小型外國專家管理信息系統的設計及快速實現

高倩

[摘 要]針對外國專家來訪頻繁、管理難度不斷提高的現狀，本文設計并實現了一個小型外國專家管理信息系統。該系統采用Microsoft Office Access開發，主要實現了專家信息管理、會議信息管理及項目信息管理的功能需要。應用結果表明，該管理信息系統可用于輔助日常工作，能夠有效提高管理效率。該管理信息系統的開發簡單、快速，為其他管理人員自行開發相應的管理工具提供了借鑒。

[關鍵詞]外國專家；信息系統；實現

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.065

[中圖分類號]TP3115 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）12-0-03

0 引 言

隨著經濟全球化的不斷深入與發展，國際交流與合作已成為推進科技發展、培養創新人才、提高科技實力、促進產業升級和改善國際關系的重要手段與支撐。隨著國際交流與合作項目的日益增多，外國專家來訪愈加頻繁，使外國專家管理難度不斷提高。借助信息化手段，設計開發一個外國專家管理信息系統，成為很多一線管理人員有效進行外國專家管理的選擇。筆者結合科研單位外國專家管理工作經驗，通過對所管理業務及工作流程進行分析與總結，利用Microsoft Office Access開發簡單、方便使用的特點，實現了可視化的國外專家管理信息系統。該系統開發簡單、無須編程經驗，與實際工作需要結合緊密，在方便工作、便于信息共享的同時，為提升外國專家管理工作的效率和管理水平提供了保障。

1 開發環境的選擇

筆者從事外國專家一線管理工作，了解業務流程與操作，對管理信息系統有強烈需要，明確系統所需功能。因無滿足工作需要的現有外國專家管理信息系統，且自身系統開發精力有限，作者選擇使用Microsoft Office Access進行管理信息系統的開發。Microsoft Office Access作為桌面型關系數據庫，單位普通辦公電腦默認安裝，無須額外安裝數據庫軟件；界面友好、便于操作，使用鼠標便可實現數據庫的創建及操作，開發方便、簡單；具有較強的數據處理、統計分析能力；具有窗體對象，可開發用戶界面，避免直接操作數據表，規范數據輸入。

2 外國專家管理信息系統需求分析

管理信息系統的設計主要用于收集、傳遞、儲存、維護和使用相關信息。作為外國專家一線管理工作人員，日常外國專家管理工作過程中涉及的操作類工作主要包括外國專家聘請項目的計劃及申報、專家的溝通及邀請、專家來訪接待及會議組織、專家來訪總結及日常統計分析等。為支持開展上述工作，外國專家管理信息系統主要設計有以下功能，如圖1所示。

3 外國專家管理信息系統的實現

3.1 數據表設計

為滿足實際工作所需信息的需要，結合關系型數據庫存儲要求，盡可能減少數據間的依賴和冗余，并考慮運行效率及設計的復雜度，設計如下數據表，如圖2所示。

其中，各個表的第一個ID字段為該表的主鍵，各個表中的其他ID字段為外鍵，表與表之間的關系通過連線表示。

3.2 數據表建立

根據圖1中數據表，創建數據庫后建立相應的數據表，設置便于識別的字段名、與存儲內容相匹配的字段數據類型、符合字段特征的相應屬性。同時，根據數據表之間的依賴關系，利用Access的“關系”功能，建立數據表之間的關系，各關系需要設置“實時參照完整性”“級聯更新相關字段”“級聯刪除相關記錄”屬性。

3.3 創建查詢

為便于窗體及報表的創建，盡可能減少查詢的創建，降低系統復雜度，僅使用“查詢向導”功能中的“簡單查詢向導”，創建如下3個查詢。①“專家擴展信息”查詢：將“專家信息”表中除單位ID外的所有字段以及“單位信息”表中除單位ID外的所有字段選入選定字段。②“專家來訪擴展信息”查詢：將“專家擴展信息”查詢中的“常用稱呼、單位名稱”字段以及“專家來訪”表中的所有字段選入選定字段。③“項目執行擴展信息”查詢：將“會議信息”表中的“會議名稱、開始時間、結束時間、會議地點、會議照片、會議紀要”字段、“專家來訪擴展信息”查詢中的“常用稱呼、單位名稱”字段以及“項目執行”表中的“項目ID”字段選入選定字段。

3.4 創建窗體

3.4.1 單位信息管理

選擇“單位信息”表后利用“窗體”功能直接生成“單位基本信息”窗體文件。直接生成的窗體可顯示單位詳細信息，且因為與專家信息表設置了主外鍵關系，窗體中自帶專家列表子窗體。

