高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)功能與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化分析

劉寧波

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098X.2011-5640-2918

摘? 要：隨著高校數(shù)字校園建設(shè)的不斷加快，學(xué)生學(xué)籍檔案管理也向科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化方向發(fā)展。為探究適合高校數(shù)字校園建設(shè)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，結(jié)合高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀分析，從網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化的視角出發(fā)，對高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的功能與業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新改造，給出優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程，并對改造后的系統(tǒng)功能進(jìn)行分析，提出針對性的建議。

關(guān)鍵詞：數(shù)字校園? 檔案管理? 學(xué)籍檔案? 業(yè)務(wù)流程

中圖分類號：G647? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2021）01（c）-0118-03

Analysis on Function and Business Process Optimization of Student Status File Management System in Colleges and Universities

LIU Ningbo

（Xuzhou Open University， Xuzhou， Jiangsu? Province，? 221000 China）

Abstract： With the development of digital campus construction， the management of student status files is becoming more and more scientific， standardized， networked and automatic. In order to probe into the file management network system suitable for the construction of digital campus in colleges and universities， combining with the analysis of the business status quo of the student status file management system in colleges and universities， from the perspective of networking and standardization， this paper reconstructs the functions and business processes of the student status file management system in colleges and universities， gives the optimized business processes， analyzes the functions of the reformed system， puts forward some pertinent suggestions.

Key Words： Digital campus; File management; School status; Business process

從教育部頒發(fā)的《學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》中關(guān)于學(xué)生檔案管理的規(guī)定來看，學(xué)生學(xué)籍檔案管理是學(xué)校對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)學(xué)習(xí)過程的管理記錄，以及學(xué)生畢業(yè)后檔案利用的管理活動，這是高校教育管理的重要內(nèi)容。隨著數(shù)字校園建設(shè)的不斷推進(jìn)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)等在檔案管理中的應(yīng)用越來越普及，這給學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作帶來極大的機(jī)遇?；谛畔⒓夹g(shù)和“互聯(lián)網(wǎng)+”的數(shù)字檔案系統(tǒng)下，高校檔案管理工作逐步向規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。如何充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)優(yōu)勢，對傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化與改造，使其更加滿足數(shù)字校園建設(shè)和學(xué)生檔案開發(fā)利用的需要，更好地服務(wù)于學(xué)生，是當(dāng)前高校檔案管理研究的重點(diǎn)。

1? 學(xué)生學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)描述

從管理制度層面來看，對高校學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行調(diào)查分析的結(jié)果顯示，針對學(xué)生學(xué)籍檔案管理的意識普遍不強(qiáng)，管理主體的職責(zé)范圍也不清晰，對學(xué)生學(xué)籍檔案的整理、調(diào)整、完善、開發(fā)利用等操作很少，導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍檔案質(zhì)量偏低。實(shí)際上從調(diào)查中也發(fā)現(xiàn)，對于學(xué)生的學(xué)籍檔案，通常只是在涉及到重大事項(xiàng)時(shí)，才會進(jìn)行調(diào)整與補(bǔ)充，比如各科目考試成績、重大獎項(xiàng)情況、入黨情況等，對于其他社會實(shí)踐類、學(xué)校生活學(xué)習(xí)類等內(nèi)容的補(bǔ)充很少，這與學(xué)生學(xué)籍檔案管理制度的不完善有直接的關(guān)系。

通常在高校學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理工作中，主要責(zé)任主體包括部門負(fù)責(zé)人、部門領(lǐng)導(dǎo)、管理員、檔案管理員、工作人員等，每個(gè)責(zé)任主體都有針對性的工作內(nèi)容，以保證學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的順利開展。以我校學(xué)生學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的情況來看，原有業(yè)務(wù)流程包括新生檔案建檔管理、檔案補(bǔ)充管理、畢業(yè)檔案管理、檔案變遷管理、檔案使用管理、檔案編號規(guī)則管理等。結(jié)合當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，學(xué)生學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)發(fā)展的實(shí)際需要，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化。

