大數據背景下事業單位人事檔案管理面臨的困境及措施

張建梅

摘 要：隨著信息化時代的來臨，為事業單位人事檔案管理增添了新的發展動力與活力。當大數據技術深度融入，創新了管理模式的人事檔案管理突破了傳統管理的約束，體現出了顯著的優勢與高效性。由此，事業單位人事檔案要充分利用大數據技術，針對當前檔案管理工作中的不足及阻礙進行優化，實現人事檔案管理的創新與現代化。

關鍵詞：大數據技術;事業單位人事檔案;意義;困境;途徑

事業單位中人事檔案管理是一項系統化的復雜工程，這項工作作為事業單位檔案管理體系中的重要組成部分，對人力資源管理以及事業單位運作效率的提升具有重大意義。在當前新形勢下，事業單位人事檔案管理人員需要清晰的認識到當前科技、社會以及經濟環境發生的重大變革，迎接人事檔案管理在大數據技術下帶來的挑戰與機遇，從而順應時代發展趨勢，主動出擊、提前謀劃，進一步完善事業單位人事檔案管理質效。

一、大數據含義及對人事檔案創新管理的意義

大數據是一個由各類數據組成的規模龐大的集合體，在當前數據大爆炸式增長的環境下，事業單位人事檔案管理愈發復雜，傳統的管理模式及手段難以進行全面的收集、整理、統計與分析，必須依托現代化的科技手段來進行存儲、運算、管理，這種改革與創新也更具先進性與科學性。大數據技術的不斷完善發展，至今被廣泛應用于各個行業領域中，對于原有的管理手段是巨大的沖擊與挑戰，更是一個促進自身優化與完善的良機。事業單位人事檔案管理水平及效率對于單位的可持續發展具有重大積極影響，充分利用大數據科技做好信息管理工作，則將為事業單位增添新的發展動力與機遇。

（一）有效增強檔案管理工作效率

人事檔案管理內容隨著事業單位不斷發展而逐漸規模化、復雜化，但受到傳統管理思維與手段的束縛，使得檔案管理工作人員的壓力也隨之加大，工作積極性受到影響的同時，工作的效率與質量也無法及時得到提升。而將大數據技術應用與人事檔案管理中，因其具備的便捷、高效特性，加之強大的數據處理、存儲功能，可以很好的與人事檔案工作進行匹配、整合，相關工作人員只需要對系統進行日常維護與操作，就能夠良好的完成工作，不但節約了大量人力成本與時間成本，還促進人事檔案管理效率進一步提高。

（二）有效促進管理模式變革與升級

互聯網計算機技術的成熟發展與廣泛應用為事業單位日常管理工作提供了便利條件，大數據時代的來臨為人力資源管理奠定了良好的技術基礎，利用計算機替代傳統人工模式，優化了時間管理上的缺陷、提升了人事檔案管理效率，這種新型的管理模式為事業單位帶來了管理體系上的創新、變革與突破，也帶來了全新的管理體驗。從單一化到整體化、從效率低下到提升、從不足到優化，事業單位人事檔案管理在創新模式下深入實踐，切實提高了人力資源管理整體水平，大數據時代下集效能、質量、規范與科學化為一體的管理模式正在發揮出應有的職能。

（三）為事業單位的可持續發展提供堅實保障

人事檔案在事業單位中占據了重要地位，其中收集了單位內部職工的人事檔案具有較高的保密性。在傳統的人事檔案管理過程中，由于信息化管理機制的缺失，導致管理過程中產生一系列問題，造成信息不全，嚴重的將導致信息泄露、檔案丟失等。難以為個人基本信息提供有效保障，還嚴重阻礙了事業單位的后續發展。融入了大數據技術的人事檔案管理，相關工作人員可以利用簡便的操作，將原有紙質的文件信息以數字化形式進行存儲、調用與管理，不但保障了人事檔案的準確性、完整性，還提供了完善的保密措施，起到穩定與支持事業單位發展的促進作用。

二、現階段大數據技術應用于人事檔案管理中的困境

（一）對人事檔案管理數字化缺乏充足認識

事業單位是向大眾提供社會服務的公益性組織，不以盈利為最終目的，也是我國國民經濟體系中重要的組成部分。因其特有的職能屬性與服務范疇，內部人事檔案對于促進事業單位可持續發展、充分發揮出社會效益具有正面、積極的作用。但由于對人事檔案管理重要性認識不足，片面地認為是簡單的個人信息管理，更是一種靜態的資料信息，與事業單位日常營運發展沒有直接關聯，更難以創造顯而易見的價值。無論是在人員配備還是信息化建設方面都顯得尤為不足，使得事業單位人事檔案管理一直處于固化與被動的不良狀態之中，難以及時融合發展成熟且效率更高的大數據實現自我創新。