在“設計視圖”中，將窗體自帶的專家列表子窗體的“可用”屬性設置成“否”，對于專家信息的編輯集中在專家信息管理中的相關窗體中進行。在“設計視圖”中添加“按鈕”控件，在“單位基本信息”窗體中添加“記錄導航”中的“查找記錄”操作、“記錄操作”中的“保存記錄、刪除記錄、添加新記錄”操作。

3.4.2 專家信息管理

（1）專家信息的查詢、修改、刪除功能。選擇“專家擴展信息”查詢后利用“窗體”功能直接生成“專家基本信息”窗體文件。在“設計視圖”中，對窗體進行設計及編輯。

為了顯示專家參加會議情況，添加“子窗體/子報表”控件，“使用現有的表和查詢”選項，將“專家來訪”表中的“來訪ID、專家ID、會議ID”字段以及“會議信息”表中的“會議名稱、開始時間、結束時間、會議地點”字段選中到“選定字段”，將主窗體的“專家ID”字段和子窗體中的“專家ID”字段進行鏈接。同時，將生成的子窗體的“可用”屬性設置成“否”。

為了顯示專家參加項目情況，添加“子窗體/子報表”控件，“使用現有的表和查詢”選項，將“專家來訪”表中的“專家ID”字段以及“項目信息”表中的“項目名稱”字段選中到“選定字段”，將主窗體的“專家ID”字段和子窗體中的“專家ID”字段進行鏈接。同時，對生成的子窗體的“可用”屬性設置成“否”，

為了實現查詢、修改和刪除操作，添加“按鈕”控件，在“單位基本信息”窗體中添加“記錄導航”中的“查找記錄”操作、“記錄操作”中的“保存記錄、刪除記錄”操作。

（2）專家信息的添加功能。選擇“專家信息”表后利用“窗體”功能直接生成“添加專家信息”窗體文件。在設計視圖中，將在窗體創建過程中自動生成的、顯示“專家來訪”表信息的子窗體刪除，對于專家來訪參加會議信息的編輯集中在會議信息管理中的相關窗體中進行；添加“按鈕”控件，添加“記錄操作”中的“保存記錄、添加新記錄”操作；在窗體“事件”選項卡中，選中“加載”屬性中的“宏生成器”，在彈出的設置頁面中“操作”一欄選擇“GoToRecord”，在“參數”一欄的操作參數“記錄”處選擇“新記錄”。在添加專家信息的實際工作過程中，“單位ID”需要利用“單位基本信息”窗體中的查詢功能進行確定。

3.4.3 會議信息管理

（1）會議信息的查詢、修改、刪除功能。選擇“會議信息”表后利用“窗體”功能直接生成“會議基本信息”窗體文件。在“設計視圖”中，對窗體進行設計及編輯。

為了顯示會議中專家來訪情況，在默認生成的子窗體中右鍵選擇“生成器”，“使用現有的表和查詢”功能將“專家擴展信息”查詢中的“常用稱呼、單位名稱”字段以及“專家來訪”表中的“會議ID、專家證件、專家來訪票據、專家邀請信、專家來訪材料”字段選中到“選定字段”，將主窗體的“會議ID”字段和子窗體中的“會議ID”字段進行鏈接。為了實現對會議信息的查詢、修改和刪除，添加“按鈕”控件，添加“記錄導航”中的“查找記錄”操作、“記錄操作”中的“保存記錄、刪除記錄”操作。

（2）會議信息的添加功能。選擇“會議信息”表后利用“窗體”功能生成“添加會議信息”窗體文件。在“設計視圖”中，添加“按鈕”控件，添加“記錄操作”中的“保存記錄、添加新記錄”操作；在窗體“事件”選項卡中，選中“加載”屬性中的“宏生成器”，在彈出的設置頁面中“操作”一欄選擇“GoToRecord”，在“參數”一欄的操作參數“記錄”處選擇“新記錄”。將在窗體創建過程中自動生成的子窗體可用于添加本次會議來訪的專家，“專家ID”字段利用“專家基本信息”窗體中的查詢功能進行確定。

3.4.4 項目信息管理

（1）項目信息的查詢、修改、刪除功能。選擇“項目執行擴展信息”查詢后，利用“數據表窗體”功能生成“項目基本信息子窗體”。在窗體“數據”選項卡中，選中“允許添加”屬性設置為“否”。

選擇“項目信息”表后利用“窗體”功能直接生成“項目基本信息”窗體文件。在“設計視圖”中，將子窗體的“源對象”更改為“項目基本信息子窗體”窗體；添加“按鈕”控件，添加“記錄導航”中的“查找記錄”操作、“記錄操作”中的“保存記錄、刪除記錄”操作。

（2）項目信息的添加功能。該窗體的操作與“添加會議信息”窗體相同，只是源對象為“項目信息”表而不是“會議信息”表。在實際工作的過程中，“來訪ID”利用“專家基本信息”窗體或“會議基本信息”窗體的查詢功能進行確定。

