論私人檔案管理問題研究

李琪

[摘 要] 檔案作為黨和國家各項工作以及人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進我國各項事業科學發展，維護國家及人民群眾根本利益的重要依據。私人檔案，是國家檔案資源不可或缺的組成部分，尤其貼近群眾，反映群眾生活，是完整呈現祖國面貌、人民群眾生活的真實記錄。但由于我國對私人檔案的研究起步比較晚，我國的私人檔案管理仍有很多問題和不足，文章從私人檔案定義入手，通過分析對比國內外私人檔案現狀，從檔案征集、檔案保管、檔案利用角度出發，探索其中不足及背后原因，最后提出完善私人檔案管理的意見和建議。

[關鍵詞] 私人檔案；征集；保管；利用；主體；市場

中圖分類號： G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）14-0061-03

“二戰”以來，世界各國尤其是西歐國家高度重視對私人檔案的研究。自1950年國際檔案理事會成立以來，私人檔案主題已在國際檔案大會上進行了多次討論。1996年，在北京召開的第十三屆國際檔案大會上確立了“社會——文化檔案”觀，意味著社會信息資源系統包括公共檔案和私人檔案。這引起了我國對私人檔案社會價值的關注。2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》指出：“縣級以上各級檔案行政管理部門要積極指導國有企業開展檔案工作引導、幫助非公有制經濟組織和社會組織做好檔案工作”。因此，檔案與檔案工作的基礎支撐作用不可或缺，任何一項重要工作和重要活動都離不開檔案的基礎支撐[1]。

一、私人檔案概述

私人檔案有廣義的私人檔案與狹義的私人檔案之分，廣義的私人檔案是具有非公立或官方性質的機關、企事業團體、組織機構所形成的檔案；狹義的私人檔案是屬于個人或家庭和社會生活、生產活動所產生的私人性質的文字、圖表、數字載體等形式的檔案。文章所說的私人檔案是私人或私人組織在社會活動中形成的為私人所有的檔案[2]。

二、國內外私人檔案現狀

20世紀50年代，是我國檔案學的起步和發展階段，但此后很長時間，檔案事業停滯不前。而自1950年的國際檔案大會開始，西方各國已開始重視私人檔案，且檔案事業蓬勃發展。直至1987年，我國出臺了《中華人民共和國檔案法》，這是我國第一部檔案法。該檔案法規定“一切國家機關，武裝力量、政黨、社會團體、企事業單位和公民都有保護檔案的義務”。私人檔案作為檔案的組成部分，也首次擁有了法律約束力。由此，我國的檔案研究和檔案事業重新煥發生機。

（一）私人檔案征集

私人檔案征集主要有兩種，一是以美、法為代表的柔性方式；二是以俄國、意大利為代表的剛性方式。我國采用的是這兩種方式并行的檔案征集方式[3]。

1.國外私人檔案征集

以美、法柔性方式為例，由于美國憲法規定“私有財產神圣不可侵犯”，國家也無權過問私人財產，包括私人檔案，因此出于尊重個人所有權的目的，個人擁有私人檔案的相對處置權。法國則是通過政府副鼓勵、獎勵，政府贖買，自愿移交、捐贈的方式收取私人檔案，還有一些歐美國家采取免稅、個人獎勵、專項購買和代購的方式收集檔案。

除柔性方式外，還有俄國政府的剛性方式。俄國《列寧檔案法令》規定，撤銷所有作為主管機關的政府機關的檔案館，建立統一國家檔案全宗，設立統一掌管國家檔案全宗和全國檔案事物的檔案管理總局。其強硬體現在凡未經檔案管理總局書面批準的一切政府機關，無權銷毀任何檔案文件，違法者依法制裁，在意大利也有類似規定[4]。

2.我國私人檔案征集

我國私人檔案征集主要以捐贈、收購、征購和寄存為主。《檔案法》規定，對于具有重要歷史社會價值的私人檔案，應捐獻給國家各類各類檔案館，由國家給予檔案有效保護。相關法律法規的出臺，一方面體現了國家強制力，另一方面以鼓勵捐贈、給予捐贈津貼的方式收集檔案，既能調動民眾的積極性，也能達到檔案的征集目的。

（二）私人檔案保管

檔案保管是檔案管理流程的中心。針對不同價值屬性的檔案，檔案如何保管、怎樣保管、由誰保管的問題，各個國家采取了不同的解決辦法。

1.國外私人檔案保管

西方國家普遍重視私人檔案保管。法國政府規定：屬于國家藝術文化和《檔案法》規定范圍內的一般性檔案應由國家統一管理，個人不得擅自留存或處置，并在法律層面頒布實施了《法蘭西共和國檔案法》《關于保護具有歷史價值和公共利益的私人檔案的法令》等法律法規，強調了法律的不可違抗性，為政府對私人檔案的監控力度提供了有力保障。

