòu)建數(shù)字資源體系”的檔案工作發(fā)展目標(biāo)，在5G等新技術(shù)的支持下，在文字、圖像、聲音、影像、三維仿真等等多種檔案形式的支撐下，對數(shù)字化檔案進(jìn)行深入挖掘，通過VR虛擬現(xiàn)實技術(shù)實現(xiàn)虛擬檔案展廳。希望項目建設(shè)完善設(shè)計，能對即將建設(shè)的國家二期地下水監(jiān)測工程項目管理起到一定借鑒作用，也為水利工程檔案管理提供一定的參考價值。最終實現(xiàn)真正意義的水利工程檔案信息化，智能化。