如何更好地推進(jìn)殘疾人康復(fù)檔案管理信息化建設(shè)工作

文/濟(jì)南市盲人按摩指導(dǎo)中心 陳桂英

如何更好地推進(jìn)殘疾人康復(fù)檔案管理信息化建設(shè)工作

文/濟(jì)南市盲人按摩指導(dǎo)中心 陳桂英

檔案管理信息化是當(dāng)代檔案學(xué)理論和實踐的核心任務(wù)，殘疾人康復(fù)檔案是國家檔案的重要組成部分。推進(jìn)殘疾人康復(fù)檔案管理信息化，有利于充分發(fā)揮殘疾人康復(fù)檔案的價值與作用，實現(xiàn)檔案工作記錄殘疾人康復(fù)歷史、服務(wù)社會的根本目標(biāo)。

殘疾人康復(fù)；檔案管理；信息化

21世紀(jì)以來，信息化被提升到國家戰(zhàn)略的高度，這為殘疾人康復(fù)檔案管理信息化的發(fā)展提供了良好的社會環(huán)境。殘疾人康復(fù)檔案是國家檔案的重要組成部分，是國家信息化、行業(yè)信息化、機(jī)構(gòu)信息化的一個體現(xiàn)。推進(jìn)殘疾人康復(fù)檔案管理信息化，有利于充分發(fā)揮殘疾人康復(fù)檔案的價值與作用，實現(xiàn)殘疾人康復(fù)檔案工作記錄殘疾人康復(fù)歷史、服務(wù)社會的根本目標(biāo)。

一、推進(jìn)殘疾人康復(fù)檔案管理信息化的重要意義

殘疾人檔案管理信息化，是檔案管理部門面對信息技術(shù)革命的積極回應(yīng)，也是檔案管理的必然選擇。信息化開展檔案管理工作，提高了管理效率和服務(wù)質(zhì)量；有利于提高檔案管理人員的素質(zhì)，開闊其視野；從整個殘疾人事業(yè)發(fā)展大局來說，也利于管理、宣傳、督導(dǎo)殘疾人康復(fù)事業(yè)，豐富公眾的信息生活。

（一）促進(jìn)檔案管理效率的提高。管理效率的提高意味著以較少的人力、物力、時間完成較高質(zhì)量或較多數(shù)量的工作。檔案管理信息化一方面可以實現(xiàn)許多管理過程的自動化，包括歸檔、存儲、鑒定、統(tǒng)計分析，另一方面還可以簡化檔案實體管理，如立卷、實體分類等，從而減少檔案工作人員的手工勞動，縮短工作時間，提高管理效率。對實體檔案管理便捷，從某種意義上講也讓檔案原件得到了保護(hù)。如果將珍貴的歷史檔案數(shù)字化，且格式選擇得當(dāng)，檔案信息就會得到更好的保存。

（二）提高服務(wù)水平。服務(wù)水平的提高意味著以更為恰當(dāng)?shù)姆绞綄⒏S富的信息提供給用戶，滿足其日益增長和變化的需求。一是提高了檢索的便捷性。檔案管理系統(tǒng)具有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力，可實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)的一次輸入，多次輸出，可以從多個角度查詢檔案，有助于滿足用戶多元化的檢索需求。二是提高查詢效率。信息化條件下查詢效率的提高不僅表現(xiàn)在檢索時間的縮短，更表現(xiàn)在查全率和查準(zhǔn)率的提高上。三是豐富服務(wù)內(nèi)容和手段。檔案工作者可以將檔案信息以文字、圖像、音頻、視頻等多種媒體形式予以展現(xiàn)，可以將檔案信息與其他數(shù)字信息有機(jī)整合，并以超鏈接、超媒體的方式提供便捷的訪問途徑，還可以通過電子郵件、手機(jī)短信等手段提供服務(wù)。利用者利用的信息內(nèi)容更為全面、立體，獲取服務(wù)的手段、途徑也更為多樣化。另外，殘疾人康復(fù)檔案的利用者中有相當(dāng)一部分是有障礙的殘疾人，通過網(wǎng)絡(luò)利用檔案信息，解決了殘疾人出門難、溝通難的問題。

