檔案館指南編寫論述

摘 要：為全面介紹、報道檔案館基本情況、館藏檔案、資料內容，指導檔案利用者、查閱者利用檔案、資料，國家檔案館專門出臺了《檔案館指南編制規范》，為各級檔案館指南編制提供了根本遵循和現實指導。本文分析了檔案館指南編寫的意義、原則，以及在編寫過程中提示、正文和補充三個部分需要注意的問題，為規范檔案館指南編寫提供有益參考。

關鍵詞：檔案館;檔案館指南;編寫

概述

為全面介紹、報道檔案館基本情況、館藏檔案、資料內容，指導檔案利用者、查閱者利用檔案、資料，國家檔案館專門出臺了《檔案館指南編制規范》（以下簡稱《規范》），為各級檔案館指南編制提供了根本遵循和現實指導。

1 檔案館指南編寫的意義

編寫檔案館指南，能夠更好地向市民展示館藏檔案信息資源，對挖掘館藏檔案信息資源，提升檔案館服務水平具有十分重要的現實意義。

1.1 利于檔案價值發揮

《檔案法》的出臺和修訂，“檔案宣傳月”的確定，都有力地推動和保障市民利用檔案資源。但各種主客觀因素的存在，導致公眾對館藏檔案信息資源的數量、種類知之甚少，有必要通過“檔案館指南”的編寫來指導公眾便捷地了解檔案館館藏資源情況，介紹檔案館的性質、服務宗旨、歷史沿革、館藏情況、規章制度，等等。一個優秀的《檔案館指南》具有“熔百科于一爐，集萬卷于一冊”的特點，覆蓋館藏檔案概貌。因此，編寫科學、合理的《檔案館指南》，有助于公眾了解館藏檔案資源，提高公眾檔案利用的自覺性。

1.2 便于檔案資源管理

《檔案館指南》編寫也是檔案館一項十分重要的業務工作。《檔案館指南》的編寫采用的是寫實手法，只有豐富的館藏資源、科學的管理才能編寫出優質的《檔案館指南》。編寫檔案館指南客觀上又進一步促進了檔案館檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和編研。此外，《檔案館指南》本身也是全面的新型檢索工具，成為案卷目錄、全宗文件和索引的補充和擴大，尤其對檔案館新進人員盡快熟練館藏檔案資源，提升檔案管理業務等具有積極作用。

1.3 利于館際交流合作

近年來，檔案館館藏檔案資源的不斷增加，尤其是各種專門、特色檔案資源的日積月累，使各個館藏檔案資源的數量、品種和內容差異較大。如桃江縣檔案館收集了莫應豐73件（張）珍貴檔案資料，以及其獲得的首屆茅盾文學獎獎牌，各種文學證書等，為研究莫應豐著作提供寶貴資料。《檔案館指南》的編寫、出版，使館際之間交流有了更加便捷的信息交流，進而互通有無或聯合開發，為檔案館館藏合作互補提供良好保障，也有利于檔案館館藏資源共享，發揮檔案館館藏檔案資源經濟、社會和文化的綜合效益。

2 檔案館指南編寫的原則

檔案館指南編寫，是根據館藏檔案資源基礎上編寫涵蓋檔案史料、概貌的權威性、資料性和參考性工具書。作為一部“工具書”，檔案館指南編寫應堅持如下原則：

2.1 實用性原則

《檔案館指南編制規范》指出，“檔案館指南”是“指導利用者查閱利用檔案、資料的工具書”。作為“工具書”的《檔案館指南》編寫應堅持實用性原則，通過層次分明、排列有序、點面結合，使檔案查詢、利用者能夠一入到檔案館就實現“按圖索驥”的效果，在最短時間里掌握檔案館主要情況，并查找到所需檔案資料。

2.2 系統性原則

《檔案館指南編制規范》指出，檔案館指南應包括提示、正文和補充三個部分，其中，提示包括封面、扉頁、前言、目錄四個部分;正文包括檔案館概況、館藏檔案介紹、館藏資料介紹三個部分;補充則包括索引、附錄和插圖三個部分。這就使檔案館指南的編寫框架更具邏輯和系統性，使整個指南編寫實用性更強。

2.3 準確性原則

《檔案館指南》作為全面介紹和報道檔案館的基本情況、館藏檔案和資料內容的工具書，準確性是其底線和生命線。因此，檔案館指南在編寫和交付印刷前需要進行嚴格的資料核實、考證、審稿、修訂和完善等，確保檔案館指南中所涉及的時間、地點、人物及數字信息精準無誤，也使《檔案館指南》作為工具書更具權威性。

