新形勢下事業單位文書檔案管理工作內容淺析

鄭慧麗

摘 要：我國改革進程不斷推進，經濟發展水平逐步提高，檔案管理工作的重要性也在日益提升。事業單位是人才的聚集地，也是促進我國各方面進步和發展的重要領域，其發展和改革的步伐也需要不斷加快，以更好地推進我國經濟事業和檔案管理事業的快速成長?；诖?，各大事業單位對于文書檔案管理工作的認知度也在逐步提高，由此可見，文書檔案管理工作需要予以充分的重視。國家經濟建設發展速度持續加快，事業單位文書檔案管理工作對于國家檔案的作用不可輕視，不僅有利于本單位的工作，對于國家檔案事業的發展同樣具有推動作用。事業單位所處地位不同于一般性企業，既有共通之處又不盡相同，其對于積極提升單位的管理水平與服務質量具有十分重要的影響作用，同時在提高事業單位工作效率方面的效果也逐步體現，為其奠定了扎實的發展基礎。但是目前，事業單位檔案管理工作面臨的問題也漸次出現，許多因素和問題對其產生了相應的阻礙，其發展受到一定程度的影響，導致事業單位的社會形象和工作成績表現出后勁不足，因此，針對這一問題，積極采取有效措施，利用先進的檔案管理理念，結合實際工作管理經驗，制訂合理完善的檔案管理體系，對于事業單位文書檔案管理工作具有十分重要的促進作用。

關鍵詞：檔案管理;事業單位;文書檔案;管理

近年來，事業單位對于我國經濟發展起到了重要的推動作用，而事業單位檔案管理工作又是重中之重，加強事業單位文書檔案管理對于促進事業單位的持續健康發展具有重要意義。因此，應該正確認識到文書檔案管理工作所存在的現實問題，運用科學合理的方法和理念促進事業單位呈現出積極良好的發展態勢，使其在長期社會經濟發展中擁有較高的競爭優勢，促進此項工作的高效化和持續化發展。

一、新形勢下事業單位文書檔案管理工作存在的問題

1.事業單位文書檔案管理工作被重視度不高

在以往的檔案管理工作中，因所處位置原因，一直未受到應有的重視，尤其是文書檔案管理工作，因其在單位經濟建設中的重要性不足，不能夠直接為單位創造出應有的經濟效益，加之事業單位的相關領導本身就對于文書檔案管理工作存在認知誤區，因此在長期工作當中，文書檔案管理工作一直處于被動地位。一方面因其本身工作特性，同時也因為文書檔案管理工作不同于其他部門工作，能夠對單位工作產生直接作用，在整個事業單位管理工作中的角色感較差，所處地位重要性無法得以充分體現;另一方面對于單位的經濟效益或各方面發展不能夠起到立竿見影的效果，進而也不能很好地為單位創新發展提供直接幫助。因此，一部分管理者對文書檔案的管理工作不重視，態度敷衍，沒有對其進行充分的了解，認為文書檔案管理工作的作用就是應付檢查以及資料的保管，存在感較差。由于經濟建設的全面快速發展，事業單位的主要精力放在了注重單位效益和實際利益方面，長此以往，文書檔案管理工作逐漸居于事業單位附屬性地位，不被重視，甚至被邊緣化。

2.文書檔案的相關管理工作處于較低水平

根據相關調查研究發現，由于檔案管理工作在事業單位所處的地位一直不是非常重要，單位對于檔案管理工作相關人員的綜合要求也不是很高，認為事業單位的發展和優化重點不在于此，眼光不夠長遠，把檔案管理工作放在了其他管理工作的后面，造成檔案管理工作的形式化，而其中的文書檔案管理工作就更加得不到重視。雖然我國在事業單位人員聘用方面實行的是崗位聘用制，并且公開招聘，但是在人員管理方面依然是沿用原有的管理制度，檔案管理人員與當前社會經濟發展制度不匹配，不能夠很好的相互適應，協調發展，從而導致檔案管理人員的價值得不到有效的體現。并且，目前我國事業單位所聘用的檔案從業人員專業度不夠，自身學習能力和認知水平不足，對于檔案管理類工作的認識還停留在以往傳統的意識形態，沒有與時俱進，甚至對于檔案管理工作一知半解，盲目應付，另外還有相當一部分檔案管理人員是兼職從事工作，在檔案管理工作方面投入的精力和時間相當有限，也不會對檔案管理工作進行必要的深入的學習、鉆研和付出。長此以往，檔案管理工作的這種狀態得不到及時改變，相關管理者也不投入其中進行研究和改善，那么其對于事業單位檔案管理工作的消極影響就會逐步擴大，嚴重者甚至會影響事業單位的長期穩定發展和相應經濟效益的提升。

