基于數學模型的檔案館人力資源管理模式

顧 宇

一、人力資源管理內涵

人力資源管理是在經濟學與人本思想指導下，通過招聘等管理形式對組織內外相關人力資源進行有效運用，滿足組織當前及未來發展需要的一門學科。有效的人力資源管理是組織發展和成果的關鍵，能夠保證組織目標的實現和成員發展的最大化。國內人力資源管理的研究與實踐多應用于企業，以企業業績為目標去設計人力資源，其管理原則和目標與文化事業單位大不相同[1]。而在西方發達國家，除企業外，人力資源管理在政府部門的應用集中在公務員體制改革、雇傭關系、公共服務管理、高績效工作、提高職業興趣等方面，運用人力資源規劃模型和數據管理系統，能有效提高人力資源管理績效和組織績效。

二、檔案館人力資源管理主要特點

檔案館人事管理制度依附于大一統的干部人事制度，從干部管理到人員配置、考核獎懲、工資福利，一直套用行政機關的管理模式，具有行政化的特點[2]。在機構轉型后，仍保留原有人事管理體制機制，普遍存在檔案專業人員短缺、人員素質參差不齊、檔案業務工作質量水平難以提升的問題。筆者認為，脫離事業單位機關式人事管理模式，運用人力資源管理的工具和方法，大膽借鑒企業人力資源調配和管理方式，對檔案館人力資源進行合理開發、儲備和使用，是提高人員素質、穩定干部隊伍、提高工作積極性、提升整體工作效能的有效手段，對新時代檔案事業的高質量發展具有深遠的現實意義。

三、檔案館新型人力資源管理模式

檔案館新型人力資源管理模式研究致力于人力資源系統化、科學化管理。通過建立人力資源管理數學模型，探索以最小成本優化檔案館的整體工作效能的最佳方案。

1.檔案館人力資源需求分析預測。人力資源需求受多種因素影響，包括檔案專業人員的晉升、調動、退休、辭職、調出等人員流失；檔案事業發展對檔案專業人員素質需求；市場競爭加劇對檔案業務多元化發展的需要等[1]。做好人力資源的需求分析，要盡量將影響檔案館人力資源供需平衡的因素考慮全面，對人力資源進行科學分析預測。一是根據檔案館發展規劃和外部環境分析，確定檔案館各部門的工作量以及工作量的增長情況。二是根據工作量的增長情況，確定各部門人員實際情況并預測未來需求。三是對預測期內退休的人員進行統計，并根據歷史數據，對未來可能發生的離職情況進行預測，最終預測出未來流失人力資源。四是檔案館整體人力資源需求=現實人力資源需求+未來人力資源需求+未來流失人力資源。

2.基礎業務需求分析預測。人力資源規劃合理配置前要對檔案基礎業務需求進行準確分析并預測，就是有多少任務、什么類型的任務、需要什么樣的人、需要多少人。這就需要運用崗位評價原理，對檔案收集、整理、利用、編纂、展覽以及后勤、保衛、行政管理等各部門工作職責、崗位需求、工作難易程度、勞動強度、責任輕重、所需資格條件等進行分析，預測人力資源需求[3]。舉例如下表。

序號1部門名稱XXXX 部工作職責負責政務運轉、資產管理、綜合性文字起草、日常事務協調、文秘、文書、檔案、機要、保密、圖書、信訪、財務、會務、接待等工作。崗位需求部長、副部長、文秘、文字綜合、文書、檔案管理、資產管理、后勤。崗位基本需求部長和副部長需具有10 年以上檔案工作經歷且具有一定的行政管理工作水平；以管理崗位為主；政審合格、保密意識強。專業要求文學、文秘、檔案專業、行政管理、會計等。人員需求人員編制X 人，部長 1 名，副部長X 名。

