強化檔案管理推動縣級醫院持續發展的探討

摘 要：社會不斷發展，對醫院檔案管理工作提出了更高要求，在縣級醫院檔案管理中也是如此。通常醫院檔案工作承載著對醫院發展全程的記錄作用，同時對于推動醫院持續發展具有非常重要的作用。具體要求在實際的檔案管理工作中，充分結合縣級醫院發展情況，明確醫院發展短板，由此增強檔案管理工作，并在此基礎上實施優化及完善舉措，由此才能切實提升縣級醫院自身管理水平，進而實現可持續發展的目標。為此，本文基于檔案管理視角，探究如何通過強化檔案管理來推動縣級醫院的可持續發展，由此明確其檔案管理存在的問題，最終推出應對舉措以供參考。

關鍵詞：檔案管理;縣級醫院;可持續發展

醫院檔案是對院內患者癥狀、診療過程的全程記錄，在應用價值上對患者病情治療起到重要的參考作用，可輔助醫生結合檔案記錄來對患者制訂及時有效的治療方案，并且也是整個醫院在應對醫療技術難題時可采用的重點參考內容，對于醫院管理決策具備重要的參考價值。從患者本身角度來看，醫院檔案強化管理，能夠準確記錄患者的病情及診療情況，病人也可實時查看內容，達成院內的信息共享，極大改善對患者的醫療服務。醫院檔案是對醫院本身服務能力及水平的重要檢驗標準，醫院可結合檔案內容明確自身服務當中存在的不足，并由此進行及時、積極的改進。因此，強化檔案管理是推進縣級醫院持續發展的重要保障。

一、縣級醫院強化檔案管理的作用

1.推動縣級醫院持續進步

當今時代科技技術發展異常迅速，醫院在此背景下通過創新科技的支撐，得以迅猛發展。在醫院發展當中，將臨床實踐與科學技術的有效融合，能夠更加準確突顯出臨床實踐的運用效果，研發出更多全新技術成功，并且此類技術的運用過程還將呈現一種良性的循環，可以非常全面地記錄在檔案信息內容當中。結合科技檔案的內容視角進行分析，所記錄的科技技術及實踐經驗將直接成為往后全新技術實現全面推廣的重要參考，為醫院科學技術水平的進一步攀升提供更為強力的支持與保障。

2.促使縣級醫院服務質量攀升

在醫院各類檔案中，病例檔案屬于非常重要內容之一，其本身具備內容復雜化、管理難度偏大特點，且病例檔案本身和廣大人民群眾的利益緊密相連，如果檔案管理水平不足，則必然會影響到疾病防控及人民群眾的保健效果。為此，就必須做好對病例檔案的管理工作，這項工作本身在醫院檔案管理當中起到了極為重要的作用，通常需要相關管理人員及時收集與群眾緊密相關的信息來進行歸類整理分析，并從中提煉出真正和廣大人民群眾緊密相連的健康類信息，并由此給予完善的歸類分析。后續醫生通過對其中醫療信息的提取，能夠極大地提升醫療服務水平，切實保障服務質量的提升。

3.不斷深化醫院技術變革

醫院檔案管理中，設備檔案屬于非常重要的檔案類型，其通常被作為醫院固定資產查看及核算的重要參考內容，通過對醫院設備檔案的查閱，能夠幫助醫院管理者充分掌控院內各項醫療設備的具體使用情況。比如，設備的使用頻率、運轉情況及具體使用年限等等，由此作為醫療設備后續二次購置的重要依據。最主要的是做好設備檔案管理，能夠最大限度地規避資源浪費情況，給院內更多全新醫療設備的引入提供重要的內容參考，達成真正意義上的深化技術變革，極大提升和改善服務條件。

4.保障醫院決策制訂的合理性

醫院檔案管理部門承擔妥善管理好院內所有檔案信息的重要職責，從而為推動醫院可持續發展做出重要的參考價值。以院內為醫務工作人員進行房屋分配為例，整個分配過程需秉持以人為本原則，堅持通過提供住房來吸引大量專業人才。過程中，通過檔案查詢作用的發揮，可從中對醫務人員基本資料進行查閱和分析，以此來規劃分配的科學合理性。借助檔案查閱的方法及手段，還將充分了解醫務工作人員在專業科研方面的基本情況，從而更好地為領導層決策提供幫助。

5.營造積極的醫療氛圍

醫院檔案管理中，檔案本身的形成離不開醫院正常運行的支撐，而為保障醫院整體的穩步運行，也隨之產生相應的醫德檔案。此類檔案通常被認定為對醫務人員日常工作及行為的約束類檔案。實質上，醫德檔案的內容復雜，不僅僅包含醫院整體的管理制度內容，同時還包含了對應的獎罰考核機制，甚至是患者對醫療服務的滿意程度指標等。因此，醫德檔案本身具備較強的綜合性，通過對醫德檔案合理運用及妥善處理，能夠有效改進當下的醫療環境，真正營造出良好的醫療氛圍。