3.文書檔案管理的規范程度較低

目前，我國很多單位尤其是事業單位，對于檔案管理的規范程度較低，如卷宗的分類不清晰、出現組卷錯亂、文件的檔號出現錯誤、缺少目錄以及文件檢索效率不高等。檔案檢索一般分為人工檢索和電子檢索兩種形式。當前形勢下，電子檢索因其速度快，質量高等優勢被大量應用，也符合社會發展的趨勢。但是，目前的計算機管理系統缺乏統一標準，通用性不足，檔案管理的標準化和規范化還有待進一步提高。另外，因特殊原因，文書檔案部門在事業單位中往往成為機構改革和人員精簡的對象，也是閑雜人員安置的重災區，尤其是年紀較大的人員，對于先進的科學技術接受度較差，基本操作存在障礙，或者由于其他原因沒有安裝高質量的檢索軟件，依然采用傳統的手工檢索方式，從而導致了檔案管理工作的滯后發展，遠遠不適應當前信息時代的發展要求。最終導致文書檔案管理的規范度較低。

4.文書工作與檔案工作的銜接度不足

文書檔案管理工作具體包含兩個方面內容：一是文書，二是檔案，其二者看似不同，實則互為聯系，關系緊密，具有不可分割性。在實際的文書檔案管理工作中，將兩者緊密銜接，使其互相配合，是當前檔案管理工作者需要重視和考慮的，只有二者相互配合，緊密銜接才能夠使檔案管理工作形成一個整體，構成一個完整的檔案管理體系。但是，在新時期通常采取的管理方式為分模塊式，這種管理方式必須單獨操作，無法對其進行統一，從而無法使管理工作成為一個完整的整體，即使一些個別單位建立了相應的管理體系，也往往流于表面，無法根本解決問題。針對于此，站在客觀角度對其進行分析，分模塊式管理方式在一定程度上加大了文書管理和檔案管理工作之間的距離，使兩者的配合出現了較大偏差。

二、新形勢下事業單位文書檔案管理的有效策略

1.領導層面加強對文書檔案管理工作的強化意識

目前，社會各項事業均在產生變化，為適應經濟和社會的快速發展，事業單位中各項工作都需要隨之進步和改善，文書檔案工作也不例外。與時俱進，不斷完善是每一個單位領導者和參與者都需要做到的，面對以往存在的問題和不足，就需要加強認識，提高重視，積極解決，完善規范。在文書檔案管理工作中，首先應該改變認識的就是相關管理者，也就是領導者，為了事業單位能夠在市場環境中體現出其規范性和引領性。當前，事業單位中的文書檔案管理工作重要性逐步提升，越來越多的人意識到文書檔案管理工作對事業單位的長期發展所帶來的影響。以往對于事業單位檔案管理工作的忽視事實上已經制約了事業單位管理工作的良性發展和有效運行，在某些環節或者隱性方面得以體現，因此要想從根本上提高事業單位的管理效益和經濟效益，就應該從基礎出發，在多個環節進行完善和改進，對各項管理工作予以同等重視，起到良好的示范作用和領導作用。

2.檔案管理人員的素質需全面提升

文書檔案管理工作看似簡單沒有技術性，事實上，這項工作內容復雜，涉及的相關環節也十分眾多。檔案管理工作專業性強，工作量大，因此需要具備一定精力、體力和耐力的專業人員參與其中，選擇責任意識強、工作熱情高、有奉獻精神、嚴謹細致的人員，這些都是選擇人員時應該具備的基本素質，還要加大對于人員現代化技術應用能力要求。從人才方面促進事業單位文書檔案管理的進一步優化，人才是各項事業發展基本條件，對于今后的文書檔案管理工作具有積極促進作用，有利于事業單位檔案工作的持續健康發展。事業單位與其他商業性單位存在不同，其具有較強服務性，也存在一定的表率性，對社會發展起到一定指導作用，因此事業單位需要以身作則，做好文書檔案管理的工作，為其他社會性單位提供一定借鑒和指導，同時有助于自身的高效發展和良好運行。面對愈加快速的社會發展，檔案管理工作內容也需要隨之不斷改進和完善，檔案管理人員管理意識和管理素質都需要加以重視和提升。事業單位檔案管理工作更需要加強改革，對檔案管理人員加強培訓，從檔案管理的內容、信息化管理流程、管理軟件的使用，以及信息技術標準化的處理等內容進行強化。以復合型人才應用為前提，從各個方面提高檔案管理人員的綜合水平。

