Noteexpress在醫學中文科技查新工作中的應用

袁留亮

（廣東醫科大學圖書館,廣東 湛江 524023）

1 前言

科技查新是基于多種數據庫文獻，系統、客觀、準確地評價委托查新項目的新穎性和先進性的一種信息咨詢服務[1]。為高質量地完成一項科技查新，查新員必須依據查新點提取關鍵詞、構建檢索式，并閱讀、分析多個數據庫的相關文獻，最后依據全面的信息檢索和系統的文獻分析，撰寫符合教育部查新規范的科技查新報告。在查新工作中，查新員既要運用專業的文獻檢索和分析能力，也要機械地重復處理一些簡單工作，如文獻去重、報告格式調整。

為提高查新效率和查新質量，很多查新工作站已把NoteExpress、EndNote等文獻管理軟件運用到查新工作中[2-5]。NoteExpress是北京愛琴海軟件公司開發的一款文獻管理軟件，它集數據檢索、文獻管理、數據分析、知識發現和寫作支持等功能于一身，是中國科研工作者使用最廣泛的科研軟件之一。NoteExpress支持中國知網（CNKI）、維普、萬方及中國生物醫學文獻數據庫（CBM）等數據庫的在線檢索，多種格式文獻的導入、批量去重，以及文獻信息分析。它能規范且高效地處理查新報告中相關文獻的題錄信息，將查新員從低效、機械重復的工作中解放出來，專心從事文獻檢索與內容對比分析工作。

NoteExpress已成為查新人員的得力助手。目前研究者主要通過修改NoteExpress的不同過濾器和樣式來發揮NoteExpress在科技查新中的作用。他們通過Noteexpress的過濾器把不同數據庫的文獻導入NoteExpress，利用樣式導出符合查新規范的文獻題錄信息。查新通常涉及多個數據庫，以前的研究者常采用多個過濾器和樣式去輸入和輸出相關文獻信息，過多的過濾器和樣式會降低查新的效率和質量。同時由于軟件和數據庫的不斷更新，已有文獻中的過濾器和樣式的修改方法也已過時，目前也未有文獻專門提供醫學中文數據庫的過濾器和樣式。故為促進NoteExpress在查新工作中的運用，減輕查新人員的工作負擔，在前人研究基礎上，本文將編寫更加詳細、簡便的過濾器和樣式。

醫學中文科技查新主要涉及CNKI、萬方、維普以及CBM等數據庫文獻的檢索與利用。目前幾個數據庫均提供了文獻題錄信息的多種輸出格式，如EndNote、NoteExpress等格式。對比幾個數據庫文獻題錄信息的NoteExpress格式后，筆者發現可以通過修改NoteExpress軟件的NoteExpress過濾器，一次性解決不同數據庫文獻題錄信息的導入問題。即把不同數據庫文獻的題錄信息按照各自的NoteExpress格式導出后，只需選擇編輯好的NoteExpress過濾器，即可把查新報告需要的文獻題錄信息正確導入到NoteExpress軟件，然后依據新編寫的樣式在Word文檔中輸出所需格式的文獻題錄信息。

2 不同數據庫文獻題錄信息的導入與導出

由于不同數據庫和NoteExress軟件均屬于不同的公司，不同數據庫文獻題錄信息的NoteExpress格式常有差異，且它們與NoteExpress軟件的NoteExpress過濾器的字段名稱也常存在差異。教育部對查新報告中的期刊論文、博碩論文、會議、專利、標準等文獻題錄信息的格式做了規定。要導出正確格式的文獻題錄信息，必須先把數據庫文獻的題錄信息正確導入NoteExpress軟件。故本文先對比不同數據庫中不同類型文獻資源的題錄信息輸出的NoteExpress格式，分析它們存在的問題，針對問題提出NoteExpress軟件中NoteExpress過濾器的修改方法，最后根據教育部的查新規范編寫新樣式。

2.1 期刊論文題錄信息的導入與導出

依據GB/T 7714—2005《文后參考文獻著錄規則》，《教育部科技查新工作站查新報告撰寫規范》（以下簡稱《查新規范》）規定，期刊論文的題錄信息應按照“作者(作者地址).題名[J].刊名,出版年,卷(期):起止頁.摘要”的格式列出。為導出正確格式的期刊論文題錄信息，首先比較CNKI、維普、萬方和CBM這4個數據庫輸出期刊論文題錄信息的NoteExpress格式。如表1所示，除了維普的NoteExpress格式題錄信息缺少起止頁信息、CBM的NoteExpress格式題錄信息中的作者地址信息保存在“Author Affiliation”字段外，在其他數據庫導出的NoteExpress格式題錄信息中，查新報告所需的題錄信息均完整存在。

