企業檔案管理信息化的認識和思考

摘 要：檔案信息化建設是檔案管理的發展趨勢。企業是否實施檔案信息化建設很大程度上取決于檔案信息化能否為企業產生價值。本文提出了企業實施檔案信息化的三派觀點，并圍繞經濟效益、人力成本和社會效益進行思考和分析，以期對尚未或計劃開展企業信息化檔案建設的企業提供參考和依據。

關鍵字：企業檔案;信息化;經濟效益

近十年來，隨著科學技術和計算機應用的不斷發展，信息化成了現代企業高質量發展的必經之路，檔案信息化建設隨著信息化的全面鋪開經歷了從無到有、從數字化檔案向數字檔案轉變、從提高勞動生產率向為企業提供知識服務的角色轉變。

1 企業檔案管理信息化的不同觀點

企業檔案管理信息化是指企業檔案部門在履行檔案管理職能中運用現代信息技術對本單位的各類檔案資源進行采集、加工、存儲和管理，并通過本單位的網絡平臺提供檔案信息服務和共享利用的檔案管理體系。企業作為市場化經濟主體，對于內部是否開展和如何實施檔案管理信息化的觀點，有三派具有代表性：

1.1 企業檔案管理信息化保守派

人類有史以來，特別是出現了國家以后，就產生了檔案和檔案管理。檔案管理一直通過對承載在一定物質載體上的歷史記錄進行收集、整理和利用，沿用“史料管理模式”的做法被認為是較為可靠的方法。除非政府政策條款有要求或者能預見客觀的經濟效益，維持現狀是最好的選擇。持有這類觀點一般有如下特征：

第一，對企業檔案信息化重要性的認識不足：未能正確認識檔案信息化建設工作在企業生產經營中的作用，對檔案信息化抱著可有可無、不求有功但求無錯的態度;無法認識或預見檔案信息化的革命性意義和為企業降本增效的視野。

第二，對檔案信息化安全風險的擔憂：在提高檔案利用效率的同時，也提升了檔案安全的風險級別。如何保證企業電子（數字化）檔案信息來源安全、流轉安全和保存安全成了是否走上“檔案管理信息化道路”的絆腳石。

第三，檔案信息化建設產生的經濟效益難以測算：檔案信息化建設包括存量檔案的數字化服務費用、檔案管理信息化建設軟硬件費用、檔案管理平臺升級以及每年產生的系統維護費用。這些軟件和硬件的投資無形之間增加了企業的負擔，而后期檔案管理信息化產生的直接和間接經濟效益較難得到準確的測算和評估。

1.2 企業檔案管理信息化激進派

在信息化時代，信息就是資源。誰掌握信息，誰就掌握了主動權。提高檔案管理信息化，是全力支撐企業核心業務發展的必備“手段”和“武器”。通過檔案信息化的實施和發展，檔案部門也不再是邊緣化和弱化的部門。信息化環境下的檔案工作將具有管理數據的能力、整合數據的能力、開發數據信息資源的能力，成為企業規劃和戰略進程中的“智囊團”。持這類觀點是有一定的依據和背景的：

第一，國家檔案局在2021年工作計劃中提到：要統籌“四個體系”建設，著力構建以數字化信息化為依托的檔案治理體系[1];新修訂并于2021年1月1日施行的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱為《檔案法》）專門增設“檔案信息化建設”一章，明確“企業事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全”“應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接”“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”“國家鼓勵…企業推進傳統載體檔案數字化”[2]，從政策上、制度上強調了電子檔案的法律效力，加大力度鼓勵企業推進電子檔案管理信息系統建設。

第二，近幾年來，檔案管理信息化實施的成功案例越來越多，檔案資源信息化、檔案管理標準化、信息服務網絡化等已成為企業提高核心競爭力的最好證明。如：國泰君安證券公司通過檔案全文電子化管理系統探索“集團大集中管理模式”新途徑，檔案管理信息化手段及配套措施使檔案人員從200人銳減至8人，檔案占地面積從8000m2降低至3600m2[3]，極大降低了人力、物力和財力，堪稱檔案信息化實施的典范。

