辦公自動化系統與檔案管理系統整合研究

文/天津市科技檔案館 朱陽明

隨著信息技術的不斷發展，辦公自動化系統（即OA系統）在政府部門中得到廣泛應用，使得政府部門的文書檔案在信息化方面得到了極大發展。因此，在電子文件歸檔上，對歸檔文件的具體內容、文件類型以及相關標準等方面有了更進一步的要求。OA系統與檔案管理系統的有效對接，可以使檔案管理工作更加便捷、準確、高效。

一、 辦公自動化系統與檔案管理系統的關系

辦公自動化系統又簡稱為OA（Office Automation）系統，是基于工作流原理、采用計算機和網絡信息技術搭建的辦公信息系統平臺。OA系統的介入，改變了過去低效的依靠紙質文件的流轉批閱辦公的工作方式，實現了文件的在線流轉，使工作在線化、自動化和高效化。

檔案管理系統是應用計算機和互聯網技術，實現檔案部門日常工作的信息管理系統，其功能包括檔案的收集、整理、歸檔、存儲、統計、利用、編研和發布等。

兩個系統分別對應著文件的兩個不同階段，OA系統主要實現文件的產生、流轉及處理，檔案管理系統則是對辦結的文件進行歸檔、存儲和提供利用等綜合性服務。在現實的工作中，OA系統與檔案管理系統主要存在兩種形式：一種是在OA系統中具備檔案管理功能，或者含有檔案管理功能子模塊，兩個系統可以看作是一體的，但兩個系統在管理重點、業務范圍和用戶對象等方面有著很大的差異。第二種是OA系統與檔案管理系統互相獨立，這也是現在絕大多數采用的方式。兩個系統各自為政，通過在OA系統中導出電子文件，或者對紙質文件進行數字化處理，再導入檔案管理系統，這種方式加大了檔案工作從業人員的工作量，效率低下，還容易出錯。因此，如何實現兩個相互獨立的系統之間數據的互通，對OA系統與檔案管理系統的整合具有重要意義。

二、OA系統與檔案管理系統整合的意義

（一）提高檔案管理人員的參與度。檔案管理部門負責的是文件辦結后的歸檔、存儲和利用等工作，檔案工作人員很難介入到文件的起始階段。若OA系統與檔案管理系統能夠實現整合、互通，那么，這將提高檔案管理部門對電子文件的“前端控制”，同時還可以提高檔案管理部門的工作效率，使檔案的利用更加具有時效性，為利用者提供更全面的信息資源，提高檔案部門的服務質量，提高檔案的利用率。

（二）有利于文檔的一體化管理。伴隨著信息技術的全面發展，可以說在技術層面已經為文檔一體化掃除了許多困難，使其成為一種可行的管理方式。OA系統與檔案管理系統的有效對接，可以確保電子文件元數據的完整性、準確性、真實性，可以有效實現對文件從形成到整理歸檔的整個文件運動的全程控制，在技術上提供了很好的保障。

三、常用的OA系統與檔案管理系統整合方式

（一）數據接口方式。利用數據接口技術，在OA系統與檔案管理系統之間建立一個可以相互兼容的數據接口，使兩個系統實現互聯互通，成為一個整體。主要做到兩方面的內容：一是實現目錄信息的轉存。二是實現電子文件的準確掛接。OA系統數據庫中的目錄與電子文件是相互對應的關系，將OA系統數據庫中的目錄轉存到檔案管理系統數據庫中的同時，可以將電子文件全文上傳到服務器中，通過文件的存放路徑使目錄與電子文件一一對應。這要求在研發OA系統和檔案管理系統時，需要制定統一的接口標準。

（二）人工數據導入。在兩個獨立運行的系統之間，利用Excel進行數據的交換，只需要留有導出導入文件的接口就可以。其原理就是將OA系統數據庫中目錄的數據信息導出到Excel中，然后再導入檔案管理系統數據庫中，這要求兩個系統數據庫的字段盡可能相互匹配，從而減少后期的整理工作。OA系統電子文件導出后，利用掛接軟件，將文件名與檔案管理系統中的正題名相匹配的電子文件掛接，并上傳至服務器來實現目錄與電子文件相互關聯。

兩種方式各有利弊，通過數據接口整合OA系統與檔案管理系統，可以使檔案管理工作更加具有時效性，使檔案管理人員參與到文件的各個過程，但OA系統大多為外網，這對檔案信息安全造成一定影響，同時還要求兩個系統接口標準一致，為系統開發帶來一定困難；人工導入方式一般為離線操作，這保證了檔案信息的安全，但其大量數據的導出導入，也為檔案工作者增加了工作量。

四、結束語

辦公自動化系統與檔案管理系統的整合，可以有效優化工作流程，提高工作效率。但由于數據接口標準的統一以及檔案工作人員在文件運動中的參與度較低等，都對辦公自動化系統與檔案管理系統的整合帶來了一定的難度。隨著檔案信息化的不斷發展，檔案從業人員的參與度提高，一定能夠使辦公自動化系統與檔案管理系統做到互聯互通，實現真正意義上的文檔一體化管理。