國有企業辦公室檔案信息化的管理與使用

文/陳 健 史 楊（合肥通用機械研究院有限公司）

一、前言

國有企業辦公室檔案工作貫穿在項目經營規劃、產品生產與銷售的整個過程中，涉及項目檔案、產品檔案、財務檔案、科研檔案、人力資源檔案等內容，這些檔案對國有企業現有經營生產、遠期發展決策起著重要作用。因而如何利用網絡信息化技術、信息化管理平臺，對國有企業辦公室檔案資源，做出全面、客觀與準確的管理，成為檔案管理的重點。借助大數據技術、后臺數據庫及云服務平臺，可以展開檔案信息智能化分類、處理與存儲，以便于用戶或管理人員的檢索、使用操作。

二、 檔案管理信息化的內容概述及主要特征

數字信息化檔案管理順應時代發展要求，依托于大數據技術、云計算服務平臺，通過開展檔案原件掃描、檔案數據上傳、批量自動分類分發、申請歸檔、檔案入庫等執行流程，對現有海量化檔案數據進行備份、保存。

1.加快傳統紙質檔案管理的信息化轉變

當前數字信息化檔案管理所使用的技術，包含高速掃描技術、數據壓縮技術、數據庫技術等。不同技術針對現有的紙質報表、書籍、磁帶、錄像帶、卡片等檔案資源，采取OCR字符識別儀、自動掃描儀、數字照相機等網絡硬件，進行不同類別檔案的篩選、分類，將其轉換為字節數組來完成存儲，使海量檔案資源做到長期或永久保存。

2.有利于檔案數據共享、遠程服務提供

企事業單位對多元檔案信息資源的管理，主要依據科學規范性原則、效益性原則，利用網絡化檔案資源管理平臺，展開檔案數據傳輸功能、信息共享功能、遠程服務功能、宣傳功能的建設，再以網絡主頁方式向用戶展示；或者建立數字檔案館，由網絡檔案管理平臺從遠程獲取文件資源，將紙質文檔、圖像文檔、影音文檔，歸檔保存至檔案信息庫，能夠為局域網或云通信空間的用戶，提供遠程瀏覽、數據共享服務。

3.降低檔案管理成本、提升效率

紙質文檔檔案信息搜集、整理、編目、檢索與存檔，一般需要大量人力資源在較長時間內，針對實體檔案空間內存儲的檔案數據，對有用檔案信息做出篩選、分類、統計分析與編目存儲，這一方面占用了較大的檔案室空間，另一方面也導致檔案維護面臨著重重困境。在此情況下，應用“互聯網+檔案”管理模式，推進數字化、智能化檔案管理發展，可在提高檔案資源管理效率、服務水平的同時，降低檔案管理人力成本、計算成本。

三、 國有企業辦公室開展檔案信息化管理的重要意義

1.完善不同企業部門檔案管理明確的任務分配

國有企業辦公室檔案管理活動，是優化與提升國企產業結構、經濟效益的重要手段。通過將“互聯網+”技術、大數據及云計算技術，引入國有企業檔案管理工作之中，可以針對企業項目檔案、產品檔案、財務檔案、人力資源檔案、科研檔案等的類別，向不同企業部門分配明確的檔案管理任務。根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》《歸檔文件整理規則》的要求，由檔案業務管理人員、文書工作人員，開展一系列檔案信息資源的搜集、整理與歸檔管理，進行部門立卷的檔案管理活動，實現檔案信息管理任務、利用流程的明確與簡化。

2. 加快企業檔案管理的數字信息化轉型發展

傳統國有企業紙質化檔案管理過程中，容易受到光照、溫度、濕度、蟲蛀等外部因素的影響，使得檔案出現字跡模糊、褪色、腐爛等方面問題。借助于自動掃描儀、OCR 字符識別儀、廣角數字照相機等網絡硬件設備，對現有紙質檔案作出電子掃描、篩選、分布計算與存儲，將其轉換為.doc、.xls、.txt、.st 等格式，通常保存至網絡數據庫、后臺服務器之中。因而依托網絡云服務管理平臺，可以打破時間、空間與地域限制，加快各種類別企業檔案管理的信息化轉型，實現檔案數據資源瀏覽、共享與管理等功能服務。

3. 有助于檔案資源管理的靈活檢索、變更與使用

國有企業辦公室檔案管理不是一蹴而就完成的，還需要在不同檔案信息資源不斷增加的過程中，對其做出靈活的檢索、變更與使用。利用大數據技術、網絡云服務平臺，對現有的國有企業檔案類別、編號、數量、具體內容等，經由OA 系統信息緩存庫，進行批量篩選、自動分發和統計處理，可以完成符合要求的檔案資源的申請歸檔。用戶或管理人員根據自身的數據需求，對所有編號檔案做出檢索、添加、刪除或下載等操作。網絡后臺服務器之中。