2.4 標準化原則

國家檔案館頒布的《檔案館指南編制規范》是指導省市縣等各級檔案館檔案指南編寫的根據依據，從編制的原則、指南的結構，甚至是全宗介紹的內容及其排列等都有著嚴格的標準和要求，要以其為編寫依據，做到體例、結構及基本內容的整齊劃一，符合檔案館指南編寫的基本要求，準確揭示和交流檔案信息，發揮檔案館指南的應有價值功能。

3 檔案館指南編寫需要注意的問題

根據《檔案館指南編制規范》規定，完整的《檔案館指南》應包括提示、正文和補充三個部分，每一個部分都有其相應的規定和要求，也有需要注意的問題，在實際編寫過程中要克服麻痹思想，嚴格按照要求，確保指南編寫的質量和水平。

3.1 提示部分

《檔案館指南》提示部分包括封面內容、扉頁內容、前言和目次。其中，封面要準確標注“某某檔案館指南”名稱;編著者一般為編著檔案館的館名，而非個人;出版者則主要是標識指南的具體出版社名稱;扉頁則包括指南版本（修訂版、增訂本或簡本）;指南出版的具體年代;前言則是《檔案館指南》提示部分編寫的重點和難點，要簡明扼要地寫出指南編寫的目的、作用、結構及編著過程，語言要精練，內容要完整。

3.2 正文部分

《檔案館指南》正文部分包括檔案館概況、館藏檔案介紹、館藏資料介紹。《規范》明確了檔案館概況編寫內容和要求。在具體編寫時，還需要注意：檔案館的“沿革”要從建館之初一直介紹至指南編寫年份;內設機構要據實編寫;要突出檔案館館藏特色及工作特色介紹;館藏檔案、資料綜述要高度概括，全面的情況簡要介紹，共性著重描寫，個性則在全宗或資料介紹中詳細表述。此外，作為指南編寫的主體——全宗介紹，編寫全宗介紹時，應立足館藏檔案資料實際，科學歸類，設置類名;全宗介紹編寫要按照依其實際整理—保管體系為單位，對檔案館檔案數量、內容及特點進行分別介紹。如，從時間上，檔案館全宗介紹可按照歷史檔案—民國檔案—建國前檔案—建國后檔案順序分類;從機構上，檔案館全宗介紹可按照黨群—政府及其部門—科教文衛—垂直單位等序列分類。尤其是要注重隨著社會發展，立檔單位名稱的變化，全宗更名、撤銷及合并要厘清其嚴格，明確檔案起止時間、移交終止年度等。

3.3 補充部分

《檔案館指南》補充部分包括索引、附錄和插圖三個部分。檔案館指南中索引的編寫，主要包括機構、事件及人名檢索等，便于查找檔案館指南中的相關重要事項。因此，索引的編寫應注意：原則，即，索引素材選取應堅持初選“從寬”復選“從嚴”定選“兼顧整體”的原則，選材的對象應該是檔案館館藏檔案、資料介紹中重復出現兩次及兩次以上的機構、事件及人物名稱。體例，索引編寫的體例包括機構索引、事件索引、人名索引等。方法，檔案館指南中的索引編寫方法主要包括：指南校樣時，應將列入索引詞語標記（鉛筆）;摘抄于卡片（卡片著錄項目為序號、條目、出處等）;校卡，重點校對條目與底稿字語是否一致，有無漏索;排卡，將機構、事件及人名索引卡片分開，按照對于名稱首字筆畫或拼音順序排列。編制“索引”，校卡結束，根據定稿校樣標注條目所在指南中的頁號，編制刊印。補充部分的“附錄”編制也是其重要內容。在《規范》中有詳細說明，應根據該說明結合檔案館實際，做好附錄編寫。其中，需要注意的是，附錄項目的確定應與《規范》及館藏實際相一致，附錄材料與正文內容要密切相關，展現檔案館工作的實際特點及館藏資料、檔案特點，從而便于公眾更深入、更全面地了解館藏資源，從而更加有效地利用檔案館資料。

此外，《檔案館指南》的編寫還應注意各類信息資料真實性的核實，以及資料完整性的補漏等，語言及詞匯的使用應力求通順、簡潔、準確，從而將檔案館內容完整呈現于公眾面前，確保整個《檔案館指南》的可讀性、客觀性。

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作者簡介：鄭敏（1982— ），大學畢業，湖南省桃江縣檔案館助理館員，主要從事檔案管理研究。