強化物資采購管理對企業采購成本的影響探究

李 行

浙江嘉化能源化工股份有限公司 浙江 嘉興 314201

一、在企業物資采購管理中存在的問題

1、物資采購管理機制不夠完善。物資采購直接影響到企業的正常運營,它是企業生產持續進行的前提和基礎。沒有物資采購就沒有生產的條件,企業就無法正常地生產和運營。因此企業制定好完善的物資采購管理是一項非常重要的環節。但是從我國目前企業發展的現狀來看,大多數企業在物資管理工作中缺乏統一管理的采購機制進行規范,導致物資采購工作中出現各種問題,嚴重阻擋了企業的快速發展。[1]

2、物資采購管理方式缺乏創新

1)企業對物資采購預算成本管理不到位,缺乏系統性管理。在很多物資采購管理人員來看,他們認為主要的工作職責就是保證企業所需的原料和用品能夠及時采購回來就可以了,對于采購成本預算等能夠為企業降低成本的方法和策略不去加強重視,使企業實際支出的費用常常高于預算的費用。所以說加強預算成本的管理非常重要,企業必須根據自身問題創新管理方式,解決成本控制問題。

2)企業對物資采購計劃管理機制不夠完善和創新。物資采購計劃管理對于企業快速發展有著非常重要的意義,做好物資采購計劃管理能夠減少企業在采購過程中的無條理性,為企業節省成本支出,提高企業抵御市場經濟危機的能力,同時能提高企業在市場中的競爭力。但是在企業實際生產運營過程中,由于沒有合理的制定完善的物資采購計劃,經常會造成物資的浪費,進而影響到企業生產運營的成本,同時因為沒有一定計劃的使用,也會給生產效率造成影響。

3)企業物資采購方式未根據市場經濟創新。物資采購計劃是進行物資采購過程的主要依據,直接影響物資采購的全過程,一旦制度批準就不能隨意變更。目前企業采用招標和比價兩種方式進行采購,雖然在一定程度上降低了成本,但是隨著企業的自身發展,僅僅靠這兩種方式管理采購工作已經無法滿足企業的生產需求和效益需求。

3、物資采購管理體系落后。思想上他們依然認為只要外交能力強就行,因為我是買方,賣方在央求我買他的貨物。但是實際上卻不是這樣,市場的經濟環境、物資單價和結賬方式等常常會隨著市場形式變化而變化,如果企業不能根據市場經濟情況及時作出創新的符合實際市場需求的管理體系,就會降低采購工作效率和管理力度,這不僅增加了企業成本支出,還會讓企業出現庫存不足或者庫存剩余,沒有發揮采購管理工作的價值,降低了企業的經濟效益。[2]

4、物資采購理念較為傳統

1)企業采購部門和供應商信息交流不充分。由于傳統采購觀念的影響,雙方在采購談判過程中都不進行有效的信息溝通,對市場行情和市場價格進行回避性回答,造成采購盲目性、無根據性。

2)對供應商物資的質量、生產周期和交貨期不能有效的控制,導致雙方經濟糾紛比較多。

3)采購部門與生產部門脫節,信息溝通不及時,一部分會造成物資庫存供不應求,生產停產;另一部分會造成供過于求,大量的物資浪費,占用大量的成本。

二、強化企業物資采購管理的主要策略

1、制定出完善的物資采購計劃。完善的物資采購計劃對于企業發展來說非常重要,采購計劃安排得好,既能保證生產的順利進行,又能避免物資采購缺乏造成停產或者物資采購過多造成庫存積壓。所以說采購部門制定完善的采購計劃能夠有效地控制成本,提高企業效益。

1)認真分析企業自身情況。企業必須充分了解和分析自身實際情況,比如企業在行業中的地位、自身生產能力和多供貨商的情況等等,尤其要制定好自身長遠的發展計劃和戰略方案。

2)進行充分的市場調研。企業在制定采購計劃的前期,應該對所處的行業進行全面的調研和分析。調研的內容包括市場經濟的發展情況、所處行業的競爭力、行業的發展情況、競爭對手的采購需求以及供貨商現狀等。企業只有做好充分細致的準備工作,才能保證物資采購計劃順利高效地完成。

3)與各部門加強溝通,做到信息共享

4)對采購成本控制,降低企業成本支出。企業的效益主要來源之一是采購,采購物資時要詳細掌握市場行情,對供貨商供貨價格進行核對,并以物美價廉、質優價低,爭取高性價比為原則。

