集團型企業對子公司檔案業務指導工作的實踐與探索

卜鶴

摘 要：企業面對瞬息萬變的社會經濟發展形勢，企業檔案為企業改革創新發展提供了強有力的信息支撐，企業檔案管理工作的良性發展對企業改革創新發展起到了至關重要的作用，做好集團型企業檔案管理工作的業務指導工作是企業檔案管理為企業提供效能服務的重要關鍵工作。新頒布的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“新《檔案法》”），增加“監督檢查”專章對集團型企業檔案業務指導工作從法律層面進行了要求。因此，集團型企業檔案業務指導工作必須探索出適合新時代發展的工作策略。

關鍵詞：檔案工作;業務指導;企業

1 研究背景

企業檔案作為企業研發、生產、經營、管理等各項活動的原始記錄，是企業資產的載體和證據，是企業研發、生產、經營、管理不可缺少的依據。面對新發展格局下企業管理的創新發展，企業檔案管理工作也處在了轉型和高質量發展的重要歷史時期，企業檔案管理工作必須適應現代化經濟建設和推進國家治理體系和治理能力現代化的要求，加快走向依法管理、走向開放、走向現代化。多元化經營的集團型企業檔案管理工作中的業務指導工作是一項至關重要且有效提高檔案管理效能的工作。2020年6月新《檔案法》頒布，新增加的“監督檢查”專章中明確了機關、團體、企業事業單位和其他組織應當確定檔案機構或者檔案工作人員負責管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監督和指導。這為企業檔案工作變革與轉型、創新與發展提供較為充分的法律保障以及較高的工作要求。做好集團型企業檔案的業務指導工作也是提升集團檔案管理水平，促進企業檔案工作更好地為企業改革發展穩定和企業研發、生產、經營、管理服務的必然要求，如何做好此項工作值得我們研究探討。

2 集團型企業檔案業務指導工作中存在的問題分析

2.1 集團型企業的檔案管理機制限制業務指導工作有效開展

在中國特色社會主義市場經濟條件下，集團型企業發展壯大，下屬企業數量、層級也不斷增加，所在地域和行業的不斷擴充，部分企業檔案業務指導工作開展的層級有限。集團型下屬企業面對激烈的市場競爭壓力，很多企業會出現重視追求經濟效益，輕視檔案管理工作的現象。由于檔案業務指導工作很難直接給企業帶來明顯的效益，很多企業并不重視檔案業務指導中發現的整改問題，制約了企業檔案業務指導工作的有效開展。

2.2 新時期檔案業務指導的內容和范圍是業務指導工作的新挑戰

由于企業檔案管理工作的復雜性和嚴謹性，一直以來，集團型企業的檔案管理工作業務指導的內容和范圍主要集中在檔案管理工作中的“收、管、存”等方面的保障和提升，僅僅滿足企業的檔案管理工作做好“檔案資料庫”的保障功能。沒有意識到隨著新時代檔案工作的轉型創新發展，企業檔案管理工作需要變成“資源文化庫”，不能有效地促使企業的檔案管理工作根據企業發展主動融入企業經營中心服務企業發展大局，沒有通過在業務指導工作中提升企業檔案管理工作中的檔案資料開發利用方面的創新能力。由于社會經濟的迅猛發展，企業改革發展過程有大量的企業資產與產權變動涉及檔案處置問題，事關企業資產安全和職工權益問題，處置不當后果嚴重。由于檔案部門無法參與改革協調，企業檔案業務指導工作難以實現在此項工作的監督指導作用，直接影響企業檔案管理效能的體現。

2.3 企業檔案管理人員綜合素質能力影響業務指導工作開展效果

企業的檔案管理工作的范圍涉及企業管理工作的各個方面，因此檔案人員需要具備較高的業務知識水平，熟悉企業經營、生產、技術、管理等過程中的各個業務流程和環節。但是很多企業因為編制、績效、資金等方面原因，企業很難吸引到綜合素質較高的檔案管理人員，甚至檔案管理人員配備不足，兼職或頻繁更換等現象大量存在，檔案管理人員的業務培訓和能力提升出現短板，無法適應企業發展的需要，直接影響檔案業務指導工作的有效開展以及業務指導工作后期的整改落實。

3 集團型企業檔案業務指導工作的改進方向和策略

時任浙江省委書記習近平視察浙江省檔案局館，對檔案工作在經濟社會發展中的重要地位和作用作了深刻闡述，提出了今后一個時期檔案工作要走向依法管理、走向開放、走向現代化“三個走向”的要求。集團型企業檔案業務指導工作也應該貫徹“三個走向”的理念，立足企業檔案管理工作業務指導職能的實際，采取有針對性的、切實可行的策略，不斷改進集團型企業檔案業務指導工作的方法，從而提升企業檔案管理效能，發揮企業檔案融入中心服務經營的能力價值。

