淺談協(xié)同辦公系統(tǒng)需求分析與實(shí)現(xiàn)方法

牛金玲

摘要：該文介紹了一種協(xié)同辦公系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)方法，采用B/S模式，J2EE架構(gòu)，MYSQL數(shù)據(jù)庫(kù)，使用JAVA語(yǔ)言開(kāi)發(fā)建設(shè)。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了收發(fā)文等流程配置、分角色權(quán)限控制、持證管理、設(shè)備管理、車(chē)輛管理等主體業(yè)務(wù)功能。通過(guò)該系統(tǒng)優(yōu)化再造工作流程，漸進(jìn)明細(xì)需求，從而更好地提高工作效率，節(jié)省資源。

關(guān)鍵詞：協(xié)同辦公;流程配置;持證管理

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2021）18-0256-02

開(kāi)放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識(shí)碼（OSID）：

1 背景

隨著協(xié)同管理的理念逐漸深入人心，為建立高效協(xié)同的運(yùn)營(yíng)管理模式，提升管理能力，以人和組織為基礎(chǔ)的協(xié)同辦公自動(dòng)化受到越來(lái)越多的企事業(yè)單位的關(guān)注[1]。我所原有辦公系統(tǒng)2009年投入使用，運(yùn)行了十多年，雖然實(shí)現(xiàn)了收發(fā)文電子化和網(wǎng)絡(luò)化的日常管理，但隨著管理模式變化導(dǎo)致的需求變更以及信息技術(shù)的快速發(fā)展，系統(tǒng)面臨的問(wèn)題越來(lái)越明顯，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：各項(xiàng)審批（如收發(fā)文審批）沒(méi)有引入工作流的技術(shù)，流程走向全由收發(fā)文起草人手動(dòng)操作控制，造成流程審批不規(guī)范且容易漏發(fā)錯(cuò)發(fā);各表單不能靈活調(diào)整流程;系統(tǒng)功能模塊已經(jīng)不能滿(mǎn)足新的業(yè)務(wù)需求等問(wèn)題。為了解決上述問(wèn)題，在充分收集需求并分析后，對(duì)辦公系統(tǒng)進(jìn)行了升級(jí)改造。本文介紹了收發(fā)文等流程配置、分角色權(quán)限控制、持證管理、設(shè)備管理、車(chē)輛管理等主體業(yè)務(wù)功能，通過(guò)本系統(tǒng)優(yōu)化再造工作流程，更好地提高工作效率，降低辦公成本。

2 主要實(shí)現(xiàn)內(nèi)容

2.1 流程配置模塊

流程配置不僅僅包括收發(fā)文流程，還包括各類(lèi)有審批事項(xiàng)的流程，比如車(chē)輛用車(chē)申請(qǐng)、請(qǐng)假申請(qǐng)等。流程配置是協(xié)同辦公系統(tǒng)的核心內(nèi)容。

表單管理與流程設(shè)計(jì)：流程設(shè)計(jì)基于表單樣式，表單管理是將實(shí)際的業(yè)務(wù)需求轉(zhuǎn)化為電子化的表單，同時(shí)將表單信息與數(shù)據(jù)庫(kù)表字段一一對(duì)應(yīng)。通過(guò)流程表單的可視化配置，有權(quán)限的用戶(hù)能夠自己定義所需要的表單樣式，同時(shí)流程圖也是可視化配置方式，用戶(hù)能夠靈活方便地實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部流程的在線(xiàn)配置，包括：表單新增、表單修改、表單刪除。根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，設(shè)置符合實(shí)際的表單流程節(jié)點(diǎn)及流程走向，并在表單設(shè)計(jì)時(shí)選擇每一節(jié)點(diǎn)默認(rèn)處理人，將審批節(jié)點(diǎn)與審批人一一對(duì)應(yīng)。各表單流程以視圖形式呈現(xiàn)并可維護(hù)，登錄用戶(hù)通過(guò)創(chuàng)建選擇的工作流流程，確定了登錄用戶(hù)就是流程的起草人，起草人在起草時(shí)默認(rèn)擬稿人是登錄用戶(hù)，按照該工作流的流程設(shè)置進(jìn)入下一節(jié)點(diǎn)。流程下一節(jié)點(diǎn)的接收者將在登錄系統(tǒng)后的主頁(yè)待辦事項(xiàng)中收到提醒，點(diǎn)開(kāi)待辦事項(xiàng)進(jìn)行處理，在簽字意見(jiàn)處選擇、修改或者輸入處理意見(jiàn)，將流程下一節(jié)點(diǎn)處理人指定或選擇默認(rèn)人后提交，此待辦事項(xiàng)的狀態(tài)將轉(zhuǎn)為已辦。表單管理與流程設(shè)計(jì)功能主要有：收文待辦、發(fā)文待辦、公文已辦、發(fā)起流程、流程設(shè)計(jì)、表單管理等子模塊，對(duì)于重要緊急公文設(shè)置提醒時(shí)間催辦督辦，對(duì)收文視情況按責(zé)任科室確定責(zé)任人，責(zé)任人在表單的責(zé)任人處理專(zhuān)區(qū)填寫(xiě)處理意見(jiàn)或結(jié)果提交后此文件處理狀態(tài)由待辦變?yōu)橐艳k。發(fā)文流程中的正文與Word、WPS辦公軟件相結(jié)合使用，根據(jù)實(shí)際需求編輯修改及套紅頭，在層層審批的過(guò)程中各審批人的修改痕跡例如修改人、修改時(shí)間、修改內(nèi)容都會(huì)留在系統(tǒng)中，下一審批人可查前序所有審批人的修改痕跡。此舉可更加清晰直觀(guān)了解到各部門(mén)對(duì)文件的修改意見(jiàn)，有助于各環(huán)節(jié)的溝通協(xié)調(diào)[2]。無(wú)紙化的文件編輯，根據(jù)OA系統(tǒng)設(shè)定，快速實(shí)現(xiàn)公文的流轉(zhuǎn)與審批各個(gè)環(huán)節(jié)處理時(shí)間縮短，根據(jù)時(shí)間設(shè)定自動(dòng)催辦，確保工作人員可以實(shí)時(shí)跟進(jìn)公文處理狀態(tài)，將工作透明化，便于監(jiān)督與管理[3]。