（三）有助于殘疾人康復(fù)事業(yè)的管理和宣傳。在大數(shù)據(jù)格局之下，信息化有助于提高殘疾人康復(fù)服務(wù)效率，促進(jìn)部門業(yè)務(wù)整合，充分利用好殘疾人基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和既有成果，實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接共享，減少重復(fù)，為制定本地殘疾人康復(fù)服務(wù)措施提供科學(xué)依據(jù)。也為殘疾人康復(fù)服務(wù)督導(dǎo)檢查提供了便捷性，督導(dǎo)檢查結(jié)果是康復(fù)服務(wù)機(jī)構(gòu)是否承擔(dān)下一年度服務(wù)項目和本年度經(jīng)費撥付的依據(jù)。殘疾人康復(fù)檔案管理信息化還可以從多角度宣傳殘疾人康復(fù)事業(yè)，全面展示殘疾人康復(fù)服務(wù)工作的生動實踐和顯著成效，展示殘疾人通過接受康復(fù)服務(wù)改善身體狀況、恢復(fù)身體功能的鮮活實例，增強(qiáng)殘疾人主動參與康復(fù)的信心和積極性，營造全社會關(guān)心殘疾人康復(fù)的良好氛圍。

二、殘疾人康復(fù)檔案管理信息化存在的問題

隨著殘疾人康復(fù)事業(yè)的發(fā)展和檔案工作的開拓，殘疾人康復(fù)檔案的種類和數(shù)量越來越多。如何更好地利用信息技術(shù)為殘疾人康復(fù)檔案管理服務(wù)成為擺在殘疾人工作者面前的一個課題。俗話說“三分技術(shù)，七分管理”，優(yōu)化殘疾人康復(fù)檔案管理的成果，往往不在于技術(shù)本身的先進(jìn)程度，而更多地取決于非技術(shù)因素的支撐程度，取決于技術(shù)、非技術(shù)因素之間的匹配程度。

（一）政策法規(guī)不健全。殘疾人康復(fù)檔案管理信息化是一項新工作，采用的是新技術(shù)手段，這個過程中必然會產(chǎn)生許多新的問題，其中涉及權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的問題需要法律法規(guī)來調(diào)整和規(guī)范，比如電子文件的憑證作用、保存要求、信息開放原則和內(nèi)容等，而涉及事業(yè)定位、發(fā)展途徑則需要政策引導(dǎo)和支持。政策法規(guī)不健全，嚴(yán)重制約了殘疾人康復(fù)檔案管理信息化的發(fā)展。

（二）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范空缺。在殘疾人康復(fù)檔案管理信息化過程中，出現(xiàn)頻率較多的問題就是操作規(guī)程問題。而檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的空缺，使殘疾人康復(fù)檔案管理信息化進(jìn)程中面臨多種風(fēng)險。比如：若沒有國家統(tǒng)一的殘疾人康復(fù)檔案信息交換格式標(biāo)準(zhǔn)，檔案室各自采用不同的格式建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，就會形成一個個信息孤島，無法或難以交換、共享；若沒有電子文件存儲格式標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息則會因無法輸出而丟失，可能導(dǎo)致珍貴記憶的空白。

（三）專業(yè)人才匱乏。檔案部門有著這樣一個共同的感嘆：“既懂信息技術(shù)又懂檔案專業(yè)的人才太少了！”這個事實是各單位信息化水平徘徊不前、許多檔案管理軟件不適用、許多檔案工作者難以描述檔案管理軟件需求的根源所在。

三、推進(jìn)殘疾人康復(fù)檔案管理信息化的幾點建議

針對以上殘疾人康復(fù)檔案管理信息化存在的問題，為推進(jìn)殘疾人康復(fù)檔案管理信息化創(chuàng)造適宜的環(huán)境、提供全面的保障，是推進(jìn)殘疾人康復(fù)檔案管理信息化的基礎(chǔ)，也是保障殘疾人康復(fù)檔案管理信息化的必要條件，否則檔案管理信息化的發(fā)展會緩慢且艱難，這在殘疾人康復(fù)檔案管理信息化的初始階段顯得尤為突出。

