遠程協同辦公系統的應用研究

周冰 呂昕鵬 陳興奧 任海滔

摘要：遠程協同辦公由來已久，其優點顯著，在團隊無法聚集辦公的情況顯得尤為重要。但是市面上諸多的協同辦公系統表面差不多，而實際功能、高低成本、靈活性等方面卻千差萬別。這就直接導致雖然許多企業或者單位使用了協同辦公系統，但效率較低。文章通過調研分析當前遠程協同辦公的現狀及其面臨的具體問題，以“想企業所想，創企業所需”為理念，進一步提出了與之對應的設計理念及其功能設計的思路，可以給需要遠程協同辦公的企業和相關部門提供一些理論及實際操作的參考。

關鍵詞： 遠程協同辦公;無法聚集辦公;千差萬別;效率低;想企業所想，創企業所需

中圖分類號：TP311? ? ? ?文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2021）18-0253-03

開放科學（資源服務）標識碼（OSID）：

Research on the Application of Remote Cooperative Office System

ZHOU Bing，LV Xin-peng，CHEN Xing-ao，REN Hai-tao

（City College of Wuhan University of Science and Technology， Wuhan 430000， China）

Abstract： Remote collaborative office has a long history， and its advantages are significant. It is particularly important when the team is unable to work together. However， many collaborative office systems on the market are similar in appearance， but the actual functions， high and low costs， flexibility and other aspects are very different. This directly leads to many enterprises or units using the collaborative office system， but the efficiency is low. This paper investigates and analyzes the current situation of remote collaborative office and the specific problems it faces. Based on the concept of "think what the enterprise wants and create what the enterprise needs"， this paper further puts forward the corresponding design framework mode and the method to realize its functions， It can provide some theoretical and practical reference for enterprises and relevant departments that need remote collaborative office.

Key words：remote collaborative office; unable to gather office; diverse; low efficiency; think what the enterprise wants， create what the enterprise needs

1引言

隨著社會的發展，許多的企業都在全國甚至全球各地建立了員工的辦公點，同時辦公人員也可以根據自身的需要，選擇自己合適的辦公環境來更好的辦公，不再受到于辦公地點的限制，可以在家里、餐廳等地點進行辦公，遠程協同辦公模式應運而生。在團隊無法聚集辦公時，一款適用于中小企業的協同辦公系統尤為重要，可以保證辦公人員們在不同的地區做到高質量、高效率、高同步且低成本的辦公。

2遠程協同辦公系統現狀分析及設計思路

2.1社會現狀分析

伴隨著社會的發展，人們辦公方式多種多樣，然而由于辦公地區的限制，團隊或企業的辦公人員經常無法聚集在一起進行辦公，傳統的紙質書寫來記錄日常辦公信息的方式，很難實現。所以實現高效的辦公管理，將所有的信息處理流程托付于計算自動化的協同辦公系統是當下迫切需求。

此外，紙質辦公對于遠程協同辦公來說劣勢明顯，比如，相關負責人查看辦公人員上下班的情況、請假情況就要消耗大量的時間進行統計，無法實現各個部門之間實時溝通，無法及時的數據信息的同步等。每天處理這些事情就會耗費相關負責人員的大量時間，另外辦公人員也因為數據信息交流同步不及時，任務通知不及時等問題導致工作效率低，從而使得公司的總體效率變低，業績變差。

2.2遠程協同辦公系統的現狀分析

如今，市面上許許多多的協同辦公系統表面看起來差不多，而實際的使用功能卻千差萬別。企業要想在這么多的協同辦公系統當中挑選出一個比較適用的，無異于大海撈針。各式各樣的協同辦公系統不斷地在我們眼前涌現。但是，目前許多企業或者單位的協同辦公效率較低。

大多數的協同辦公系統，實現的功能過于復雜，但是這些繁雜的功能不一定適用于中小企業生產生活情況。功能及界面過于復雜，勢必對于那些不熟悉軟件的用戶產生使用上的困難，實現太多不實用的功能，也在開發和維護上產生了不必要的經濟負擔。

2.3平臺的設計理念

2.3.1數據信息及時同步

在進行遠程協同辦公時，整個團隊，整個企業要求辦公節奏實時同步，企業內辦公流程速度提高的重點是辦公流程中進行各個決策的速度。為了更高效率地實現部門之間的交流與決策。對于所依托的遠程辦公平臺來說，必須高效率地做到這一系列工作流程，要做到實時傳遞數據信息到各部門幫助企業實現高效流程化，幫助企業高管及時掌握團隊情況、實時查看。滿足中小型企業各類在線辦公需求，實現不同部門、不同地區辦公數據信息實時同步。并且應該不再局限于一個平臺，使數據實現多端的共享，電腦、手機都可以進行存儲、取出等操作，這樣就算身在不同的場景，也可便捷地訪問、查看信息，以便實時做出相應的計劃。

比如，不同的部門之間可以進行信息、數據的實時同步，團隊的成員可以進行遠程工作分配及進度情況的統計，從而做到高效率的處理其工作過程中問題及實際情況的檢測，減少由于溝通困難、數據傳輸不及時而導致整體工作效率低下的情況。

