小型商貿(mào)企業(yè)庫(kù)存管理現(xiàn)狀及整改建議

王曉娟

小型商貿(mào)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理模式比較隨意、靈活多變，人事系統(tǒng)比較簡(jiǎn)單，部門組織結(jié)構(gòu)比較簡(jiǎn)約，資產(chǎn)及存貨管理模式不夠嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏整體經(jīng)濟(jì)效益的前瞻意識(shí)等。本文主要從小型商貿(mào)企業(yè)庫(kù)存管理的崗位職責(zé)、存貨入庫(kù)、存貨日常管理、存貨出庫(kù)等幾個(gè)方面闡述其現(xiàn)狀，并提出相關(guān)整改建議。

商貿(mào)企業(yè)是指企業(yè)不自己生產(chǎn)、加工產(chǎn)品，而是從其他生產(chǎn)企業(yè)購(gòu)入產(chǎn)品，并占有一定的營(yíng)業(yè)場(chǎng)所，進(jìn)行批發(fā)、零售產(chǎn)品或提供其他商業(yè)服務(wù)的公司。小型商貿(mào)企業(yè)除了滿足以上條件以外，其一般注冊(cè)資金不超過(guò)500萬(wàn)元，從業(yè)人數(shù)不超過(guò)80人，且批發(fā)、零售產(chǎn)品的品種比較穩(wěn)定、多樣化。其組織結(jié)構(gòu)的簡(jiǎn)單化就注定了這類企業(yè)具有如下的特點(diǎn)：小型商貿(mào)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理模式比較隨意、靈活多變，人事系統(tǒng)比較簡(jiǎn)單，部門組織結(jié)構(gòu)比較簡(jiǎn)約，資產(chǎn)及存貨管理模式不夠嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏整體經(jīng)濟(jì)效益的前瞻意識(shí)等。本文主要從小型商貿(mào)企業(yè)庫(kù)存管理的崗位職責(zé)、存貨入庫(kù)、存貨日常管理、存貨出庫(kù)等幾個(gè)方面闡述其現(xiàn)狀，并提出相關(guān)整改建議。

一、小型商貿(mào)企業(yè)庫(kù)存管理現(xiàn)狀及存在的主要問(wèn)題

（一）倉(cāng)庫(kù)崗位設(shè)置不完整，工作職責(zé)不明確

通常倉(cāng)庫(kù)都是設(shè)置主管、統(tǒng)計(jì)員、保管員、質(zhì)檢員等專門工作崗位分別負(fù)責(zé)不同工作內(nèi)容，工作職責(zé)也各不相同，避免重復(fù)工作帶來(lái)的不便。但是現(xiàn)實(shí)生活中大多數(shù)商貿(mào)企業(yè)都是直接設(shè)置2-3名倉(cāng)庫(kù)管理員，有時(shí)又叫物管員，共同負(fù)責(zé)存貨的出入庫(kù)數(shù)量及質(zhì)檢管理、出入庫(kù)金額登賬工作、存貨搬運(yùn)及上架擺放工作、相關(guān)單據(jù)的填寫和保管工作、倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)工作、倉(cāng)庫(kù)的清潔打掃工作等一切和倉(cāng)庫(kù)及倉(cāng)儲(chǔ)物資有關(guān)的工作。這就致使倉(cāng)庫(kù)內(nèi)不同工作人員的工作內(nèi)容不明確、不清晰，工作會(huì)出現(xiàn)重復(fù)項(xiàng)，也就會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)重復(fù)出入庫(kù)、重復(fù)登賬的現(xiàn)象。還會(huì)由于幾個(gè)倉(cāng)庫(kù)管理員之間相互的推諉，出現(xiàn)工作拖拉、責(zé)任不到位、不能及時(shí)完成倉(cāng)儲(chǔ)基本管理工作的現(xiàn)象，隨之帶來(lái)的后續(xù)問(wèn)題就是不能及時(shí)提供銷售人員需要的物資，使企業(yè)的銷售工作進(jìn)度緩慢，影響企業(yè)的銷售業(yè)績(jī)，使企業(yè)的營(yíng)業(yè)利潤(rùn)降低。

（二）存貨擺放缺乏分類管理意識(shí)，部分存貨積壓時(shí)間過(guò)長(zhǎng)

商貿(mào)企業(yè)經(jīng)營(yíng)銷售的產(chǎn)品經(jīng)常都是不同類別產(chǎn)品，每一類產(chǎn)品存放的條件各不相同，但是由于小型商貿(mào)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力有限，倉(cāng)庫(kù)的地理位置、建筑結(jié)構(gòu)及使用的貨架系統(tǒng)都受到一定的制約，不能很好地分門別類的劃分不同類別產(chǎn)品的存放地點(diǎn)或倉(cāng)庫(kù)，經(jīng)常都是不同類別的存貨都擺放在一個(gè)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)，按照出入庫(kù)的頻率來(lái)進(jìn)行擺放，未充分考慮不同存貨要求的儲(chǔ)存條件不同，缺乏存貨的分類管理意識(shí)，因此不可避免的會(huì)影響一些產(chǎn)品的質(zhì)量。

并不是所有的存貨都有較短的保質(zhì)期，甚至由于種種原因，某些存貨存放時(shí)間較長(zhǎng)也不會(huì)降低其質(zhì)量從而影響其使用價(jià)值，像布匹、木材、玻璃等存貨就不會(huì)因?yàn)檩^長(zhǎng)的積壓時(shí)間而影響其表面質(zhì)量，但是長(zhǎng)期積壓會(huì)導(dǎo)致企業(yè)儲(chǔ)備資金占用較高的比例，影響企業(yè)的資金流動(dòng)率，從而變相降低企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，減少企業(yè)的利潤(rùn)。