（一）健全法規(guī)政策，理順體制和機(jī)制。目前最迫切的政策需求是將殘疾人康復(fù)檔案管理信息化作為信息資源開發(fā)利用的重要內(nèi)容，納入國家、政府、行業(yè)、地方信息化中，并制訂與信息社會發(fā)展要求相適應(yīng)的殘疾人康復(fù)檔案管理信息化規(guī)劃和攻關(guān)計劃。再者要從檔案管理信息化的宏觀管理層入手，涉及國家和地方各級相關(guān)主管部門，包括檔案行政管理部門、立法機(jī)構(gòu)、信息化主管部門、行業(yè)主管部門等，多部門聯(lián)動理順體制，建立、完善切實可行的協(xié)調(diào)、監(jiān)督機(jī)制，保證殘疾人康復(fù)檔案管理信息化良好發(fā)展。同時，對于在殘疾人康復(fù)檔案管理信息化過程遭遇到的操作規(guī)程問題需要通過標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來解決，以普及優(yōu)秀的殘疾人康復(fù)檔案管理實踐經(jīng)驗，統(tǒng)一管理方法，減少低水平重復(fù)，促進(jìn)信息共享和交換。

（二）完善社會服務(wù)體系，實現(xiàn)管理合力。檔案信息化管理工作需要多方社會力量的參與，包括檔案管理軟硬件提供商、信息安全服務(wù)商、咨詢機(jī)構(gòu)、高等院校、科研機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會等各類服務(wù)組織，這些組織所提供的產(chǎn)品和服務(wù)是殘疾人康復(fù)檔案管理信息化發(fā)展的必備要素。

（三）培養(yǎng)人才，提升管理水平。殘疾人康復(fù)檔案管理信息化對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)、信息素質(zhì)和綜合素養(yǎng)的提升，視野、能力、觀念的改善對檔案信息化管理工作而言至關(guān)重要。殘疾人康復(fù)專業(yè)性強(qiáng)的機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位要采取有力措施，制定在職教育制度和獎懲制度，鼓勵檔案管理人員主動學(xué)習(xí)檔案管理新知識新技能，加強(qiáng)與外部的交流與合作，學(xué)習(xí)經(jīng)驗，交流心得，尋求在理念、制度、方法、手段等各方面的支持。

（四）提升社會服務(wù)能力，增強(qiáng)服務(wù)效果。在推進(jìn)殘疾人康復(fù)檔案管理信息化過程中，檔案主管部門可以向咨詢公司、高等院校、研究機(jī)構(gòu)尋求方案設(shè)計和整體規(guī)劃等智力支持。檔案管理系統(tǒng)要不斷擴(kuò)大行業(yè)結(jié)構(gòu)，引導(dǎo)應(yīng)用軟件廠商、存儲廠商、數(shù)據(jù)庫提供商、監(jiān)理公司進(jìn)入檔案領(lǐng)域，提升社會服務(wù)能力。推進(jìn)殘疾人康復(fù)檔案管理信息化，意義深遠(yuǎn)，任務(wù)繁重，是一個長期發(fā)展的系統(tǒng)工程。只有面向殘疾人康復(fù)檔案管理和開發(fā)利用的主要需求，解決工作中存在的實際問題，才能提高信息化的實際效果。從理順管理體制和機(jī)制到健全法規(guī)政策，從制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)到完善社會服務(wù)體系，從培養(yǎng)人才到提升社會服務(wù)能力，都應(yīng)以需求為導(dǎo)向，認(rèn)真調(diào)研、廣泛論證、集思廣益，確保殘疾人康復(fù)檔案管理信息化的持續(xù)推進(jìn)。

[1]全國人大常委會.中華人民共和國檔案法[Z].中國民主法制出版社,1996-7-5.

[2]全國人大常委會.中華人民共和國電子簽名法[Z].中國民主法制出版社,2015-4-24.

[3]國家檔案局.機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范[Z].國檔發(fā)(1987)27號.

[4]國家檔案局,中央檔案館.全國檔案信息化建設(shè)實施綱要[Z].2002-11-25.

[5]國家檔案局.國家數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程[Z].2005.

[6]國家檔案局.紙質(zhì)檔案化技術(shù)規(guī)范(DT/A31-2005).