信息化時(shí)代下事業(yè)單位文書檔案管理優(yōu)化路徑

李 志

巴中市恩陽區(qū)節(jié)能監(jiān)測(cè)中心 四川 巴中 636000

1 引言

隨著改革的不斷深化和經(jīng)濟(jì)環(huán)境的復(fù)雜變化,經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)入新常態(tài),事業(yè)單位發(fā)展壓力不斷提升,作為社會(huì)治理服務(wù)體系的主要構(gòu)成,事業(yè)單位承擔(dān)著重要的社會(huì)服務(wù)職能,對(duì)推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供重要基礎(chǔ)保障。文書檔案管理的高效開展對(duì)推動(dòng)單位業(yè)務(wù)工作能力和管理水平的提升起到積極作用,但是在實(shí)際的檔案工作中存在著一些問題,制約著檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn),需要管理部門充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì),推動(dòng)檔案管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)型,推動(dòng)檔案資源價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)。

2 文書檔案信息化管理的意義

文書檔案管理是對(duì)單位管理運(yùn)行中產(chǎn)生的文書資料進(jìn)行全面的收集、整理、歸檔、分類、存儲(chǔ)和利用過程,能夠?qū)挝话l(fā)展歷程形成全面的記錄,對(duì)單位業(yè)務(wù)和管理工作開展提供有效的數(shù)據(jù)支持,起到重要的憑證作用。信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用,推動(dòng)了社會(huì)生產(chǎn)生活模式的轉(zhuǎn)變,大量的數(shù)字化資料數(shù)據(jù)在單位運(yùn)行中出現(xiàn),需要檔案部門對(duì)數(shù)字化資料進(jìn)行有效的處理,先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用推動(dòng)了信息化管理模式的科學(xué)構(gòu)建,對(duì)提升檔案管理水平起到積極作用。[1]一是提升檔案管理效率,文書資料內(nèi)容和種類較為繁瑣,特別是隨著單位業(yè)務(wù)范圍的不斷拓寬和管理制度的不斷完善,文書資料管理壓力不斷增大,信息化管理體系的構(gòu)建能夠利用技術(shù)手段,實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)管理環(huán)節(jié)的高效整合,推動(dòng)傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)載體的數(shù)字形式轉(zhuǎn)變,使管理人員能夠利用信息設(shè)備實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的高效管理,并能夠通過網(wǎng)絡(luò)途徑實(shí)現(xiàn)檔案資料和管理指令的高速傳遞,提升檔案管理效率。二是推動(dòng)規(guī)范化管理模式的構(gòu)建,信息化管理模式利用技術(shù)手段保證檔案管理制度的貫徹執(zhí)行,能夠提升管理活動(dòng)的規(guī)范化開展,對(duì)傳統(tǒng)的資源管理模式形成有效的規(guī)范,能夠?qū)Y料信息進(jìn)行細(xì)致的審核,保證檔案真實(shí)有效,利用統(tǒng)一的信息化管理流程,提升管理活動(dòng)的規(guī)范性。[2]三是增強(qiáng)檔案資源利用效率,數(shù)字化的資料存儲(chǔ)形式能夠有效提升檔案資源的利用效率,根據(jù)實(shí)際使用需求,實(shí)現(xiàn)對(duì)文書資料的準(zhǔn)確定位,有效滿足不同的使用需求,推動(dòng)檔案價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)。

3 當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案管理中存在的不足

3.1 檔案管理思路較為傳統(tǒng) 文書檔案管理工作涉及到單位管理運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié),特別是隨著改革的高速推進(jìn),單位管理模式和組織結(jié)構(gòu)發(fā)生了很大的變化,傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)無法適應(yīng)信息化環(huán)境下的檔案工作需求。但是當(dāng)前單位對(duì)檔案工作的重視和支持力度相對(duì)不足,對(duì)檔案工作的重要性無法形成正確的認(rèn)識(shí),檔案管理思路較為傳統(tǒng),無法有效單位發(fā)展形勢(shì)。[3]同時(shí)管理部門缺乏主動(dòng)創(chuàng)新意識(shí),對(duì)先進(jìn)的管理理念和方式方法缺乏有效的引進(jìn),無法實(shí)行檔案管理模式的升級(jí)。同時(shí)單位整體的檔案管理意識(shí)相對(duì)薄弱,相關(guān)管理崗位缺乏規(guī)范化的管理意識(shí),對(duì)檔案工作的重要作用缺乏有效的認(rèn)識(shí),不能積極配合檔案工作開展,對(duì)自身行為缺乏有效的規(guī)范,容易影響檔案管理效果。