2.我國私人檔案保管

我國私人檔案可通過寄存、捐贈或出賣等方式進行處置。《檔案法》規定，具有國家和社會保存價值的，應當保密而不能廣泛傳播的檔案，檔案所有者應履行妥善保管的義務。另外，檔案所有者在獲得國家檔案行政管理部門批準后，可向各級國家檔案館寄存、捐贈或出賣檔案。其中，對檔案出賣有明確要求，禁止贈與對象是外國人或外國組織[5]。

3.私人檔案利用

法國是全世界最早實行公共檔案向全社會開放的國家，其檔案開放程度、利用率相對較高。《法蘭西共和國檔案法》規定，國家保存期滿30年的檔案，屬開放范圍。其中，涉及個人隱私、財產、權利糾紛的檔案，個人需通過協調或部分開放的形式進行申請利用。

在我國，凡向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，享有檔案的優先利用權，也擁有限制利用檔案的權利，檔案館會配合檔案擁有者維護其合法權益。

三、私人檔案管理存在的問題

我國的檔案事業起步較晚，私人檔案管理尚處于落后階段，主要存在檔案管理主體模糊、管理理論與實踐脫節、缺乏市場管控機制等問題[6]。

（一）私人檔案檔案管理主體模糊

民眾缺乏檔案意識，檔案主體概念模糊，這是檔案形成者的普遍問題。私人檔案以個人和家庭為背景，主要記錄了個人、家庭或某個個體的生產生活變化，并在一定程度上反映了社會、歷史的變遷和發展。其特殊性體現在某些重要人物或重大事件親歷者，其私人檔案具有重大社會意義，應將其移交檔案館妥善保管。若私人檔案形成者視檔案為個人財產，缺乏檔案意識，不遵守檔案移交保管的規定，以個人意志擅自保存、處置和銷毀檔案。這種行為無視了作為檔案保管主體的國家檔案保管機構，輕則使國家和社會失去了一份具有珍貴檔案價值的私人檔案，重則觸犯國家法律，應承擔相應法律責任。國家檔案管理行政機關的檔案工作面向檔案行業、檔案從業者，與檔案相關的法律法規面向社會個體和公民個人落實力度不夠，社會大眾層面的檔案形成者、檔案所有者對相關法律法規知之甚少。因此，私人檔案意識和檔案主體概念模糊。

（二）私人檔案管理理論與實踐脫節

理論是指導實踐的關鍵，理論與實踐的脫節體現在檔案管理的上層建筑對檔案的監督和控制力薄弱。國家檔案政策和檔案法規是指導一切檔案工作的基礎，也是法律的底線，體現了國家對檔案管理的監督和控制權，但檔案法規具有一定的抽象概括性，屬于高度總結的戰略指導意見，操作性不強，且法律具有一定滯后性，這導致國家檔案行政管理機關的許多行政決策是建立在不完全信息之上的，缺乏決策全面性、前瞻性。另外，私人檔案來源廣，形成者眾多，導致法律對檔案形成者的約束力不強，也加大了檔案行政管理機關的執法難度[7]。

（三）私人檔案管理缺乏市場管控機制

在市場經濟環境下，私人檔案作為私人財產的主觀意識是一種普遍的社會現象。隨著國家檔案法律法規的不斷完善和發展，黨的十六大確立了對私人檔案在內的各類私有財產的保護，其中對隱私權和著作權的保護，更加深了檔案所屬的經濟價值。個人的人事檔案、社會關系證明，在確立房屋產權、著作權益歸屬等問題的廣泛應用，體現了私人檔案在解決經濟糾紛中的作用。同時，檔案中介機構和檔案收購者在檔案收購、征購中的獲利行為，檔案所有者為追逐檔案所屬的經濟利益的出賣檔案行為，無不體現著檔案時刻處在市場經濟的調控和制約下。我國的私人檔案事業發展尚不充分，檔案在遵循市場經濟本身的規律下，更應遵守國家檔案行政管理部門的集中統一領導，接受國家在宏觀調控和微觀業務層面的管控，因此，建立必要的市場管控機制是必不可少的[8]。

四、對私人檔案管理現狀、問題的建議

面對我國檔案事業一波三折的歷史背景，私人檔案管理尚處于充分發展的歷史階段，建議我國的私人檔案管理應從明確主體權利與義務、建立健全管理體制和機制、增強集中統一領導與市場調節相結合的角度出發，以上層建筑推動私人檔案管理基礎工作，確保檔案工作有法可依，依法展開，進一步完善私人檔案成為覆蓋人民檔案信息資源的重要組成部分，發揮私人檔案信息資源的歷史價值和社會價值[9]。

