信息化環境中醫院綜合檔案數字化管理的應用探究

劉麗君

[摘 要] 在信息化環境下，現代通信技術、網絡技術、數據庫技術逐漸成熟，這為各大企業的日常管理工作效率及質量的提高，提供了充分有效的技術支持。從我國中醫院來看，在信息化環境下，其檔案管理工作發生了較大程度的變化，從傳統以紙質檔案管理為主導的管理模式，逐步朝電子化、智能化、數字化檔案管理方向發展。值得注意的是，在檔案數字化建設工作中，仍存在一些問題。因此，文章以信息化環境中醫院綜合檔案數字化管理工作開展的意義為切入點，進一步對在此中醫院面臨的問題進行分析，并提出數字化管理層面的相關優化策略，希望以此促進中醫院綜合檔案數字化管理工作效率及質量的全面提升。

[關鍵詞] 中醫院；綜合檔案；數字化管理；優化策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）11-0074-03

近年來，在社會經濟穩步發展的背景下，我國中醫院日常管理工作水平得到全面提高。檔案管理作為中醫院日常管理工作中非常重要的一部分，我們需要認識到信息化環境對檔案管理工作產生的影響，要及時轉變思路，重視中醫院綜合檔案數字化管理建設。然而，在中醫院綜合檔案數字化管理實際建設工作開展過程中，還存在一些挑戰性問題，比如，對檔案數字化管理重視程度有待提高、檔案管理人員數字化管理專業能力素養水平有待提高、檔案管理安全性有待提高等[1]。為了解決這些挑戰性問題，促進中醫院綜合檔案數字化管理工作效率及質量的全面提高，筆者圍繞“信息化環境中醫院綜合檔案數字化管理的應用”進行了分析。

一、信息化環境中醫院綜合檔案數字化管理工作開展的意義概述

在網絡信息時代背景下，信息化環境中的現代通信技術、網絡技術以及數據庫技術等越來越成熟，在這些技術的成熟為各行各業日常管理工作提供了新思路及新技術，中醫院也不例外。從實際工作角度來看，在信息化環境下，中醫院綜合檔案管理工作逐步朝數字化管理方向發展，對其開展數字化管理具有重要意義。

（一）可保證檔案信息數據的真實性及可靠性

對于中醫院的綜合檔案數字化管理來說，是指在保護檔案原件及數據真實的基礎條件下，對計算機自身具備的軟件功能及硬件功能進行合理利用，實現對檔案信息的數字化加工，使醫院工作人員的應用需求得到有效滿足，進而使檔案信息資源的價值作用充分有效地展現出來[2-3]。與此同時，中醫院綜合檔案數字化管理的實現，可為醫院工作人員提供豐富多元，且真實的數據信息，進一步為醫院領導層在決策的制定及實施等過程中，提供準確、可靠的信息數據支持。此外，在信息化環境下，通過信息技術的應用，能夠使中醫院的各項數據資源實現高效共享，從而使中醫院檔案信息資源的利用價值大大提升。

（二）提高檔案信息資源存儲及檢索效率

在中醫院各項工作不斷推進過程中，產生的數據信息繁多，傳統的紙質檔案管理模式顯然難以滿足大數據量的處理工作，且在檔案信息資源存儲方面，需耗費大量的人力資源，在相關檔案信息資料查詢方面效率也不高，會使與檔案相關聯工作的效率受到影響。而在信息化環境下，中醫院通過綜合檔案數字化管理工作的開展，采取數字化管理模式，進一步對計算機網絡、信息技術的高效應用，能夠使檔案信息資源從采集、分析整理，到存儲管理的效率大大提升。與此同時，通過中醫院檔案管理信息，輸入關鍵詞可實現檔案信息資源高效檢索，從而減輕人工工作壓力及工作量，使醫院的檔案信息資源利用效率得到全面提升。

（三）使檔案信息資料得到有效保護

中醫院在傳統紙質檔案管理工作當中，易出現一些問題，比如檔案遺失、檔案缺損、遭遇火災或水災等，這些問題的出現不利于紙質檔案信息資料的有效保存，易造成檔案信息資料完整性缺失，從而使醫院的相關工作難以有據可依[4]。而在信息化環境的背景下，中醫院綜合檔案數字化管理的實現，可以一改傳統的紙質檔案管理模式，使醫院的檔案管理轉向為電子化、數字化、信息化管理，這樣便能夠使傳統紙質檔案管理中的一些問題得到有效避免。并且，在網絡安全技術的支持下，可大大提升檔案信息資料的安全性，預防失竊等風險問題的出現。此外，通過備份管理等方式，可以使檔案信息資料的完整性得到有效保證，進而為醫院相關工作的順利、有序開展提供有效的參考依據。

