數字時代創新醫院檔案數據管理路徑探討

王文強

摘 要：醫院檔案管理是醫院日常工作中的重要組成部分，隨著時代的發展，原有檔案管理模式已不再適用于當下，甚至是對檔案管理效率的提升產生了阻礙。數字時代下，給醫院檔案管理模式的創新提供了契機，檔案管理部門應轉變觀念，積極引進數字技術，創新管理模式。本文重點分析了數字時代創新醫院檔案管理模式的措施。

關鍵詞：數字時代;醫院檔案;檔案管理;管理模式;創新構建

醫院作為重要的社會公共服務機構，對保障人民群眾的身體健康做出了重要貢獻。醫院檔案管理效率、質量的提升對提高醫院整體醫療質量有積極意義。新時代背景下，數據信息技術發展迅速，并被應用到了各領域中，醫院在管理方面雖然具有一定的滯后性，但也應引入數字化技術，尤其是檔案管理方面，以此來促進醫院整體工作效率的提升。

一、數字時代醫院檔案管理的發展機遇

1.資源高度共享

隨著社會的發展，我國的科學技術突飛猛進，互聯網技術也隨之出現，數字時代已經來臨，該技術的出現很快就得到了廣泛的使用，其最明顯的特征就是具有很強的信息交互性。在數字化的背景下，醫院要想更好的管理檔案，可以將數字技術應用進去，這樣做會極大方便檔案管理人員獲取所需要的檔案信息，打破傳統時空的限制，讓檔案資源內容達到快速整合的目的。不僅如此，站在傳統管理的角度來講，根據目前情況看，管理人員在管理檔案時，人工操作的環節比較多，導致出現了效率低下的問題，大大降低了工作質量。但是隨著數字化時代的出現，卻改變了這一問題，同時也給醫院帶來了全新的視角，方便了對檔案的管理。數字化時代在計算機技術、數據庫技術以及多媒體技術的支持下，簡化了工作流程，提高了工作效率，保障了對檔案管理工作的處理精度，實現了檔案管理的信息化，從而極大方便了工作人員對檔案信息的查詢。

2.手段高度靈活

在數字化時代的背景下，醫院對檔案管理的技術得到了提升，相關工作人員在查閱檔案時只需要簡單在計算機設備上面輸入人員的信息就能獲取到想要的信息，極大提高了檢索入口的對應程度，使檢索效率和準確性也得到了提升。不僅如此，電子檔案與紙質檔案相比，前者更能方便工作人員的查詢，使其在接觸不到信息資料的情況下就能獲取到想要的信息，從而還能保護檔案避免受到損壞。此外，數字化技術本身就具有非常明顯的優勢，所以一問世就得到了廣泛使用。當前，在醫院整體的管理活動中，最為重點的就是檔案管理，因此工作人員一定要加強對檔案信息的管理，并將數字化技術應用進去，來提高對檔案管理的質量和效果。

二、數字時代下醫院檔案管理現狀

1.管理觀念陳舊

根據目前情況看，我國大部分醫院對檔案管理的觀念比較陳舊，使用的仍然是傳統管理模式，導致其出現了損壞的情況，未能重視管理人員對信息化技術的掌握以及檔案數據的安全管理，給電子檔案的管理帶來了不利影響，嚴重阻礙了信息化技術的發展。

2.管理矛盾突出

在醫院的檔案管理工作中，相關工作人員必須要處理好電子檔案與紙質檔案之間的關系，處理好兩者之間的矛盾。當前是數字化的時代，各個醫院都開始及時引進先進的管理模式與技術，但是具體的檔案管理制度還尚未完善，其嚴重影響著醫院對檔案管理工作的現代化進程，阻礙著發展。

3.管理技術落后

在數字化的背景下，醫院在對檔案進行管理時，應當及時引進先進管理模式，打破傳統管理模式觀念，給工作人員提供更好檔案管理模式。但是根據目前情況看，醫院大部分工作人員對數字化技術了解度不夠，同時對計算機技術、攝影技術等方面的掌握程度不到位，大大降低了管理工作效率，無法有效的收集與整理檔案資料。不僅如此，站在管理技術的方面講，醫院也必須要關注檔案管理互動信息化程度高低，目前，我國大部分醫院在進行檔案管理時，信息化建設水平比較低，具體內容如下：

（1）醫院所建立的檔案資料的數字化管理相關軟硬件設施不達標，不能準確保證制作與處理電子檔案的水平。

（2）未能正確把握電子檔案之間的儲存關系，因為電子檔案本身的儲存位置就比較松動，相關工作人員只要出現一點失誤就會給電子檔案帶來安全隱患，嚴重時甚至還會導致內容與信號之間出現不可逆的變化。