3.5 創建報表

（1）專家報表。選擇“專家擴展信息”查詢后，利用“報表”功能直接創建報表，即可查看所有專家列表信息。

（2）單位統計報表。使用“報表向導”功能，在“專家擴展信息”查詢中選擇“單位名稱、常用稱呼、性別、國籍、專業方向”字段作為“選定字段”，選擇“通過單位信息”作為查看數據的方式，創建報表；生成報表后，在設計視圖中，選擇“常用稱呼”字段后，選擇導航欄中的“合計”按鈕，并選擇“記錄計數”。此報表可查看所有單位列表及各單位專家名單及人數。

（3）會議統計報表。使用“報表向導”功能，在“專家擴展信息”查詢中選擇“單位名稱、常用稱呼”字段以及“會議信息”表中的“會議名稱、開始時間、結束時間、會議地點”字段作為“選定字段”，選擇“通過會議信息”作為查看數據的方式，創建報表。生成報表后，在設計視圖中，選擇“常用稱呼”字段后，選擇導航欄中的“合計”按鈕并選擇“記錄計數”。此報表可查看所有會議列表及專家參會名單及人數。

（4）項目統計報表。使用“報表向導”功能，在“項目執行擴展信息”查詢中選擇“常用稱呼、單位名稱、會議名稱、開始時間、結束時間”字段以及“項目信息”表中“項目名稱、項目渠道、項目開始時間、項目結束時間”字段作為“選定字段”，選擇“通過項目信息”作為查看數據的方式，創建報表。生成報表后，在設計視圖中，選擇“常用稱呼”字段后，選擇導航欄中的“合計”按鈕并選擇“記錄計數”。此報表可查看所有項目列表及專家參與項目名單及人數。

3.6 數據庫的共享

為滿足多名管理人員對外國專家管理信息系統中數據的共同使用與維護，筆者利用Access的“拆分數據庫”功能，將開發后的外國專家管理信息系統拆分成前臺程序和后臺數據庫。拆分后，前臺程序包含除數據表對象外的所有對象，即查詢、窗體和報表；后臺程序包含數據表對象。后臺數據庫被放置到局域網內的共享文件夾，供大家共同訪問與維護；前臺程序中的表鏈接被設置成指向共享文件夾中的后臺數據庫后，發送前臺程序供同崗的管理人員使用。

4 外國專家管理信息系統在實際中的應用

國外專家管理信息系統設計并開發完成后，筆者搜集了本單位以往工作過程中積累的數據及文件材料，并對材料進行了整理，按照信息系統所需內容及格式要求，完成了基礎數據的錄入，實現了對凌亂分散數據的統一管理與規范存儲。

在完成歷史數據及信息錄入的基礎上，在實際工作中不斷添加、更新與完善系統內容，并利用此外國專家管理信息系統輔助完成了日常工作，主要包括以下幾方面的內容。第一，會議組織方面：確認來訪專家人選后，查詢專家的專業技術領域及以往項目參與經歷，會前通知并組織相關技術人員，在專家訪問期間進行對接討論。第二，專家接待方面：查詢專家在飲食、交通、住宿等方面的特殊需求，進行合理安排，為專家來訪期間的生活提供更好的保障。第三，項目申報方面：根據不同項目渠道專家聘請需求，根據技術領域、年齡、單位和國籍等參數篩選合適的專家，經同專家溝通確認后，進行項目申報，填寫所需專家信息。第四，技術解決方面：在具體技術領域遇到技術問題時，查閱有關專家的工作經歷及聯系方式，聯系相關專家提供理論及經驗指導。第五，統計分析方面：根據各渠道、各部門統計需求，利用統計功能提供與外國專家及來訪有關的統計信息；利用統計數據，分析各技術領域、單位機構、所屬國家等有關的專家來訪及合作信息。

5 結 語

信息技術的快速發展使管理手段日益現代化，使管理工作不斷朝著高效、快速、無紙化的方向發展，有效利用信息化管理工具及現代化管理方法，將數據及信息進行有效的組織與管理，已成為管理人員必備的一項技能。本文結合日常工作需要，利用Microsoft Office Access開發了一個小型外國專家管理信息系統，實踐應用證明了此管理信息系統在輔助日常工作及提高管理效率方面發揮著重要的作用。此管理信息系統的開發經驗證明不具備計算機編程背景的管理人員同樣可以開發小型的管理信息系統，為從事其他管理工作的人員提供了借鑒與參考。

主要參考文獻

[1]張美維.淺談用Access開發小型管理信息系統的優勢[J].廣西師范學院學報：哲學社會科學版，2010（7）.

[2]蔣濤，白致銘.Access 2003 中文版入門與提高[M].北京：清華大學出版社，2004.