檔案管理從信息管理到數(shù)據(jù)管理的轉型機制與全新策略

摘 要：檔案管理是維護組織工作質(zhì)量、效率、安全的重要保障。當前國內(nèi)檔案管理已經(jīng)基本完成從信息管理到數(shù)據(jù)管理的范式轉型，對其轉型機制進行研究，可幫助我們更好地理解檔案數(shù)據(jù)管理的邏輯和優(yōu)勢。本文主要對檔案管理人信息管理到數(shù)據(jù)管理的轉型機制與策略進行研究。

關鍵詞：檔案管理;信息;數(shù)字

科研機構檔案管理十分重要，它既可以保護科研信息資源安全，又可以提升科研工作的效率。在當今大數(shù)據(jù)時代，檔案管理已經(jīng)邁入數(shù)據(jù)管理階段。如果想充分發(fā)揮數(shù)據(jù)管理的優(yōu)勢，需要對數(shù)據(jù)管理的本質(zhì)，以及數(shù)據(jù)管理與信息管理的差異性、為什么要塑造數(shù)據(jù)管理這一新模式等一系列問題進行分析。只有這樣，才能正確理解檔案數(shù)據(jù)管理的結構與優(yōu)勢，找出檔案數(shù)據(jù)管理全新策略建構的最優(yōu)解決方案。

1 檔案管理從信息管理向數(shù)據(jù)管理轉型的必要性和必然性

1.1 大數(shù)據(jù)開啟了轉型的時代背景

大數(shù)據(jù)指的是信息體量更多，潛在價值更高的信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)時代的來臨，本質(zhì)上是因為互聯(lián)網(wǎng)以及計算機技術持續(xù)發(fā)展，即各類技術的發(fā)展和功能上的互通融合，使得人們應用計算機等技術的門檻降低，應用人數(shù)快速增加，互聯(lián)網(wǎng)空間內(nèi)的數(shù)據(jù)量快速增加，使得時代需要找到一種決策力更強、洞察力更優(yōu)、流程優(yōu)化力更好的新的數(shù)據(jù)處理模式。該處理模式就是大數(shù)據(jù)技術的處理模式。因此，可以說大數(shù)據(jù)技術的出現(xiàn)，轉變了整個時代、整個社會處理數(shù)據(jù)的方式。而檔案管理本質(zhì)上就屬于對數(shù)據(jù)進行管理的一項工作。那么應用新時代的新技術，對既有的檔案管理工作進行轉型升級，由信息管理向數(shù)據(jù)管理轉型十分必要。

1.2 檔案形態(tài)轉化具有不可逆性

可以明確的是，數(shù)據(jù)處理技術的發(fā)展是受到現(xiàn)實條件的“推動”，而互聯(lián)網(wǎng)中的信息量只增不減更是不容忽視的現(xiàn)實問題。即使是在檔案管理領域，在面對條項更多、數(shù)據(jù)量更多的新檔案形態(tài)時，也只能進行技術優(yōu)化升級，去維護日常工作的質(zhì)量。換言之，檔案管理進行技術升級，并不僅僅是為了提升工作質(zhì)量和工作效率，更是因為如果不與大數(shù)據(jù)技術進行“合作”，檔案管理工作就會與時代脫節(jié)，不但工作效率會降低，檔案管理服務無法滿足于機構組織日常的工作需要，檔案管理的安全性也會大打折扣。因此，檔案管理的形態(tài)轉化使得檔案管理轉型產(chǎn)生了明顯的不可逆性，朝向數(shù)據(jù)管理轉型成為必然。

1.3 檔案管理有效性需要延長

從專業(yè)的角度講，檔案管理屬于管理性、服務性和政治性工作，它本身并不生產(chǎn)物質(zhì)財富，但對于維護機構組織的核心財富及價值具有不容忽視的作用。在技術受限的過去，檔案管理存在很大的局限性，有效性較差。而有效性與組織的運行效率，以及核心競爭力都具有必然的聯(lián)系。這使得很多部門和單位都致力于提升檔案管理的有效性，期望通過技術升級令數(shù)據(jù)資源的生命周期更長。而大數(shù)據(jù)時代的來臨，很明顯為檔案管理的技術升級提供了思路。檔案管理似乎可以憑借大數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)生態(tài)性的升級。物聯(lián)網(wǎng)、智慧工程等技術都可以保障檔案數(shù)據(jù)長期可用，更可以拓寬檔案數(shù)據(jù)應用的廣度，進一步挖掘和利用檔案數(shù)據(jù)的價值。