（二）人事檔案信息管理機制有待完善

由于國內不同區域下經濟發展狀況的差異，導致部分地區下的事業單位信息管理機制還較為落后，尤其是在經濟欠發達地區，由于專項資金或預算不足，導致支撐大數據技術的硬件環境難以普及、達標，專業化的人事檔案系統無論是在開發應用，還是應軟件環境搭建上都較為困難。這些單位由于種種阻礙極易導致對人事檔案系統建設上的忽視。無論是在專業人才團隊建設，還是信息化推廣上都顯著滯后，長此以往將在高速發展的科技更迭下拉大發展差距，難以適應與實現現代化、數字化相匹配的人事檔案管理模式。

（三）信息化人事檔案管理價值發揮不充分

若對事業單位人事檔案信息進行充分利用，則檔案中所蘊含的數據價值就無法發揮出來。人事檔案的價值不但在于為職工的培養、晉升提供充足的數據，同時也服務于事業單位實現全面、動態的人員管理、人才隊伍建設以及整體運營狀況及素質評價等方面，為各類管理策略的制定提供了有效、全面的參考。然而現實情況是對于大數據人事檔案系統認識不足，僅作為日常信息維護，而缺乏對內部數據關聯性整合、分析，深度挖掘數據背后的關聯與規律，導致信息價值發揮受到極大阻礙，難以充分發揮出應有的作用與價值。這也降低了事業單位檔案管理效率，無法切實實現人事檔案的動態化管理。

三、數據時代下提高人事檔案管理水平的策略

（一）提高數字化建設意識，促進數據完善

事業單位要想實現高效運營、不斷優化自身發展實現長遠發展目標，就要深刻認識到人事檔案對單位及其職工的重要作用及價值。首先，在制度上要構建有效管理方案，從基礎的人事檔案信息收集整理，到信息分級借閱規范，再到信息檔案的日常維護、更新到檔案管理的動態化，都要進行嚴謹、規范化的制度體系構建，確保人事檔案的完整性、準確性以及安全性。其次，在單位內部積極宣導人事檔案的重要性，引導職工積極主動的提供相關信息豐富人事檔案數據庫，并在日常工作中進行及時完善與維護，保障人事數據的有效性。

（二）優化人事檔案管理模式

大數據時代下人事檔案管理機制與模式的設定對于后續管理質量與效率有著重大影響，事業單位應該從自身實際需求與發展情況出發，對傳統的人事檔案管理模式進行改革、創新。首先，依據人事檔案管理需求設置及配備相應的人員編制，明確規范相關工作人員的權限與職責范疇，保障各項人事檔案管理機制能順暢有效地運行與落實。需要注意的是，在管理機制運作過程中要不定時對數據進行檢驗與分析測評，以便能夠第一時間發現大數據系統中存在的不足并加以優化。其次，針對人事檔案數據的利用，賦予各數據使用部門對所屬環節模塊編輯與添加的權限，實現信息化數據的及時共享，也便于人事檔案的健全與豐富，還切實提高了檔案的審核效率。

（三）強化人事檔案信息化建設

切實實現人事檔案管理的創新，通過提高管理工作效能來充分挖掘出大數據在其中的價值與作用，不但有賴于相關管理人員的綜合素質來完善與優化管理機制，還需要強化基礎設施建設來推動檔案管理的信息化。由此，事業單位在人事檔案管理過程中要給予資金、技術以及人力上的支持，通過引進數字化管理人才，構建一直高效的人事檔案管理團隊。還要引進適宜的軟件系統，積極與事業單位人力資源管理與整體發展規劃結合起來，必要時還能進行定制化開發。其次，為了保障人事檔案數據的安全性，還需要建立獨立的檔案室，定期做好系統維護、防范病毒及其他不良程序入侵造成的重要數據丟失與失竊。依照數據可公開類型及查閱權限設置分級制，并保存數據借閱及瀏覽信息，為人事檔案的安全性提供堅實保障。最后，及時更新與升級大數據系統，及時解決檔案管理中出現的問題，并進行有效維護，推動事業單位人事檔案信息化建設進程。

四、結語

隨著數據化時代的來臨，怎樣充分利用大數據科技來創造更高的價值與效率，是社會各界都在積極探索與討論的焦點內容。人才作為推動事業單位發展的第一動力，對于促進事業單位行政效能具有強大的推動作用，構建科學合理的人事檔案管理機制，采用智能化大數據系統作為管理創新手段，才能持續優化檔案管理工作質效、提高人事檔案利用效率，切實實現將合適的人才安置到合適的崗位中，并激發出更加豐富的發展動力，達成事業單位人才戰略規劃。

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