針對維普數據庫輸出的NoteExpress格式題錄信息缺乏起止頁信息的問題，本文按照張霞等（2011）的建議[6]，將維普數據庫的題錄信息按照其NoteExpress格式導入NoteExpress軟件后，選中導入的文獻，右鍵點擊“在線更新”，即可把缺少的起止頁信息補全。CBM輸出的NoteExpress格式題錄信息中也存在“Author Address”字段，但它包含的是作者的省份地址信息。同時CNKI、維普和萬方數據庫輸出的NoteExpress格式題錄信息中并不包含“Author Affiliation”字段，故本文在制作樣式時，選擇修改NoteExpress過濾器的“Author Address”字段，來解決CBM的作者地址信息問題。點擊“工具”選項，依次選擇“過濾器”“過濾器管理器”，選中并編輯“NoteExpress”，再依次點擊“常規”“字段規則”，通過模板下拉列表選擇“期刊文章”選項，在字段下拉列表中選擇“作者地址”選項，點擊“添加規則”，并在“標識”的選項中輸入“Author Affiliation”，再依次點擊“上移”“保存”，則CBM的“Author Affiliation”信息即可導入“作者地址”字段，且排序在第一的位置。

修改NoteExpress過濾器后，如表1所示，NoteExpress軟件中的“Author”“Author Address”“Title”“Journal”“Year”“Volume”“Issue”“Pages”“Abstract”等字段，均能正確導入查新報告所需的幾個數據庫的期刊論文題錄信息。為輸出正確格式的期刊論文題錄信息，本文借鑒川蓉（2010）的方法，直接在已有樣式“重慶大學研究”的基礎上修改樣式。在NoteExpress軟件中，依次選擇“工具”“樣式”“樣式管理器”，選擇“重慶大學研究”樣式，雙擊打開樣式管理器，依次點擊“題錄”“模板”，把期刊論文樣式修改為“作者|(作者地址).|標題[J].|期刊,|年份,|卷|(期):|頁碼.|摘要”。利用新編樣式即可導出查新所需格式的題錄信息。

表1 數據庫期刊論文題錄信息的NoteExpress格式

2.2 學位論文題錄信息的導入與導出

《查新規范》將學位論文的題錄信息格式規定為“作者(作者單位).題名[D].地點:學位授予單位,年份.摘要”。目前CNKI和萬方收錄了博碩論文，故本文首先比較這兩個數據庫輸出博碩論文題錄信息的NoteExpress格式。除地點信息（學位授予單位所在城市信息）外，兩個數據庫輸出的博碩論文NoteExpress格式題錄信息中其他信息均完整，且標簽名稱一致。因此只需將CNKI和萬方的博碩論文題錄信息按照其默認的NoteExpress格式導出，再利用NoteExpress過濾器，NoteExpress軟件便能導入所需的學位論文題錄信息（除地點信息外）。

針對缺少地點信息的問題，本文在修改樣式時，選擇用非字段值“請輸入城市名稱”代替“地點”，同時把“請輸入城市名稱”字樣以加粗顯示，把學位論文樣式修改為“作者|(大學).|標題[D].|請輸入城市名稱:|大學,|年份.|摘要”。利用新編樣式即可導出查新所需格式的題錄信息。

2.3 專利文獻題錄信息的導入與導出

《查新規范》規定專利文獻的題錄信息應按照“申請者(申請者地址).題名:專利國別,專利號[P].公告日期或公開日期”的格式列出。目前CNKI和萬方收錄了專利文獻，故本文首先比較這兩個數據庫輸出專利文獻題錄信息的NoteExpress格式。

如表2所示，CNKI導出的NoteExpress格式的專利文獻題錄信息缺乏專利號信息，其“公告日或公開日期”對應的字段為“Date”，同時也缺乏“專利國別”字段；萬方數據庫導出的NoteExpress格式的專利文獻題錄信息缺少申請者信息，其“公告日或公開日期”對應的字段是“Reviewed Item”，同時它也有“Date”字段（包含的信息為申請日），也缺少“專利國別”字段。