以“釘釘”通訊為參考，“釘釘”的溝通功能做到了高效率、高同步。它可以創建聊天群、實時電話會議、實時短消息等多種方式來達到同步交流。已查看或未查看的顯示，可讓傳達消息的人員實時查看消息接收及問題回復的情況，對于時間過久還未接收的關鍵信息，系統可以通過實時短消息、實時電話等方法來達到提醒未接收人員查看信息的目的，從而實現了群發的短消息的實時性，以此來提高人員的辦公效率。同時多人實時會議也可以讓在不同地區的辦公人員高效率的交流決策某一個問題。辦公人員加入系統后，不需要存儲同事們的電話號碼，便可在企業的電話簿中找到相應通話人員，使用普通電話、實時消息、實時電話會議等方法進行交流。

2.3.2小工具設計貼合企業的生產生活

系統包含小工具應該貼合企業的生產生活情況進行，根據使用系統的企業自身工作方向、工作流程以及工作機制來詳細制定辦公小工具的具體功能，而不是一味地模仿其他系統或者開發繁多的小工具。在企業使用平臺的期間，可以進一步了解使用者的建議，對小工具進行更新、增添、刪除等，以此逐步制作出適應于企業的辦公工具。

例如，采用地圖定位的方式，為重要的文件提供數據防泄漏功能，辦公人員員工只要從相應的辦公范圍離開，就會無法查看這些重要文件的內容，大大減少了因手機被盜等其他方式而導致的數據泄露。

2.4平臺的設計路線

協同辦公系統要在設計理念的基礎上，做到適應企業生產生活情況，要做到區別于市面上協同辦公系統，貼合中小企業的生產生活，實現企業真正需要的功能，以提高員工的工作效率為目的，同時要避免繁多的無用功能以此減少企業的經濟負擔。做到“想企業做想，創企業所需”。

2.4.1 系統架構

采用B/S架構，方便開發人員在開發的過程中進行具體業務邏輯的梳理，在代碼的層次分解上使用了三層架構和MVC模式。將所有的代碼分成頁面層，邏輯層，和數據訪問層，這樣極大地降低了程序員在開發的過程中進行具體業務邏輯的梳理。

B/S架構是如今社會上用戶最容易接納的工作方式，。該架構適用于市面上極大部分瀏覽器，所以作為用戶僅使用其電腦上裝有的瀏覽器就可以快速方便進行的查看、添加、刪除等操作， 內容一覽無余。

2.4.2 MVC模式

MVC模式的工作流程簡單地說是：首先用戶的請求傳輸到控制器，而后控制器以此來選擇與之對應模型進行調用，再而后使用業務邏輯對使用者發出的請求進行相對應的處理，完成后返回對應信息數據。最終控制器把該數據以與之對應的視圖格式模型來返回到表示層，以此其顯示給使用者。

MVC 模式以針對 B/S 結構程序為主，將輸出數據展示界面與其他代碼盡可能地分離，更加有利于后臺的梳理。

此外，該模式把復雜的程序變得簡單化，可以更加直接的了解程序的構架。把基本的各個部分從原有的軟件系統中分離出來，并且設定每個基本部分對應的功能。界面層里面不存在任何代碼，達到了把界面層與控制層獨立的目的，以此做到無編程基礎的用戶也可以對程序進行了改變，對于協同辦公系統前端界面的變化更改就會變得十分容易。

2.4.3功能及其實現

因為考慮到人員要在不同的地方協作完成工作任務，所以辦公系統的功能要包含日常辦公相關聯的情況， 在系統設計方面不僅要考慮實用性和操作性，同時要保證協同辦公系統的簡潔安全，此外還要注意控制開發以及運營的成本。

運用了工作流技術、數據挖掘技術、語義關聯技術、可視化技術、數據模板嵌套等技術手段，來使得每個模塊都具備相應的功能。

在協同辦公系統中最關鍵的是工作流技術， 用來處理具體的事件。用工作流來代替各個具體的事件，用節點來代替工作流中觸及的各個步驟，通過在節點上加入相應的限制，來到達流程可以依照現實情況來自動傳輸至位于下一步驟中與其相對的使用者， 以此來達到整個流程可以成功流通的目的。數據挖掘技術和可視化技術關聯在一起，用以對系統的信息數據進行統計， 將相關聯的信息再一次地組合排列，讓數據信息以表格、圖表等格式直觀地呈現出來，實現可視化。語義關聯技術用以進行搜索、檢索， 以下拉菜單的形式迅速地把與輸入信息相聯系的所有內容呈現出來， 以此來達成迅速查詢的目的。模板嵌套技術可以用來建立辦公系統基礎的數據源，并且可以使用HTML或者Java Script就能做到按照實際情況將所需要的數據信息導入系統中。

協同辦公系統的應必須充分地結合企業發展的現實情況與社會市場的需求情況，分析實際辦公中使用者的反饋意見，以此來使得各個模塊更加的完善。

3結論

在團隊或企業人員無法聚集辦公的情況下，遠程協同辦公系統尤為重要，可以很大程度保證人員的高同步，高效率的辦公，減少了不必要的資源與實踐消耗。一個真正優秀的協同辦公平臺是當下社會各大中小型公司的進行日常辦公的重要依托。在實際應用中，我們要以“想企業所想，創企業所需”為核心理念，提升遠程協同辦公系統的完整性和實用性，創造出真正適用于企業的系統。

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