（3）醫院對檔案數據庫以及信息管理系統建設投入的不到位，與醫院需求缺乏匹配度，大大降低了醫院檔案管理信息系統整體建設水平，導致檔案資料遭到損壞。

4.安全問題突出

當前是數字化的時代，醫院在對檔案進行管理時，必須要重點關注以下幾個問題：

首先，醫院一定要關注終端環境和設備場所的安全問題，在當前數字化的背景下，智慧檔案已經成為醫院管理檔案資料的主要形式，一般情況下會將其儲存在計算機系統或者硬件設備中，在這其中如果出現存放區域的周圍環境不當以及系統出現病毒等，都會影響智慧檔案的儲存，最終會出現安全問題。

其次，還要注意網絡環境與數據資源的安全問題，在醫院的檔案中，一般都會儲存患者與職工的信息、臨床與醫學研究的資料等，因為其本身就存在開放性，極易出現非法網址、惡意網站等滲入到智慧檔案的系統里面，從而會發生檔案資源被竊取的情況，或者被黑客惡意篡改，不利于檔案資料的保存。

最后，一定要注意操作和用戶在訪問過程中所存在的安全問題，在日常工作生活中，工作人員對檔案管理的操作難免會出現問題，并且安全防范意識還有待提升，若不及時解決問題，最終一定會出現操作人員和用戶在進行訪問時的越權問題。

5.專業人才匱乏

根據目前情況看，在現代化的檔案管理活動中，人才的匱乏已經成為當代社會的重要問題之一。站在隊伍構建方面來講，大部分醫院一般都會派醫務工作人員來兼職檔案管理人員，未能配備專業的檔案管理人員，即使有些醫院配備了專業人員，但是其缺乏專業的知識以及豐富的 工作經驗，此情況將嚴重影響到檔案管理工作發展，工作效率也會降低。

三、數字時代醫院檔案管理模式創新構建的五維路徑

1.引入先進管理理念

近年來，因多方面因素影響，各種疾病的發生率在逐漸提升，如高血壓、糖尿病、冠心病等，極大的威脅了廣大群眾身體健康。醫院作為重要的社會公共服務場所，應用先進的檔案管理模式來提升工作效率，也能夠給醫院整體醫療質量提升做出貢獻。數字時代下，醫院相關管理部門應從實際出發，樹立現代化管理理念，在實際檔案管理工作中，理清、總結其中存在的不足，借鑒其他醫院或外國醫院先進管理經驗，結合自身醫院具體情況，以此來尋求更大的發展。另外，先進管理模式的創新并非一蹴而就，要腳踏實地，分階段、分層次的持續性展開。

2.健全檔案管理制度

古語有云：“無規矩不成方圓。”數字時代下，通過在檔案管理工作中深入應用數字化技術，可以有效促進醫院檔案管理效率的提升。目前，醫院檔案管理對數字化技術的應用依然較為薄弱，應高瞻遠矚，有科學性、針對性的制定相應的管理體系，且要注重管理的全面性、綜合性，尤其是在檔案搜集、檔案服務、檔案整理等方面，要有更加細化、高效化的運行方式及監督體系。同時，醫院不僅是醫療衛生機構，也具有服務性質，檔案管理工作人員要對自身工作有足夠的認知深度，對此管理部門可定期進行思想政治教育，促使工作人員可以認識到檔案管理服務工作的重要性、必須性，以不斷提升服務質量。

3.全面加強安全管理

檔案管理工作本身便是信息數據的管理，數字時代下，各種先進數字信息技術的應用是將傳統實體性質的信息轉變為一段段程序語言，在檔案管理中深入應用這一數字技術時，也要重點關注信息安全性。首先，應從管理內容方面入手。檔案管理工作內容復雜，流程煩瑣，而“細節即風險”，管理部門要在管理內容方面做好各個環節的管控，定期進行摸排檢查;其次，管理時機。數字化技術下，數字化檔案管理要深入注重各環節的管控，尤其是檔案生成時間、每一次調用時間等易被忽視的細節;最后，管理策略。數字化檔案管理模式中，安全管理工作開展至關重要，應當從多個方面制訂管理策略，協同共進，如風險評估、硬件保護、技術支持、安全防范等，且還要有相應的預警報警機制。

4.提高人員綜合能力

數字化背景下新型檔案管理模式的實施必須要有更多的高素質人才作為基礎，醫院人力資源部門要提高重視度，從兩方面做出調整。第一，要積極轉變觀念，引進更多的數字技術人才，在入職前做好嚴格的考察，不僅要具備過硬的專業素質，還應有較高的思想品德;第二，應對原有檔案管理人員進行二次教育，重點培養其信息化素養，促使其能夠更多的接受數字化技術。另外，醫院應當加大投資力度，不僅要繼續引進先進數字化技術，也要建立相應的人才培養機制。