2 檔案管理從信息管理到數(shù)據(jù)管理的轉型機制

2.1 構建更加生態(tài)化的管理模態(tài)

生態(tài)化管理可以理解為“共同化”管理，是一種力求將資源長期化、循環(huán)式應用的管理理念。我們需要明確的是，信息和數(shù)據(jù)的區(qū)別就在于，信息是一種出于某種目的已經(jīng)被處理后的數(shù)據(jù)，而數(shù)據(jù)指的是對客觀事件進行記錄的符號。即信息的應用范圍會受到“目的”的影響，但數(shù)據(jù)并不會。在檔案信息化管理的階段中，檔案信息幾乎只能服務于比較固定的工作目的，應用效率不高。但如果依靠大數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)對檔案的數(shù)據(jù)管理轉型，那么檔案信息的應用范圍就會充分拓展。不同的部門可以實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的“共生演化”應用，令檔案數(shù)據(jù)的潛能充分發(fā)揮。組織內(nèi)部也可以隨之構建自動化的辦公流程，檔案數(shù)據(jù)管理的質(zhì)量也可以得到跨越性升級。因此，檔案管理向數(shù)據(jù)管理轉型的第一步，就是要構建生態(tài)化的管理模態(tài)。

2.2 約束好數(shù)據(jù)管理權責

在完成對管理模態(tài)的優(yōu)化后，需要進一步對管理邏輯進行轉型。以往的檔案信息化管理，技術高度停留在塑造“電子檔案”的范圍內(nèi)，在可用性上存在較大的上升空間。其弊端在于，基本只是將實體化的檔案，以電子版的形式錄入到計算機中。但優(yōu)勢在于其權責范圍比較集中，調(diào)取檔案和存入檔案的流程都與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式無異。這很大程度穩(wěn)定了檔案管理的安全性。而檔案數(shù)據(jù)管理機制的建構，明顯增設了更多的檔案應用端口和渠道，交互條件的復雜化，令檔案數(shù)據(jù)治理的難度增加。因此，檔案管理數(shù)據(jù)化轉型的第二個步驟，就是要約束好數(shù)據(jù)管理的權責，保證管理邏輯的充分實現(xiàn)和檔案數(shù)據(jù)的安全。

2.3 塑造本職+技術的全新人員結構

數(shù)據(jù)管理相對于信息管理，其技術的復雜性有了質(zhì)的飛躍。要妥善利用大數(shù)據(jù)技術優(yōu)勢，不但需要了解大數(shù)據(jù)技術，還需做好數(shù)據(jù)系統(tǒng)的管理、定期減少數(shù)據(jù)冗余、優(yōu)化更新數(shù)據(jù)共享的安全效率體系。這意味著檔案管理轉型后的新形態(tài)，需要實現(xiàn)更加頻繁的技術維護與升級。例如，數(shù)據(jù)服務、性能監(jiān)督、數(shù)據(jù)庫重構與安全控制等。檔案管理部門工作人員不但要完成既有的工作任務，還需要培養(yǎng)出與大數(shù)據(jù)相關的專業(yè)技術人員，也就是數(shù)據(jù)庫管理員（DBA）去完成相應的工作。不僅如此，檔案管理部門還應優(yōu)化人才結構和工作氛圍，使檔案管理專業(yè)人員與數(shù)據(jù)庫管理員的工作協(xié)調(diào)順暢、和諧共進。