二、信息化環境中醫院綜合檔案數字化管理工作面臨的挑戰性問題分析

雖然在信息化環境下，中醫院綜合檔案數字化管理的意義顯著，但在實際工作開展過程中，也面臨著一些具有挑戰性的問題。倘若面臨的挑戰性問題未能及時有效解決，則會影響到中醫院檔案管理工作的整體效益。

（一）對數字化檔案管理缺乏充分的認識

在中醫院綜合檔案數字化管理工作開展過程中，發現部分領導對醫院的綜合檔案數字化管理工作認識不足，存在重視臨床檔案信息資料管理，但對綜合檔案數字化管理不夠重視的情況；未能在綜合檔案數字化管理工作中投入充足的資金，使得檔案管理所需軟硬件設備數量、性能及質量都難以得到有效保障，這樣便使得中醫院的綜合檔案數字化管理工作如同虛設，難以發揮出實質性的作用[5]。與此同時，受到相關思想的影響，中醫院方面在檔案管理工作開展過程中，尚未完全實現電子化管理，部分工作內容仍采取傳統的紙質檔案管理模式，使得檔案管理的效率及質量難以得到有效提升。此外，在部分檔案管理工作采取數字化管理模式，部分檔案管理采取傳統紙質檔案管理模式下，兩者之間的協調性及銜接性難以得到有效保證，可能還會出現職權分配上的矛盾，不利于中醫院綜合檔案管理整體效益的提升。

（二）數字化管理專業能力素養水平有待提高

在中醫院綜合檔案數字化管理工作開展過程中，檔案管理工作人員扮演著非常重要的角色，但是，如果檔案管理工作人員在檔案管理方面的專業能力素養水平有限，則會使檔案數字化管理工作的效率及質量難以得到有效提高。從現狀來看，中醫院在綜合檔案管理方面，從傳統的紙質檔案管理，轉向信息化、數字化管理模式，檔案管理工作人員的工作理念、技術水平也勢必發生轉變，即需要檔案管理工作人員掌握信息化、數字化管理技術方法，懂業務、懂技術、懂數字化管理流程等。但是，因部分檔案管理工作人員在檔案數字化管理方面的技術水平、業務能力不足，難以高效地掌握數字化檔案管理所需的網絡技術、通信技術以及計算機技術，顯然這將影響中醫院綜合檔案數字化管理工作的效率及質量[6]。此外，從醫院層面分析，為了滿足中醫院綜合檔案數字化管理的高標準、高要求，勢必需要構建完善的人才培養體系，但是中醫院側重醫療、護理等工作的開展，對數字化檔案管理專業人才的培養缺乏重視，使得人才培訓方式方法滯后，進而使醫院的現代化檔案管理人才呈現缺乏的局面，難以促進中醫院的綜合檔案數字化管理工作效益的全面提升。

（三）檔案管理安全性有待提高

雖然在數字化管理下，中醫院的綜合檔案數字化管理能夠避免傳統紙質檔案管理工作潛在的一些安全隱患問題。但是，檔案數字化管理同樣也需要考慮到一些安全性問題[7]。其安全性問題主要集中體現在網絡安全方面，比如中醫院的綜合檔案數字化管理在缺乏安全技術、安全防護措施的情況下，檔案信息資源易受到病毒攻擊、黑客攻擊等，從而導致醫院的檔案信息資源泄密。檔案信息資源泄密包括醫院醫護人員的人事檔案泄密、患者就醫檔案泄密等。檔案信息資源泄密不利于對醫護人員的保護，也容易發生醫患糾紛問題。顯然，此方面的安全性問題需引起足夠的重視。此外，如果相關工作人員的工作態度不積極，或者未重視中醫院綜合檔案數字化管理系統的日常運營維護，針對潛在的安全隱患問題未能及時排查、處理，則容易導致檔案管理系統難以正常、穩定運行，進而使中醫院的檔案數字化管理工作效率及質量大大降低，不利于為醫院其他相關工作提供有效的檔案信息資源支持。