2? 學(xué)生學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

2.1 新生檔案建檔與檔案補(bǔ)充

新生檔案建檔管理中，學(xué)生、教師、檔案管理員、部門領(lǐng)導(dǎo)四個(gè)環(huán)節(jié)中均優(yōu)化了手工填寫、手工遞交信息的步驟，而是需要新生入學(xué)時(shí)直接在系統(tǒng)上傳材料掃描件或電子版，檔案管理員通過檔案管理系統(tǒng)生成材料統(tǒng)計(jì)表，并反饋給學(xué)生進(jìn)行核對，信息確認(rèn)無誤后歸檔。新生檔案建檔的整個(gè)流程均是建立在檔案管理系統(tǒng)上的，通過系統(tǒng)對用戶的權(quán)限管理進(jìn)行操作，不僅效率高，而且降低人工與材料成本。新生材料歸檔優(yōu)化后流程具體為：

學(xué)生：新生入學(xué)→遞交材料→完善相關(guān)材料;

教師：審核相關(guān)材料;

檔案管理員：接收材料→填寫材料統(tǒng)計(jì)表→審核簽字→遞交至部門負(fù)責(zé)人;

部門領(lǐng)導(dǎo)：接受材料統(tǒng)計(jì)表→匯總統(tǒng)計(jì)表→表單歸檔。

在新建檔案環(huán)節(jié)，檔案管理員負(fù)責(zé)將學(xué)生的檔案、體檢表等材料掃描填報(bào)，然后填報(bào)檔案信息表并查看檔案信息表，之后向部門領(lǐng)導(dǎo)提交檔案信息表;部門領(lǐng)導(dǎo)接收到檔案信息表后查看并審核檔案信息，判斷是否有誤，無誤后填報(bào)反饋意見，由檔案管理員核實(shí)并完善檔案，最后由部門領(lǐng)導(dǎo)將新生檔案歸檔。

在檔案補(bǔ)充之前，需要對學(xué)生查閱檔案的流程進(jìn)行優(yōu)化。每位學(xué)生檔案都有唯一對應(yīng)的檔案編號，學(xué)生在補(bǔ)充檔案信息之前，先通過檔案管理系統(tǒng)提交查閱申請，提供本人姓名或檔案編號至檔案管理員，檔案管理員核實(shí)信息并調(diào)出學(xué)生檔案信息給學(xué)生本人查看，然后進(jìn)入檔案補(bǔ)充環(huán)節(jié)。在檔案補(bǔ)充環(huán)節(jié)的流程優(yōu)化中，學(xué)生掃描補(bǔ)充材料并填報(bào)補(bǔ)充材料掃描件，檔案管理員負(fù)責(zé)查看材料掃描件、更新檔案庫、提交至部門負(fù)責(zé)人，然后部門負(fù)責(zé)人審核檔案信息表，匯總檔案信息表并歸檔。

2.2 畢業(yè)生檔案管理與變遷

學(xué)生畢業(yè)后，其檔案轉(zhuǎn)出管理流程的優(yōu)化，主要是優(yōu)化檔案信息的填寫與信息提交模式，在檔案管理系統(tǒng)中，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出管理流程完全建立在系統(tǒng)中，有系統(tǒng)完成錄入與提交，確保檔案信息在轉(zhuǎn)出流程中不會丟失或遺漏。檔案的轉(zhuǎn)出過程中，檔案轉(zhuǎn)出信息表由部門負(fù)責(zé)人通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行審核，確保信息完整錄入并歸檔。對于畢業(yè)生檔案留校申請業(yè)務(wù)，有學(xué)生在系統(tǒng)中提出申請，并在系統(tǒng)上填寫申請表后提交，檔案管理員查看畢業(yè)生的申請信息表并審核，核對無誤后由學(xué)生完善資料，最后歸檔。

對于畢業(yè)生檔案的寄送管理，同樣完全基于檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行操作，而且實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)模式下的電子檔案寄送，全縣用戶僅需要通過簡單的操作命令即可指令系統(tǒng)對信息進(jìn)行傳遞、流轉(zhuǎn)與保存。檔案管理員統(tǒng)計(jì)留校申請表并提交至部分負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人審批留校申請，核對信息是否有誤，無誤后遞交主管校長審核，審批通過后由檔案管理員完善檔案留校申請表，最終歸檔。