5.采用先進管理技術

（1）優化檔案系統建設

第一，積極升級或者更換標準化檔案管理系統。站在醫院檔案管理工作人員的角度來講，根據目前情況看，要想更好地構建出信息化管理系統，工作人員一定要積極升級目前所擁有的檔案管理系統，如果發現異常有必要進行更換，保證檔案資料不受影響。另外，在對與檔案管理系統有關構件進行采購時，工作人員一定要秉持通用標準，在其支持下，可以有效實現信息化管理系統與內外部應用系統的結合，并發揮出自身最大優勢，更好地為電子資料傳遞提供支撐。此外，各個醫院都必須要對現有信息化檔案管理系統進行升級，并采用標準化的形式，在升級過程中如果發現異常有必要對其進行更換，但是特別要注意的是必須要保留其原有的功能和資料，保證在更新完成后能夠滿足系統各項要求，對檔案資料提供更加安全的保存環境。

第二，科學設計管理系統。在信息化檔案管理的升級工作中，會在一定程度上給醫院的工作帶來影響，因此工作人員應該提高對其的重視度，并根據實際情況設計出科學合理的方案，但是工作人員必須要重點關注以下幾點：一是做好系統框架的整體設計工作，設計人員還應當對系統進行合理的層級劃分，其層級主要包括門戶、應用、數據等。門戶則對應的是信息檢索、查詢和記錄工作，應用則對應的是對檔案的借閱和使用，數據則對應的是信息化檔案管理系統的構建;二是應當不斷完善系統功能，在信息化檔案管理系統中，工作人員必須要加強對資料的管理和檢索工作，作為一名檔案管理人員，完善管理內部網是其本職工作，只有站在其基礎上才能全面匯集醫院的數據信息，更好完成信息化檔案管理系統的更新工作。

第三，做好系統的建設與管理維護。在醫院檔案的管理工作中，站在其角度來講，信息化檔案管理系統的運營質量將會直接關系到此系統的管理效果。不僅如此，要想成為一名優秀的檔案管理人員，其必須要積極的建設信息化檔案管理系統，并根據實際情況對數字化基礎設施進行定期的檢測，保證其能夠與檔案管理系統的要求相匹配。此外，工作人員還需要定期對數字化管理系統進行檢查，做好全面維護工作，為信息化檔案管理系統的運行奠定基礎。

（2）積極應用先進的管理技術

首先，隨著社會的發展，我國的科學技術突飛猛進，互聯網也隨之出現，數字化時代已經來臨。在此背景下，醫院的檔案管理人員可以采取多種方式對檔案進行管理，根據目前情況看，最先進的技術就是電子檔案管理形式與文書檔案管理形式，一般情況下，文書檔案管理形式是適用范圍最廣的一種方法，因為其具有集中長期儲存機密性高的檔案的特點，所以被廣大醫院使用。但是在具體的管理工作中這種方法比較不實用，因此，工作人員還應當根據檔案數據資料自身的特點來選擇適合其使用的儲存方法和管理形式，采用訪問控制技術和加密技術對備份進行管理。

其次，在醫院檔案的管理工作中，要想加強對檔案的管理，工作人員必須要重視其對醫院文本資源的可視化處理，充分應用計算機可視化技術，以此來實現對結構化檔案數據的分析對比，并且還可以借助算法工具的力量，來實現對資源類型、時間和內容的精準統計。除此之外，信息化檔案管理系統在可視化技術的支持下能夠深入分析主題，在此基礎上將可視化圖標進行轉換，同時，還能有效幫助工作人員對信息資料進行檢索，為信息化檔案管理系統的建設奠定基礎。

最后，工作人員在管理檔案時，必須要重點關注智能管理工具的應用范圍和使用規范，因為其主要是在大數據的基礎上進行生產的，需要工作人員主動對其進行使用，這樣做可以提高信息化檔案管理系統智能化水平，增進與用戶感情，并且智能化還存在著自動篩選的功能，使系統能夠根據用戶的輸入法對資源自動進行篩選，為醫生提供更加準確的信息，讓醫生的醫療決策更加堅定、科學。

四、結語

檔案管理工作的開展對提升醫院整體工作效率、質量有積極意義。數字技術的應用，給醫院傳統檔案管理模式帶來了沖擊，本文分析了數字技術的應用給檔案管理工作帶來優勢以及現存問題，并針對性提出了幾點有關創新檔案管理模式建議，希望能夠給醫院檔案管理的發展提供力所能及的幫助。

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（作者單位：臨沂市中醫醫院 ）