強化事業檔案管理信息化建設探究

于宛平

摘? 要：隨著當前社會的快速發展，事業單位的檔案管理制度也在不斷進行完善。檔案管理對于事業單位信息的處理有著重要的作用，不僅是政府檔案工作的一部分，也與人們的生活有著密切的聯系。事業單位檔案信息化管理，符合當前發展的發展方向，也能滿足當前的社會發展需求。如何加強事業單位信息安全以及如何規劃建設方向，成為檔案管理部門當前的探討內容。本文基于事業檔案管理信息化建設展開相關討論，希望能對今后的事業檔案管理帶來一定的借鑒意義。

關鍵詞：事業檔案? 管理? 信息化建設? 有效探究

中圖分類號：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2021）02（b）-0143-03

Research on Strengthening the Information Construction of Enterprise Archives Management

YU Wanping

（Baishan Grain Supervision and Inspection Management Station， Baishan Grain and Material Reserve Bureau， Baishan， Jilin Province，134300 China）

Abstract： With the rapid development of the current society， the file management system of public institutions is constantly improving. File management plays an important role in the processing of information in public institutions. It is not only a part of the government's file work， but also has a close relationship with people's lives. The information management of the archives of public institutions conforms to the current development direction and can also meet the current social development needs. How to strengthen the information security of public institutions and how to plan the construction direction has become the current discussion content of the archives management department. This article launches relevant discussions based on the information construction of career archives management， hoping to bring certain reference significance to future career archives management.

Key Words： Enterprise archives; Management; Informatization construction; Effective research

隨著我國快速的經濟發展，經濟建設速度也在逐步提升，人們的生活質量以及生活幸福感也得到了極大的提高。其中，事業單位以及政府都作出來相應的貢獻。事業單位的改革與發展，促使檔案數量日漸增多，為檔案管理工作帶來的一定的挑戰，因此，我國要積極探索事業檔案管理方向，將信息化建設融入到管理策略當中，進一步推進內容的實施速度，促使事業檔案管理為社會發展奠定良好的基礎。

1? 當前事業單位檔案信息化存在的問題

檔案信息化管理要基于計算機技術之上，計算機的硬件設施以及條件成為事業單位檔案管理的重要基礎，也關系到今后管理水平的鑒定標準。由于地區經濟發展存在一定的差異性，單位間的基礎設施建設上也存在不完善、數據庫更新速度滯后等情況，在一定程度上都制約了事業單位的檔案管理信息化建設效果以及推進的速度。例如，我國當前的檔案信息化管理缺乏規范性，尤其是針對保密檔案，不僅沒有建立完善的管理標準，還造成檔案分類混亂，甚至一些檔案管理人員在工作時間沒有投入到工作內容當中，為黑客的入侵提供了可乘之機，極有可能造成檔案信息的大面積泄露。事業單位在進行管理時也沒有制定規范的管理職業，對于存在違規行為的工作人員沒有實行懲治，或懲治力度不夠，導致違規現象不能有效根除[1]。

當前很多事業單位對于檔案管理的力度不夠，同時也缺乏正確的管理觀念，認為檔案管理部門沒有實質的工作內容，甚至對于檔案管理人員產生錯誤認識，認為任何人都能勝任這一工作。這也造成了很多事業單位將不是管理學專業的人員或者不了解信息化發展的員工安排到這一崗位上，還有一些單位將檔案管理部門作為員工退休前的過渡部門，不僅體現出事業單位在檔案管理上存在管理方式上存在弊端，也能從側面反映出當前的管理方式落后，沒有結合信息化發展趨勢，導致單位發展受到阻礙。由于檔案管理人員沒有相關的知識儲備以及工作經驗，也為事業單位的檔案管理工作帶來不利影響。

很多單位在檔案管理方面沒有投入足夠的資金，導致信息化管理缺乏啟動資金或后續完善的資金鏈條[2]。從管理方面來看，單位沒有建立有效的管理平臺和措施，導致企業內部在查詢檔案信息時無法及時更新。而且當前一些企業的技術條件有限，無法做到檔案管理與信息化結合，無法滿足內部員工的使用需求，不利于單位進一步推行管理方式以及措施。

傳統的檔案是通過紙張作為記錄載體進行保存的，填寫內容有限，而且在整理上也需要較大的耗時，更新周期也無法保證。在進行長時間的保存之后，紙張會因其自身原因產生一定的破損、字跡模糊等情況，為后續的管理工作帶來很大的阻礙。而且當員工進行公司間調度或跨省工作時，紙質檔案無法及時送達到目標單位，在這一過程中極有可能出現檔案遺失、信息泄露等情況，為員工自身的工作也帶來諸多不便。一些企業沒有認識到檔案管理的重要性，進而影響管理部門的管理進程。

2? 事業單位檔案信息化管理內容

在傳統的檔案管理當中，單位往往是建立紙質檔案，不僅需要大量的紙張，在存放空間上也有著較多的要求，例如，檔案存放室要注意通風、防潮等細節，稍有不慎就可能讓檔案受到損失，而且，紙質檔案管理在管理費用上也是一筆較高的支出。因此，事業單位可以逐步推行檔案信息化管理進程，既能減少管理費用，也能節省儲存空間[3]。信息化管理主要依托于計算機，在管理上只需定時進行系統維護或升級即可，省去了繁雜的管理內容以及條件。信息化管理也能提升檔案的查找速度，促使檔案管理想科學化、規范化發展，極大的提升了單位的工作效率。信息化檔案管理方式不僅改變了傳統的管理模式，更是一種創新之舉，事業單位的檔案管理部門作為信息儲存的重要部門，要充分發揮其查詢信息的便捷性，簡化檔案查詢流程，全面提升檔案的歸納效率，不斷提升信息化技術在檔案管理中的作用。在建立檔案數據庫時，管理人員要基于事業單位對于檔案管理的需求以及自身條件，建立符合單位發展的有效管理方式，在進行檔案內容錄入時，要注重信息的準確性以及完整性。在逐步推進事業單位檔案管理信息化的同時，也要注重檔案管理信息化的作用。