模板管理：模板包括發(fā)文紅頭與表單打印樣式管理。當(dāng)紅頭或表單打印樣式有變動(dòng)時(shí)在此功能進(jìn)行在線(xiàn)編輯修改保存。

流程意見(jiàn)：對(duì)表單的每個(gè)節(jié)點(diǎn)設(shè)置意見(jiàn)常用語(yǔ)，方便用戶(hù)審批。設(shè)置流程意見(jiàn)之后，在審批的時(shí)候，可以選擇設(shè)置好的意見(jiàn)，也可以手動(dòng)輸入其他意見(jiàn)。包括新增、修改、刪除意見(jiàn)功能。

流程回收：在待辦事項(xiàng)處理時(shí)，分發(fā)至閱者前的任意一流程節(jié)點(diǎn)處點(diǎn)提交后，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)都可以在已辦事項(xiàng)里選擇需要撤回的事項(xiàng)進(jìn)行流程回收，此時(shí)，該事項(xiàng)將由已辦轉(zhuǎn)為待辦。

歸檔任務(wù)：每個(gè)類(lèi)型的公文可分類(lèi)設(shè)置歸檔人，負(fù)責(zé)線(xiàn)上辦結(jié)歸檔。

個(gè)人授權(quán)：流程處理人登錄系統(tǒng)后在個(gè)人授權(quán)里將自己的權(quán)限授權(quán)給其他用戶(hù)使用。

轉(zhuǎn)發(fā)文查詢(xún)：公文類(lèi)各流程在分發(fā)至部門(mén)負(fù)責(zé)人分閱處理時(shí)由部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容選擇本部門(mén)相關(guān)人員轉(zhuǎn)發(fā)供其查閱。各部門(mén)負(fù)責(zé)人在已辦事項(xiàng)時(shí)可以查看部門(mén)成員轉(zhuǎn)發(fā)文查閱情況，系統(tǒng)主頁(yè)面有轉(zhuǎn)發(fā)文待閱數(shù)量提示用戶(hù)查閱。

簽名圖片管理：對(duì)系統(tǒng)所有用戶(hù)的電子簽名圖片的管理，包括添加、修改、刪除功能。

2.2 分角色權(quán)限控制

由于用戶(hù)數(shù)量多且人員權(quán)限分配時(shí)有較多重復(fù)，為減輕管理員授權(quán)以及后續(xù)權(quán)限維護(hù)的工作量，保持同一職務(wù)權(quán)限的一致性，建立角色與用戶(hù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系，角色依附于用戶(hù)。通過(guò)對(duì)角色分配系統(tǒng)菜單，從而達(dá)到對(duì)用戶(hù)權(quán)限控制。相應(yīng)的功能還包括，角色的新增、修改、刪除、停用、啟用、角色授權(quán)與批量分配。建立完善的權(quán)限管理功能，權(quán)限與用戶(hù)賬號(hào)綁定，同時(shí)關(guān)聯(lián)系統(tǒng)菜單。只有授權(quán)之后，用戶(hù)才能訪(fǎng)問(wèn)系統(tǒng)資源。功能包括：權(quán)限新增、修改、刪除、停用、啟用及用戶(hù)權(quán)限授權(quán)。

