基于工作流引擎的協同辦公應用研究*

安徽財貿職業學院 朱仁道

目前，我國正大力推進高校高質量發展，高校迎來了全新的發展契機。隨著教職工和學生的持續增長，高校職能部門業務量逐步加大，部門與部門之間的高效協作工作變得尤為重要。協同辦公系統結合高校自身業務特點，引入工作流系統引擎，可以使高校各部門之間協作更加便捷和快速，有效提升包括公文流轉、會議管理、用車管理、人事管理等行政管理效率，從而實現無紙化、流程化、規范化和信息化的管理模式。

在當前的大數據時代，更加有利于打通信息孤島，有效數據挖掘，為高校數據分析和科學決策提供依據。

一、協同辦公工作流系統模型分析

工作流程是根據事先確定的一系列規則和流程，使數據和任務等信息能夠在不同的角色之間進行傳遞與執行，自動處理事務，實現業務管理。工作流管理系統主要作用于定義、管理和監控工作流事務的執行。

引入工作流引擎，對協同辦公系統業務流程進行模型分析和構建，根據學校實際需求定制業務流程和內容，使任務按照流程定義的規則自動執行和流轉。本文采用基于BPMN2.0規范標準的Activiti流程引擎為核心，利用Activiti可視化圖形建模特點，搭建協同辦公系統流程應用模型，在實現業務過程自動化執行的同時，可以實現業務過程跟蹤和監督管理，實時監控業務過程，為科學管理提供決策依據。

二、協同辦公工作流系統框架設計

系統采用B/S體系結構，以Activiti作為工作流引擎，結合協同辦公系統業務模式，分為表示層、業務層和數據層，系統邏輯結構如圖1所示：

圖1 協同辦公系統框架圖

（一）表示層

系統使用HTML5+Thymeleaf模板引擎，提供直觀、友好的系統界面，便于用戶交互和實現效果。

（二）業務層

系統采用SpringMVC+工作流模式，接收表示層的數據請求，實現控制業務邏輯和業務操作的模塊化，減少代碼重復性，便于和數據層進行交互。

（三）數據層

系統采用MYSQL數據庫，接收業務層的數據請求，提供數據信息的管理服務。

三、協同辦公工作流系統模型實現

（一）功能模塊

根據高校業務需求，協同辦公系統功能模塊主要分為系統管理、公文管理、會務管理、車輛管理、綜合辦公、督查督辦等模塊。高校管理工作中，各部門根據邏輯任務進行分工、流轉和處理來執行業務。協同辦公系統功能模塊圖如圖2。

圖2 協同辦公系統功能模塊圖

（二）工作流引擎實現

在協同辦公系統引入工作流引擎，任務會按照流程定義的規則自動執行到下一個任務節點，可以提升業務流程標準化。利用可圖形化的建模、配置、測試等優點，無需編寫代碼和手動修改數據庫表即可進行業務調整和更改，從而更加有效建立工作信息模型和設計業務控制模型。

根據高校發文管理業務流程，設計工作流程如圖3。

圖3 發文管理流程圖

由文件起草者發起發文流程，按照規定要求編輯正文和填寫具體信息，發送表單流程至部門領導，部門領導在登錄系統后會自動接收到此發文流程，根據具體情況可以選擇進行修改、退回或者發送到相應流程。如果同意發文則直接發送流程至辦公室，不同意可以直接進行修改或者退回發起。后面流程同樣按照這樣的原理執行。

如果發文流程需要修改，比如分管領導需要其他主要領導會簽審核，采用工作流引擎模式則非常容易實現。只需在工作流設計器圖形界面中加入一個用戶任務，配置好相應參數再進行部署即可,修改過的流程圖如圖4。

圖4 修改過的流程圖

四、結語

綜上所述，在協同辦公系統中引入Activiti工作流引擎，可以按照既定規則自動執行工作任務，每個用戶都能明確自身需要辦理的所有工作任務，了解辦理者前面各個節點的審批意見和時間節點，實時跟蹤監控流程運行情況，便于督辦流程執行，實現了系統全程監控下的工作分配、業務流轉、過程監督等，進一步規范了業務流程，簡化了模式更改，提高了管理效率。