醫(yī)院辦公室公文管理方法與保密工作對策研究

首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京佑安醫(yī)院院辦公室 胡紅林，袁曉青

公文是國家機(jī)關(guān)及其他社會組織為處理公務(wù)、行使職權(quán)而按規(guī)范體式形成的具有法定效用的信息記錄，它是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。現(xiàn)代醫(yī)院管理中加強(qiáng)公文管理水平，對醫(yī)院管理起著重要的作用。

一、辦公室公文管理現(xiàn)狀闡述

公文管理是由院辦公室負(fù)責(zé)展開的管理工作，是一項(xiàng)具有系統(tǒng)性與整體性的工作，公文的接收、登記、保存、調(diào)取與審閱等全部環(huán)節(jié)都互相關(guān)聯(lián)[1]。佑安醫(yī)院辦公室公文管理工作既要接收上級來文，回復(fù)回執(zhí)、報(bào)告，又要制作院內(nèi)發(fā)布的新公文，工作量大，流轉(zhuǎn)及上報(bào)程序繁瑣等。2018年-2020年本院公文流轉(zhuǎn)件數(shù)逐年遞增（見表1）。

表1 2018年-2020年公文流轉(zhuǎn)一覽表

現(xiàn)階段，醫(yī)院的主要工作內(nèi)容圍繞醫(yī)教研防，造成大多數(shù)醫(yī)院對公文管理重視不夠，認(rèn)為這是“細(xì)枝末節(jié)”“簡單”、最沒有技術(shù)含量的工作，直接制約了醫(yī)院管理職能的發(fā)揮[2]。與此同時(shí)，公文管理人員由內(nèi)部調(diào)人人員組成且為兼職公文管理工作，沒有系統(tǒng)接受過專業(yè)知識培訓(xùn)，各職能部門的文管員也由科室科員兼任，很難保證公文管理工作的專業(yè)性。與此同時(shí)，院辦辦公室還承擔(dān)保密工作，三年間，管理保密文件193件，占流轉(zhuǎn)上級來文2.7%，量不大，但對工作要求較高。由此可見，保密文件的管理也是公文管理中的一項(xiàng)重要工作。

本院的公文管理由手工分發(fā)流程轉(zhuǎn)變至目前由院內(nèi)OA流轉(zhuǎn)至職能部門，有效使用了移動辦公系統(tǒng)，增加了收發(fā)文件的便捷性，但目前還存在一些問題。

二、辦公室公文管理與保密工作存在的問題分析

（一）公文管理流程有待完善

按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》及上級《規(guī)范北京市屬醫(yī)院重點(diǎn)醫(yī)療管理制度的管理辦法》等文件，佑安醫(yī)院制定《公文管理制度》《公文擬制管理規(guī)定》等規(guī)范，但存在管理制度沒有真正落實(shí)的問題[3]，例如存在收文沒有及時(shí)登記及登記不規(guī)范的問題。現(xiàn)在的公文OA流轉(zhuǎn)流程運(yùn)行流轉(zhuǎn)過程為收文員發(fā)起、院辦主任簽收、院領(lǐng)導(dǎo)審批、收文員接收、院領(lǐng)導(dǎo)批示、相關(guān)職能科室簽收、收文員結(jié)束，程序較繁瑣，有時(shí)出現(xiàn)不能保證公文快速流轉(zhuǎn)的情況。

（二）公文管理保密意識欠缺

當(dāng)前，許多辦公室在展開公文管理實(shí)踐的過程中，都沒有形成這項(xiàng)工作所要求的高度保密意識，無論是公文的管理者還是公文的實(shí)際利用者，都或多或少地存在這方面的問題，因而不能有效地展開公文管理與保密工作[4]。如果管理人員缺乏保密意識，就會對辦公室公文管理與保密工作產(chǎn)生錯誤認(rèn)知，無法將辦公室利益與公文保密工作有效結(jié)合，限制辦公室公文保密工作的開展[5]，進(jìn)一步增加了對公文安全的威脅。

三、有效加強(qiáng)公文管理與保密工作有效措施

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)

加強(qiáng)制度建設(shè)是公文管理與保密工作的有效措施。近年來，為了加強(qiáng)醫(yī)院管理，醫(yī)院進(jìn)一步完善了《公文管理制度》《公文擬制管理規(guī)定》，加強(qiáng)落實(shí)《醫(yī)院保密工作制度》《保密委員會工作制度》。為了加強(qiáng)醫(yī)院重點(diǎn)部位安全管理，做好防范保衛(wèi)工作，2019年新增《保密重點(diǎn)部位防范制度》，醫(yī)院重點(diǎn)部位是指日常工作中產(chǎn)生、傳遞、使用和管理絕密級或較多機(jī)密級、秘密級國家秘密的工作崗位及集中制作、存儲、保管國家秘密載體的專門場所。通過該制度的制定和執(zhí)行，做到了重點(diǎn)部位嚴(yán)格管理、責(zé)任到人、嚴(yán)密防范、確保安全。

強(qiáng)化公文登記制度。公文登記是公文流轉(zhuǎn)的第一環(huán)節(jié)，有效的登記為信息傳遞及公文的查閱提供便利。辦公室收文員需重視公文登記，避免在公文收發(fā)的過程中出現(xiàn)公文隨意堆放的現(xiàn)象，為后續(xù)的公文利用提供良好條件，減少人力成本。