二、縣級醫院檔案管理中存在的不足

1.檔案管理未形成標準化、規范化體系

檔案管理本身屬于醫院管理工作當中的重要內容，因此要求檔案管理工作必須和醫院的建設和發展維持同步水平，成為醫院中獨特的發展體系。然而，當今絕大多數縣級醫院內的檔案管理工作仍然處于條塊分割狀態，整體系統性相對較差。比如，院內人事檔案由人事部門管理，設備檔案由采購部門登記，病歷檔案由病案室收集等，不同檔案分由不同部門統管，這就導致院內檔案管理工作混亂無序、各自為政。相應的檔案編號、排序處理差異明顯，并未形成標準化、規范化的檔案管理體系，最終無法達成高效檔案管理，難以實現信息資源的有效統一。

2.管理機制缺乏規范性、系統性

結合多數縣級醫院檔案管理的實際情況來進行分析，絕大多數醫院依然采用經驗型管理形式，相關檔案管理人員在日常工作當中，依然采用傳統的檔案管理理解和看法來開展相應的檔案管理工作，明顯這樣的管理方式缺乏規范、系統性，很容易引發失誤情況，乃至嚴重違反常規操作，直接給醫院檔案管理工作的正常開展帶來明顯的不良影響。有部分縣級醫院并未詳細規劃檔案內容，致使相關工作人員在進行檔案查閱當中，經常面臨信息內容斷層缺失情況。還有些縣級醫院明顯缺乏完善的檔案管理制度，相應的檔案管理流程不夠規范，直接導致檔案管理人員難以對檔案歸集目標進行有效跟蹤，因此在日常更新上也就難以保持及時有效性，從而加大跟蹤人員的失誤頻率，最終致使檔案工作質量嚴重下降，影響其工作效率。

3.檔案管理的信息化建設滯后

當前絕大多數縣級醫院的檔案信息化管理水平嚴重不足，此類醫院缺乏足夠的資金來支持信息化管理建設，再加上內部有部分檔案管理人員所具備的知識信息及技術水平不達標，導致其無法切實有效地通過信息化設備來達成對檔案工作的強化管理目標。再就是面向信息化檔案管理的制度匱乏，致使檔案信息化管理不夠規范，相關檔案工作人員在崗位職責上混亂模糊，實際的信息化建設流于形式化，最終管理效能嚴重削弱。最后就是縣級醫院內的檔案信息化管理人才數量嚴重缺失，多數檔案管理人員年齡普遍偏大，且所具備的檔案管理理念滯后，難以切實掌握信息化技術知識，從而給醫院檔案管理信息化建設造成影響。

4.檔案人員專業能力不足，專職人員缺失

當前，多數縣級醫院檔案管理工作大都由兼職人員及臨時工來負責完成，其并未在此基礎上設定對應的專業檔案管理部門。再就是檔案工作崗位人員流動性非常大，其實際工作變化異常頻繁，甚至部分工作人員對于檔案的存檔標準、收集乃至整理的步驟環節都一知半解，直接致使醫院檔案管理工作效率直線下降。也有部分醫院檔案管理人員本身學歷不高，所具備的專業知識儲備也比較少，在綜合素養、業務能力方面明顯偏低，難以切實適應新時代的檔案管理要求。

5.檔案管理缺乏相應的資金投入

為了能夠確實完成相應的檔案管理工作，就要求醫院方面應當不斷創新自身的管理工作模式，需要投入相應的資金支持，然后引入相應的信息化管理設備。然而，多數縣級醫院并不重視檔案的信息化管理，同時也未直接投入相應資金。正是因為相應的資金支持不足，從而難以有效引入相應的信息設備，也未借助現有的計算機系統來實施完善的檔案管理，從而直接導致縣級醫院檔案管理質量與效率明顯偏低落后。特別是一些處于經濟欠發達地區的縣級醫院，更是因為資金投入嚴重不足，致使管理人員仍然在使用紙質檔案管理的工作模式，這種工作模式下的檔案管理所能提供的信息準確性明顯偏低。

三、強化檔案管理，推動縣級醫院持續發展的有效措施

1.強化專業知識學習，促使檔案管理標準化、規范化

要求縣級醫院檔案管理人員積極學習檔案知識，不斷增強檔案管理的宣傳與推廣，在此基礎上切實強化醫院管理人員及職工的檔案意識。并且還要求相關工作人員需從思想層面來不斷強化對醫院檔案工作的關注程度，由此才能切實實現檔案管理水平提升。具體需要將檔案工作納入至醫院的日常管理當中，并借助這一方式來達成檔案管理與醫院業務發展的協同規劃當中，實現共同進步效果。還可借助多媒體、計算機等媒介來宣傳檔案工作，促使院內所有工作人員都能夠切實理解檔案管理工作的重要性及意義，從而動員全體職工全面支持院內檔案管理工作的開展。

