企業督辦管理系統信息化方案研究

李源 楊澤石 徐瑞

摘要：企業現有的以公文處理和信息交互為主的傳統OA系統，已無法滿足企業對業務流程實現統一管理和監控的要求，需要通過統一督辦管理系統平臺的建設，實現企業督辦的規范化管理及考核評價體系量化。該文在分析企業督辦管理現狀的基礎上，提出了企業督辦管理系統建設的信息化方案，對督辦流程進行了梳理及閉環管理，實現了系統模型的建立，采用J2EE開發平臺和技術體系，遵循MVC的設計模式實現了系統的體系架構，集成Activiti工作流引擎，實現了督辦流程的快速開發及維護。該系統的應用有效地解決督查業務實踐中普遍存在的問題，實現了對督辦事項進度和質量的量化考核。

關鍵詞：督辦管理;Activiti;工作流引擎;SSH框架

中圖分類號：TP311? ? ? ?文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2021）13-0229-02

1 引言

隨著我國經濟的快速發展，市場環境復雜多變，提高企業管理執行力、加強企業決策推動能力成為企業核心競爭力之一，企業協同辦公能力在信息化建設中亦成為關鍵指標。企業現有的以協同辦公、文件下發和信息處理為主的傳統OA系統，已無法滿足企業對業務流程實現統一管理和監控的更高需求，因此，需要通過統一督辦管理系統平臺的建設，分析梳理督辦流程，完善督辦管理體系，實現企業級、部門級、科室級各類督辦事項和督辦業務的管理，包含督辦流程的設計、標準規范、變更、發起、執行、監控、評價和考核的全流程閉環管理。通過該督辦管理系統平臺的建設，實現對企業決策落實情況的監督和反饋，加強重點工作辦理過程中的監控和檢查。

2 企業督辦管理現狀

1）督辦管理不規范

企業未形成規范的督辦管理標準，對重點關注的工作事項、會議指示、工作批示、專題工作會指導意見等事項的督辦未建立標準化的執行流程，已有的督辦工作也未能按照標準流程辦理。

2）缺少督辦推進工具

督辦事項在流程中缺少過程預警和監控，沒有實現對流程各階段執行情況進行實時監控，對里程碑節點也未形成規范化管理及推進，只能以流程最終完成節點對進行督辦事項監控。在督辦事項臨近時間節點時不能進行有效預警及提示，未達成事項督辦的意義，同時也不能及時對工作節點進行調整。

3）未形成量化考核制度

對于督辦事項的評價、量化考核制度不夠完善，缺少對于督辦事項完成效果的有效評價方法，督辦事項的考核結果無法直接進行量化，在考核時不能對各督辦事項完成情況進行公平合理評分，因此不能對各部門績效考評形成有效支持。

4）外部系統數據集成

企業管理、科研及生產各事項的流程及事務處理數據分散于項目管理平臺、協同辦公OA平臺及綜合信息平臺等多個信息系統中，各信息系統數據架構及數據平臺各不相同，需要對多源數據進行整合，提取結構化數據集成至統一的信息管理平臺中。目的是在督辦流程中能快速準確地獲取督辦事項的數據，同時能夠快捷的在各跨平臺系統中獲取督辦事項關聯資料，以提高督辦執行效率。