強(qiáng)化保密制度。保密文件嚴(yán)格按照要求登記、審批、借閱，嚴(yán)格登記收、發(fā)、借閱人時(shí)間及借閱人員，提醒借閱人員及時(shí)歸還；按照密級保管重要文件及機(jī)密文件。定期對文件進(jìn)行整理，確保文件資料保存完好，一旦發(fā)現(xiàn)丟失，立即采取解決措施。

（二）加強(qiáng)人員培訓(xùn)

公文管理在醫(yī)院管理中起著重要的樞紐作用，這就需要一批專業(yè)的文管員工作隊(duì)伍。公文管理與保密工作均對工作人員提出很多工作素質(zhì)及工作方面的要求，對此，辦公室應(yīng)面向職能科室重點(diǎn)部門工作人員開展公文管理與保密工作專門培訓(xùn)，以便于工作人員增進(jìn)公文管理與保密工作的理解與把握，促進(jìn)此項(xiàng)工作的開展，提升工作人員的管理能力。另外，建議招聘引進(jìn)專業(yè)和較強(qiáng)學(xué)習(xí)實(shí)踐能力的人員充實(shí)到辦公室管理崗位，有效推動公文管理與保密工作水平提升。

（三）優(yōu)化管理流程

通過OA辦公系統(tǒng)建設(shè)，加強(qiáng)信息技術(shù)的完善，改進(jìn)優(yōu)化流程，提高管理效率。由此，在OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的公文應(yīng)每日查看流程進(jìn)展，及時(shí)開展催辦、督辦未辦理的文件。

四、新發(fā)突發(fā)傳染病工作中公文管理的應(yīng)對機(jī)制

本院作為一家以感染、傳染及急、慢性相關(guān)性疾病群體為主要服務(wù)對象和重點(diǎn)學(xué)科，集預(yù)防、醫(yī)療、保健、康復(fù)為一體的大型綜合性醫(yī)學(xué)中心，承擔(dān)突發(fā)傳染病重癥的救治工作。在應(yīng)對公共衛(wèi)生事件、處置群體性事件等應(yīng)急狀態(tài)下，公文處理往往辦理時(shí)間緊、專業(yè)性強(qiáng)、急密件多、質(zhì)量要求高，對快速反應(yīng)、安全運(yùn)轉(zhuǎn)、高效辦理提出了更嚴(yán)標(biāo)準(zhǔn)。

（一）公文的流轉(zhuǎn)堅(jiān)持集中統(tǒng)一全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的原則

公文的辦理嚴(yán)格按照程序和有關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行，加強(qiáng)文件的登記和催辦等工作。公文管理員接收電子公文時(shí)對公文的傳輸單位、公文的完整性和體例格式進(jìn)行審核，核查公文的完整性和有效性，檢查無誤后方可接收下載辦理，建立臺賬。對緊急公文及時(shí)簽收辦理。對不能正常接收的電子公文，公文管理員及時(shí)與傳輸單位進(jìn)行聯(lián)系解決；2個工作日內(nèi)辦結(jié)的文件按照急件辦理。

（二）確保公文正常接收

電子公文通過院內(nèi)辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)后，公文管理員在1個工作日內(nèi)對所發(fā)公文的接收情況進(jìn)行核查，對緊急公文及時(shí)電話聯(lián)系接收部門，確保公文正常接收。

（三）突發(fā)傳染病期間加強(qiáng)公文辦理應(yīng)急機(jī)制

為了應(yīng)急、快捷辦理公文，公文管理員24小時(shí)不定時(shí)接收下載公文并及時(shí)電話通知相關(guān)部門辦理，工作日由院辦公室負(fù)責(zé)接收公文，非工作日由行政總值班副班人員負(fù)責(zé)接收公文。

（四）堅(jiān)持公文流轉(zhuǎn)安全可靠原則

對有密級及內(nèi)部文件要按照保密的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，遵守保密紀(jì)律，嚴(yán)禁使用互聯(lián)網(wǎng)郵箱存貯、傳輸涉密文件、內(nèi)部文件和敏感信息，嚴(yán)禁利用互聯(lián)網(wǎng)郵箱和微信、微博等傳遞疫情、突發(fā)傳染病治療文件和資料；強(qiáng)化單位網(wǎng)絡(luò)安全配置，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)防范和運(yùn)行監(jiān)管，防止被攻擊致信息泄露。

現(xiàn)代化管理的醫(yī)院辦公室公文管理與保密工作越來越重要，醫(yī)院辦公室公文流轉(zhuǎn)工作是醫(yī)院的樞紐，通過落實(shí)制度、加強(qiáng)人員培訓(xùn)、優(yōu)化管理流程等措施，切實(shí)提高公文管理與保密工作成效，保障醫(yī)院各方面工作有序開展。在應(yīng)急狀態(tài)下公文處理側(cè)重“效率優(yōu)先”，但在注重“效率”的同時(shí)應(yīng)兼顧“質(zhì)量”，實(shí)現(xiàn)“忙而不亂、忙而不錯”。公文管理員要全面核準(zhǔn)、多方了解背景信息，確保公文流轉(zhuǎn)文件制發(fā)“上接天線、下接地氣”。定期梳理缺少審簽的文件，集中統(tǒng)一補(bǔ)簽后歸檔，確保公文處理完整閉環(huán)。