3.2 管理制度不夠完善 完善的管理制度是保障檔案管理水平的重要基礎(chǔ),但是當(dāng)前缺乏長(zhǎng)效管理機(jī)制,相關(guān)的管理規(guī)范相對(duì)固定,無法根據(jù)檔案工作實(shí)際情況進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整,無法實(shí)現(xiàn)對(duì)管理流程的全面規(guī)范,容易出現(xiàn)管理漏洞。同時(shí)責(zé)任機(jī)制落實(shí)不到位,崗位職能不夠明確,對(duì)管理人員的權(quán)責(zé)義務(wù)無法形成準(zhǔn)確的界定,責(zé)任意識(shí)較為薄弱,無法保證管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行。同時(shí)缺乏完善的監(jiān)管機(jī)制,對(duì)管理流程缺乏全面的監(jiān)督,監(jiān)督體系無法形成對(duì)管理環(huán)節(jié)的全面覆蓋,對(duì)管理工作中存在的問題和不足無法做到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)解決,不能實(shí)現(xiàn)對(duì)管理制度的有效完善。同時(shí)缺乏完善的保密機(jī)制,保密等級(jí)設(shè)置不夠科學(xué),無法為文書資料保密工作開展提供制度保障,容易造成泄密問題的出現(xiàn)。[4]

3.3 信息化建設(shè)相對(duì)滯后 信息技術(shù)的運(yùn)用對(duì)提升檔案管理水平起到積極作用,在實(shí)際的管理工作中,信息資源配置較為完善,引進(jìn)構(gòu)建了較為完整的信息化管理體系。但是隨著信息技術(shù)革新速度的不斷提升和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜變化,現(xiàn)有的信息設(shè)備和管理系統(tǒng)得不到有效的升級(jí)和維護(hù),影響信息化管理效率。同時(shí)單位對(duì)檔案工作的資金投入相對(duì)不足,軟硬件設(shè)備得不到有效的提升。特別隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不斷復(fù)雜,網(wǎng)絡(luò)安全威脅對(duì)檔案管理系統(tǒng)的安全性造成嚴(yán)重影響,病毒、木馬和惡意入侵等安全隱患,對(duì)文書資料安全形成嚴(yán)重的沖擊。而當(dāng)前管理部門的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)相對(duì)不足,對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的引進(jìn)和利用較為滯后,無法實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全威脅的有效抵御,容易造成文書資料的丟失或損壞。[5]

3.4 檔案利用效率降低 當(dāng)前的檔案利用模式較為固定,只能提供相應(yīng)的查詢、調(diào)用服務(wù),服務(wù)效率相對(duì)較低,無法有效滿足使用需求。同時(shí)對(duì)文書資料缺乏有效的分析整理,資料排序和存放不夠科學(xué),對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料的轉(zhuǎn)化不夠到位,影響文書資料的完整性。

3.5 管理人員的素質(zhì)能力存在不足 文書檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性,對(duì)管理人員的素質(zhì)能力要求較高,而當(dāng)前檔案管理隊(duì)伍建設(shè)較為滯后,管理人員的素質(zhì)能力存在不足,對(duì)工作人員的管理力度較為薄弱,缺乏完善的培訓(xùn)教育體系,無法有效滿足檔案工作實(shí)際需求。[6]

4 優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理工作的有效路徑

4.1 優(yōu)化檔案管理思路 文書檔案管理工作的高效開展是保障單位管理運(yùn)行的重要基礎(chǔ),管理部門要提升對(duì)文書檔案工作的認(rèn)識(shí),充分結(jié)合單位發(fā)展需求,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思路,提升主動(dòng)創(chuàng)新意識(shí),積極引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和方式方法,對(duì)管理模式進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化,充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì),推動(dòng)信息化管理體系的科學(xué)構(gòu)建。同時(shí)管理部門要深入到單位業(yè)務(wù)工作和管理活動(dòng)中,進(jìn)行全面細(xì)致的調(diào)研,對(duì)單位發(fā)展形勢(shì)形成準(zhǔn)確的了解,有效掌握檔案資源需求,推動(dòng)檔案工作的針對(duì)性開展。同時(shí)要加強(qiáng)與干部職工的溝通交流,對(duì)檔案工作成效形成及時(shí)的反饋,推動(dòng)以人文本發(fā)展理念的科學(xué)實(shí)踐,提升檔案工作的科學(xué)性。