5)企業采購管理人員應不斷加強自我學習和專業能力的提高。企業除了定期安排針對性培訓外,還要重視平時每個工作的細節,增強員工的工作積極性和工作責任感,讓員工充分發揮自己的長處,為公司創造利益。

2、優化物資采購監控機制。采購監控是指對采購活動過程進行的監控,包括采購相關人員、采購資金和采購事務活動進行的監控。采購監控的目的是保證實現采購工作的目標和完成采購監管與控制。

1)優化對采購目標的監控。企業制定采購目標要明確,不能隨意變動。在執行過程中,保證目標的順利執行和完成。可以制定幾年規劃或者年度、月度計劃,在實際實施過程中,盡量按照計劃來執行,如有大的波動再另行補充修改,在月度執行過程中實行每月實際完成與計劃目標情況對比分析,如有差距,找出原因,提出解決對策,這樣能確保年度采購目標得到有效實施和完成。

2)加強采購管理人員的專業素質培養。采購管理人員要具備較高的專業素質和能力,對產品特性、生產過程、采購渠道、市場行情要深入地了解,同時要制定出采購人員的行為準則,要經常對采購行為規范進行宣傳和培訓,一旦有工作人員違反行為規范,應該及時嚴格地進行懲罰。同時,應該對采購人員的崗位職責和目標任務進行明確約定,實行月度年度考核,要求從工作業績和工作態度等多個維度進行考核評定,具體的考核依據可以對標公司同比降本或者同行先進對標。

3)加強對企業采購資金的監控。企業內部要對采購資金的使用建立起一套完善嚴格的規章制度,明確嚴格的采購資金使用審批流程,采購人員在使用采購資金的時候一定要在規定的具體權限范圍內,按照預算成本制定采購計劃,按照合同結算進行資金審批使用,既要保證生產的需求又要降低成本。

4)加強采購信息管理的監控。由于企業采購業務范圍廣泛,涉及的部門很多,要想物資采購計劃順利完成,必須要求采購部門和企業其他部門之間做到有效的溝通。使用部門根據需求提出采購物資申請,采購部門結合申請及市場情況進行有效溝通反饋修訂確認采購計劃,做到統籌兼顧滿足需求和降本增效的目的,同時都要有相應完善的采購申請和采購計劃的審批流程。

5)加強對采購物資驗收的監控。當采購的物資運輸到采購合同約定的工廠時,應及時地根據合同要求的驗收期限進行驗收,對于符合規格的物資要盡快地入庫;對于不合格的物資,要根據情況快速實行降價接收處理或者直接拒收退貨。并且質量驗收和數量確認,使用效果反饋需要采購和質檢部門、倉儲部門和使用部門同時配合進行,加強相互監督和管控,以防管理漏洞。

3、選出合適的物資采購供應商。為了篩選出合格的供應商,企業就要隨著市場變化而改變供應商管理模式,制定出新的供應商資質審核制度,建立合格的供應商評價機制。企業自己的采購能力和市場競爭狀況,選擇適合企業發展的供應商,在合作中實現共贏。同時每年對合格供方應進行評價,從質量、價格、交期、售后服務等方面進行評估,對于優質的供方提高評估等級加大合作力度,對于評估欠佳或不合格的供方施加影響要求整改,予以降級或退出合格供方名錄,對于新的優質供方予以全方位考察引進,確保物資采購供應商跟隨企業發展成長共贏。

4、建立規范的物資采購管理機構。要對以前的管理模式和方法進行全面的優化和創新,借助信息化技術的優勢,構建信息化物資管理系統平臺是非常重要的。信息化物資管理平臺可以將各部門的物資需求信息進行及時地傳遞和分析,并由采購部門制定出合理的采購計劃。這種管理模式讓企業可以實行OA無紙化審批,實行部門之間的信息及時有效傳遞,同時做到全程監控,對于采購招標或議價實行網絡系統平臺管理,更加有效監管降本,這對企業自身的發展是非常有幫助的,能夠有效地降低采購成本,提高采購質量,讓企業利益最大化實現。[3]

結束語

強化企業物資采購計劃管理工作對保證企業在日益激烈的競爭中穩步快速的發展非常重要。科學合理的管理模式能夠讓企業快速有效地降低采購成本,使企業獲得最大的經濟效益。企業在制定物資采購管理計劃的時候,應該從自身的發展情況出發,科學合理地選擇物資供應商,在保證質量符合生產需求的同時有效地降低成本的投入,提高企業效益。