科技檔案管理中二維碼技術的研究及應用

韓照杰

[摘 要]科技檔案不僅具有保存價值，而且要運用現代技術手段進行開發和利用，從而為科技創新、社會發展提供必要的支持。二維碼作為當下應用較為廣泛且技術較為成熟的信息存儲、識別技術，具有信息容量大、編碼范圍廣、防偽性能好等一系列優勢，在科技檔案管理信息化的背景下，具有廣闊的應用前景。文章首先概述了科技檔案管理中二維碼技術的應用優勢，隨后闡述了基于二維碼技術的檔案管理系統架構，最后從OR碼識別、ECC信息加密等方面，對二維碼技術的具體應用進行了總結。

[關鍵詞]科技檔案;二維碼技術;OR碼;數字簽名認證

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.21.195

1 引言

近年來，上級領導對科技檔案管理工作的重視程度和支持力度不斷加強，檔案管理的信息化水平持續提升，大數據、云計算、AI技術等，相繼在科技檔案管理中得到了運用。基于二維碼的科技檔案管理，將科技資料的收集與歸檔、科技檔案的開發與利用等各項工作進行有機整合，無論是在減輕管理壓力，還是在提升利用效率和服務質量方面，均發揮了顯著效益。在這一背景下，探究科技檔案管理中二維碼技術的應用策略，成為信息時代發揮科技檔案利用價值的重要手段。

2 二維碼技術在科技檔案管理中的優勢

2.1 運用二維碼降低檔案管理成本

傳統的科技檔案管理工作需要投入較多的人工成本、物料成本，由于近年來科技檔案的爆發式增長，給檔案管理部門增加了較為沉重的經濟負擔。相比之下，隨著二維碼技術在科技檔案管理中的推廣，不僅降低了管理成本，而且符合節能環保要求。另外，隨著二維碼技術的成熟，利用智能手機也可以進行二維碼的精準識讀，從而進一步突顯檔案管理便利性和低成本的優勢。

2.2 依托二維碼提高檔案檢索效率和精度

科技檔案的存儲形式上，有紙質檔案和電子檔案兩種;在檔案信息方面，包含了文字、圖像、表格、音頻、視頻等多種形式。面對海量化、多樣化的科技檔案，要想快速、準確的找到用戶需要的檔案，是一項費時費力的工作。借助于二維碼技術，給每一份檔案設計唯一的二維碼，并將二維碼存儲在數據庫中。后期需要檢索、借閱科技檔案時，利用大數據技術從數據庫中快速匹配，既可以保證檢索速度，又能夠提高精確性。[1]二維碼技術的應用讓借閱者減少了等待時間，從而優化了檔案借閱服務，進一步提升了檔案服務水平。

2.3 利用二維碼助力檔案管理的轉型升級

利用二維碼技術可以實現檔案信息“一站式跨庫檢索”，無論采用PC機還是手機終端，都可以采用二維碼信息檢索技術訪問檔案信息資源，拉近了用戶和檔案信息平臺間的距離。同時，利用二維碼具有的唯一性、安全性和容錯能力提高了檔案信息檢索的精準率、正確識讀率。在檔案管理中引入二維碼技術建立“二維碼檔案館”，實現檔案管理向“檔案+視頻+網站”全媒體轉型，為推動一站式檔案檢索通道和智能檔案服務平臺提供了技術支持。[2]

3 基于二維碼技術的檔案管理系統研究

3.1 歸檔

科技資料在歸檔時，每一份檔案都會有唯一的編號。基于二維碼技術的檔案著錄系統，會將檔案編號、檔案主題、歸檔時間等基本信息進行匯總，然后生成相應的二維碼。如果是紙質檔案，將二維碼貼在檔案盒上。這樣后期在進行檔案檢索時，就可以利用二維碼快速查找，極大的提高了科技檔案檢索效率。除此之外，二維碼著錄信息會同步在檔案管理信息平臺上，并且支持二維碼信息的自動更新。這樣在科技檔案的日常管理中無須重復錄入。[3]無論是檔案分類、篩選還是查缺補漏，都可以高效率的辦理。

3.2 整理

嵌入二維碼以后，每一份科技檔案都擁有獨一無二的二維碼。在辦理科技檔案的交接時，檔案管理人員只需要掃描二維碼，就可以獲得該檔案的簡略信息，用于核對檔案是否正確，避免出現紕漏。完成交接后，新的二維碼會自動同步并保存在新的檔案管理信息平臺上。在整理科技檔案時，利用二維碼也可以追蹤檔案的借閱情況，查看哪些檔案借出以后已經歸檔，哪些檔案借出后尚未歸檔，從而為檔案管理人員進行統計、管理提供了必要的參考。

3.3 借閱

有檔案借閱需求的用戶，可以登錄PC端的網站或移動端的APP，進入主頁界面，在線填寫借閱申請，包括需要借閱的檔案名稱、借閱時間、歸還時間以及個人信息等。提交申請后，檔案管理人員可以在管理平臺上收到提示，并進行信息審核。通過審核后，由檔案管理信息平臺自動生成一個二維碼，并以私信的方式發送給該用戶。用戶在規定時間內辦理科技檔案的借閱業務，只需要出示二維碼就可以獲得相應的檔案資料。在檔案成功借出后，管理平臺會自動記錄，并根據借閱申請上填寫的歸還時間，于歸還日期的前3天，通過借閱人預留的手機號發送提醒歸還的短信。

3.4 鑒定銷毀

由于科技檔案的生成速度極快，為了節約檔案存儲空間，需要定期對失效的或是沒有利用價值的科技檔案執行銷毀操作。經過相關人員鑒定，確認符合銷毀要求后，生成相應的二維碼，然后按照相關程序執行銷毀。檔案出庫時，掃描二維碼進行確認，可以避免科技檔案被誤刪。

4 科技檔案管理中二維碼技術的應用

4.1 基于云計算的OR碼識別

OR碼是二維碼的一種，其特點在于讀取速度快、存儲容量大、讀取結果精確。OR二維碼可以記錄不同形式的信息，除了普通的文字、數字外，還可以對指紋、圖像等進行準確記錄。識別OR碼后，可以讀取內部信息，然后快速檢索與之匹配的科技檔案。因此對OR碼的識別速率有著嚴格的要求。基于云計算的OR碼識別，一方面是保證了精準識別和快速讀取的統籌兼顧，目前一些主流云服務器的運算速度可以達到每秒上億次，可以從海量的科技檔案詞條中快速檢索到與OR碼信息匹配的目標檔案。[4]另一方面是保證了系統的兼容性，PC終端、解碼器、云服務器之間保持良好的兼容，避免出現OR碼無法識別或信息不能讀取的問題。