傳統紙質檔案在管理上有著不可規避的缺陷，例如，在眾多的資料當中，難免會產生資料歸檔錯誤、丟失等問題。基于這一問題，單位要逐步采用信息化管理，不僅能提升信息管理的安全性，也能基于數據系統進行快速定位和查找。在信息化管理方式下，管理人員可以在計算機上設置查看人員的身份權限，或者設置密碼等保密措施，規范操作人員的身份，并且在一定程度上也能降低外界獲取單位內部信息的風險。單位的內部人員也可以基于信息化管理方式，更加快速地進行內部共享，進一步推動事業單位的發展進程。

3? 事業單位檔案管理信息化的發展規劃

在當前的信息化發展之下，事業單位要逐步提升對檔案管理部門的重視，并且重視檔案管理信息化的重要性。事業單位要逐步轉變傳統檔案管理方式對其產生的影響，樹立信息化檔案管理機制，檔案管理者要積極深入到公司內部，全面了解當前檔案的管理情況，并且制定更加符合自身單位發展的規劃。單位要基于檔案管理部門相關的條件支持，逐步提升檔案管理信息化的進程。

傳統檔案多以紙質內容為主，當前一些單位沒有積極采用信息化管理方式，只是一味的遵循傳統手段進行檔案管理，如果不緊跟時代發展方向，會給今后的變更帶來更大的工作阻礙。因此，單位的直屬領導一定要意識到檔案管理信息化的重要性，積極做出創新舉動，技能提升管理工作的效率，也能規避傳統紙質檔案管理的弊端，避免管理工作出現低級失誤，也能為管理人員帶來一定的工作便捷。在進行人員調度時，能夠更加快捷的進行信息調取以及傳輸，技能提升管理效率，也能防止檔案在運輸過程中發生遺失、損壞等情況[4]。事業單位要構建起完整的檔案信息化管理內容，結合當前員工的發展訴求以及規劃，積極構建符合其發展的管理方式。值得管理者注意的是，管理內容以及細則不是一成不變的，管理者要結合員工、企業自身等條件靈活調整，是檔案管理信息化進程更加滿足事業單位的發展規劃。

事業單位在檔案管理上要準備專項建設基金，首先，要為計算機等設備提供放置場地，并且為計算機配置較好的硬件裝置以及網絡設施，安裝當前最新的檔案管理系統，能夠在前期的發展當中減少不必要的資金支出。事業單位在檔案的安全上也要著重注意，在計算機的選取以及互聯網的架設上，都要設置安全防護裝置，避免產生數據丟失等現象。這也要求單位內部要加大硬件設施的資金投入，并且要防止外界因素的干擾，例如，在計算機放置的場所要安裝防電磁、防潮設備，確保計算機可以免除不利引導的影響。

事業單位檔案管理信息化不是短時間內能夠完成的內容，不僅涉及到檔案管理部門，與企業內部的每個部門以及每一位員工都有著密切的聯系，是一項范圍較廣的信息工作。檔案管理人員的素質也關乎到事業單位檔案管理工作的開展進程。對于當前的事業單位而言，加強檔案管理人員的專業素質，成為當下的主要工作內容。前期在硬件設施上進行資金投入的同時，也要定期向檔案管理部門以及工作人員開展相關的培訓工作，首先，單位要提升管理人員的計算機操作水平，定期為管理人員進行針對性的指導工作，全面提升工作人員自身的專業素養，引導管理人員要基于當前的發展趨勢以及工作內容，及時更新自身的專業知識認知范疇，進一步提升主觀能動性，積極汲取新技術以及新工作內容[5]。其次，企業要及時制定有效的考核機制，檢驗管理人員是否掌握當前的培訓內容，有條件的單位可以將考核內容分為卷面以及上機操作，全面考核員工能否進行自我整合以及利用。對于考核成績不好的員工要及時促進其自身進行反省，防止其在接下來的工作當中發生同樣或類似的錯誤，對于考核成績較好的人員，事業單位可以進行口頭鼓勵或頒發獎狀，積極調動員工的工作積極性，為后續的檔案管理工作奠定良好基礎[7-9]。

4? 結語

綜上所述，當前的科技發展在不斷的進步當中，事業單位要將檔案管理信息化提上工作日程，并且要將其視為重點的工作內容。事業單位檔案管理信息化要基于計算機以及網絡技術進行開展，對于事業單位提升工作效率帶來積極變化。信息化技術是科技進步的成果，為了更好地適應信息化管理，事業單位要制定一系列的管理內容，避免出現緊急問題。在進行檔案管理信息化的同時，要逐步構建良好的硬件系統以及網絡條件，及時制定科學化的員工考核機制，及時轉變管理者的管理思想，逐步利用信息化管理方式代替傳統觀念，建立起更加符合自身企業的發展規劃。事業單位要逐步建立起符合當前社會發展的檔案管理體系，在全面推進管理發展的同時，也能為事業單位的發展帶來更好的內容規劃。

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