高校財務網上報賬模式存在問題及解決方法

陳默

[摘 要]網上報賬是高校財務信息化建設的基礎，也是高校財務部門發展的必經之路。×高校網上報賬業務模式給學校師生員工帶來便利的同時，也存在一些問題。文章針對×高校現有網上報賬模式存在的問題予以分析，并提出加強信息化建設民，啟用電子簽批流程;細化崗位設置，優化考評指標;建立培訓機構，擴大對外交流，提升財務人員綜合素質;使用多樣化的方式宣傳財務政策、普及財務知識的解決方案。

[關鍵詞]網上報賬;財務信息化;高校財務核算

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.07.153

1 ×高校網上報賬模式概述

隨著國家對高等教育投入的不斷增加，高等院校資金量明顯增長，高校財務部門會計核算工作量與日俱增。解決業務量增加和人手短缺之間矛盾的有效途徑之一即是全面推行網上報賬。×高校自2016年起正式全面推廣網上報賬，業務流程如下：報賬人在財務處網上平臺填寫報銷信息或發放勞務費信息，附上相關紙質材料并由經費負責人、經辦人等簽字后投遞至財務處或校內各接單設備。財務處每日由專人收集單據并分配給各審核人員。審核人員檢查材料無誤后進行核算并制單，經復核復審、出納發送，完成整個報賬流程。經費負責人或被授權人可在電腦上隨時隨地填寫報銷單據并查詢報賬信息。網上報賬模式推廣多年以來，得益于其便捷高效的業務處理方式，學校的師生員工已由最初的不信任、不接受，轉變為逐漸適應并越來越習慣此種業務模式，可以說這是既節約師生員工時間，又改善財務人員辦公環境的好事。然而，隨著網上報賬模式的深入運行，一些問題也逐漸暴露出來。

2 ×高校存在網上報賬存在的問題

（1）網上報銷單質量問題。高校教師教學科研任務繁重，財務報銷工作又瑣碎繁雜，若無專職人員負責，教師很難有時間和精力全面熟知報銷規定，因此網報單據質量參差不齊。退單率居高不下幾乎成為各高校推行網上報銷以來面臨的共同難題。以往現場報銷時，經辦人的單據如有瑕疵，如購買圖書未標注書名、大額出租車票未寫明起訖地點等，財務人員能夠當時發現、現場解決。但實行網上報賬后，財務人員每天都會遇到不合格單據，占比少則10%，多則40%。每一份問題單據都需財務人員專門安排時間逐一與經辦人聯系，告知問題所在及解決方法。多數情況下經辦人至少要再去一次財務部門才能解決問題，少數情況要去兩次及以上，不僅影響財務人員工作效率、大幅增加溝通成本，經辦人也容易產生不滿情緒，引發與財務人員的矛盾。

（2）電子簽批系統問題。目前的網上報銷流程為：報賬人在財務部門網絡平臺填寫信息并打印報銷單，附上相關紙質材料后由經費負責人、經辦人等逐一簽字，最終投遞至財務部門等候業務處理。報銷信息錄入環節已實現電子化，但經費負責人或其他相關審批人的簽字審批卻仍停留在紙質化階段。如果遇到經費負責人或相關審批人暫時不在校等特殊情況，整個業務就會暫停，影響報銷流程。涉及跨部門、多經費的業務，或多人使用同一項經費時，紙質化審批的弊端更為明顯。財務報銷是所有業務的最終環節，報賬人潛意識里會把前期所有等候簽字的時間算入報賬周期，加上后續完善材料、單據投遞、業務處理時間，會自然而然地認為財務部門手續繁雜、效率低下。倘若此時單據再出現小瑕疵，財務人員溝通處理起來的難度更會成倍放大，非常不利于報賬工作的正常開展。

電子簽名簽批系統未啟用也可能帶來資金安全風險。個別經辦人為加快報賬速度，打印出報銷單后私自代替經費負責人簽字。財務人員既不知情，又無法鑒別所有經費負責人簽字的真偽，一旦該業務完成報銷，有可能造成經費被挪用或者誤用，引發資金安全風險。

