淺談基層單位檔案管理信息化

曹莉娟

摘 要：檔案作為一種信息資源，是工作與生產活動的真實記錄，是管理和業務信息的重要載體，也是社會歷史不斷發展的珍貴資料。在大數據智能化新時代，基層檔案管理工作也有了電子化、數字化等新的元素，為此，我們必須把適當改變傳統的檔案管理工作方式納入重要議事日程，強化領導、完善制度、科學管理，使基層檔案管理工作更加規范化，為社會各方面發展提供有力支撐。

關鍵詞 信息化 基層檔案 檔案管理

引言

隨著經濟社會的發展，對基層檔案管理工作提出了新的任務和新的要求。本文在分析檔案管理現狀和存在問題的基礎上，從四個方面論述了在信息時代背景下如何做好檔案管理工作，以促進基層檔案管理工作的規范化，充分發揮檔案管理的社會效益。

1 基層檔案管理工作存在的主要問題

1.1 思想認識還不足

由于《檔案法》宣傳貫徹的力度不大、深度廣度不夠，全社會的檔案法律意識還不強，檔案工作在經濟發展中的作用被忽視，基層對檔案管理工作的重視程度不高。截止調研時，仍有基層單位逾期檔案未移交進館，有的單位檔案并未實行集中統一管理，將部分檔案資料存放于分管領導處或者具體業務科室，少數業務科室人員把本職工作中形成的有價值檔案據為己有。甚至有的投資上億的重點工程雖已投入使用了好幾年，但相關的檔案資料還沒有移交進館。而一些農村路橋、老舊小區、市政設施維修往往找不到圖紙，部分山林土地流轉程序也不到位，相關資料散放在農村，這些檔案方面的問題無疑會給以后的工作，帶來極大的麻煩。

1.2 管理人員不專業

大多數基層單位缺乏有專業技術職稱的檔案員，特別是熟悉檔案管理、能進行檔案信息研究的人才十分緊缺。許多單位檔案工作由辦公室同志負責，由于身兼數職，花在檔案上的精力不夠，就無法保證檔案管理工作的有序開展。部分基層單位大量的項目資料堆積如山，檔案工作人員變動頻繁，有的剛接手檔案工作就調走或者調整了工作崗位，很容易造成單位檔案資料的缺失、遺漏、不齊全、不規范。此外，檔案管理人員大多是臨時上陣，缺乏專業培訓和學習，缺少扎實的檔案學理論知識，不能適應新時代檔案管理要求，從某種程度上阻礙了檔案管理工作的科學化、規范化。

1.3 體制機制不完善

部分基層單位受機構編制及人員因素的制約，有的只是建立了一個綜合檔案室，把重要的文書、會計、業務和音像等方面檔案實行集中統一保管;而對短期工作記錄、臨時性文書等檔案資料，缺乏專責專室專人保管，這極易造成檔案管理的職能不明、分工不細、專業不精，從而影響檔案管理工作水平。同時，部分基層單位的檔案管理工作制度還不完善，檢查督促考核落實也不到位。截止調研時，一些行業主管部門對涉及檔案管理方面的制度、職責規定不全面，有些基層單位的檔案管理制度是自行研究制定，也未納入年度目標考核。

2 規范基層檔案管理工作的對策建議

2.1完善信息平臺制度，提高管理水平

針對檔案管理現狀，相關檔案管理人員應堅持實事求是的態度，加大檔案管理力度。因此，相關企事業單位的負責人首先要建立一套科學完整的檔案管理規章制度，并建立相應的規章制度。此外，有關部門還應加大監督力度，借助信息平臺，監督檔案工作人員開展具體管理工作，同時，對存在的一些檔案管理問題，也應提供具體的管理和指導辦法。最后，由于檔案來源多，相關檔案管理部門首先要做好檔案的收集工作，提高檔案管理效率，充分發揮現代信息技術的效率和質量。