3.1 貫徹走向依法管理的理念，提高意識，完善企業檔案業務指導體系

企業檔案在企業產品的研發、生產和銷售以及提高效率、開拓市場、降低成本等方面起到不可或缺的作用，企業檔案不僅具有重要的信息價值，還具有極高的證據價值，事關企業核心競爭力、職工群眾的切身利益，檔案業務指導工作又是決定企業集團檔案工作整體水平和質量的一項實質性工作。新《檔案法》已經從法律責任的層面要求企業在堅持統一領導、分級管理原則的前提下，指導以資產關系為紐帶的所屬企業的檔案業務工作。所以對于集團型企業在企業管理過程中必須切實增強法律意識和大局意識，將檔案工作納入考核檢查，分管領導定期聽取檔案工作匯報，及時研究并協調解決檔案工作中的重大問題，完善本企業檔案制度體系，完善激勵和責任追究機制，要根據新《檔案法》賦予的檔案管理和業務監督指導兩種職能設置優化本企業檔案管理崗位和配備人員，通過培訓提高檔案管理人員綜合業務素質和履職能力，為檔案工作融入業務提供體制機制保障，確保企業檔案工作與企業其他管理工作共同發展、協調推進。進一步完善檔案業務指導體系檔案管理業務指導工作體系，對于集團公司層面，對檔案管理工作統籌規劃，依據資產關系逐級建立檔案業務指導工作管理網絡，嚴格落實檔案業務指導工作，保證企業業務拓展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，檔案業務指導工作效果就滲透到哪里。所屬企業層面也應該密切關注并積極配合上級公司檔案管理的精神和要求，建立高效規范的檔案管理體系，提高企業檔案工作效能，服務企業做強做大長久發展。

3.2 貫徹走向開放的理念，與時俱進，提升檔案管理工作發揮價值能力

新《檔案法》明確要求加大檔案開放力度，提升檔案的服務便利性和覆蓋面。為了適應新形勢發展，企業檔案管理工作向主動服務經營尋找著力點，作為集團型企業檔案業務指導工作重點也應該從傳統的業務指導內容和范圍向如何主動服務經營工作方向轉移，可以通過廣泛的調查研究，提升檔案管理人員主動服務意識，敢于創新意識，積極發掘并及時推廣企業檔案信息資源開發利用的新技術、新途徑、新方法，指導企業在檔案管理工作中，改進服務方式，充分利用信息化平臺，有針對性地建立檔案專題數據庫，確保“檔案資料庫”發揮檔案的憑證作用，還要創新工作思路和方法主動為本企業經營決策提供準確的、高質量的檔案參考信息，為企業文化建設主動梳理并顯現企業發展過程中的歷史檔案信息。關注并加強企業資產與產權變動中檔案的處置工作，加強企業資產與產權變動中檔案工作的領導及業務指導工作，指導企業檔案處置工作與資產和產權變動工作同步推進。“有為才有位”，主動尋求企業檔案工作融入中心服務大局的新機會和落腳點，使企業檔案工作可以從被動服務的“檔案資料庫”轉變成主動參謀的“資源文化庫”，在企融入市場開拓、產品的研發、企業的數字化轉型、科技的創新，以及供給側過結構性改革和“走出去”戰略實施等方面有心的突破，從而推動企業檔案管理工作迎來新的工作局面。

3.3 貫徹走向現代化的理念，創新思路，推進業務指導工作提質增效

在企業數字化轉型的機遇期，從集團層面開展數字檔案館（室）建設，推進集團型企業檔案數字轉型，實現監督指導工作的信息化，使企業檔案管理工作為企業的數字化轉型和創新發展提供更加優質高效的服務。根據集團型企業發展需要，以守住檔案安全底線，創新發揮檔案服務價值為導向的原則，兼顧所屬企業所在行業的特殊性和差異性，靈活合理科學設置對所屬企業檔案工作檢查指標，體現檔案業務指導工作的科學化、專業化。探索參與其他部門組織的業務檢查組成合并聯合檢查組的方式開展業務指導工作，通過整改、“回頭看”等方式確保問題整改達到實效。通過組織“走出去”與“請進來”等多元化的業務培訓，提高檔案管理人員的綜合素質能力，解決業務指導過程中發現的檔案管理工作的共性問題;通過有針對性地對個別企業開展具體分類指導解決個別企業開展檔案管理工作中遇到的個性問題。通過座談交流、協作組會議等方式組織下屬企業交流經驗，取長補短，共同提高。檔案業務指導工作也要做好日常的調查研究工作，對于發現的優秀先進之處加以推廣，對于發現的新問題，深入探討研究，制定切實可行的指導辦法，研究操作性強的實施細則，采取科學合理的業務指導措施，使檔案業務指導工作有的放矢切實解決企業檔案工作問題，提升企業檔案管理工作效能。

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（作者單位：中國華錄集團有限公司）