信息化時代下企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化路徑研究

【關(guān)鍵詞】信息化;企業(yè)檔案管理;優(yōu)化路徑

【中圖分類號】G27 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2021）07-0172-03

1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 檔案運營管理模式和制度建設(shè)滯后

當(dāng)前，企業(yè)檔案信息的采集大都處于手動處理層級，由員工識別信息并進行分類，再手動輸入信息，完成歸類管理工作 [1]。這就需要員工對各類檔案信息添加可識別標記，但是企業(yè)員工的流動性較大，剛來接手工作的員工不熟悉也弄不明白相關(guān)標記，不可避免地會引發(fā)延長信息檢索時間甚至丟失信息的問題。2015年，習(xí)總書記提出“創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動力”，全國各行業(yè)以創(chuàng)新為動力，致力于技術(shù)創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型升級發(fā)展。但是在此過程中，很多企業(yè)忽略了現(xiàn)代管理體系和運行機制的配套建設(shè)與完善，在信息實施保證制度方面不夠重視，使得日漸繁雜的檔案管理工作的開展更加困難。首先，由于信息化手段不足，導(dǎo)致相近領(lǐng)域出現(xiàn)近似數(shù)據(jù)，造成這些數(shù)據(jù)歸檔過程中被覆蓋存儲等錯誤。近年來，為了應(yīng)對日益龐大的檔案數(shù)據(jù)整理和存儲工作，檔案管理員的工作壓力越來越大 [2]。其次，無紙化檔案轉(zhuǎn)換過程中仍存在多種類型或結(jié)構(gòu)性問題，例如將大數(shù)據(jù)管理技術(shù)直接集成到傳統(tǒng)管理模式中，不進行相應(yīng)的自主適應(yīng)性更改，會導(dǎo)致相似數(shù)據(jù)覆蓋、歸類不科學(xué)、權(quán)限設(shè)置不合理、信息失真等問題。

1.2 機構(gòu)設(shè)置不合理

企業(yè)的歸檔工作是否科學(xué)、合理，既不是依賴于辦公設(shè)備的先進與否，也不依賴于檔案人員的數(shù)量，而是取決于檔案管理部門是否能夠真正發(fā)揮監(jiān)督職能，對企業(yè)各類檔案進行全面、及時、準確地管理和分析，以滿足企業(yè)運營和發(fā)展的需求。然而現(xiàn)實中，大多數(shù)企業(yè)檔案工作沒有實現(xiàn)統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一的管理和統(tǒng)一的標準 [3]。大多數(shù)企業(yè)檔案管理工作未包括在企業(yè)的工作計劃或領(lǐng)導(dǎo)和員工的責(zé)任制中，很少有專門的檔案管理機構(gòu)，也沒有檔案評估權(quán)限和執(zhí)行檔案管理應(yīng)具備的功能，因此很難引入檔案管理系統(tǒng)。例如，某些企業(yè)將人事和會計文件放置在檔案管理倉庫中，但相應(yīng)的檔案材料又分別由各執(zhí)行部門負責(zé)，僅將尚未創(chuàng)建的舊產(chǎn)品檔案移交檔案管理員進行存儲，這樣的檔案組織絕不是一個全面的檔案管理組織，不能有效地執(zhí)行各種檔案任務(wù)。

1.3 檔案管理人員水平較差

企業(yè)要順利完成轉(zhuǎn)型升級，人力資源的優(yōu)化與管理是必不可少的環(huán)節(jié) [4]。與企業(yè)檔案管理信息化相適應(yīng)的優(yōu)秀技術(shù)人才，是構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的關(guān)鍵。然而，傳統(tǒng)檔案信息管理，僅僅是實現(xiàn)原始紙質(zhì)文檔的數(shù)字化，造成檔案人員的信息水平差，甚至一些高新企業(yè)也缺乏專業(yè)的檔案管理人員，現(xiàn)有的檔案管理人員不了解檔案管理軟件，他們依舊采用傳統(tǒng)老舊的方法處理工作，制約了企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展。要想在較短時間內(nèi)提高檔案管理人員的素質(zhì)和技能，使其達到較高的計算機水平并掌握信息化技術(shù)，企業(yè)必須花費大量的時間與經(jīng)費對員工進行系統(tǒng)的培訓(xùn)，這無疑又增加了企業(yè)的負擔(dān)。