2.完善檔案管理制度，保障檔案資料的真實性、完整性

在當今醫療深化改革的時代背景下，不斷完善檔案管理制度是改善縣級醫院檔案管理的前提和基礎。因此，這就要求醫院方面必須結合自身發展實際，不斷完善檔案管理制度的內容。在通常情況下，醫院檔案工作的開展可細分為后勤檔案和醫療檔案兩個層面。檔案管理中的收集、整理及保存資料則成為整個檔案管理的工作核心，對后勤檔案而言，具體可以分為維護、更新及利用類檔案。因此縣級醫院在管理上需要科學合理地進行人員分工，要不斷明確檔案管理工作人員的實際工作內容，切實提升檔案管理工作的科學合理性。相關檔案管理人員還需不斷加強與其他院內部門間的聯系，在此基礎上深入收集檔案資料，充分保障檔案資料的真實、完整性。此外，還要求檔案管理工作人員應當強化對檔案室的維護工作，確保檔案室的環境衛生干凈整潔，切實保護好檔案資料的完整性。

3.增強檔案管理信息化建設，推進醫院穩步發展

醫療深化改革背景下，需持續促進醫院檔案管理工作的完善與改建，具體應當增強縣級醫院檔案管理的信息化水平。首先，醫院方面應當增強檔案管理信息化建設的宣傳推廣工作，不斷在此基礎上推動醫院全體工作人員積極轉變自身的思想觀念，深入了解和掌握醫院檔案管理信息化的重要性，理解檔案信息化對醫院持續進步發展所能起到的促進作用。其次，醫院方面應當不斷增大對院內檔案管理信息化建設的支持力度，在資源支持上，應當持續增強人力、物力及財力支持，從而在此基礎上不斷推動檔案管理的信息化建設進程。最后，還需搭建其相應的軟件信息系統及相關檔案數據庫，以此來保障檔案室內的衛生潔凈。通常不同類型的檔案及存儲介質需要采取不同的方式進行分類管理，這樣才能保證醫院檔案信息的安全、完整性，這樣后續檔案資料的使用也將更為便捷。此外，還需不斷提升檔案工作人員的計算機操作水平，切實增強其信息歸集、處理的能力，這樣才能極大推動醫院檔案信息化建設進程，從而促使醫院更好、更穩的發展。

4.強化檔案人員業務能力，提升檔案管理效能

首先，需要嚴格管理檔案管理人員錄用環節。到目前為止，醫院還不太重視檔案管理，對檔案管理的要求不高，管理效果不理想，文件數據的價值難以真正實現。為了更有效地管理檔案，需要嚴控招聘過程，入職候選人必須具有相應的專業知識，并具有相關證書，并且精通最新設備的操作。其次，對于現有的檔案管理員應定期組織學習和培訓活動，以更新管理知識，提高工作效率并學習良好的檔案管理方法。講座和協作活動經常在醫院舉行，以便檔案管理人員可以彼此分享經驗。績效評估是根據下屬的績效和業務能力定期進行培訓教育活動，糾正甚至解雇未能評估人員。最后，檔案管理人員需要深入醫院的臨床階段，并充分了解每個部門中檔案的不同標準。醫院還需要提高其檔案管理人員的薪水和利潤，以留住更高水平人才。

5.增大檔案管理資源投入，切實提升檔案管理質量

增大對縣級醫院檔案管理工作的資源投入，重點集中于人力、財力及物力的資源投入，其中資金更是全面轉變醫院檔案管理工作質量及水平的重要影響因素。主要是因為，醫院檔案管理工作一旦缺乏相應的資金支持，必然難以購買先進的管理設備，同時也將由此直接影響到檔案管理水平的提升。因此就要求縣級醫院管理者們必須增強對醫院檔案管理的重視程度，積極鼓勵和推廣醫院檔案管理中應用信息技術必然性和重要性，在此基礎上強化資源與技術等層面支持。總而言之，就是增強對醫院檔案管理工作的資源投入，通過最先進的管理設備、高素質的專職人員及充足的資金支持來切實提高醫院的檔案管理質量及水平。

四、結語

綜上所述，縣級醫院檔案管理工作不容忽視，所能起到的作用對于促進醫院發展而言，非常顯著。因此，要求縣級醫院應當切實掌握和利用好院內檔案資源，由此才能最終達成醫院專業水平、醫療服務水平、內部管理水平、人員思想水平等多方面的統一提升。要實現這一目標，就必須切實增強醫院檔案管理人員的專業知識培訓，在此基礎上搭建完善的檔案管理制度體系，通過不斷提高檔案管理人員專業素質水平、強化信息化檔案管理建設、增加檔案管理的資源投入等多措并舉方式，才能真正有效地促進縣級醫院的快速進步及發展。

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（作者單位：廣饒縣人民醫院）

基金項目：本文系山東省檔案局科技項目（2016001）。

作者簡介：潘岫巖（1968-），女，漢族，山東東營人，副研究館員，研究方向：檔案管理。