三、信息化環境中醫院綜合檔案數字化管理優化策略分析

如前所述，在信息化環境下，中醫院綜合檔案數字化管理工作開展期間面臨一些有待解決的挑戰性問題。為了解決這些挑戰性問題，提高中醫院綜合檔案數字化管理工作的效率，有必要重視有效優化策略的實施。總結起來，具體優化策略如下：

（一）提高對綜合檔案數字化管理的認識，重視充足的建設資金投入

在信息化環境下，中醫院綜合檔案數字化管理工作要想順利、有序推進，首先有必要加強醫院領導層對綜合檔案數字化管理認識水平的提高，改進以往工作中重視醫院臨床信息資料管理，而對其他相關檔案管理缺乏重視的情況，對綜合檔案中的各項檔案管理均要提高重視程度。醫院領導層在提升自身認知的基礎上，要引導檔案管理人員提高對綜合檔案數字化管理的重視，鼓勵檔案管理人員樹立與時俱進的工作理念，加強自我學習，從而滿足綜合檔案數字化管理工作的需求。與此同時，醫院方面需在綜合檔案數字化管理建設工作中，投入充足的資金，購置性能好、質量優質的數字化檔案管理設施設備，完善相關軟硬件設備，使中醫院綜合檔案數字化管理有充足的物資保障[8]。此外，中醫院還需重視將檔案室作為核心的數據系統的構建，對中醫院的檔案進行統一管理，使醫院在開展工作期間，能夠應用數據系統高效地對相關檔案信息資源進行檢索、查詢、閱覽及下載。

（二）提升檔案管理人員的綜合素質、能力水平

要想使檔案管理人員的綜合素質、能力水平得到有效提升，一方面需要重視現代化復合型專業人才的選拔。在人才招聘過程中，采取擇優錄取的模式，重點考察應聘者的數字化檔案管理理論基礎知識掌握情況、實踐管理能力及技巧等[9]。另一方面，針對新招聘進來的檔案管理人員，需要加強崗前培訓，通過理論、技術層面的知識培訓，使新招聘的檔案管理人員能夠快速適應中醫院的數字化檔案管理工作。此外，要定期對在崗檔案管理人員進行考核，將考核制度與績效晉升制度、獎懲制度相掛鉤，對數字化檔案管理工作認真、積極負責的檔案管理人員，給予精神上或物質上的表揚；對于工作態度不積極性、懈怠的檔案管理人員，給予批評教育，指出其不足，使其能夠提高思想認識，認真做好自身崗位的檔案管理工作。

（三）合理應用現代化技術，提升綜合檔案數字化管理的安全性

在醫院的綜合檔案數字化管理信息資源繁多，且類型復雜，為了保證檔案信息資源在數字化管理工作中的安全性，進而使檔案信息資源能夠實現高效利用，有必要合理應用現代化技術。例如在檔案數字化管理系統當中，合理設置“防火墻+安全密鑰”技術，在現代化技術的支持下，設置系統訪問權限，具備權限的工作人員，能夠根據自身權限等級，檢索、查詢、閱覽及下載相關檔案信息資源；而不具備的權限的工作人員，則拒之系統之外，這樣可以使檔案數字化管理的安全性得到有效保證[10]。此外，中醫院還可以引進系統殺毒軟件技術，比如McAfee防病毒軟件、金山毒霸、360殺毒軟件等，或者具備條件的中醫院可自行研發高效的醫院檔案管理專用殺毒系統軟件等，使數字化檔案資源感染病毒的概率降到最低，進而使中醫院綜合檔案數字化管理的安全性得到有效提升。

四、結語

綜上所述，基于信息化環境下，中醫院綜合檔案數字化管理建設工作的開展非常有必要。但是，中醫院在綜合檔案數字化管理建設工作開展期間，也面臨一些挑戰性問題。因此，需要醫院領導層加強對綜合檔案數字化管理認識的提高，并保障有充足的建設資金投入。在提升檔案管理人員綜合素質、能力水平的基礎上，合理應用一些現代化技術，如安全密鑰技術、防火墻技術等，使綜合檔案數字化管理的安全性得到有效提升。總之，通過完善各方面的措施，中醫院綜合檔案數字化管理工作效益將能夠得到明顯提升，進一步為中醫院日常管理工作的穩步、可持續發展提供有效支撐。

參考文獻：

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