多年沉積檔案如何短期內完成驗收

◆摘? 要：文章以阜陽華潤電力有限公司一期工程（2×640MW）在2019年八個月內完成近15年的檔案收集、整理，并且必須滿足現在的檔案管理標準要求進行調查分析，提出了相應的解決問題的對策，并進行總結分析。

◆關鍵詞：沉積檔案;短期;完成驗收

阜陽華潤電力有限公司一期工程2×640MW機組于2002年核準，2004開工建設，2006年雙投，公司投產后陸續通過五大驗收，但未組織開展檔案驗收，為了提升檔案管理水平，公司多次向控股法律合規部申請開展檔案驗收工作，終于在2018年度列入控股2019年度檔案驗收計劃。由于基建期間檔案管理重視度不高，基建工期緊等歷史原因，造成了很多基建資料缺失嚴重，下面我就阜陽華潤電力有限公司一期工程如何在2019年度短短八個月內完成近15年的檔案整理、歸檔，并且滿足現在的檔案管理標準要求數字化率達到100%進行分析，并做出如何解決問題的對策進行闡述。

一、一期檔案現狀摸底分析

（一）現狀調查、控股及大區檔案檢查

通過調查發現，阜陽一期項目基建期檔案管理意識薄弱。工程前期合規類檔案復印件居多（無初步設計審查意見的批復、無選址的復函、 無職業病危害控制批復、無職業病防護設施未見驗收申請、 無上網電價合同），合同、招投標、設備、工程技術、原材料質量證明等檔案缺口較大;部分竣工圖與現場實際不符，設計變更未在竣工圖中體現，部分設備資料與現場生產設備實際不相符，設備異動未在圖紙上體現，自2006年至今生產運營類、文書類檔案管理歸檔范圍不全、分類不準確，設備普遍存在案卷命名不準確，無法體現案卷真實內容，給查找、檢索工作帶來極大的難度。

（二）目標確認

通過摸底調查發現主要問題如下：第一、檔案資料數量大，檔案驗收時間節點緊，工作任務重;第二，由于歷史遺留問題，檔案資料缺失嚴重;第三、檔案數字化程度低。

二、制定對策研究

（一）制定工作方案、成立組織機構

為了提高檔案完整性和準確性，公司高度重視缺失檔案的追回工作，成立一期檔案缺失資料追回小組，并明確要求檔案咨詢公司按照最大限度、最大可能原則整理檔案缺失清單，。小組討論制定了檔案專項驗收方案，明確了各級人員工作職責并制定激勵與考核細則。4月17日，公司召開一期檔案專項驗收啟動會，公司總經理對檔案驗收工作親自進行安排部署。

（二）問題梳理分類

對摸底調查的問題進行分析，逐一梳理，重新歸類，具體問題具體整改，落實責任。根據工作計劃和安排，每周召開一次檔案整改協調會，匯報各類文件整改進度，協調解決存在的問題，由公司統一協調。

三、結論

通過8個多月時間緊鑼密鼓的工作，小組成員群策群力，各部門積極響應，針對不同類別的文件采取了形式多樣的查找措施，并取得了良好的效果。，派專人聯系當時具辦人多方溝通，積極查找前期合規性文件，查找到項目建設初設報告及批復、職業病危害控制批復、選址意見的復函等前期文件原件44份;補充歸檔文書檔案共計924件，滿足文書檔案閉環要求;與財務分部的合同付款清單及EAM系統中的合同臺賬逐一核對，補充歸檔2009年至2018年合同共計6957件，并根據合同內容核對相關技術文件的齊全性，確保合同及成果性文件歸檔齊全;更新完善特種設備管理臺賬，與阜陽市質量技術監督局、安徽省特種設備檢驗研究所等單位溝通，確保特種設備、壓力容器資料的完整性;組織技術支持部各專工對570項設計變更進行全面梳理，編制了設計變更總目錄;其中針對82份設計變更不符合項，按照竣工草圖制圖法，在圖紙上進行繪制并簽字，加蓋設計變更章，形成與現場實際相符的竣工圖。梳理2007年-2018年共178份設備異動，各專業專工已按照要求在圖紙上進行修改，并制作設備異動修改匯總清單;重點核對地下管網竣工圖紙，對相關的消防水管、生活水管、工業水管等圖紙逐一梳理，以確保對后期的生產利用提供方便，真正做到檔案齊全性、完整性、系統性，檔案室留存的竣工圖、設備資料與現場實際相符。

按照《重大建設項目檔案驗收辦法》 、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》和《火電建設項目文件收集及檔案整理規范》等相關規范完成了本項目檔案的分類、組卷、編目、歸檔等工作，達到檔案驗收標準。檔案管理工作是公司審計、生產、運行、維修和工程改擴建重要參考依據，切實做好管理管理工作才能更好為公司生產經營活動保駕護航。

通過本次檔案整改工作完成了檔案按標準驗收，同時提高了公司全員檔案意識，提升了員工日常檔案管理水平，在以后的工作中做到隨時移交隨時歸檔，為更好地提高檔案工作夯實基礎。

作者簡介

陳秀慧（1983—），女，漢族，山東省萊城區人，館員，本科，單位：阜陽華潤電力有限公司，研究方向：檔案管理。