RFID技術在檔案管理中的應用前景分析

汪 琸

法庫縣綜合事務服務中心 遼寧 沈陽 110000

近些年,隨著我們國家的快速發展,檔案數量也是與日俱增,其種類也是豐富多樣,現如今來看,檔案管理的種類正在逐漸的擴大。雖然現在有大部分的檔案部門已經擁有計算機、以及掃描儀等一些現代化的機器設備,但是對于那些已經歸檔的相關數據資料的檢查、錄入、和登記,所采取的方法依然是,傳統的手工作業方法,不僅需要提高人力方面的投入,甚至更容易對檔案造成不必要的混淆和丟失。所以,要提升檔案管理方面的效率,適應檔案利用者的需求,將RFID技術引進檔案管理中,是大勢所趨。

一、RFID技術在檔案管理中的應用優勢

RFID技術是一種無線識別技術,即射頻識別,簡單的來說就是電子標簽,其擁有非接觸、工作距離超長、適用于在惡劣的環境之中、以及能夠識別出運動目標等諸多優點,它的應用系統是由RFID標簽、RFID讀寫器、RFID數據管理系統以及天線四個部分組成,同時,也是集編碼、載體、識別、以及通訊等諸多技術在一身的一項綜合技術。此外,RFID技術在操作上擁有著快捷方便,可以同時識別很多標簽的優勢,在未來檔案管理的發展過程中,有著非常大的應用前景。

(1)快捷掃描、數據處理量巨大。RFID讀寫器可以實現同時從很多個射頻標簽中,快速的讀取到其中涵蓋位置信息、以及檔案內容摘要信息等諸多相關數據信息。

(2)抗污染能力好、耐久性強。RFID標簽可以將資料儲存在芯片當中,避免遭受其污染,甚至說是在磨損或者污染環境等條件下,還能夠準確的識別出物體,此外,它的防水、防磁、耐高溫的性能也是非常的卓越,同時使用的壽命也是很久的[1]。

(3)儲存資料容量大,可以進行重復的使用。RFID最大的容量可以到達數兆字節,它的標簽可以進行重復的修改、不斷增加、刪除卷內儲存的數據,而且還可以做到不會損害在標簽當中的功能,非常方便于對數據的更新。

(4)安全性能好。因為RFID所承載的是電子式信息,其標簽當中的數據存取都是擁有密碼進行保護,可以應用密碼進行防偽、軟件進行加密、以及利用所涵蓋的信息,例如指紋進行防偽,這樣的話,相關數據就不會被輕易的被偽造和篡改了。

(5)穿透性強。RFID在被覆蓋的情況下,是能夠達到穿透紙張、木材、以及塑料等會諸多非金屬和非透明的材質材料,此外還可以進行穿越性通訊和無屏障閱讀,相關檔案管理人員,并不需要打開檔案盒,只需手持閱讀器,對貼有RFID標簽的檔案盒進行掃描,就可以顯示出檔案名目等信息。

二、RFID技術在檔案管理中的應用前景

檔案管理工作有著些許的特殊性,科學的管理以及有效的利用檔案,是檔案工作中的重點,近些年隨著我們國家的快速發展,各行各業所產生的檔案是愈來愈多,所對應的檔案需求也是隨之而提高,但是,傳統的檔案管理方法和技術手段,所產生的問題也是日益明顯。就以政府部門進行舉例,根據以往傳統的檔案管理方法,是需要記錄檔案在流動過程當中,所要經過的部門以及該檔案利用者的具體實際情況,或者是在需要的時候,能夠盡快的找到他,都是非常繁瑣的事情。檔案管理工作的相關人員,不僅需要作出許多低效率的記錄,極大的浪費了時間和金錢,甚至嚴重的還會造成重大的安全隱患以及責任事故,如若檔案管理工作的相關人員,在每一份的檔案都貼上RFID電子標簽,再為每一位檔案利用者都配備出RFID借閱卡,這樣檔案在經過各種辦公室或者檢查點的時候,都會被詳細的記錄下來,如此一來,通過電子標簽上的微小芯片、以及天線,都可以進行方便的跟蹤和記錄檔案在流動的過程中時,每一個地點以及每一個檔案利用者。相關的檔案管理人員,可以非常的方便了解到自己在什么時間、什么地點使用過什么樣的檔案。

(1)增強在檔案盤點的工作效率。在以往傳統的盤點,往往是需要將檔案一件一件的進行手工上的清點,RFID讀寫器擁有穿透性的閱讀功能,可以一次性的讀取多個RFID標簽,當相關檔案管理工作人員進行盤點的時候,只需要手持讀寫器,對準到在架擺放的檔案,進行掃描閱讀就可以了,如此一來,可以在最大限度上增強盤點的工作效率。

(2)將借還手續簡單化,增強個性化的服務水平。如若為每一位檔案利用者提供一張貼有RFID標簽的借閱卡,檔案利用者在進行借還手續的時候,就可以在卡上自動記錄相關信息,一般情況來說,檔案利用者想借卻沒有借到的檔案,被記錄在借閱卡里,如若此檔案回到庫房,那么系統就會自動的將所有相關信息,用手機短信或者是電子郵件的方式發送給檔案利用者[2]。

(3)快速檢查檔案是否完整,提升其安全性。在檔案被歸還的時候,可以馬上通過RFID讀寫器進行辨讀,當時就可以知道此檔案是否有缺頁的情況,并不需要進行以往傳統的手工清點,這樣一來,檔案的完整性以及安全性都在最大限度上有了明顯的增強。

(4)方便統計到檔案利用者的相關信息、以及檔案利用率等多項數據。因為檔案利用者本身就擁有著RFID標簽的借閱卡,而檔案上也會貼有RFID標簽,系統就會非常容易通過無線的方式,讀取到檔案利用者和檔案上的RFID標簽的相關數據,這也就會使統計上的工作,變得輕松起來。只是需要鍵入統計條件,每一項數據一覽無遺。

(5)容易找尋不到在架或者亂架的檔案。把RFID讀寫器辨讀的數據和標準的檔案庫存數據作比較,會使查詢工作變得輕松起來。

結束語

總的來說,RFID技術在檔案管理領域當中,應用到的案例是從GSA中得到了共五年的3MRFID檔案跟蹤系統的供應合同。身為中國的檔案工作者,應時刻關注RFID技術的發展,只要將檔案管理和先進的科學技術融合在一起,才可以使管理最大的提升。