（3）物流管理系統問題。按標準流程，每一份網報單據在投遞時都應進入財務部門單據物流管理系統，經費負責人或被授權人可隨時隨地在網上查詢單據物流狀態。但在實際操作過程中，遇到投單機故障、業務量激增時，這一環節可能被忽略，造成一部分網報單據未納入物流系統管理。若該筆業務順利完成報銷則僥幸無事;若該業務存在瑕疵暫無法處理，報賬人又因通信不暢或個人遺忘等原因無法及時獲知退單信息，此單據就徹底成為游離于物流系統之外的不受控單據。報賬人事后想起該筆業務時，時間往往已過去很久，不僅查找起來較為困難，還易引發單據丟失風險，給雙方工作造成不便。另外，目前物流分配系統僅被用于向前臺審核分配報銷單，并不具備查詢審核人員已有單據的積壓數量、完成情況等動態管理功能。若遇審核人員缺勤或業務處理異常等情況，分單員無法第一時間掌握已分配單據處理進程，易造成單據分配不均衡、同時段單據業務處理進度差距過大等問題，影響核算工作的有序進行。

（4）財務人員工作量問題。現場報賬階段，財務人員在一定程度上可以通過叫號系統控制業務數量。實行網上報銷之后，師生員工幾乎可以做到7×24小時申請并投遞單據，財務人員的工作量從“可控”轉為“不可控”，從“有限”轉為“無限”。工作總量的大幅增加對財務人員的身體和心理帶來更多考驗和更大壓力。工作時間延長、強度增加、工作內容重復性高等使財務人員日常工作中難免產生急躁、焦慮等負面情緒，導致與人溝通時缺乏耐心、語氣生硬，不僅影響工作效率，也給師生員工帶來“話難聽、臉難看、事難辦”的不良印象。

推行網上報賬以后，不少高校也出臺相應的績效考核辦法，制單量成為考核的主要指標。為了在規定時間內完成規定工作量，財務人員在業務處理時不可避免地出現“重數量、輕質量”的偏向。一味追求完成速度會造成核算質量下降，差錯率上升，影響后續賬務查詢、結題審計、年終報表、財務檢查等各個環節。更正差錯一方面增加檔案管理部門的工作負擔，另一方面也會讓財務信息使用者認為財務部門的工作人員缺乏專業素養和敬業精神，影響財務部門在學校的整體形象。

3 改善網上報賬模式的建議

（1）加強信息化建設，啟用電子簽批流程。高校教師承擔著繁重的教學科研任務，沒有過多的時間學習財務知識，加之“隔行如隔山”的現實和信息不對稱的現狀，如何讓其在最短時間內完成報銷單的填報是系統進一步優化時需要著重考慮的。系統開發人員應盡可能將網上報賬系統制作成“網購模式”的“傻瓜”系統，上手容易，使用便捷，操作簡單，信息明確，從而提升用戶體驗感，減少錯誤填報的可能性。

在報賬單填報環節進行干預是提高單據質量、降低退單率的重要步驟。首先，在各項目（特別是自然科學基金、重點研發計劃等監管嚴格的經費）進賬時即對財務系統里該項目的支出范圍及額度進行設置，報賬人員如超范圍超限額使用該經費，系統自動發出預警或提示，避免單據提交財務部門之后再反復修改。其次，網報單據填寫界面或打印出的紙質單據可設置業務流程提示模塊，將常見業務所需附件信息在頁面滾動提示或印刷在報銷單上，以免報賬人提交材料時遺漏附件。最后，啟用電子簽批模塊。報賬人在網上填寫相關信息后該單據信息即在辦公系統中流轉，經費負責人等與該業務審批有關的工作人員在線上進行電子簽批，簽批完成后報賬人才能打印紙質單據并提交。經費負責人或審批人可在任意時間地點通過電腦或移動辦公終端審批單據，減少報賬人往返各部門簽字的時間，讓數據多跑路，師生少跑腿。