3.檔案館人力資源數據建模。

（1）模型概念。人力資源數據模型是科學配置人力資源、更好發揮檔案人員內在潛力的有效工具。從人力資源學科理論發現，檔案館整體工作效能高低取決于檔案人員的工作效率。那么，基于檔案人員實際的工作環境和相關的工作情況，我們認為影響工作效率因素有以下幾個：①年齡：年齡過小或過大均會降低工作效率，我們認為中年具有更強的體力和精力，工作效率最高；②工作年限：工作年限某種程度上能夠代表工作經驗，工作年限越長，工作能力水平越高；③學歷：一般來講，學歷越高，知識面越寬，眼界越高，應變能力和處理問題能力也越高，工作效率越高；④專業匹配度：所學專業與崗位的匹配程度越高，工作效率越高；⑤工作積極性：影響工作積極性的因素有單位、工作、個人、家庭等多方面因素，可根據單位人力資源現狀選取重要因素進行分析，這里，我們選取晉升概率、職級水平、近三年年度考核結果、家庭負擔進行研究。

通過大量測試數據，建立工作效率數據模型（以上因素稱“因子”）：

工作效率（Efficiency）=0.15×年齡因子（F-age）+0.15×工作年限因子（F-year）+0.15×學歷因子（F-education）+0.15 × 專 業 匹 配 度 因 子（F-coincidence）+0.4×工作積極性因子（F-motivation）

（2）建模方法。根據單位人力資源現狀，從本單位崗位需要出發，通過對檔案人員的工作效率進行測算，建立合理的人力資源調配和管理方案，最大化檔案館的整體工作能力。具體計算思路為，按照工作效率數據模型把影響因素作為參數量化賦值（如下表），建立數據模型，通過分析本部門或本單位整體性能來確定最優人員配置方案。

序號1參數名F-age代表含義年齡因子2F-year 工作年限因子3F-education 學歷因子4 5 F-coincidence F-motivation專業匹配度因子工作積極性因子計算方法25—30 歲（80）31—40 歲（95）41—50 歲（90）51—60 歲（85）7 年以內（75）8—13 年（80）14—20 年（85）21—29 年（90）30 年以上（95）大專（70）大學（或學士）（80）研究生（或碩士）（90）博士（95）匹配（90）相對匹配（80）不匹配（70）晉升概率（95—70）職級水平（95—65）近三年年度考核結果（95—0）家庭負擔（95—70）

舉例說明：如工作積極性因子=（晉升概率+職級水平+近三年年度考核結果+家庭負擔）/4。

晉升概率:晉升級別的高低與難度成正比，晉升概率的高低與晉升級別的高低成反比。科員晉升副科級賦值“95”；副科級晉升正科級賦值“90”，正科級晉升副處級賦值“80”；副處級晉升正處級賦值“75”；正處級晉升賦值“70”。

職級水平：按照行政級別（或專業技術職務）從高到低賦值。正處級（或正高）賦值“95”，調研員賦值“90”，副處級（或副高）賦值“85”，副調研員賦值“80”，主任科員（或中級）賦值“75”，副主任科員（或助理館員）賦值“70”，科員（或初級里的管理員）賦值“65”。

近三年年度考核結果：近三年年度考核結果取三年的平均賦分值。“優秀”賦值“95”，“合格”賦值“90”，“基本合格”賦值“60”，“不參加考核”或“不合格”賦值“0”。

家庭負擔：僅考慮子女因素，家庭負擔因子為子女個數和子女年齡段賦值，一般而言，孩子年齡小或學業較重情況下，會分擔個人更多精力。子女年齡段對應賦值如下：無子女或子女成年賦值“95”，學前階段賦值“80”，小學時期賦值“85”，初、高中時期賦值“90”。兩個以上子女均處于學前時期賦值70。

（3）樣例分析。下面舉例分析如何進行數據建模，根據數學模型的計算分析個人工作效率與部門整體工作效率與各影響因素的關系。

①個人工作效率分析。根據檔案館現有人力資源情況,按照建模計算公式測算每個人工作效率并建立個人工作效率數據模型（樣例1）。從個人效率模型看，有的人員學歷高、年齡適中、人崗相適，但是因晉升空間不足、家庭負擔重等因素受到影響，總體效率偏低。從而發現晉升空間不足，晉升渠道不暢通，缺乏未來職業規劃是主要問題。我們可從個人工作效率測算表中分析影響個人工作效率的主要因素，揚長避短，為人力資源管理配置和科學規劃提供參考。