1.4 缺乏建立檔案管理信息化的意識

作為一個經(jīng)濟組織，企業(yè)將利潤最大化作為所有業(yè)務(wù)活動的終極追求。這也導(dǎo)致部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理工作產(chǎn)生偏見，認為檔案管理不像生產(chǎn)、銷售或技術(shù)研發(fā)一樣可以直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益 [5]，因此他們很少花費精力關(guān)注檔案管理工作，更不會對檔案管理進行投資。可以預(yù)見，隨著企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級，后續(xù)必然出現(xiàn)存檔設(shè)備過時、檔案管理人員短缺等問題，然后又會衍生出檔案管理工作人員工作積極性不高，影響檔案管理工作效率的問題。此外，除了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層缺乏對檔案管理的重視及創(chuàng)新觀念，企業(yè)檔案管理人員意識不強也是制約檔案管理信息化水平提升的關(guān)鍵因素之一。一方面，檔案管理人員對檔案管理工作的重要性認識不足，認為檔案管理就是對信息進行采集和整理，崗位可有可無，工作積極性不高。另一方面，一部分檔案管理人員的信息素養(yǎng)較低，缺乏對檔案管理信息化的認知，認為檔案管理就是對紙質(zhì)資料的整理歸檔，既不熟悉現(xiàn)代信息技術(shù)，更缺乏對檔案大數(shù)據(jù)支持企業(yè)經(jīng)營管理重要性的認知。由于領(lǐng)導(dǎo)層和檔案管理人員缺乏對檔案管理信息化的認知，因此進一步放緩了企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的進程。

2 企業(yè)檔案管理提升路徑

2.1 提升檔案管理人員自身素質(zhì)和專業(yè)化水平，培養(yǎng)并強化檔案管理人員信息化意識

現(xiàn)代企業(yè)信息化建設(shè)的關(guān)鍵在于緩解人才缺乏的問題，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)要從源頭，即加強技術(shù)人才隊伍建設(shè)著手解決 [6]。具體可從以下幾個方面進行改進：一是增強企業(yè)管理層和檔案管理人員的信息化意識。企業(yè)管理層要充分認識到檔案管理信息化人才是檔案管理信息化建設(shè)的基石，因此企業(yè)要引進一批計算機水平高、熟悉檔案信息技術(shù)的專業(yè)人才。要培養(yǎng)檔案管理人員的信息化意識，只有具備了較好的意識，檔案管理人員才會自覺地參與信息化檔案管理工作。二是在檔案人員招聘時，要充分考慮人員后續(xù)的崗位適應(yīng)性及軟件系統(tǒng)應(yīng)用等問題，要根據(jù)檔案管理信息化的具體要求招聘合適的人員。為了建設(shè)一支與企業(yè)轉(zhuǎn)型升級相適應(yīng)的現(xiàn)代檔案管理信息化人才隊伍，有必要為此類人力資源提供優(yōu)良的條件。三是加強崗位培訓(xùn)。企業(yè)可以根據(jù)自身需求和信息化技術(shù)更新發(fā)展狀況，定期舉辦信息化技術(shù)應(yīng)用培訓(xùn)班，平時也可以發(fā)送各種檔案管理信息化技術(shù)和理論、案例資料等，督促檔案管理人員學(xué)習(xí)和借鑒，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。不斷提高檔案管理人員操作電子文檔和計算機的能力，提升管理人員學(xué)習(xí)的積極性，鼓勵他們積極參加企業(yè)舉辦的信息教育培訓(xùn)，增強自身對檔案安全保護意識，并不斷提高專業(yè)知識水平和工作效率。除此之外，為激發(fā)員工的工作積極性和創(chuàng)新性，企業(yè)需要制定相應(yīng)的激勵措施。

2.2 加強制度建設(shè)，優(yōu)化檔案管理部門結(jié)構(gòu)

一個完整的檔案管理信息系統(tǒng)中，相關(guān)制度建設(shè)必不可少，包括管理制度、監(jiān)控制度及安全制度。管理制度和監(jiān)控制度：為了保證系統(tǒng)的正常運行，管理員可以采用特定的監(jiān)督方法，制定針對檔案管理利益相關(guān)者的獎懲制度，并明確區(qū)分獎懲對象和標準。一方面，為保證檔案管理信息系統(tǒng)的平穩(wěn)運行，必須對有違規(guī)行為的員工做出警告或處罰;另一方面，要加強對員工的監(jiān)督，保證他們按時完成任務(wù)，并激發(fā)其工作熱情。安全管理制度：明確安全責(zé)任，規(guī)范安全措施。例如，檔案室需要配套各種類型的安全設(shè)施，并規(guī)定由專人負責(zé)，確保無意外事件發(fā)生。此外，企業(yè)要結(jié)合自身特點，制定并執(zhí)行更具針對性的制度，例如文件注冊和查詢，并按計劃升級文件存儲系統(tǒng)，提高檔案的安全性和穩(wěn)定性。同時，注意數(shù)據(jù)的安全性，通過加密等技術(shù)管理敏感數(shù)據(jù)，并確保存儲文件的密鑰由多名人員同時保管和共同開啟，防止競爭對手使用不正當(dāng)手段操縱檔案管理人員違規(guī)操作，或利用黑客攻擊服務(wù)器并檢索數(shù)據(jù)，為企業(yè)帶來不可彌補的損失。