2.3 持證管理

特種設(shè)備具體來(lái)說(shuō)就是對(duì)人和財(cái)產(chǎn)安全產(chǎn)生較大威脅的鍋爐和壓力管道等，針對(duì)這些設(shè)備的管理已經(jīng)制定了嚴(yán)格的法律法規(guī)[4]。特種設(shè)備安全監(jiān)察條例規(guī)定檢驗(yàn)檢測(cè)人員應(yīng)當(dāng)經(jīng)國(guó)務(wù)院特種設(shè)備安全監(jiān)督管理部門(mén)組織考核合格，取得檢驗(yàn)檢測(cè)人員證書(shū)，方可從事檢驗(yàn)檢測(cè)工作。持證管理分為持證類(lèi)型維護(hù)和持證管理，其中在持證類(lèi)型管理中對(duì)每類(lèi)持證的有效期進(jìn)行設(shè)置，便于在錄入檢驗(yàn)檢測(cè)人員持證信息時(shí)選擇持證類(lèi)型，例如鍋爐證書(shū)里包括鍋爐檢驗(yàn)員GL-1、鍋爐檢驗(yàn)員GL-2、鍋爐檢驗(yàn)師，按持證取得日期由系統(tǒng)根據(jù)持證種類(lèi)自動(dòng)計(jì)算持證有效期。持證管理是指錄入人員持證信息并支持上傳持證有關(guān)附件，實(shí)現(xiàn)查詢(xún)統(tǒng)計(jì)與持證到期預(yù)警功能，例如根據(jù)姓名查看其所持各類(lèi)證書(shū)取得時(shí)間、證書(shū)有效狀態(tài)及其證書(shū)編號(hào)，也可根據(jù)證書(shū)種類(lèi)查看在指定時(shí)間段內(nèi)所有在有效期或不在有效期的證書(shū)詳細(xì)信息，也可統(tǒng)計(jì)所有人員所在指定時(shí)間段內(nèi)在有效期或不在有效期的證書(shū)數(shù)量及其詳細(xì)信息，對(duì)即將失效的資格證書(shū)和已經(jīng)失效的資格證書(shū)以不同顏色標(biāo)示出來(lái)，可生成報(bào)表導(dǎo)出。用戶(hù)登錄系統(tǒng)后可查詢(xún)到自己的持證信息，也可下載持證有關(guān)附件進(jìn)行核對(duì)。

2.4 設(shè)備管理

設(shè)備管理分為檢驗(yàn)檢測(cè)儀器設(shè)備和辦公設(shè)備管理，其中檢驗(yàn)檢測(cè)儀器設(shè)備是特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)開(kāi)展檢驗(yàn)檢測(cè)工作的重要載體。對(duì)于檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，儀器設(shè)備的準(zhǔn)確性對(duì)檢測(cè)工作有著至關(guān)重要的影響[5]。檢驗(yàn)人員在檢驗(yàn)時(shí)除了要有扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)理論基礎(chǔ)、豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和技能外，還須借助檢驗(yàn)檢測(cè)設(shè)備對(duì)特種設(shè)備安全狀況做出準(zhǔn)確判斷，儀器設(shè)備管理工作始終貫穿在整個(gè)檢驗(yàn)檢測(cè)過(guò)程中并直接影響檢驗(yàn)結(jié)果。檢驗(yàn)檢測(cè)儀器設(shè)備有著定期計(jì)量檢定/校準(zhǔn)、使用期間核查等的特殊性，必須嚴(yán)格按檢定/校準(zhǔn)周期進(jìn)行檢定/校準(zhǔn)，不得出現(xiàn)任何漏檢和脫檢，很多檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)存在設(shè)備多、專(zhuān)管人員較少的問(wèn)題，因此以人工方式來(lái)管理設(shè)備顯然不適合。設(shè)備管理實(shí)現(xiàn)的功能主要有購(gòu)置計(jì)劃、驗(yàn)收、登記、領(lǐng)用、計(jì)量、歸還、維修、報(bào)廢等。制定年度購(gòu)置計(jì)劃分為年度購(gòu)置計(jì)劃和臨時(shí)購(gòu)置計(jì)劃，錄入驗(yàn)收數(shù)據(jù)。設(shè)備驗(yàn)收管理用于查看在年度購(gòu)置計(jì)劃中已驗(yàn)收的設(shè)備，生成庫(kù)存明細(xì)。設(shè)備入庫(kù)管理用于查看已生成的庫(kù)存明細(xì)，對(duì)未入庫(kù)的設(shè)備進(jìn)行入庫(kù)操作。設(shè)備信息管理展示的是已入庫(kù)的設(shè)備信息和領(lǐng)用信息，用于對(duì)設(shè)備進(jìn)行管理，功能包括：登記、修改、刪除、查看、領(lǐng)用、歸還、調(diào)撥、維修、報(bào)廢、閑置、計(jì)量、導(dǎo)出列表等。由于每年需要將一部分設(shè)備送去計(jì)量，檢定校準(zhǔn)計(jì)劃用于制定將哪些設(shè)備送去計(jì)量的計(jì)劃，可以批量修改檢定/校準(zhǔn)最后期限、檢定/校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)等信息，功能包括：生成計(jì)劃、添加設(shè)備、修改、刪除、導(dǎo)出計(jì)劃。領(lǐng)用信息展示了領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用設(shè)備的記錄。維修信息展示了維修費(fèi)用、維修說(shuō)明、登記時(shí)間的記錄。報(bào)廢信息展示了設(shè)備原值、設(shè)備殘值、購(gòu)入時(shí)間、報(bào)廢時(shí)間的記錄。我的設(shè)備展示當(dāng)前用戶(hù)領(lǐng)用的在用設(shè)備信息及領(lǐng)用時(shí)間。設(shè)備管理實(shí)現(xiàn)了設(shè)備全生命周期的管理并記錄了中間各個(gè)流程轉(zhuǎn)換處理環(huán)節(jié)。實(shí)現(xiàn)設(shè)備的流程化、規(guī)范化管理，方便快速地檢索設(shè)備各種信息，最大限度的發(fā)揮設(shè)備的使用效益。