3 系統建模

針對目前企業在督辦管理中存在的問題，對企業督辦執行流程梳理，建立了督辦管理體系，基于面向對象的軟件設計方法，對系統進行建模。

1）督辦流程

督辦事項：包含具體的事項內容信息、督辦類型、督辦發起人、督辦生成時間、督辦要求完成時間、督辦辦結時間、督辦結果評價、關聯若干督辦流程節點及節點用戶。

督辦流程節點：包含當前督辦節點承辦人、節點開始時間及完成時間。

督辦節點類型：包含審批節點、執行節點、確認節點等。

督辦節點用戶：當前督辦節點執行用戶信息，包括決策者、管理者、督辦專員及督辦事項執行人。

督辦節點單位：當前督辦節點承辦單位信息，包括督辦發起單位、督辦承辦單位、督辦協辦單位及督辦評價單位。

督辦類型：包括工作事項、會議指示、工作批示、專題指導意見。

2）督辦評價與考核

考核項管理與配置：對督辦流程建立考核評價機制，對不同督辦類型提出具體考核內容，針對具體督辦事項進行考核項配置。

考核評價：根據具體督辦事項配置的相關考核項，進行考核評價得分。

4 督辦業務流程及閉環管理

企業督辦的業務流程如圖1所示。由督辦管理部門根據規范標準進行流程設計生成流程模型，系統根據BPMN2.0規范自動解析業務流程。在流程的應用場景中，由企業管理部門對年度工作事項、會議指示、工作批示、專題指導意見等發起督辦事項，用以支撐各類督辦事項的立項與部署，同時實現督辦與其他業務系統集成實現工作自動化關聯。由督辦專員對督辦工作逐級分解與細化，建立考核項及評價標準，下發督辦流程至督辦事項執行人，由督辦事項執行人承辦業務流程中的具體事項。當督辦事項辦結后，由督辦事項執行人對業務流程結果進行反饋，并由系統實現對督辦進展的及時監控，形成過程化反饋及跟蹤報告。當執行過程中需要對督辦事項的節點、執行人、任務內容進行變更時，可發起調整流程，由督辦專員確認后重新下發。督辦事項執行完成后由督辦專員對執行結果進行評價，評價考核通過則辦結該督辦流程。管理部門根據考核項進行考核評價，實現考核評價體系的量化，為企業績效考核提供數據支持。通過發起、下發、執行、調整、評價及考核，對業務督辦流程即可實現閉環管理。在流程的全生命周期中，可以實時監控流程節點執行情況，分析各部門督辦流程執行進展，同時對各臨近時間節點的流程進行預警及提示。

5 系統實現

1）Activiti工作流引擎

Activiti 是一種開源的、輕量級、可嵌入的業務流程管理軟件和工作流系統引擎，其核心結構是基于jBPM 組件的工作流引擎，能夠實現 BPMN2.0 中的執行語義解釋和圖元定義，面向業務人員強調流程服務的可嵌入性和可擴展性。企業督辦管理系統中的核心功能就是督辦事項流程的規范設計和流程引擎的實現，同時能夠滿足流程需求的靈活多變，解耦開發人員和實施人員，提高系統的維護效率。

Activiti包含了6個核心組件，其體系結構如圖2所示。核心功能組件為運行態下的Activiti Engine流程引擎組件，實現基于BPMN2.0 規范的流程解析、執行、創建、管理和查詢等功能。在建模部分使用Activiti Modeler組件實現基于 Web 的流程建模器，使用Activiti Desiger實現基于Eclipse插件的流程設計，使用Activiti Kickstar進行可視化建模，實現了多種方式的流程構建。在管理部分Activiti Explorer提供了基于 Web 的管理控制臺，同時提供了Activiti REST 服務接口與Spring框架集成。

2）技術方案

企業督辦管理系統采用J2EE開發平臺和技術體系，遵循MVC的設計模式;整合SSH框架，即使用Struts2、Spring、Hibernate的集成框架。在表現層使用JSP、JQuery、MiniUI等前端技術實現頁面數據處理傳輸及滿足用戶操作需求，使用MiniUI框架整合前端資源提供豐富的界面和快速的頁面相應速度。在控制層使用Struts實現邏輯控制，用戶產生請求時，調用業務邏輯層組件響應，由響應結果跳轉至相應的請求頁面顯示處理結果。在業務邏輯層使用Spring框架，通過其JavaBean類實現對象的創建和操作方法，以此分離業務邏輯與系統級服務。以Spring框架為樞紐集成Activiti流程引擎，使用Activiti流程建模器完成流程設計，形成BPMN2.0規范流程，由Activiti Engine流程引擎進行解析與執行。在數據持久層使用Hibernate對象關系映射框架，實現數據對象的管理及數據庫持久化操作方法的封裝。系統體系架構如圖3所示。

6 系統應用與建設成效

該系統在使用SSH框架的基礎上，整合Activiti工作流引擎，實現了系統的信息化技術方案，形成了流程管理規范，提高了復雜流程的開發效率，在流程靈活多變的需求基礎上實現了流程的快速構建能力。通過督辦管理系統的使用及時、有效地對年度工作事項、會議指示、工作批示、專題指導意見進行監督執行，并能及時掌握各項工作落實情況。對企業各部門實現信息化、數字化管理并且在督辦流程上實現規范化和常態化管理，切實提高各部門的工作效率和質量。提升了數據信息采集的實時性、靈活性、便捷性，不斷提高企業各部門的工作效率，有效地解決督查業務實踐中普遍存在的問題，并將考核體系從原來的定性評價變為量化評分，實現了督辦事項的進度和質量的多節點量化考核。

參考文獻：

[1] 朱丹，馬柯，田威虎，等.工作事項督辦管理系統的設計與實現[J].西安工程大學學報，2015，29（2）：195-199.

[2]? 李修云.基于Activiti框架的在線審批流程應用研究[J].計算機科學，2016，43（S1）：555-557.

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