（2）細化崗位設置，優化考評指標。為緩解財務部門業務量激增與人手不足的矛盾，高校應適當增加財務人員數量，特別是擴充一線核算人員和系統管理人員隊伍，提高系統智能化水平，緩解財務人員工作壓力。人員數量配置到位后，崗位設置也應隨之細化。由于現在全年都是業務忙季，設置單據初審崗就顯得十分必要。初審崗位人員負責網報單據初步篩查、投單咨詢、單據分配等工作，接收網報單據時先做形式上的預審，如外出參會差旅費是否附有會議通知，報銷版面費是否有繳費標準、大金額付款是否有大額資金支付審批表等。發現問題則通知經辦人修改，無明顯問題則進入分單程序，從而減少問題單據在財務部門內部的流轉時間，提高報賬效率。經過初審的單據無論是否有問題，都應確保納入物流管理系統，方便日后查詢。各投單設備需定期升級維護，確保單據正常投遞。初審崗位與審核崗位定期輪換，以便及時發現分單、制單等各環節出現的問題并加以改進。

業務量作為績效考核方案的重要指標，為加快報賬單處理速度、激勵財務人員高效勤勉工作起到了積極的作用。但以犧牲核算質量換取的核算數量增加既存在隱患又難以持久，也為后續各項工作平添不必要的麻煩。因而在績效考核方案制定中，必須加入質量考核指標，綜合考慮業務數量與核算質量的關系，強化質量意識，狠抓質量管理，設置數量與質量平衡發展、質量與數量并行并重的考核指標，建立不以犧牲質量為代價、不以單純追求數量為目標的激勵機制。

（3）建立培訓機制，擴大對外交流，提升財務人員綜合素質。高校可組織開展針對財務人員的綜合培訓。培訓內容不僅包括財經法規、新政策新文件等業務知識，還包括溝通技巧、心理輔導等內容，讓財務人員在具有豐富的專業知識和良好的職業素養的同時也能及時疏解心理壓力，保持健康積極的心理狀態。同時，高校應創造機會讓財務部門多與其他單位相互交流、相互學習。交流學習對象不局限于兄弟院校，在條件允許情況下還應擴展到現代化的大企業、大公司。現代化的公司企業雖在組織架構、財務制度、資金來源等方面與高等院校不盡相同，但不可否認其擁有更加先進和高效的報銷流程及財務體系，高校財務部門通過與之交流學習，可以開拓視野，取長補短，促進自身快速發展。

（4）使用多樣化的方式宣傳財務政策、普及財務知識。財務部門可充分利用“互聯網+”手段進行政策宣傳及知識普及。第一，定期更新財務部門的微信公眾號，按專題推送辦事流程、報賬指南，讓師生員工在日常工作生活中隨時隨地了解財務知識。第二，開發高校財務手機應用程序（App）或微信小程序。初期先開通查詢功能，預設信息數據庫。師生員工通過輸入關鍵字等信息，快速查詢辦理各類業務所需材料及附件，節約電話溝通及現場咨詢時間。后續逐步完善該程序功能，加入財務信息填報、網報單據物流查詢等模塊，為師生員工提供真正的掌上財務服務。

除了網絡信息化手段，傳統紙質宣傳方式的作用同樣不可忽視。例如在校內各投單機分布點放置報賬知識手冊及宣傳折頁，在接單文件袋上印制開票信息（賬號、戶名、開戶銀行名稱、統一社會信用代碼等），師生員工在投單時可隨時對照參考，獲取信息。

網上報賬是高校財務信息化工作的基礎，也是高校財務發展的必經之路。長遠來看，目前網上報賬模式仍處于財務信息化建設的初級階段，有各種各樣的問題亟待解決。高校財務、資產、信息等相關部門應進一步加大人力、物力、財力投入，優化系統配置，完善系統功能，加快財務信息化建設步伐，適應高等院校快速發展。

參考文獻：

[1]丁麗.高校實行網上報銷現存問題及建議——以BG大學為例 [J].現代經濟信息，2018（7）.

[2]郭愛玲.高校財務報銷系統智能化研究 [J].管理觀察，2019（6）.