3 檔案數(shù)據(jù)管理模式的建構策略

3.1 健全檔案數(shù)據(jù)管理體系

可以根據(jù)具體的檔案管理工作需要，設置一套檔案數(shù)據(jù)管理體系。該體系需要包括兩個層面的內(nèi)容，一是生態(tài)化管理模態(tài)的工作標準。內(nèi)容需要標好檔案管理團隊協(xié)作機制具有哪些組成者，這些成員要怎樣進行團隊協(xié)作。以及檔案信息怎樣創(chuàng)設、補充、應用和調(diào)取。應將每一個與檔案應用相關的步驟都規(guī)劃在內(nèi)，保證所有相關工作人員的行為都能得到良好的控制，每一個工作任務都能找到對應的政策規(guī)制去約束行為。二是檔案數(shù)據(jù)管理的權責劃分。應對檔案管理部門的工作人員設立一套權責劃分與獎懲機制，明確標定每個人負責的范圍和尺度，權力范圍可以重合但責任范圍不可重合。獎懲機制需要具有明確的程度規(guī)定，切勿出現(xiàn)模糊標準的現(xiàn)象，以免降低管理體系的公信力。

3.2 優(yōu)化數(shù)據(jù)管理技術支持

大數(shù)據(jù)技術本身并未完全成型，正處在不斷優(yōu)化提升的過程中。對此，檔案管理方面也應該不斷優(yōu)化技術扶持的方式和力度，應該咨詢被服務者對于檔案管理新形式的印象，在用戶反饋中明確檔案數(shù)據(jù)服務的弱項，并根據(jù)用戶需求去優(yōu)化技術體系，幫助工作人員更好地挖掘檔案資源的潛在應用價值。例如，針對檔案管理可視化功能缺失的問題，可以積極利用大數(shù)據(jù)可視化技術，令巨量數(shù)據(jù)用更立體化的方式呈現(xiàn)，有效幫助工作人員認知趨勢、理解程度，進而提升整個部門的工作質(zhì)效。

3.3 培養(yǎng)專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)管理人員

為保障檔案數(shù)據(jù)管理工作的質(zhì)量，需要對人員結構進行調(diào)整，對功能崗位加以擴充。但需要明確的是，一般管理崗位對數(shù)據(jù)應用進行操作的難度并不高，在依賴數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的情況下，即使是不太熟悉大數(shù)據(jù)技術的工作人員也能夠妥善完成任務。因此，應該聘請專門的數(shù)據(jù)庫管理員，而不是要求檔案管理者同時完成多項工作。各部門和單位應先明確自身檔案數(shù)據(jù)管理的技術需要，依據(jù)具體需要的內(nèi)容去設立崗位工作要求和能力要求，并以此為依據(jù)進行人才招聘，進行上崗培訓，保證每一位數(shù)據(jù)庫管理員都具有真才實學，是大數(shù)據(jù)專業(yè)相關的“熟手”。還要對檔案數(shù)據(jù)管理人員的新技能進行操練，不熟悉互聯(lián)網(wǎng)和計算機的成員，需要盡快學習相關的操作知識和技能，務必妥善利用好大數(shù)據(jù)系統(tǒng)。也要對工作人員的數(shù)據(jù)素養(yǎng)和網(wǎng)絡安全意識進行培訓，從而塑造全能的檔案管理人才結構，從技術、本職工作等多個維度充分保障檔案數(shù)據(jù)管理轉型的質(zhì)效。

檔案管理邁入數(shù)據(jù)管理的領域，既為組織提供了工作核心競爭力升級的可能性，也對組織檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新時代，檔案管理的數(shù)據(jù)化轉型已經(jīng)不可逆。希望檔案管理部門和機構積極利用現(xiàn)有的資源，強化對管理人員、技術支持和管理體系的優(yōu)化建設，構建更加生態(tài)化的管理模態(tài)、規(guī)劃和約束好數(shù)據(jù)管理權責，更好地完善技術維護和升級體系，穩(wěn)健地完成檔案管理從信息到數(shù)據(jù)管理的轉型，使檔案管理工作的質(zhì)量和效率實現(xiàn)跨越性升級。

參考文獻：

[1]王虹.檔案資源開發(fā)的現(xiàn)代化轉型及其服務能力的提升[J].農(nóng)家參謀，2019（14）：223—224.

[2]牛曉燕.以信息化推動檔案事業(yè)戰(zhàn)略轉型發(fā)展[J].傳媒論壇，2019，2（04）：129—130.

[3]蔡杜娟，周賢慧.基于社會信息化視角下檔案管理轉型研究[J].蘭臺世界，2015（17）：94—95.

[4]李欣佳.社會信息化視閾下檔案管理轉型研究[D].黑龍江大學，2013.

作者簡介：封瑋，西安航天精密機電研究所，館員。