當(dāng)畢業(yè)生需要遷出檔案時(shí)，學(xué)生僅需要在學(xué)校檔案系統(tǒng)上提出申請，并填寫檔案遷出申請表，將申請表通過互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)上報(bào)至檔案管理員，檔案管理員受理申請，核對信息是否有誤，無誤后遞交部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后反饋信息到學(xué)生，學(xué)生獲得檔案并將檔案交給轉(zhuǎn)出單位，得到回執(zhí)單提交至檔案管理員，檔案管理員受理回執(zhí)單并進(jìn)行下一步操作。優(yōu)化后的流程，學(xué)生只需要通過系統(tǒng)下載和提交申請即可，而檔案管理員也僅需要在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行電子簽章即可，大大節(jié)省了人工資源消耗。

2.3 檔案使用

在檔案使用時(shí)，查閱單位需要先在學(xué)校檔案管理系統(tǒng)上填寫檔案查閱登記表，并提交查閱登記表，檔案管理員在系統(tǒng)上接收到登記表后填報(bào)材料統(tǒng)計(jì)表，查看檔案是否可用，并向部門負(fù)責(zé)人申請是否可以查閱，批準(zhǔn)后調(diào)出檔案，供查閱單位查看檔案。整個(gè)審核過程是建立在檔案管理系統(tǒng)上的自動化過程，權(quán)限用戶無需人工填寫與遞交，而是由系統(tǒng)錄入與提交。檔案查閱單位查閱完檔案之后需要?dú)w還檔案，檔案歸還流程同樣需要在檔案管理系統(tǒng)上進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)整個(gè)流程的網(wǎng)絡(luò)化與自動化。查閱單位填報(bào)檔案使用表并遞交檔案管理員，檔案管理員查看并審核檔案使用表，由部門負(fù)責(zé)人審核，查閱單位完善檔案使用表后，由檔案管理員進(jìn)行檔案歸還與歸檔。

2.4 檔案編號規(guī)則與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理

檔案管理員先編制檔案參數(shù)，然后填報(bào)參數(shù)設(shè)置表并向部門領(lǐng)導(dǎo)提交，部門領(lǐng)導(dǎo)查看參數(shù)設(shè)置表后進(jìn)行審核，核對是否存在錯誤，如有錯誤則填報(bào)反饋意見，由檔案管理員進(jìn)一步完善參數(shù)設(shè)置表，無誤后部門領(lǐng)導(dǎo)設(shè)置參數(shù)，并歸檔。參數(shù)設(shè)置與審核的流程完全在系統(tǒng)上完成，有效避免了信息流失與缺陷，確保參數(shù)設(shè)置的快速化，以及系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性。對檔案編號規(guī)則，檔案管理員先編制學(xué)校統(tǒng)一的編號規(guī)則，然后填寫規(guī)則表并提交部門領(lǐng)導(dǎo)審核，部門領(lǐng)導(dǎo)審核無誤后更新檔案編號。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理包括工作人員信息管理、部門信息管理和學(xué)生信息管理三個(gè)環(huán)節(jié)，建立在檔案管理系統(tǒng)上的優(yōu)化是實(shí)現(xiàn)整個(gè)信息管理流程的網(wǎng)絡(luò)化與自動化?；A(chǔ)數(shù)據(jù)管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化為建檔與修改兩個(gè)部分，建檔環(huán)節(jié)由工作人員填報(bào)與記錄工作人員信息，系統(tǒng)管理員進(jìn)行信息審核，有誤則反饋信息至工作人員修改信息，無誤后進(jìn)行工作人員信息建檔。進(jìn)入修改環(huán)節(jié)，由工作人員提交變更請求，系統(tǒng)管理員刪除或修改工作人員信息，最終完成工作人員信息更新。部門信息與學(xué)生信息的建檔與修改流程與此相同。

3? 學(xué)生學(xué)籍檔案管理功能分析

高校學(xué)生學(xué)籍檔案信息管理系統(tǒng)優(yōu)化后需要重新定義其管理功能，而管理功能的實(shí)現(xiàn)是結(jié)合用戶角色定位和功能需求而設(shè)定的。學(xué)生學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)主要涉及角色包括工作人員、管理員、部門領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員、主管校長、查閱單位、學(xué)生、系統(tǒng)管理員等，每個(gè)角色都要對應(yīng)性的功能需求，在檔案管理系統(tǒng)中需要實(shí)現(xiàn)其功能需要。