1.3 企業檔案管理信息化溫和派

目前檔案管理人員在企業檔案信息化進程中因信息化業務能力短板，無法獨立承擔信息化落實的任務。企業檔案作為企業信息資源的一部分，若將企業檔案信息資源作為子項目嵌入企業整體信息化建設，如：企業OA辦公自動化系統，可以借助企業信息化建設的技術力量，最大限度地發揮企業檔案信息資源的作用。持這類觀點的能清楚地識別企業檔案信息化管理實施中的薄弱環節，借力企業信息化發展之勢，較好地落實檔案管理信息化工作的推進。

第一，企業信息化建設中，信息系統的協調運作是建立在完整的基礎數據之上的，檔案部門科學、系統地保存了企業在生產、經營、管理中的重要信息資源，成為企業信息化基礎數據的匯集地[4]。同時，企業信息化的產物（即：待歸檔的電子文件）需要通過檔案信息化實現業務系統之間的無縫銜接。

第二，開展檔案管理信息化的業務流程中，需要進行人員身份驗證、網上借閱流程審批等。這些基礎性數據的實時更新和及時審核，依賴于企業信息化建設中的基礎信息數據支撐，使得檔案管理信息化更專注其業務，并得到可持續發展。

第三，將企業檔案信息化工作融入企業整體信息化建設中更容易獲得企業預算的支持，信息化實施過程中因平臺各系統架構統一、維護響應及時、系統間可實現無縫銜接、數據共享等優勢，更容易提高檔案信息化實施的成功率。

2 企業檔案管理信息化的思考與實踐

在企業檔案管理的實踐中，以上各派觀點均有為數不少的支持者，因此也造成了在檔案管理信息化工作的推進中各單位思路不同，對檔案管理工作的效果和影響也良莠不齊。為此，企業應根據自身發展的階段和規模、信息化實施狀況，圍繞公司經營目標，選擇適合的檔案管理信息化道路。檔案管理部門有義務和責任向公司決策層建言獻策是否開展檔案管理信息化實施。

2.1 檔案管理信息化所產生的經濟效益

2.1.1 降低企業檔案用房的直接經濟成本。企業檔案管理完成信息化，記錄企業生產經營的檔案將變“紙”為“電”，以往庫房吃緊要“地盤”的現象得到根本改變。特別是對于大城市“寸土寸金”，可以考慮將庫房位置進行整體搬移，土地集約化節約下來的用地成本用于信息化建設和后期維護，打造以人為本的智能型庫房[5]。互聯網、物聯網等技術目前已較為成熟，只需要配備傳感器、七氟丙烷氣體、監控探頭、空調、除濕器，以及溫濕度控制系統、煙感報警系統等，檔案管理人員就可以24小時遠程監控一個甚至多個庫房，出現報警自動即時通知檔案人員并觸發相應的應急措施，具有操作性強、性價比高的特點。

2.1.2 減少企業歷史檔案損毀的間接經濟成本。庫藏檔案有些因保存年代久遠，褪色磨損無法使用;有些在多次反復調閱的過程中出現損毀，帶了不可逆轉的損失。檔案數字化后的利用服務，除特殊情況外，可以為用戶提供數字化（電子）檔案，避免紙質檔案損毀風險，提高利用效率。

2.2 檔案管理信息化對人工成本產生深遠影響

2.2.1 檔案管理信息化將減少大量傳統檔案實操人員。檔案管理信息化的過程，是檔案管理流程再造的過程。企業檔案資源來源不再是各業務部門堆積如山的紙質文件，而是檔案信息系統“叮”一聲短信通知自動捕獲來自業務系統的歸檔電子文件及元數據文件已到，并自動完成“四性檢測”后入庫。國泰君安證券能夠通過數字化外包和檔案信息化將200名專兼職檔案人員銳減至8人，就是信息化帶來的人力成本驟降最直接的表現。