（三）倉(cāng)庫(kù)管理標(biāo)準(zhǔn)不明確

倉(cāng)庫(kù)管理標(biāo)準(zhǔn)不明確，或者雖有標(biāo)準(zhǔn)但是缺乏系統(tǒng)性的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，倉(cāng)庫(kù)相關(guān)崗位人員不了解、不熟悉相關(guān)倉(cāng)庫(kù)管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)是一項(xiàng)工作完成的標(biāo)準(zhǔn)與否的衡量依據(jù)，不明確就會(huì)導(dǎo)致有工作盲點(diǎn)，在工作中會(huì)出現(xiàn)疏忽。如果倉(cāng)庫(kù)相關(guān)崗位人員出現(xiàn)工作疏忽，那就極有可能造成倉(cāng)庫(kù)存貨的損壞、丟失、長(zhǎng)期積壓等情況，給企業(yè)帶來(lái)很大的經(jīng)濟(jì)損失，甚至因此影響企業(yè)的信譽(yù)，給企業(yè)帶來(lái)極大的損失。

（四）倉(cāng)庫(kù)管理制度不完整

倉(cāng)庫(kù)管理制度是整個(gè)倉(cāng)庫(kù)管理工作內(nèi)容、流程的考核標(biāo)準(zhǔn)，也是倉(cāng)庫(kù)工作人員進(jìn)行日常工作的根本，更是對(duì)倉(cāng)庫(kù)存貨本身的安全保障，合理、完整、適用的倉(cāng)庫(kù)管理制度可以很大的提升倉(cāng)庫(kù)管理工作的效率，從而提高企業(yè)整體的經(jīng)濟(jì)效益。

倉(cāng)庫(kù)不僅僅是倉(cāng)庫(kù)工作人員進(jìn)行日常工作的地方，更因?yàn)樯藤Q(mào)企業(yè)的特殊性而導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益直接取決于倉(cāng)庫(kù)存貨管理的效率。銷售人員會(huì)經(jīng)常從倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取不確定數(shù)量的存貨，但是由于商貿(mào)企業(yè)的倉(cāng)庫(kù)管理制度的不完整而導(dǎo)致倉(cāng)庫(kù)相關(guān)工作人員只滿足與自己認(rèn)為的工作內(nèi)容，忽視了不同部門之間的合作協(xié)調(diào)工作，對(duì)存貨管理不到位，不了解存貨的特性，認(rèn)為倉(cāng)庫(kù)管理的安全和自己無(wú)關(guān)，很多與倉(cāng)庫(kù)管理相關(guān)的工作無(wú)法落實(shí)到位，給商貿(mào)企業(yè)的正常運(yùn)作帶來(lái)不良影響。

二、整改建議

（一）完善倉(cāng)庫(kù)管理工作崗位，明確不同崗位的工作職責(zé)

在企業(yè)的人事組織框架中明確規(guī)定倉(cāng)庫(kù)管理的不同工作崗位，列出不同工作崗位的工作職責(zé)。

基本的倉(cāng)庫(kù)崗位包括：倉(cāng)庫(kù)主管、倉(cāng)庫(kù)副主管（經(jīng)濟(jì)實(shí)力、人員設(shè)置較簡(jiǎn)單的小型商貿(mào)企業(yè)可以不設(shè)置該崗位）、統(tǒng)計(jì)員、物管員、配貨員、質(zhì)檢員（根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品的不同可以選擇設(shè)置或不設(shè)置該崗位）等崗位。不同工作崗位的具體工作職責(zé)如下：

倉(cāng)庫(kù)主管（副主管）崗位：全面負(fù)責(zé)管理、統(tǒng)籌安排倉(cāng)庫(kù)的整體工作;制定倉(cāng)庫(kù)的整體工作計(jì)劃;調(diào)整、編制倉(cāng)庫(kù)管理制度;協(xié)調(diào)不同倉(cāng)庫(kù)崗位之間的溝通、輪崗、替崗工作;組織本部門人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)。

統(tǒng)計(jì)崗位：將采購(gòu)部門送來(lái)的發(fā)票與物管員遞交的入庫(kù)單進(jìn)行核對(duì)檢查;依據(jù)出入庫(kù)單據(jù)、發(fā)票錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)的物資管理模塊;倉(cāng)庫(kù)存貨的抽盤、監(jiān)督。

物管員：負(fù)責(zé)存貨入庫(kù)的接收工作;負(fù)責(zé)入庫(kù)存貨的上架擺放;負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)存貨的日常檢查、清理;將存貨的出入庫(kù)數(shù)量準(zhǔn)確登記保管賬;倉(cāng)庫(kù)存貨的日常盤點(diǎn)、清查。

配貨員：根據(jù)相關(guān)部門的發(fā)貨要求整理、揀選相關(guān)存貨;熟悉存貨相關(guān)的產(chǎn)品信息，清楚不同類別存貨存放、搬運(yùn)的注意事項(xiàng);落實(shí)每一單貨物配備一份存貨清單，便于對(duì)方核對(duì)收到的存貨信息。

（二）存貨擺放缺乏分類管理意識(shí)，部分存貨積壓時(shí)間過(guò)長(zhǎng)

加強(qiáng)倉(cāng)管管理人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作，將每一種運(yùn)送到倉(cāng)庫(kù)的存貨的產(chǎn)品介紹書、搬運(yùn)注意事項(xiàng)、存放注意事項(xiàng)做為學(xué)習(xí)的重點(diǎn)內(nèi)容。注重庫(kù)存物資的控制，做好庫(kù)存分類結(jié)構(gòu)分析和存放時(shí)間分析預(yù)測(cè)，以便合理控制庫(kù)存數(shù)量和存放時(shí)間，并由此推斷出不同產(chǎn)品在貨架的合理擺放位置。