表2 數據庫專利文獻題錄信息的NoteExpress格式

在NoteExpress軟件中，專利信息無法通過升級更新信息。為解決信息缺失和字段標簽不一致問題，本文主要采用修改軟件樣式的方法，即NoteExpress軟件直接導入CNKI或萬方導出的NoteExpress格式題錄信息，然后通過新的樣式調取所需不同數據庫的文獻題錄信息，把專利輸出樣式修改為“申請人|授權日期*改為申請人|(申請人地址).|名稱:中國,|申請號[P].|注釋*修改為申請號[P].|公開日期.*授權日期*（刪除第一個日期).|摘要”。

因為萬方導出的NoteExpress格式題錄信息擁有獨有的“Reviewed Item”字段（CNKI導出的信息無此字段），本文在樣式中選擇用“申請人|授權日期”來輸出CNKI和萬方的申請人信息，當輸出萬方的專利文獻時，查新員能看到“改為申請人”的提示信息。CNKI導出的NoteExpress格式題錄信息擁有獨有的“Notes”字段（萬方導出的信息無此字段），因此本文在樣式中選擇用“申請號|注釋”來輸出CNKI和萬方的“專利號”信息，當輸出CNKI的專利文獻時，查新員能看到“修改為申請號”的提示信息。CNKI和萬方導出的“公告/公開日期”分別保存到“Date”和“Reviewed Item”字段，萬方的“申請日”保存到“Data”字段。NoteExpress軟件的NoteExpress過濾器利用“Data”字段輸出信息時，會輸出“公開日期”和“申請日”兩種內容，因為CNKI不包含“Reviewed Item”字段，故本文選擇用“公開日期.*授權日期”來輸出CNKI和萬方的“公告/公開日期”信息。當輸出萬方的專利文獻題錄信息時，查新員能看到“刪除第一個日期”提示信息，查新員按照格式修改完提示信息，即可獲得查新所需格式的題錄信息。

2.4 會議論文題錄信息的導入與導出

《查新規范》規定會議文獻的題錄信息應按照“作者(作者地址).題名[C].會議論文集名稱.出版年:起止頁.”的格式列出。目前CNKI和萬方收錄了會議文獻，故首先比較這兩個數據庫輸出專利文獻題錄信息的NoteExpress格式。CNKI和萬方輸出的NoteExpress格式專利文獻題錄信息中，上述字段中的信息全部存在，且對應的字段標簽一致。即只需把CNKI和萬方的會議論文按照其默認的NoteExpress格式導出，利用NoteExpress過濾器，NoteExpress軟件便能導入所需的會議文獻題錄信息。將會議樣式修改為“作者(作者地址).*標題[C].*//叢書標題.*會議年份:*頁碼|摘要”，利用新編樣式即可導出查新所需格式的題錄信息。

2.5 標準文獻題錄信息的導入與導出

《查新規范》規定標準文獻的題錄信息應按照“標準代碼,標題[S].|摘要”的格式列出。目前CNKI和萬方收錄了標準文獻。CNKI和萬方輸出的NoteExpress格式標準文獻題錄信息中，“標準順序號—發布年”均存在，但字段標簽不一致，CNKI的“標準順序號—發布年”保存在“ISBN”字段中，萬方“標準順序號—發布年”保存在“Secondary Title”字段，但CNKI里沒有“Secondary Title”字段，萬方里沒有“ISBN”字段，故通過修改過濾器的方式完成本次修改。

點擊“工具”選項，依次選擇“過濾器”“過濾器管理器”，選中“NoteExpress”，編輯“NoteExpress”，再依次點擊“常規”“字段規則”，通過模板下拉列表選擇“技術標準”選項，在字段下拉列表中選擇“標準代碼”選項，雙擊“標準代碼”，進入字段規則，點擊“添加規則”，在“標識”的選項中輸入“ISBN”，點擊“保存”。這樣NoteExpress的“技術代碼”選項里就同時包含了CNKI和萬方的“標準順序號—發布年”信息。將標準樣式修改為“標準代碼,*標題[S].|摘要”，利用新編樣式即可導出查新所需格式的題錄信息。

3 結語

目前不同數據庫輸出的NoteExpress格式題錄信息存在差異，并且它們與NoteExpress軟件的NoteExpress過濾器的字段名稱也常存在不一致，本文修改NoteExpress過濾器的一些設置后，就實現了把不同數據庫多種類型資源的NoteExpress題錄信息導入到NoteExpress軟件，并能按照特定的樣式輸出基本符合教育部查新規范格式的題錄信息，經過簡單的修改即可調整好參考文獻的格式，可極大地提高查新員的工作效率和工作質量。