3.文書檔案管理工作的現代化應用

社會發展速度與日俱增，事業單位文書檔案管理工作也需要進一步強化、完善和創新。新形勢下，事業單位的文書檔案管理工作也同其他商業單位一樣，面臨著更加多元化的挑戰，為了跟緊時代，更好適應變化，文書檔案管理工作也必須進行大幅度的改革和創新。在事業單位文書檔案管理過程中，融入新型的檔案管理模式，貫徹科學系統的管理理念，以數字化管理方式對檔案進行集中管理，根據其不同范圍類型進行收集、歸類和儲存，以文檔一體化和數字化管理的方式對檔案資料進行管理，主動接受新技術和新模式，充分利用先進技術和優秀的管理理念，實現現代文書檔案管理的有效性和科學性，從而進一步實現科技引領下的新型文書檔案管理工作的全面發展。

4.文書檔案管理基礎工作的強化

由于當前我國各項經濟事業都在快速發展，各大事業單位文書檔案管理的基礎工作十分重要。檔案管理基礎工作需要持續大量的投入相當數量資源，有效大量的資源投入才能夠夯實檔案管理工作內容，更好推動檔案管理工作的健康運行。物質與資金是保障各項事業平穩運行的基礎，同樣，只有基礎工作做好，后續工作開展才會得到保障，也才能夠創造出更大更多經濟效益，從而實現單位物質和資金的良性循環和健康發展。當前，各大事業單位對于文書檔案管理工作的重視度逐漸加強，但是其規范化和科學化意識并不是很充分，對于加強文書檔案工作的方法和實施步驟還沒有全面掌握。文書檔案管理的基礎工作至關重要，其中基礎設施的采購就是最為關鍵的環節，如網線、計算機設備、檔案管理軟件、辦公設備等，這些設備和設施的充足保障是檔案管理工作開展的基本要素，其嚴重影響著檔案管理工作的具體實施和實際操作。事業單位檔案管理工作需要領導層面的高度關注，從根本上加以重視，從檔案管理工作的更深層次進行調查研究，根據其運行原則和發展規律進行科學系統的規劃。想要做好文書檔案管理工作，必須從基礎工作入手，檔案管理人員應該從檔案的錄入、檔案的整理，以及檔案的存檔等方面入手，以嚴謹、認真、富有責任心的工作態度投入其中，從自身業務能力方面高標準嚴要求，對于工作中出現的錯誤及時改正，對于可能存在隱性失誤深挖糾正，避免相應問題的再一次發生，杜絕專業范疇內的一切失誤和錯誤行為。

5.檔案管理工作與其他部門的有效配合

檔案管理工作并非獨立存在，在事業單位中，其與多個部門相互交叉，配合協調。因此，在開展檔案管理工作時，做好與其他相關部門之間的配合協調工作也同樣十分重要。事業單位領導層要主動協調各部門之間銜接工作，當涉及其他部門時應要求其全力配合，避免拖延推諉。當出現沖突時，領導應對于各部門工作進行調節，平衡利弊，協調權衡，在確保檔案管理工作正常開展的情況下，對其他部門工作進行合理安排，進而確保檔案管理工作和其他部門的工作能夠順利進行，繼續開展。事業單位人事檔案管理工作重要性日益顯現，當面臨人事檔案管理工作時，需要相關部門統籌協調，確保上交的檔案信息和內容真實可靠，為今后人事管理工作提供基礎保障，同時促進文書檔案管理工作進一步發展和完善。

三、結語

事業單位文書檔案是國家檔案的重要組成部分，其功能是補充國家檔案信息完整性，對單位信息進行全面的記載。新形勢下，數字化、信息化是社會各項事業的基本要求，隨著各方面工作的全面進步，文書檔案管理工作必須加快建設步伐，盡快完善和優化相關方式和內容，以全面適應現代形式。事業單位文書檔案管理工作不可避免地要加入科學技術快速發展的這一歷史洪流當中，作為內部管理工作的重要內容，文書檔案管理工作的意義遠不止于一般意義上的記錄和保存。隨著時代快速發展，檔案管理內容和形式勢必會進一步改革和創新，事業單位檔案管理工作不能僅僅停留在原始工作模式當中，需要結合時代發展實際需要，運用現代化的管理方式和管理理念，運用信息技術對于檔案管理工作進行更加全面化、信息化、系統化、現代化的改革和創新?？偠灾?，文書檔案管理工作的優化和完善有利于事業單位的改革和創新，其重要性也被逐漸提升，同時也需要相關檔案管理人員對自身專業水平主動提高，有意識地加強學習，在工作中積極提出問題并解決問題，主動發現文書檔案管理工作的不足和欠缺，以充分的熱情和積極的態度對文書檔案管理工作進行全面完善，從根本上促進事業單位文書檔案工作的有效運行，為我國檔案管理工作奠定基礎。

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（作者單位：山東省淡水漁業研究院）