2.2.2 檔案管理信息化需要跨檔案、信息及業務的復合型人才。一是具備信息化技術知識和技能人才，主要是做好檔案信息系統的日常維護，確保系統可靠可用。二是具備創新檔案業務能力人才。檔案人員應將多年檔案專業的業務實踐經驗，結合檔案信息系統進行歸納、整理和創造。例如：在資料檢索服務方面，以往主要是根據案卷名稱、文件名稱、文件字號、作者等查詢，甚至信息化后可以對電子文件實行全文檢索，檔案查找效率大幅度提升。但在日常工作中，經常會有一些特殊文件情況，如：筆者所在的上海軌道交通行業，一些文件早期提到青浦線，一些文件后期提到17號線，其實是代表同一條地鐵線路;由于軌道交通前期各類審批規劃文件分散在不同年份不同子類別中。檔案人員可以探索在對系統中的電子文件增設專業標簽（tag）對多個內部關聯、交叉關聯的文件進行標簽分類，甚至探索在業務流程的歸檔階段由業務部門完成賦予電子文件分類業務標簽，以提高后期檢索利用和資料整合。三是為企業決策提供檔案利用服務的人才。檔案管理系統化后，將實現文件隨結隨歸，檔案人員也將重視企業業務動態信息的收集整理。在企業開展某項工作時，檔案人員可以參與尋找檔案資源中的顯性知識和業務流程中的隱形知識進行深度開發和利用，實現從信息服務提供者專項解決方案提供者，挖掘檔案中的知識實現檔案價值。

3 有利于踐行企業社會責任并解決檔案管理的若干頑疾

檔案管理信息化將大量紙質文件檔案由“紙”變“電”。據不完全統計，文書檔案在實施信息化后將減少60%以上的紙張耗費，從而節約了資源為環境的保護盡了企業的社會責任;更重要的是為減少碳排放做出貢獻：我國已經承諾2030年碳達峰、2060年實現碳中和，減碳目標是每個企業和個人都應該付諸實踐的重要責任和義務。

檔案管理長期被認為是企業的成本部門，不產生經濟收益，因此通常得不到企業核心決策部門的重視。通過檔案管理的信息化實踐，強化檔案部門作為資源和知識服務部門的作用，將檔案信息化資源形成大數據產品，服務于企業有關業務部門，甚至可以服務于社會和外部單位。這樣檔案管理部門為提升企業效率和價值，甚至創造一定的收益都成為可能，其在企業中的地位可以得到有效提升。

小結：企業檔案管理界的各派觀點值得每個檔案管理工作者認真思考，充分認識檔案管理信息化的價值與面對的問題。筆者經過思考認為檔案管理施行信息化有諸多優勢和意義。在工作實踐中，需要檔案管理從業者根據企業不同情況，趨利避害、因勢利導開展信息化工作，避免一些因信息化帶來的問題，同時積極放大信息化的優勢和能量，探索出適合自身企業需要的檔案管理信息化創新工作方法。

參考文獻：

[1]中華人民共和國檔案.中華人民共和國第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議于2020年6月20日修訂通過，2021年1月1日起施行

[2]陸國強.推動檔案事業在高質量發展軌道上邁出堅實步伐——在2020年全國檔案局長館長會議上的報告[J].中國檔案，2021（01）：19—25.

[3]劉俊.國泰君安實現證券業檔案大集中管理模式的實踐與探討[J].中國檔案，2013（10）：64—65.

[4]謝秀紅.企業信息化環境下的檔案信息化建設[J].山西財政稅務專科學校學報，2007（01）：27—28.

[5]吳耀儉.淺談以信息化為基礎實施智能化檔案庫房建設[J].機電兵船檔案，2019（06）：69—70.

作者簡介：沈潔，上海申通地鐵集團有限公司檔案室副主任，學歷：大學，職稱：館員。