在具體的角色功能中，工作人員負(fù)責(zé)錄入其信息，管理員則負(fù)責(zé)給工作人員建檔，并負(fù)責(zé)后續(xù)的工作人員向信息修改工作;部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)錄入部門信息，而部門領(lǐng)導(dǎo)人則負(fù)責(zé)給部門建檔以及后續(xù)信息修改;檔案管理員在學(xué)生學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)中的職責(zé)較多，對系統(tǒng)的功能需求也較為復(fù)雜，其主要負(fù)責(zé)參數(shù)設(shè)置、編號規(guī)則等表格的錄入，負(fù)責(zé)檔案的查閱、遷出、完善與變更、轉(zhuǎn)出以及檔案留校申請等表格的提交，錄入與提交檔案信息表等;主管校長負(fù)責(zé)參數(shù)設(shè)置、編號規(guī)則、檔案使用與變更、檔案轉(zhuǎn)出及留校等申請表的審核，并對檔案更新、查看的申請表與信息表進(jìn)行審核;學(xué)生學(xué)籍檔案系統(tǒng)管理員主要負(fù)責(zé)新增、刪除、修改權(quán)限，查看與備份日志，對系統(tǒng)日志進(jìn)行其他高級操作。

對于高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，其系統(tǒng)的總體用例包括系統(tǒng)管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、新生檔案建檔管理、檔案補(bǔ)充管理、畢業(yè)生檔案管理、檔案變遷管理、檔案使用管理、檔案編號規(guī)則管理幾個(gè)部分。在每個(gè)業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)，均對應(yīng)清晰、標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程，比如在新生建檔環(huán)節(jié)，學(xué)生材料歸檔用例過程如下：

學(xué)生、檔案管理員、部分負(fù)責(zé)人均使用各自系統(tǒng)身份登錄系統(tǒng)，然后完成以下操作：

第一步，主要參與人員選擇各自系統(tǒng)角色，然后各自在系統(tǒng)上輸入用戶名與密碼進(jìn)行登錄，之后進(jìn)入材料歸檔界面。

第二步，學(xué)生對材料掃描件進(jìn)行上傳，選擇“材料歸檔”，查看材料掃描列表，選擇“上傳”，確定上傳材料后“確定上傳”，直至上傳完成。

第三步，檔案管理員進(jìn)行材料錄統(tǒng)計(jì)表錄入，選擇“材料歸檔”與“材料統(tǒng)計(jì)表錄入”，在“手動錄入”模式下填制材料統(tǒng)計(jì)表空白模板并錄入信息，最后“確認(rèn)保持”。

第四步，部分負(fù)責(zé)人審核材料統(tǒng)計(jì)表，進(jìn)入系統(tǒng)后查看統(tǒng)計(jì)表，反饋信息，選擇“新建檔案”;

第五步，檔案管理員在“新建檔案”界面完成檔案信息表的錄入，選擇“確認(rèn)保存”，生成新生學(xué)籍檔案。

4? 結(jié)語

本文結(jié)合高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的實(shí)際情況，主要從“手工”向“自動”的方向進(jìn)行優(yōu)化，改變傳統(tǒng)有些手工錄入與信息提交的環(huán)節(jié)，將這些業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)變?yōu)榛诨ヂ?lián)網(wǎng)與檔案管理系統(tǒng)的“電子”模式，并簡化了相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，基本實(shí)現(xiàn)了學(xué)生學(xué)籍檔案管理業(yè)務(wù)流程的整體網(wǎng)絡(luò)化與信息化。

參考文獻(xiàn)

[1] 郭婷.高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理信息化管理系統(tǒng)研究[J].現(xiàn)代營銷（信息版），2019（7）：122-123.

[2] 虞翔，夏春梅.高校學(xué)籍檔案信息化網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的研究[J].電子測試，2018（12）：126，113.

[3] 夏妍.基于教務(wù)管理系統(tǒng)的高校學(xué)籍檔案電子化歸檔研究[J].智庫時(shí)代，2019（21）：239，242.

[4] 于國偉.高校學(xué)籍檔案信息化管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)研究[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2018，26（4）：119.

[5] 張娜偉.市級完小學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)的研究與分析[D].昆明：云南大學(xué)，2016.

[6] 吳園園，劉玥.大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案電子化管理研究[J].科技資訊，2019，17（4）：109-110.