2.5 車(chē)輛管理

車(chē)輛管理包括車(chē)輛、保險(xiǎn)、年審、保養(yǎng)、維修等信息管理。車(chē)輛信息包括車(chē)牌號(hào)、型號(hào)、購(gòu)置日期、購(gòu)買(mǎi)價(jià)格、發(fā)動(dòng)機(jī)號(hào)、核載人數(shù)、車(chē)架號(hào)、車(chē)輛狀態(tài)、下次保險(xiǎn)日期、下次年審日期、下次保養(yǎng)日期等信息的錄入、修改、刪除等功能。保險(xiǎn)信息用于修改、查看、刪除車(chē)輛保險(xiǎn)信息，例如保單號(hào)、投保內(nèi)容等。年審信息用于修改、查看、刪除車(chē)輛年審信息，例如年檢號(hào)、年檢內(nèi)容等。保養(yǎng)信息用于修改、查看、刪除車(chē)輛保養(yǎng)信息，例如保養(yǎng)日期、費(fèi)用、保養(yǎng)內(nèi)容等。維修信息用于修改、查看、刪除車(chē)輛維修信息，例如維修地點(diǎn)、費(fèi)用、原因等。根據(jù)當(dāng)前時(shí)間距離下次保險(xiǎn)、年審、保養(yǎng)時(shí)間的天數(shù)，按到期的緊迫程度以不同的顏色提醒顯示，例如若到期或超期，紅色展示超期天數(shù)，若在設(shè)置期限內(nèi)即將到期，橙色展示還有多少天到期，若距離到期日期大于設(shè)置期限，綠色展示未到期。根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置的車(chē)輛保險(xiǎn)、年檢、保養(yǎng)即將到期和到期信息接收人和提醒日期，系統(tǒng)檢測(cè)到有即將到期和到期的車(chē)輛保險(xiǎn)、年檢、保養(yǎng)信息，則在接收人登錄系統(tǒng)時(shí)彈出提示消息框予以提示。

3 總結(jié)

本文分析了協(xié)同辦公系統(tǒng)的需求，確定了系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，對(duì)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的主要功能進(jìn)行了描述，通過(guò)漸進(jìn)明細(xì)需求該系統(tǒng)平臺(tái)可完成收發(fā)文等流程配置、分角色權(quán)限控制、持證管理、設(shè)備管理、車(chē)輛管理等主體業(yè)務(wù)功能，記錄了中間各個(gè)流程轉(zhuǎn)換處理環(huán)節(jié)，規(guī)范流程審批過(guò)程，方便用戶(hù)使用和維護(hù)，降低出錯(cuò)概率，本文所設(shè)計(jì)的系統(tǒng)已成功應(yīng)用，運(yùn)行效果良好。

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