2. 檔案管理與使用缺乏信息化網絡軟硬件設施

由于不同地區經濟發展狀況的差異性，國有企業辦公室檔案信息化管理與使用，也存在著軟硬件設備匱乏、數字化管理進程推進緩慢的情況。部分國有企業辦公室限于自身財政經濟狀況，往往只配備網絡計算機、自動掃描儀、OCR 字符識別儀、復印機等硬件設備，而缺乏與海量檔案信息存儲相關的網絡云服務器、后臺數據庫，這使得企業檔案管理與使用的系統兼容性不好，在海量數據信息搜集、傳輸、查詢、統計分析與推送過程中，容易出現不同檔案資源管理效率低、管理與使用水平低下的問題。

3. 不同部門檔案管理的協同性差、功能單一

國有企業辦公室行政部門、檔案主管部門等機構，負責對海量化檔案信息資源的搜集、篩選、統計處理與存儲管理，但不同部門職責權限的獨立性、間隔性，使得檔案管理向數字化推進變得困難，各檔案部門之間的工作協同性差。另外，從檔案管理與使用功能的實現方面來看，國有企業檔案管理網站、云服務平臺，只能提供基礎的檔案資源瀏覽、查詢、下載等服務操作，而難以對不同類型檔案信息搜集、篩選與存儲的客觀準確性，做出全方位的數據統計與計算分析。

五、 國有企業辦公室檔案信息化管理與使用的創新策略

1. 構建檔案管理與使用制度、網絡云服務平臺

國有企業辦公室檔案管理的網絡云服務平臺，通常設置資源層、控制層、服務層等層級，具體組成架構如圖1 所示。

（1）資源層：資源層為國有企業

四、 目前國有企業辦公室檔案管理與使用中存在的問題

1. 企業檔案管理與使用制度、管理內容不完善

面對層出不窮的辦公室檔案信息資源，對于企業檔案管理與使用信息化的改進創新，應該構建完善的檔案管理制度與之相適應。但當下國有企業辦公室檔案管理信息化改革實踐，仍舊未針對檔案管理流程，建立科學規范的檔案管理標準、管理內容與管理方式，文書檔案人員如何進行紙質文檔、報表、圖書、圖像、磁帶、錄像帶，以及數字化檔案信息的融合管理，并不存在一個明確的可操作性制度。而在辦公室檔案管理內容組織方面，仍以紙質化檔案掃描、存檔為主，缺乏有價值性線上線下檔案的篩選，使得大量重復、錯誤及無意義檔案，被存儲于檔案管理的最底層，包含網絡計算機設備、后臺服務器、共享資源池、數據庫等組成結構，用于響應用戶訪問、數據計算與存儲等請求借助于以上硬件設備，構建起網絡操作系統、虛擬機、共享資源池等檔案管理軟件環境，對用戶數據訪問請求做出響應。

圖1 國有企業辦公室檔案管理網絡云服務平臺組成架構

（2）控制層：控制層主要負責發送對于檔案資源的管理、使用方面的各類控制指令，一般包括用戶權限管理、數據管理、執行流程管理、功能服務管理、安全管理等模塊，管理人員只需通過網絡服務器，利用分布式數據庫，就可以實現對多元檔案數據的搜集、檢索、傳輸、下載與存儲等功能服務的控制。

（3）服務層：服務層為企業檔案管理的展示層，主要通過外部顯示器面板，通過檔案檢索、檔案篩選、檔案鑒定、檔案編目、檔案統計、檔案利用等服務模塊，向用戶端展示與提供一系列檔案信息服務。而國有企業用戶人員只需利用智能手機、平板電腦或PC（個人電腦）等終端設備，登錄企業檔案管理服務平臺，就可以獲取到相應的檔案內容、功能服務。

2.優化企業檔案管理與使用的系統執行流程

當前對于不同類型檔案信息化管理，通常包括紙質檔案、數字化檔案的歸檔整理，而網絡信息化云平臺的檔案管理與使用，主要借助于OA 系統數據庫、檔案管理信息系統等，進行.doc、.xls、.txt、.st 等多種格式檔案的歸檔管理，該系統檔案管理執行流程如圖2 所示。

首先，通過webservice 軟件應用接口，對OA 系統數據庫內的檔案數據，包含企業項目檔案、產品檔案、財務檔案、人力資源檔案、科研檔案等進行輸入。之后，借助檔案管理系統中的OA 信息緩存庫，自動批量分發檔案資源，對電子化檔案文件展開數據掃描、統計分析與整理編目。最后，再將系統化檔案資源做出全文掛接、申請歸檔，由系統自動審核并生成檔案號，存儲于正式檔案庫中完成歸檔管理。

3.創新企業檔案信息化管理內容、功能服務

在網絡檔案管理云服務平臺支持下，國有企業辦公室檔案信息化管理與使用工作的開展，應不斷采集實時變動的檔案數據資源信息，創建OA 信息緩存庫、立卷庫、歸檔庫與正式庫等，設置不同數據庫之間的匹配規則，對數字化檔案做出篩選、分類、統計分析與存儲管理，去除干擾大、重復率高的不當信息。而檔案信息化管理與使用功能服務的實現，要圍繞不同用戶的多樣化需求，設置檔案信息檢索查詢、借閱調用、下載與共享服務模塊，促進檔案管理的數字信息化發展。

圖2 系統檔案管理執行流程