2.2加強組織領導，提高思想認識

要從黨的事業大局和人民需要出發，突破傳統方式，按標準定位責任，轉變發展觀念，使檔案工作逐步適應時代需要。要把檔案工作發展情況納入本單位發展規劃和年度工作計劃，做到與其他工作一樣的安排、檢查和考核。要進一步完善檔案管理責任制，明確分管領導，配備專人，形成相關部門協同參與的管理網絡。單位主要領導要重視檔案工作，定期聽取檔案工作匯報，努力解決本單位檔案管理中遇到的困難和問題;分管領導要認真履行職責，加強協調，做好落實工作;作為檔案管理人員，要認真做好檔案的保管、收集、整理、上報工作，努力出色地完成檔案管理工作

2.3 強化隊伍建設，提高綜合素質

新時代對于檔案工作提出了新標準、新要求，要進一步提高檔案工作人員素質，優化隊伍結構、構建成長平臺。基層單位要結合實際合理設置專兼職檔案崗位，選配能力強、素質好、敢創新的年輕人。要完善用人機制，既為現有檔案人員提供升職機會，也為吸引社會人才提供有力支持。要著力引導檔案工作人員發揚愛崗敬業、無私奉獻的精神，開展檔案工作技術創新，才能讓他們正確理解自身肩負的責任，才能讓他們跟上新時代的前進步伐，也才能讓他們適應當今社會需求。要通過現場講授、程序展示、實際操作等形式，對檔案人員進行培訓，做到理論與實踐相結合，使他們在學中干、干中學，以干代訓、以干促培，從而快速提升其檔案工作技能和水平。

2.4 完善規章制度，提高工作質量

建立比較完善的工作流程及規章制度是檔案管理工作規范化的基礎和前提。在檔案管理工作中，要著眼本單位和檔案工作實際，規范檔案管理工作程序，提高相關技術含量，編寫歸檔范圍、時間、要求和檔案保管期限表、檔案分類方案。從檔案資料的收集、分類、整理、歸檔、交接、查（借）閱及銷毀全過程入手，建立標準化的檔案管理制度，比如立卷歸檔制度、檔案保管制度（包括保密制度）、機關檔案人員崗位責任制（包括職責、權限、任務、考核和獎懲）等。進一步完善行文規則，做好文件資料的收發、傳閱、立卷、歸檔及收進移出登記等工作。形成相應的安全措施，做到庫存檔案無霉變、無褪色、無沾污、無蟲蛀鼠咬，無遺失泄密、損壞，要保證電子檔案或者電子文件的完整、安全，從而使檔案管理更加規范化。

2.5 加快信息化建設，提高服務水平

相關的公司和事業單位需要制定檔案管理人員選拔模式，選擇專業知識豐富并且個人素質較強的工作人員開展相應的檔案管理工作人員，這樣可以起到相應的檔案管理工作水平。除此之外，相關的機構還要做好檔案管理人員的職業和素質培訓工作，讓他們在培訓的過程中了解豐富的信息技術內容，借助信息平臺開展相應的檔案管理工作，以此來提高檔案信息化管理的質量和效率。

要緊跟新時代檔案管理信息化建設的步伐，積極爭取和加大經費投入，運用大數據智能化技術手段，將已歸檔的紙質檔案資料信息化。要及時引進或研發檔案信息管理相關軟件，加強和規范檔案信息數據庫建設，根據檔案利用工作的需要，通過局域網以數字化形式傳輸必要、及時、可靠、大量的基礎性原生檔案信息，充分實現檔案信息共享，切實提高檔案信息管理和檔案信息利用率。作為檔案管理人員，要能熟練使用各種現代信息工具，以更快、更好地管理和開發檔案資源，對網絡上的檔案信息，進行較快的判斷、鑒別、分析，從中篩選出有用的資源，為檔案需要者、利用者提供相對優質的服務，切實提高檔案服務的效率和水平。

3結束語

綜上所述，檔案管理工作越來越重要，相關的檔案管理人員需要采取有效的方法和措施解決相關問題，通過創新檔案管理模式和手段，借助現代化檔案管理模式，增強檔案管理效率和質量。

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