4.2 完善檔案管理制度 管理部門要構(gòu)建長(zhǎng)效管理機(jī)制,結(jié)合檔案工作實(shí)際情況,對(duì)相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整,特別是信息化管理模式的構(gòu)建使得傳統(tǒng)的管理流程和方式發(fā)生了很大的變化,現(xiàn)有的管理制度已經(jīng)無法有效適應(yīng)實(shí)際管理情況,需要對(duì)相關(guān)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行及時(shí)優(yōu)化,實(shí)現(xiàn)對(duì)管理流程的科學(xué)規(guī)范。要對(duì)檔案保密機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化,嚴(yán)格按照檔案法律法規(guī)要求,結(jié)合單位業(yè)務(wù)工作實(shí)際,制定完善的檔案保密規(guī)范,對(duì)文書資料的保密等級(jí)進(jìn)行科學(xué)評(píng)估,保證保密制度的嚴(yán)格執(zhí)行。要落實(shí)責(zé)任機(jī)制,明確權(quán)責(zé)劃分,提升管理人員的責(zé)任意識(shí),保證管理制度的貫徹執(zhí)行。同時(shí)要完善評(píng)價(jià)機(jī)制,積極聽取意見建議,形成對(duì)檔案管理成效的及時(shí)反饋,為后續(xù)管理工作開展提供科學(xué)依據(jù)。

4.3 加強(qiáng)信息化建設(shè) 管理部門要加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的重視和投入力度,積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)和設(shè)備,實(shí)現(xiàn)對(duì)管理體系的及時(shí)升級(jí),重視設(shè)備維護(hù),提升管理系統(tǒng)運(yùn)行效率。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作的重視,合理利用網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè),有效抵御網(wǎng)絡(luò)安全威脅的入侵。如利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)系統(tǒng)防火墻進(jìn)行優(yōu)化,構(gòu)建智能防火墻,實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)交互環(huán)節(jié)的全面監(jiān)控,實(shí)現(xiàn)對(duì)異常數(shù)據(jù)的及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。

4.4 提升檔案資源利用效率 管理部門要利用技術(shù)手段,對(duì)文書資料進(jìn)行全面分析,建設(shè)完善的數(shù)字化資料數(shù)據(jù)庫,實(shí)現(xiàn)對(duì)文書資料的高效整理和科學(xué)分類,能夠根據(jù)使用需求實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的準(zhǔn)確定位。同時(shí)要優(yōu)化檢索機(jī)制,對(duì)使用人員的歷史需求進(jìn)行分析,推薦針對(duì)性的檢索關(guān)鍵詞,提升檢索效率。要利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì),將管理系統(tǒng)與單位網(wǎng)站進(jìn)行高效對(duì)接,實(shí)現(xiàn)對(duì)文書資料的遠(yuǎn)程調(diào)用,使用者能夠按照自身權(quán)限,進(jìn)行相關(guān)資料的調(diào)用。

4.5 強(qiáng)化管理隊(duì)伍建設(shè) 管理部門要加強(qiáng)自身地位建設(shè),積極引進(jìn)優(yōu)秀的檔案專業(yè)人才和信息技術(shù)人才,充實(shí)管理隊(duì)伍。同時(shí)要完善培訓(xùn)教育體系,根據(jù)檔案工作中的實(shí)際問題,制定科學(xué)的培訓(xùn)策略,將信息知識(shí)技能作為重要的培訓(xùn)內(nèi)容。要完善考核評(píng)價(jià)機(jī)制,結(jié)合具體崗位職能,設(shè)置相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn),將考核結(jié)果與激勵(lì)政策進(jìn)行有效結(jié)合,激發(fā)管理人員的工作積極性和責(zé)任心。

5 結(jié)語

文書檔案管理工作的高效開展對(duì)推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展起到積極作用,管理部門要充分結(jié)合單位發(fā)展形勢(shì)和檔案工作實(shí)際,強(qiáng)化信息化建設(shè),完善管理制度,推動(dòng)管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)型,提升檔案資源利用效率,為單位發(fā)展提供有效支持。