（一）明確主體權利與義務

《中華人民共和國檔案法》規定了檔案主體為檔案所有者、國家檔案行政管理部門和有權采取代為保管的中介機構。但隨著市場經濟的調節和檔案事業的不斷發展，我國出現了許多以檔案代管代存、檔案經營為業務的中介機構和法人主體，還有社會各界企、事業單位、檔案館（室）也都不同程度地參與私人檔案管理，成為檔案主體的一部分，而各檔案主體的檔案參與者又包括檔案工作人員、檔案形成者、檔案使用者、檔案收購者和檔案出賣者等[10]。明確不同主體、不同身份檔案參與者的權利和義務，在不損害公共權益及他人權益的基礎上，以公權保障私權，以私權推動和發展公權，才能充分發揮檔案主體的責任，推動檔案為社會服務，為人民服務[11]。

（二）建立健全管理體制和機制

私人檔案從形成、發展到提供利用涉及多個主體的各個發展流程，各環節在遵守國家法律法規的前提下，都應具備更加微觀的、具體的、可操作性的指導規范和操作要求。在檔案形成方面，需要檔案所有者增強檔案保護意識，妥善保管具有保存價值的私人檔案，使珍貴檔案能夠在檔案館或個人手中得到有效保護和傳承，為后世所用[12]。在檔案發展流通階段，要進行實名登記和動態監控，以明確檔案流通目的，便于分清檔案相關方的責任與義務，全面掌握檔案流通軌跡和檔案去向，確保國家文化財產和國家秘密的完整和安全，維護國家利益。在檔案提供利用方面，要加強檔案利用的流程管理和制度管理，讓檔案利用者知曉檔案價值，明確利用者權利與義務，以確保提供檔案的安全性，避免檔案受損和丟失。

（三）增強集中統一領導和市場調節相結合

在我國，檔案行政管理部門起主導作用，發揮檔案宏觀監控和微觀協調的主體作用。私人檔案雖然具有一定的私人屬性，但市場調控和檔案為人所用的價值屬性決定了檔案擁有者將不可避免地與檔案形成者、檔案利用者、檔案內容關聯者產生必要的社會聯系。堅持集中統一領導，在檔案行政管理部門的集中統一領導下，增強集中統一領導和市場調節相結合，充分發揮檔案中介機構，企、事業單位，檔案館的社會服務功能，促進并完善檔案宏觀政策更符合基礎化檔案工作，推動私人檔案作為社會財富的資源整合[13]。

五、結語

眾所周知，“沒有控制，沒有組織的信息很難成為資源”，私人檔案作為私人性較強的信息，多數由檔案所有者保管，雖然有與之相配的檔案法規和規章制度，但許多私人檔案的保存仍處于個人或機構分散的失控狀態下，這不僅造成了國家檔案信息資源的流失，也不利于整合私人檔案。因此，亟須從國家行政管理機關的頂層設計和戰略規劃調控私人檔案資源，建立健全檔案管理體系和機制，以集中統一領導為核心，增強集中統一領導與市場調節相結合，聯合各方主體力量，做好私人檔案管理。

參考文獻：

[1] 中國檔案學會對外聯絡部，檔案學通訊編輯部.外國檔案法規選編[M].北京：中國檔案出版社，1983.

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[3] 鄭錦霞.私人檔案的多元化管理體制研究[D].廣西民族大學，2008.

[4] 張世林.我國私人檔案立法研究[J].北京檔案.2013（01）：18-22.

[5] 王萍.體制外檔案資源的概念界定[J].檔案管理，2014（01）：7-9.

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[7] 王芹.我國私人檔案研究綜評[J].檔案學通訊，2005（05）：26-28.

[8] 李潔.檔案管理中個人信息保護的問題及對策探析[J].中國科教創新導刊，2012（17）：219

[9] 張幸媛.我國私人檔案管理的現狀、問題與對策研究[D].安徽大學，2012

[10] 胡志富，張卓群，丁瑩.私人檔案概念釋義、鑒定與管理研究——從蔣百里史料捐贈談起.中國檔案，2017（09）：74-75.

[11] 舒蘋.檔案所有權研究[D].蘇州大學.2016

[12] 陳忠海，李果元.外國私人檔案所有權保護與監管法律規定述評及啟示[J].檔案學通訊，2019（06）：42-47.

[13] 呂文婷，張帆.論個人檔案的主體性特征[J].檔案與建設，2020（05）：19-23.