各項制度的推行效果取決于人，因此在使用信息技術(shù)替代傳統(tǒng)檔案管理處理重復(fù)性和簡單任務(wù)并進行模式創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，要建立專門的檔案管理部門，對企業(yè)檔案管理人員實施“人性化+關(guān)愛化”的制度，即確保員工的付出與收入成正比，提高員工的獲得感和歸屬感。要做到這一點，就必須建立并完善檔案管理員的業(yè)務(wù)技能測試制度，達到正面鼓勵檔案管理員學(xué)習(xí)崗位知識的目的 [7]。

2.3 整合檔案信息資源，優(yōu)化檔案管理模式

檔案管理工作的責(zé)任與目的是為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供服務(wù)，以滿足生產(chǎn)經(jīng)營過程中對信息的需求，這也是對其工作有效性確認的尺度。現(xiàn)在各企業(yè)的管理模式大部分分為以下兩種：集中管理模式和分散管理模式，這兩種模式很難滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中對各方面數(shù)據(jù)的需求。因此，企業(yè)需要從一體化管理的系統(tǒng)模式入手，對檔案管理系統(tǒng)進行深入改革，建立檔案管理中心，將檔案資料、檔案背景資料及檔案本身等各方面信息綜合為一體，滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中對各方面信息的需求 [8]。

為了利用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式，企業(yè)的檔案管理部門除了要堅持對具體問題進行具體分析的原則，還需要對自身進行現(xiàn)代化改革，以管理的高效率為目的對檔案管理的模式進行創(chuàng)新，此外企業(yè)需要建立完備的專業(yè)管理體系，在完整、準確地錄入檔案的前提下，需要配備專業(yè)人員進行專業(yè)數(shù)據(jù)監(jiān)督，同時建立追責(zé)制度，以便在發(fā)生問題的第一時間找到負責(zé)人，從源頭上第一時間解決問題。通過一系列制度的完善，確保高效率的管理，同時降低數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險。

2.4 融合知識管理，把握檔案管理發(fā)展方向

滿足企業(yè)在各生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中對各類信息的需求，是檔案管理工作開展的目標，因此檔案管理工作必須通過大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代技術(shù)對檔案信息資料進行整合、歸類及開發(fā)，使其持續(xù)地向企業(yè)提供有效服務(wù)。從知識管理方面入手，能夠有效地加強檔案管理工作人員的知識服務(wù)意識和價值創(chuàng)造意識，以及對知識信息的理解，從而加強對有效檔案的再挖掘工作。

在日新月異的創(chuàng)新時代，企業(yè)檔案管理工作需要不斷地進行深化改革，以企業(yè)發(fā)展和檔案管理工作的深度融合作為風(fēng)向標，讓檔案信息的管理工作延伸企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個方面。所以，企業(yè)管理部門需要加大力度開展信息收集工作，并多渠道地進行充分且有效率的信息收集，同時做好歸類整理和再挖掘，篩除無效零散的檔案信息，確保遴選出的檔案信息具有有效性和規(guī)律性。相關(guān)的檔案管理部門要通過科學(xué)有效的方法，對信息進行多方面的整合、挖掘、再排列，以保持各類信息的有效性和有序性。同時，企業(yè)檔案管理工作者也需要確保信息的安全性與完整性，以免造成檔案的流失或泄露。此外，要提升自身的服務(wù)意識，熟悉檔案館藏中的各類信息，利用自身工作經(jīng)驗預(yù)判用戶的使用行為，站在用戶的角度思考，將封閉的各類信息轉(zhuǎn)化為開放便捷的有序信息，為企業(yè)提供迅速而有效的服務(wù)，最大限度地滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動對檔案管理的需求 [9]。

3 結(jié)語

信息化是提升企業(yè)檔案管理效率必不可少的工具，也是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的主方向。在大數(shù)據(jù)時代背景下，信息化手段的使用能豐富有效信息的廣度和企業(yè)檔案管理的深度 [10]。然而，檔案管理信息化建設(shè)并不是一蹴而就的，而是需要根據(jù)信息化的不斷發(fā)展，持續(xù)保持更新的一項長久性工作。檔案工作管理者要樹立創(chuàng)新意識，努力克服檔案管理向信息化轉(zhuǎn)型過程遇到的困難，及時了解社會、時代發(fā)展的前沿、趨勢及企業(yè)發(fā)展的最新需求，使檔案信息化管理工作能夠保持理論結(jié)合實踐、時代結(jié)合創(chuàng)新的發(fā)展勢態(tài)，使信息資源能夠更好地服務(wù)企業(yè)和社會。

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