個人工作效率測算表（樣例1）

②部門工作效率分析。一個部門的工作效率除了與每個人的工作效率有關以外，與在崗率也密切相關。即使部門個人工作效率高，但在崗率低，同樣影響部門的效率。

如根據個人工作效率數據建立部門工作效率數據模型（樣例2），進而可測算部門工作效能。部門工作效率計算參數具體說明如下。

◇部門個人工作效率平均值=本部門全體人員工作效率和/部門實有人數

◇在崗率=（實有人數—長期病假或外派人數）/實有人數×100%

◇部門工作效率=部門個人工作效率平均值×在崗率

按照上述公式可計算出各個部門的工作效率。我們看到，A 部門個人工作效率的平均值遠遠高于B 部門，但因其在崗率低，從而其工作效率受影響很大。

部門工作效率測算（樣例2）

4.制定人力資源管理規劃。根據數據模型得出的結論，科學制定人力資源短期工作目標。檔案館人力資源規劃主要有兩個層次，即檔案館人力資源總體規劃和檔案專業人員業務規劃。總體規劃是根據檔案館發展戰略而確定的人力資源管理的總目標和配套政策，主要包括人力資源的供求分析、預測的數據、供給與需求的比較，以及人力資源管理的實施步驟和總體預算。業務規劃是總體規劃的分解與具體化，包括具體的業務計劃，如人員補充計劃、培訓開發計劃、人員配備計劃、績效考核與激勵計劃、職業發展計劃等。做好人力資源規劃首先要做好人力資源需求分析預測及檔案業務需求分析預測，使規劃執行更切合實際，運行有效。

四、檔案館人力資源運行保障對策

1. 提高檔案人員工作積極性是穩定人力資源的重要因素。數據模型顯示，檔案人員工作積極性因素在檔案館整體工作效能中起重要作用，而影響工作積極性的因素眾多，在本次建模中選取了晉升概率、職級水平、近三年年度考核結果、家庭負擔四個因素。這四個因素中，除了家庭負擔是個人因素，其他直接受體制機制影響。為此，建立完善的人力資源運行保障體系對提升檔案專業人才的工作積極性尤為重要。這就需要人力資源和社會保障部門及檔案館在事業單位管理、本單位行政管理工作中，根據專業人員特點，建立確保人力資源有效利用和健康發展的制度體系，科學搭建檔案專業人員成長階梯和橋梁。

2.建立人力資源運行保障體系。為保證人力資源科學合理運行，需建立科學的管理體制、健全的人事制度以及完善的法規體系，為人才發展提供行之有效的長遠規劃。一是要加大對政策與制度的落實力度。明確事業單位性質定位，厘清事業單位的宏觀職能與微觀職能，并建立與之發展相匹配的配套措施，并對政策落實進行全程監管。二是完善人力資源管理制度。充分借鑒并引入企業中成熟的人力資源管理理念和實施手段，讓制度更具活力和發展力。三是科學設置和管理事業單位崗位，實現“因崗擇人，因崗激勵”的目標。考慮檔案館業務總量，明確崗位性質，劃分崗位類別，合理確定崗位結構比例。四是建立以年度考核為主，平時考核為輔的考核體系，重點考核工作績效。對檔案館管理崗和專業技術崗分別制定評定標準，設計考核內容量化指標，考核結果作為崗位調整、聘用及績效發放的依據。

3.為人才發展提供優質服務平臺。一是提升檔案人員政治素養。堅定信念，改變工作作風，包括政治站位、自我認識、工作態度、職業規劃、團隊意識和合作精神等方面。二是建立檔案專業人員培訓體系。編制檔案人員培訓計劃，實行分級分類培訓，培養檔案業務知識和專業技能兩類人才。三是培育學科帶頭人，提升科研力量。通過建立研究小組、開展座談交流等方式，以老帶新進行經驗傳承。四是建立人才梯隊。構建領軍型、中青年型、技能型人才梯隊，避免人才斷檔，影響檔案事業發展。保證專業性強的學科后繼有人，如滿文專業。五是支持機關、企事業、高校等多方合作模式，為人才搭建集理論與實踐的一體化平臺。六是完善人才激勵機制。實施獎懲雙向激勵機制，建立健全和完善績效考核反饋體系，建立吸引人才、留住人才的政策機制，建立科學合理的評價標準。