建設項目印章管理風險及其防范策略

湯斌 傅賢強

【摘要】很多建設項目因為疏于管理，存在很多不合規、不合法的地方，包括對項目印章的管理，一些中小項目的管理人員沒有樹立防范意識，沒有意識到印章的重要性。這樣的行為不僅讓建設項目處于巨大的風險中，而且在遇到突發事件時無法及時應對，拖延項目的進程，給公司帶來人力、物力和財力方面的損失。本文將針對建設項目印章管理存在的風險，提出有效規避與防范印章管理風險的措施，希望能為相關工作人員提供參考和借鑒。

【關鍵詞】建設項目;印章管理;風險;防范措施

【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.19.090

印章具有法律效力，能夠作為公司的代表，是建設項目能夠順利進行的重要保障。印章可分為行政印章、合同專用章、項目部印章、個人名章等，對于印章的管理是建設項目管理的重要內容，相關人員應當引起足夠的重視，看到印章管理不當給項目帶來的風險。建設項目具有工期長的特殊性，建筑工程管理人員可能會同時參與多個項目，具有流動性，這就增加了印章丟失的風險。

1、建設項目印章管理存在的風險

1.1舞弊風險

建設項目印章具備重要的功能，可用于通過和實施很多具體施工條例，若出現管理不當的情況，心術不正之人就會利用管理漏洞竊取印章，為自己謀取私利。個別印章管理人員違反法律和職業道德，不遵守印章的管理條例，利用職務之便，預先在空白的合同、憑證或者文件上加蓋印章，讓許多施工事項未經過審核就可以實行，使得相應的施工建設過程脫離掌控，造成了印章的舞弊風險，給建設項目埋下了極大的隱患和風險。這就是法律法規要求印章不能脫離保管人員的原因，因為一旦人章分離，項目出現舞弊情況的概率會大大增加。

1.2流程風險

印章在日常的管理中不僅存在舞弊風險，還會由于不遵守管理流程而出現流程風險，給建設項目帶來巨大的損失。任何人要想使用印章，都需要按照專門的流程，提前申請印章的使用權，在經過上級主管的審核之后才能夠使用，不允許有人無視規章制度、未經申請擅自使用印章或者先使用后申請。由此可見，長期以來印章使用已經形成了一套連續的、完整的流程和體系，若不嚴格按照流程使用印章就會造成風險。

1.3崗位風險

按照相關的法律和規章制度，應當安排兩個人同時管理印章，不允許印章長期由一人管理，且要求這兩人處于不同的崗位、無直接利益關系，保障一人在使用印章時另一人負責監督。但是部分建設項目不重視對印章的管理，讓一人同時擔任用印人和監印人，不利于對印章的內部監管，造成嚴重的崗位風險。另外，不僅要求雙人管理印章，還要限制其對印章的管理時長，定期安排印章管理人員進行輪換，避免崗位風險發生。

1.4保管風險

管理人員必須對印章進行嚴格管理，按照規定應當把未處于使用狀態的印章放置在保險柜或其他安全系數高的地方，還要對放置印章的保險柜二十四小時無間斷監控。如果相關部門和管理人員未按照規定執行，沒有及時將使用后的印章歸于原位，妥善保管，就會帶來保管風險。同時，管理人員應當注意檢查印章放置處的監控情況，保證監控系統正常運行，在發現監控受損后要及時安排售后人員進行維修或更換，避免出現保管風險。

1.5經濟與聲譽風險

與金銀珠寶、現金等實物型的財物不同，印章丟失后造成的損失難以準確估量，這是因為對印章的濫用不僅會帶來經濟損失，還會對建筑公司的聲譽造成影響，給公司的形象帶來不利影響，發生無形資產的損失，金錢的損失容易估計，但聲譽的損失無法精確估計。如果印章使用或者監管不當，就容易帶來經濟與聲譽風險，甚至造成項目停工，影響整個建設項目的進度。

2、如何有效規避與防范印章管理風險

2.1建立崗位風險防控體系

要想規避和防范上述印章管理風險，相關部門必須嚴格按照法律規定建立崗位風險防控體系，制定具體的管理條例和制度，要求建筑部門設置監管小組，安排專人監督對印章的使用過程，確保管理制度深入落實到印章使用的每個環節，確保崗位風險防控體系能夠正常運行，避免發生崗位風險。建筑公司必須要求印章管理人員簽訂具有法律效力的崗位承諾書，嚴格遵守職業道德規范，明確其在使用印章的過程中需要面對的風險以及需要承擔的職責。同時，公司還應定期組織印章管理人員學習相關的法律知識，不斷提高管理人員自身的素質和管理技能。

2.2制定與完善印章管理制度

為了規范印章的日常使用，公司還需要制定和完善印章管理制度，明確印章管理人員的使命和責任，讓其在工作時可以有制度可依。

2.3嚴格管理對印章的刻制和銷毀

公司在初次注冊領取營業執照后，可按照法律規定于行政服務中心對印章進行刻制，在備案后即可領取。而下屬的項目部需要印章，則需要向相關部門報備，在經過各項審查后才能進行刻制，不僅如此，經過公安機關審查后才可以把印章正式投入使用。相應地，與對印章的刻制一樣，對印章的銷毀也應該嚴格遵守法律制度，報備后才可以銷毀印章。

2.4遇到仿冒本單位或項目部印章時要通報法律部門

公司在本單位或項目部印章遭到仿冒時必須通報法律部門，嚴格按照規定進行登記，交給司法機關處理。其次，相關工作人員還需要對近期的合同、文件等進行排查，看是否有利用仿冒印章達成的合同，有的話要及時解除。除此之外，在印章出現問題后，公司還需要及時通知客戶或者在公開的平臺發布聲明，避免再出現不合規的合同。

結語：

綜上所述，印章是建設項目管理的重要對象，對于規范項目管理具有重要意義。要想保證建設項目的正常運行，就必須遵守相關的法律法規和企業的制度，重視對印章的保管工作，嚴格監督印章的使用情況，建設專門的監管體系，落實印章的管理制度，對印章的刻制、使用、銷毀都需要按規定進行，防范印章在使用過程中可能出現的各種風險，包括舞弊風險、流程風險、崗位風險、保管風險和經濟與聲譽風險。在遇到仿冒情況時，印章管理人員必須及時向上級報告，采取各項補救措施，通報公安機關和司法部門解決。

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